Učebnica vysvetľuje všetky hlavné funkcie podmieneného formátovania Excelu na príkladoch. Naučíte sa, ako vykonávať podmienené formátovanie v akejkoľvek verzii Excelu, efektívne používať prednastavené pravidlá alebo vytvárať nové, upravovať, kopírovať a vymazávať formátovanie.

Podmienené formátovanie programu Excel je skutočne výkonná funkcia, pokiaľ ide o použitie rôznych formátov na údaje, ktoré spĺňajú určité podmienky. Môže vám pomôcť zvýrazniť najdôležitejšie informácie v tabuľkách a rýchlym pohľadom zistiť odchýlky hodnôt buniek.

Mnohí používatelia, najmä začiatočníci, ju považujú za zložitú a neprehľadnú. Ak sa cítite touto funkciou zastrašení a nepríjemne, nerobte to! V skutočnosti je podmienené formátovanie v Exceli veľmi jednoduché a ľahko použiteľné, o čom sa presvedčíte už za 5 minút, keď dočítate tento návod :)

Čo je podmienené formátovanie v programe Excel?

Podmienené formátovanie programu Excel sa používa na použitie určitého formátovania na údaje, ktoré spĺňajú jednu alebo viac podmienok. Rovnako ako bežné formátovanie buniek umožňuje zvýrazniť a odlíšiť údaje rôznymi spôsobmi zmenou farby výplne buniek, farby písma, štýlov ohraničenia atď. Rozdiel je v tom, že je flexibilnejšie a dynamickejšie - keď sa údaje zmenia, podmienené formáty sa automaticky aktualizujúodrážať zmeny.

Podmienené formátovanie možno použiť na jednotlivé bunky alebo celé riadky na základe hodnoty samotnej formátovanej bunky alebo inej bunky. Na podmienené formátovanie údajov môžete použiť prednastavené pravidlá ako sú farebné stupnice, dátové pruhy a sady ikon alebo vytvoriť vlastné pravidlá kde definujete, kedy a ako sa majú zvýrazniť vybrané bunky.

Kde sa v programe Excel nachádza podmienené formátovanie?

Vo všetkých verziách aplikácie Excel 2010 až Excel 365 sa podmienené formátovanie nachádza na rovnakom mieste: Domov karta> Štýly skupina> Podmienené formátovanie .

Teraz, keď už viete, kde v programe Excel nájdete podmienené formátovanie, poďme ďalej a pozrime sa, ako ho môžete využiť pri každodennej práci, aby ste zvýšili zmysel projektu, na ktorom práve pracujete.

V našich príkladoch použijeme Excel 365, ktorý je v súčasnosti zrejme najobľúbenejšou verziou. Možnosti sú však vo všetkých Exceli v podstate rovnaké, takže nebudete mať žiadne problémy s nasledovaním bez ohľadu na to, aká verzia je nainštalovaná vo vašom počítači.

Ako používať podmienené formátovanie v programe Excel

Ak chcete skutočne využiť možnosti podmieneného formátu, musíte sa naučiť využívať rôzne typy pravidiel. Dobrou správou je, že nech použijete akékoľvek pravidlo, definuje dve kľúčové veci:

• Na ktoré bunky sa vzťahuje toto pravidlo.
• Akú podmienku treba splniť.

Takto sa používa podmienené formátovanie programu Excel:

1. V tabuľke vyberte bunky, ktoré chcete formátovať.
2. Na Domov na karte Štýly kliknite na položku Podmienené formátovanie .
3. Zo súboru zabudovaných pravidiel si vyberte to, ktoré vyhovuje vášmu účelu.

Ako príklad uvedieme, že chceme zvýrazniť hodnoty menšie ako 0, takže klikneme na Pravidlá zvýraznenia buniek > Menej ako...

Po dokončení programu Excel sa zobrazí náhľad naformátovaných údajov. Ak ste s náhľadom spokojní, kliknite na tlačidlo OK .

Podobným spôsobom môžete použiť akýkoľvek iný typ pravidla, ktorý je pre vaše údaje vhodnejší, ako napr:

• Väčšie alebo rovné
• Medzi dvoma hodnotami
• Text, ktorý obsahuje špecifické slová alebo znaky
• Dátum vyskytujúci sa v určitom rozsahu
• Duplicitné hodnoty
• Horné/dolné čísla N

Ako používať prednastavené pravidlo s vlastným formátovaním

Ak vám nevyhovuje žiadny z preddefinovaných formátov, môžete si vybrať akékoľvek iné farby pozadia, písma alebo okrajov buniek:

1. V dialógovom okne prednastaveného pravidla vyberte z rozbaľovacieho zoznamu vpravo Vlastný formát...
2. V Formátovanie buniek dialógové okno, prepínajte medzi Písmo , Hranica a Naplňte stránku na kartách vybrať požadovaný štýl písma, štýl orámovania a farbu pozadia. Pritom sa okamžite zobrazí náhľad vybraného formátu. Po dokončení kliknite na tlačidlo OK .
3. Kliknite na . OK ešte raz zavrieť predchádzajúce dialógové okno a použiť vlastné formátovanie podľa vlastného výberu.

