ट्यूटोरियल एक्सेल सशर्त स्वरूपण की सभी मुख्य विशेषताओं को उदाहरणों के साथ समझाता है। आप सीखेंगे कि एक्सेल के किसी भी संस्करण में सशर्त स्वरूपण कैसे करें, कुशलता से पूर्व निर्धारित नियमों का उपयोग करें या नए बनाएं, संपादित करें, कॉपी करें और प्रारूपण को साफ़ करें।

एक्सेल सशर्त स्वरूपण वास्तव में एक शक्तिशाली विशेषता है जब यह आता है कुछ शर्तों को पूरा करने वाले डेटा के विभिन्न स्वरूपों को लागू करने के लिए। यह आपकी स्प्रैडशीट्स में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी को उजागर करने और एक त्वरित नज़र के साथ सेल मानों के भिन्नताओं को पहचानने में आपकी सहायता कर सकता है।

कई उपयोगकर्ता, विशेष रूप से शुरुआती, इसे जटिल और अस्पष्ट पाते हैं। यदि आप इस सुविधा से भयभीत और असहज महसूस करते हैं, तो कृपया ऐसा न करें! वास्तव में, एक्सेल में सशर्त स्वरूपण बहुत सीधा और उपयोग में आसान है, और जब आप इस ट्यूटोरियल को पढ़ना समाप्त कर लेंगे तो आप इसे केवल 5 मिनट में सुनिश्चित कर लेंगे:)

सशर्त क्या है Excel में स्वरूपण?

Excel सशर्त स्वरूपण का उपयोग एक या अधिक शर्तों को पूरा करने वाले डेटा पर कुछ स्वरूपण लागू करने के लिए किया जाता है। सामान्य सेल फ़ॉर्मेटिंग की तरह, यह आपको सेल के भरण रंग, फ़ॉन्ट रंग, बॉर्डर शैलियों आदि को बदलकर आपके डेटा को विभिन्न तरीकों से हाइलाइट और अलग करने देता है। अंतर यह है कि यह अधिक लचीला और गतिशील है - जब डेटा बदलता है, सशर्त प्रारूप परिवर्तनों को दर्शाने के लिए स्वचालित रूप से अपडेट हो जाते हैं।

सशर्त स्वरूपण को अलग-अलग सेल या पर लागू किया जा सकता हैस्वरूपित सेल या किसी अन्य सेल के मान के आधार पर संपूर्ण पंक्तियाँ। सशर्त रूप से अपने डेटा को प्रारूपित करने के लिए, आप पूर्व निर्धारित नियमों का उपयोग कर सकते हैं जैसे कि रंग स्केल, डेटा बार और आइकन सेट या कस्टम नियम बनाएं जहां आप परिभाषित करते हैं कि चयनित सेल को कब और कैसे हाइलाइट किया जाना चाहिए।

Excel में सशर्त स्वरूपण कहाँ है?

Excel 2010 से Excel 365 के सभी संस्करणों में, सशर्त स्वरूपण एक ही स्थान पर रहता है: होम टैब > शैलियाँ समूह > सशर्त स्वरूपण ।

अब जब आप जानते हैं कि एक्सेल में कंडीशनल फॉर्मेटिंग कहां मिलेगी, तो चलिए आगे बढ़ते हैं और देखते हैं कि आप वर्तमान में जिस प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं, उसे और अधिक समझने के लिए आप अपने दैनिक कार्य में इसका लाभ कैसे उठा सकते हैं।

हमारे उदाहरणों के लिए, हम एक्सेल 365 का उपयोग करेंगे, जो इन दिनों सबसे लोकप्रिय संस्करण प्रतीत होता है। हालाँकि, सभी एक्सेल में विकल्प अनिवार्य रूप से समान हैं, इसलिए आपको अनुसरण करने में कोई समस्या नहीं होगी, चाहे आपके कंप्यूटर पर कोई भी संस्करण स्थापित हो।

एक्सेल में सशर्त स्वरूपण का उपयोग कैसे करें<7

सशर्त प्रारूप की क्षमताओं का सही मायने में लाभ उठाने के लिए, आपको विभिन्न प्रकार के नियमों का उपयोग करना सीखना होगा। अच्छी खबर यह है कि आप जो भी नियम लागू करने जा रहे हैं, वह दो प्रमुख बातों को परिभाषित करता है:

• कौन से सेल नियम के अंतर्गत आते हैं।
• कौन सी शर्त पूरी होनी चाहिए।

तो, यहाँ बताया गया है कि आप सशर्त एक्सेल का उपयोग कैसे करते हैंस्वरूपण:

1. अपनी स्प्रैडशीट में, उन कक्षों का चयन करें जिन्हें आप प्रारूपित करना चाहते हैं।
2. होम टैब पर, शैली समूह में , सशर्त स्वरूपण पर क्लिक करें।
3. इनबिल्ट नियमों के एक सेट से, वह चुनें जो आपके उद्देश्य के अनुकूल हो।

उदाहरण के तौर पर, हम हैं 0 से कम वैल्यू हाइलाइट करने जा रहे हैं, इसलिए हम सेल रूल्स को हाइलाइट करें > इससे कम...