Tipy:

• Ak chcete viac farieb ako poskytuje štandardná paleta, kliknite na Viac farieb... tlačidlo na Naplňte stránku alebo Písmo tab.
• Ak chcete použiť gradientná farba pozadia , kliknite na Tlačidlo Efekty výplne na Naplňte stránku a vyberte požadované možnosti.

Ako vytvoriť nové pravidlo podmieneného formátovania

Ak žiadne z prednastavených pravidiel nevyhovuje vašim potrebám, môžete si vytvoriť nové od začiatku. Ak to chcete urobiť, postupujte podľa nasledujúcich krokov:

1. Vyberte bunky, ktoré sa majú formátovať, a kliknite na tlačidlo Podmienené formátovanie> Nové pravidlo .
2. V Nové pravidlo formátovania V otvorenom dialógovom okne vyberte typ pravidla.

Ak chcete napríklad formátovať bunky s percentuálnou zmenou menšou ako 5 % v oboch smeroch, vyberte Formátovať iba bunky, ktoré obsahujú a potom nakonfigurujte pravidlo, ako je znázornené na nasledujúcej snímke obrazovky:

Kliknite na . OK dvakrát zavrite obe dialógové okná a podmienené formátovanie je hotové!

Podmienené formátovanie programu Excel na základe inej bunky

V predchádzajúcich príkladoch sme zvýraznili bunky na základe "natvrdo" zadaných hodnôt. V niektorých prípadoch je však rozumnejšie založiť podmienku na hodnote v inej bunke. Výhodou tohto prístupu je, že bez ohľadu na to, ako sa hodnota bunky v budúcnosti zmení, vaše formátovanie sa automaticky prispôsobí tak, aby reagovalo na túto zmenu.

Ako príklad uveďme zvýraznenie cien v stĺpci B, ktoré sú vyššie ako prahová cena v bunke D2. Na dosiahnutie tohto cieľa je potrebné vykonať tieto kroky:

1. Kliknite na . Podmienené formátovanie > Pravidlá zvýraznenia buniek > Väčšie ako...
2. V dialógovom okne, ktoré sa zobrazí, umiestnite kurzor do textového poľa vľavo (alebo kliknite na tlačidlo Dialógové okno Zrútiť ) a vyberte bunku D2.
3. Po dokončení kliknite na tlačidlo OK .

Výsledkom je, že všetky ceny vyššie ako hodnota v D2 sa zvýraznia zvolenou farbou:

To je najjednoduchší prípad podmieneného formátovania na základe inej bunky. Zložitejšie scenáre môžu vyžadovať použitie vzorcov. A niekoľko príkladov takýchto vzorcov spolu s pokynmi krok za krokom nájdete tu:

• Vzorce podmieneného formátovania programu Excel na základe inej bunky
• Ako zmeniť farbu riadku na základe hodnoty bunky
• Video: Podmienené formátovanie vzorcov na základe inej bunky

Použitie viacerých pravidiel podmieneného formátovania na rovnaké bunky

Pri používaní podmienených formátov v programe Excel nie ste obmedzení len na jedno pravidlo na bunku. Môžete použiť toľko pravidiel, koľko si vyžaduje vaša obchodná logika.

Môžete napríklad vytvoriť 3 pravidlá na zvýraznenie cien vyšších ako 105 USD červenou farbou, vyšších ako 100 USD oranžovou farbou a vyšších ako 99 USD žltou farbou. Aby pravidlá fungovali správne, musíte usporiadajte ich v správnom poradí Ak je pravidlo "väčšie ako 99" umiestnené ako prvé, potom sa použije len žlté formátovanie, pretože ostatné dve pravidlá nebudú mať šancu byť aktivované - samozrejme, každé číslo, ktoré je väčšie ako 100 alebo 105, je zároveň väčšie ako 99 :)

Ak chcete zmeniť usporiadanie pravidiel, musíte urobiť toto:

1. Vyberte ľubovoľnú bunku v súbore údajov, na ktorú sa vzťahujú pravidlá.
2. Otvorte Správca pravidiel kliknutím na Podmienené formátovanie> Správa pravidiel...
3. Kliknite na pravidlo, ktoré sa má použiť ako prvé, a potom použite šípka nahor To isté urobte pre pravidlo druhej priority.
4. Vyberte Zastaviť, ak je to pravda zaškrtávacie políčko pri všetkých pravidlách okrem posledného, pretože nechcete, aby sa nasledujúce pravidlá použili, keď je splnená predchádzajúca podmienka.