जब हो जाए, तो एक्सेल दिखाएगा आप स्वरूपित डेटा का पूर्वावलोकन करते हैं। यदि आप पूर्वावलोकन से खुश हैं, तो ठीक क्लिक करें।

इसी तरह, आप किसी भी अन्य नियम प्रकार का उपयोग कर सकते हैं जो आपके डेटा के लिए अधिक उपयुक्त है, जैसे:

• इससे बड़ा या इसके बराबर
• बीच में दो मान
• पाठ जिसमें विशिष्ट शब्द या वर्ण हैं
• एक निश्चित सीमा में होने वाली तिथि
• डुप्लिकेट मान
• ऊपर/नीचे N संख्या

कस्टम फ़ॉर्मेटिंग के साथ प्रीसेट नियम का उपयोग कैसे करें

यदि कोई भी पूर्वनिर्धारित फ़ॉर्मेट आपको सूट नहीं करता है, तो आप सेल की पृष्ठभूमि, फ़ॉन्ट या बॉर्डर के लिए कोई अन्य रंग चुन सकते हैं। यहां बताया गया है कि कैसे:

1. प्रीसेट नियम संवाद बॉक्स में, दाईं ओर स्थित ड्रॉप-डाउन सूची से, कस्टम प्रारूप चुनें...
2. में सेल को फॉर्मेट करें डायलॉग विंडो, स्विच करें फ़ॉन्ट , बॉर्डर और भरें टैब के बीच वांछित फ़ॉन्ट शैली, बॉर्डर शैली और पृष्ठभूमि रंग क्रमशः चुनने के लिए। जैसे ही आप ऐसा करते हैं, आपको तुरंत चयनित प्रारूप का पूर्वावलोकन दिखाई देगा। जब हो जाए, तो ओके पर क्लिक करें।
3. पिछली डायलॉग विंडो को बंद करने और अपनी पसंद के कस्टम फॉर्मेटिंग को लागू करने के लिए ओके को एक बार और क्लिक करें।

युक्तियाँ:

• यदि आप अधिक रंग चाहते हैं जो मानक पैलेट प्रदान करता है, तो अधिक रंग...<12 क्लिक करें Fill या Font टैब पर> बटन।
• अगर आप ग्रेडिएंट बैकग्राउंड कलर लगाना चाहते हैं, तो Fill Effects पर क्लिक करें। भरें टैब पर बटन और वांछित विकल्प चुनें।

एक नया सशर्त स्वरूपण नियम कैसे बनाएं

यदि पूर्व निर्धारित नियमों में से कोई भी पूरा नहीं होता है आपकी ज़रूरतें, आप स्क्रैच से एक नया बना सकते हैं। इसे पूर्ण करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

1. स्वरूपित किए जाने वाले कक्षों का चयन करें और सशर्त स्वरूपण > नया नियम .
2. खुलने वाले नए फ़ॉर्मेटिंग नियम डायलॉग बॉक्स में, नियम के प्रकार का चयन करें।

उदाहरण के लिए, प्रतिशत के साथ सेल को फ़ॉर्मेट करने के लिए किसी भी दिशा में 5% से कम परिवर्तन, हम चुनते हैं केवल उन कक्षों को प्रारूपित करें जिनमें शामिल हैं, और फिर नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाए गए नियम को कॉन्फ़िगर करें:

दोनों संवाद विंडो बंद करने के लिए ठीक दो बार क्लिक करें और आपका सशर्त स्वरूपण हो गया है!

किसी अन्य सेल पर आधारित एक्सेल सशर्त स्वरूपण

पिछले उदाहरणों में, हमने "हार्डकोडेड" मानों के आधार पर सेल को हाइलाइट किया था। हालाँकि, कुछ मामलों में यह आपकी स्थिति को किसी अन्य सेल में मान पर आधारित करने के लिए अधिक समझ में आता है। इस दृष्टिकोण का लाभ यह है कि भविष्य में सेल मूल्य में कोई भी परिवर्तन क्यों न हो, परिवर्तन का जवाब देने के लिए आपका स्वरूपण स्वचालित रूप से समायोजित हो जाएगा। सेल D2 में कीमत। इसे पूरा करने के लिए, ये चरण हैं:

1. क्लिक करें सशर्त स्वरूपण > हाइलाइट सेल नियम > ग्रेटर दैन... <15
2. पॉप अप होने वाले डायलॉग बॉक्स में, बाईं ओर टेक्स्ट बॉक्स में कर्सर रखें (या डायलॉग को संक्षिप्त करें आइकन पर क्लिक करें), और सेल D2 का चयन करें।
3. जब हो जाए , ठीक पर क्लिक करें।

परिणामस्वरूप, D2 में मूल्य से अधिक सभी कीमतें चयनित रंग के साथ हाइलाइट हो जाएंगी:

यह सबसे सरल है किसी अन्य सेल पर आधारित सशर्त स्वरूपण का मामला। अधिक जटिल परिदृश्यों के लिए सूत्रों के उपयोग की आवश्यकता हो सकती है। और आप चरण-दर-चरण निर्देशों के साथ ऐसे सूत्रों के कई उदाहरण यहां पा सकते हैं:

• किसी अन्य सेल पर आधारित एक्सेल सशर्त स्वरूपण सूत्र
• पंक्ति के आधार पर रंग कैसे बदलें परएक सेल का मान
• वीडियो: दूसरे सेल पर आधारित कंडीशनल फ़ॉर्मैटिंग फ़ॉर्मूला

समान सेल पर कई सशर्त फ़ॉर्मैटिंग नियम लागू करें

एक्सेल में सशर्त फ़ॉर्मैट का उपयोग करते समय, आप प्रति सेल केवल एक नियम तक सीमित नहीं है। आप अपने व्यावसायिक तर्क के अनुसार जितने नियम चाहते हैं उतने नियम लागू कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, आप $105 से ऊपर की कीमतों को लाल रंग में, $100 से ऊपर की कीमतों को नारंगी रंग में और $99 से अधिक को पीले रंग में हाइलाइट करने के लिए 3 नियम बना सकते हैं। नियमों के सही ढंग से काम करने के लिए, आपको उन्हें सही क्रम में व्यवस्थित करना होगा । यदि "99 से अधिक" नियम पहले रखा जाता है, तो केवल पीले रंग का स्वरूपण लागू किया जाएगा क्योंकि अन्य दो नियमों को ट्रिगर होने का मौका नहीं मिलेगा - जाहिर है, कोई भी संख्या जो 100 या 105 से अधिक है, वह भी इससे अधिक है 99 :)

नियमों को पुनर्व्यवस्थित करने के लिए, आपको यह करना होगा:

1. नियमों द्वारा कवर किए गए अपने डेटासेट में किसी भी सेल का चयन करें।
2. सशर्त स्वरूपण > क्लिक करके नियम प्रबंधक खोलें; नियम प्रबंधित करें...
3. पहले लागू किए जाने वाले नियम पर क्लिक करें, और फिर इसे ऊपर ले जाने के लिए ऊपर की ओर तीर का उपयोग करें। द्वितीय-इन-प्राथमिकता वाले नियम के लिए भी ऐसा ही करें।
4. अंतिम नियम को छोड़कर सभी के आगे यदि सही है तो रोकें चेक बॉक्स का चयन करें क्योंकि आप नहीं चाहते कि बाद के नियम तब लागू हों जब पूर्व शर्त पूरी हो गई है।

एक्सेल कंडीशनल में ट्रू होने पर स्टॉप क्या हैस्वरूपण?

सशर्त स्वरूपण में स्टॉप इफ ट्रू विकल्प एक्सेल को अन्य नियमों को संसाधित करने से रोकता है जब वर्तमान नियम में एक शर्त पूरी होती है। दूसरे शब्दों में, यदि एक ही सेल के लिए दो या दो से अधिक नियम निर्धारित किए गए हैं और पहले नियम के लिए यदि True सक्षम है तो रोकें, पहले नियम के सक्रिय होने के बाद बाद के नियमों की अवहेलना की जाती है।

ऊपर दिए गए उदाहरण में, हमने इस विकल्प का उपयोग बाद के नियमों को अनदेखा करने के लिए पहले ही कर लिया है, जब प्राथमिकता-में-प्राथमिकता वाला नियम लागू होता है। यह प्रयोग काफी स्पष्ट है। और यहां कुछ अन्य उदाहरण दिए गए हैं जहां स्टॉप इफ ट्रू फ़ंक्शन का उपयोग इतना स्पष्ट नहीं है लेकिन बेहद उपयोगी है:

• आइकन सेट के केवल कुछ आइटम कैसे दिखाएं
• सशर्त स्वरूपण से रिक्त कक्षों को बाहर करें