Čo je funkcia Stop if True v podmienenom formátovaní programu Excel?

Možnosť Stop If True v podmienenom formátovaní zabraňuje programu Excel spracovať ďalšie pravidlá, keď je splnená podmienka v aktuálnom pravidle. Inými slovami, ak sú pre tú istú bunku nastavené dve alebo viac pravidiel a Zastaviť, ak je to pravda je povolené prvé pravidlo, ďalšie pravidlá sa po aktivácii prvého pravidla neberú do úvahy.

Vo vyššie uvedenom príklade sme už túto možnosť použili na ignorovanie následných pravidiel, keď sa uplatňuje pravidlo prvého v poradí. Toto použitie je celkom zrejmé. A tu je ďalších pár príkladov, kde sa použitie Zastaviť Ak je to pravda funkcia nie je taká samozrejmá, ale je veľmi užitočná:

• Ako zobraziť len niektoré položky sady ikon
• Vylúčenie prázdnych buniek z podmieneného formátovania

Ako upraviť pravidlá podmieneného formátovania aplikácie Excel

Ak chcete vykonať zmeny v existujúcom pravidle, postupujte takto:

1. Vyberte ľubovoľnú bunku, na ktorú sa pravidlo vzťahuje, a kliknite na tlačidlo Podmienené formátovanie> Správa pravidiel...
2. V Správca pravidiel kliknite na pravidlo, ktoré chcete upraviť, a potom kliknite na tlačidlo Upraviť pravidlo... tlačidlo.
3. V Upraviť pravidlo formátovania dialógové okno, vykonajte požadované zmeny a kliknite na tlačidlo OK na uloženie úprav.

   Toto dialógové okno vyzerá veľmi podobne ako Nové pravidlo formátovania dialógové okno používané na vytvorenie nového pravidla, takže s ním nebudete mať žiadne problémy.

Tip. Ak nevidíte pravidlo, ktoré chcete upraviť, vyberte Tento pracovný list z Zobrazenie pravidiel formátovania pre rozbaľovací zoznam v hornej časti Správca pravidiel Zobrazí sa zoznam všetkých pravidiel v pracovnom hárku.

Ako skopírovať podmienené formátovanie programu Excel

Ak chcete použiť podmienené formátovanie, ktoré ste vytvorili predtým, na iné údaje, nemusíte podobné pravidlo vytvárať znova od začiatku. Stačí použiť aplikáciu Format Painter na skopírovanie existujúceho pravidla (pravidiel) podmieneného formátovania do iného súboru údajov. Tu je uvedený postup:

1. Kliknite na ľubovoľnú bunku s formátovaním, ktoré chcete skopírovať.
2. Kliknite na . Domov > Format Painter . Tým sa ukazovateľ myši zmení na štetec.

   Tip. Ak chcete skopírovať formátovanie do viacerých nesúvisiacich buniek alebo rozsahov, dvakrát kliknite na Format Painter .

3. Ak chcete skopírované formátovanie vložiť, kliknite na prvú bunku a potiahnite štetec nadol na poslednú bunku v rozsahu, ktorý chcete formátovať.
4. Po dokončení stlačte tlačidlo Esc prestať používať štetec.
5. Vyberte ľubovoľnú bunku v novom súbore údajov, otvorte Správca pravidiel a skontrolujte skopírované pravidlá.

Poznámka: Ak skopírované podmienené formátovanie používa vzorec, možno bude potrebné po skopírovaní pravidla upraviť odkazy na bunky vo vzorci.

Ako odstrániť pravidlá podmieneného formátovania

Najjednoduchšiu časť som si nechal na koniec :) Pravidlo môžete odstrániť buď:

• Otvorte Správca pravidiel podmieneného formátovania , vyberte pravidlo a kliknite na tlačidlo Odstrániť pravidlo tlačidlo.
• Vyberte rozsah buniek, kliknite na Podmienené formátovanie> Jasné pravidlá a vyberte si možnosť, ktorá vyhovuje vašim potrebám.

Takto sa vykonáva podmienené formátovanie v programe Excel. Dúfame, že tieto veľmi jednoduché pravidlá, ktoré sme vytvorili, vám pomohli pochopiť základy. Nižšie nájdete niekoľko ďalších návodov, ktoré vám pomôžu pochopiť vnútornú mechaniku a rozšíriť podmienené formátovanie vo vašich tabuľkách ďaleko za hranice jeho tradičného použitia.

Cvičebnica na stiahnutie

Podmienené formátovanie programu Excel - príklady (.xlsx súbor)