Excel सशर्त स्वरूपण नियमों को कैसे संपादित करें

मौजूदा नियम में कुछ परिवर्तन करने के लिए, इस तरह आगे बढ़ें:

1. किसी भी सेल का चयन करें जिस पर नियम लागू होता है और सशर्त स्वरूपण > नियम प्रबंधित करें...
2. नियम प्रबंधक संवाद बॉक्स में, उस नियम पर क्लिक करें जिसे आप संशोधित करना चाहते हैं, और फिर नियम संपादित करें... बटन पर क्लिक करें।
3. फ़ॉर्मेटिंग नियम संपादित करें संवाद विंडो में, आवश्यक परिवर्तन करें और संपादन सहेजने के लिए ठीक क्लिक करें।

   वह डायलॉग विंडो नया फ़ॉर्मेटिंग नियम संवाद बॉक्स के समान दिखता है, जिसका उपयोग नया नियम बनाने के लिए किया जाता है, इसलिए आपको इसमें कोई कठिनाई नहीं होगीयह।

युक्ति। यदि आप वह नियम नहीं देखते हैं जिसे आप संपादित करना चाहते हैं, तो नियम प्रबंधक<के शीर्ष पर स्थित के लिए प्रारूपण नियम दिखाएं ड्रॉप-डाउन सूची से यह वर्कशीट चुनें 12> डायलॉग बॉक्स। यह आपके कार्यपत्रक में सभी नियमों की सूची प्रदर्शित करेगा।

Excel सशर्त स्वरूपण की प्रतिलिपि कैसे करें

आपके द्वारा पहले बनाए गए सशर्त स्वरूप को अन्य डेटा पर लागू करने के लिए, आपको इसकी आवश्यकता नहीं होगी स्क्रैच से समान नियम फिर से बनाने के लिए। मौजूदा सशर्त स्वरूपण नियम(नियमों) को दूसरे डेटा सेट में कॉपी करने के लिए बस फ़ॉर्मैट पेंटर का उपयोग करें। इसका तरीका यहां दिया गया है:

1. जिस फ़ॉर्मेटिंग वाले सेल को आप कॉपी करना चाहते हैं, उस पर क्लिक करें।
2. होम > फ़ॉर्मेट पेंटर पर क्लिक करें। यह माउस पॉइंटर को पेंटब्रश में बदल देगा।

   युक्ति। फ़ॉर्मेटिंग को कई गैर-सन्निहित सेल या रेंज में कॉपी करने के लिए, फ़ॉर्मेट पेंटर पर डबल-क्लिक करें।

3. कॉपी किए गए फ़ॉर्मेटिंग को पेस्ट करने के लिए, पहले सेल पर क्लिक करें और पेंटब्रश को नीचे खींचें उस श्रेणी के अंतिम कक्ष तक जिसे आप स्वरूपित करना चाहते हैं।
4. जब हो जाए, तो पेंटब्रश का उपयोग बंद करने के लिए Esc दबाएं।
5. अपने नए डेटासेट में किसी भी सेल का चयन करें, नियम प्रबंधक खोलें और कॉपी किए गए नियम(नियमों) की जांच करें।

ध्यान दें। यदि कॉपी किए गए सशर्त स्वरूपण में किसी सूत्र का उपयोग किया जाता है, तो आपको नियम की प्रतिलिपि बनाने के बाद सूत्र में सेल संदर्भों को समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है।

सशर्त स्वरूपण नियमों को कैसे हटाएं

मैंने इसके लिए सबसे आसान भाग सहेजा है अंतिम:) किसी नियम को हटाने के लिए, आप या तो:

• सशर्त स्वरूपण नियम प्रबंधक खोल सकते हैं, नियम का चयन कर सकते हैं और नियम हटाएं बटन पर क्लिक कर सकते हैं।
• सेल्स की श्रेणी का चयन करें, सशर्त स्वरूपण > स्पष्ट नियम और वह विकल्प चुनें जो आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप हो।

इस तरह आप एक्सेल में सशर्त स्वरूपण करते हैं। उम्मीद है, हमारे द्वारा बनाए गए ये बहुत ही सरल नियम बुनियादी बातों को समझने में मददगार रहे होंगे। नीचे, आप कुछ और ट्यूटोरियल पा सकते हैं जो आंतरिक यांत्रिकी को समझने में आपकी मदद कर सकते हैं और आपकी स्प्रैडशीट में इसके पारंपरिक उपयोगों से परे सशर्त स्वरूपण का विस्तार कर सकते हैं।

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एक्सेल सशर्त स्वरूपण - उदाहरण (.xlsx फ़ाइल)