Opplæringen forklarer hvordan du bruker Excel-deltotalfunksjonen til automatisk å summere, telle eller gjennomsnittlige forskjellige grupper av celler. Du vil også lære hvordan du viser eller skjuler deltotaldetaljene, kopierer bare deltotalrader, og hvordan du fjerner subtotaler.

Arbeidsark med mye data kan ofte se rotete ut og vanskelig å forstå. Heldigvis tilbyr Microsoft Excel en kraftig Subtotal-funksjon som lar deg raskt oppsummere ulike grupper av data og lage en disposisjon for regnearkene dine. Klikk på de følgende koblingene for å lære detaljene.

Hva er delsum i Excel?

Generelt sett er delsum summen av et sett med tall, som er deretter legges til et annet sett(er) med tall for å gjøre totalsummen.

I Microsoft Excel er deltotalfunksjonen ikke begrenset til kun å summere delsett av verdier i et datasett. Den lar deg gruppere og oppsummere dataene dine ved å bruke SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX og andre funksjoner. I tillegg oppretter den et hierarki av grupper, kjent som en disposisjon, som lar deg vise eller skjule detaljene for hver delsum, eller bare se et sammendrag av delsummer og totalsummer.

Dette er for eksempel hvordan Excel-delsummene dine kan se slik ut:

Slik setter du inn delsummer i Excel

For raskt å legge til delsummer i Excel, utfør følgende trinn.

1. Organiser kildedataene

Excel Subtotal-funksjonentil Hjem -fanen > Redigering -gruppen, og klikk på Finn & Velg > Gå til spesial...

Tips. I stedet for å bruke funksjonen Gå til spesial , kan du trykke Alt + ; for å velge bare synlige celler.

Ferdig! Som et resultat har du bare datasammendraget kopiert til et annet regneark. Vær oppmerksom på at denne metoden kopierer subtotalverdiene og ikke formlene:

Tips. Du kan bruke det samme trikset for å endre formateringen for alle deltotalradene i ett grep.

Hvordan endre delsummer

For raskt å endre de eksisterende delsummene gjør du bare følgende:

1. Velg en hvilken som helst deltotalcelle.
2. Gå til Data -kategorien, og klikk på Subtotal .
3. I dialogboksen Subtotal gjør du eventuelle endringer du ønsker knyttet til nøkkelkolonnen, sammendragsfunksjonen og verdiene for å summeres.
4. Pass på at boksen Erstatt gjeldende delsummer er valgt.
5. Klikk OK.

Merk. Hvis flere delsummer ble lagt til for samme datasett, er det ikke mulig å redigere dem. Den eneste måten er å fjerne alle eksisterende delsummer, og deretter sette dem innpå nytt.

Slik fjerner du delsummer i Excel

For å fjerne delsummer, følg disse trinnene:

1. Velg en hvilken som helst celle i delsummerområdet.
2. Gå til

   1>Data -kategorien > Oversikt -gruppen, og klikk Subtotal .

3. I dialogboksen Subtotal klikker du på Fjern alle -knappen.

Dette vil fjerne grupperingen av dataene dine og slette alle eksisterende delsummer.

Bortsett fra Excel-delsummen funksjon som setter inn delsummer automatisk, det er en "manuell" måte å legge til delsummer i Excel - ved å bruke SUBTOTAL-funksjonen. Det gir enda mer allsidighet, og opplæringen ovenfor viser et par nyttige triks.

Så før du legger til delsummer, sørg for å sortere kolonnen du vil gruppere dataene dine av. Den enkleste måten å gjøre dette på er å klikke Filter -knappen på Data -fanen, klikk deretter på filterpilen og velg å sortere enten A til Å eller Å til A:

For å fjerne tomme celler uten å rote til dataene dine, følg disse retningslinjene: Slik fjerner du alle tomme rader i Excel.

2. Legg til delsummer

Velg en hvilken som helst celle i datasettet, gå til Data -fanen > Oversikt -gruppen, og klikk på Subtotal .

Tips. Hvis du vil legge til delsummer bare for en del av dataene dine, velg ønsket område før du klikker på Subtotal -knappen.

3. Definer alternativene for subtotal

I dialogboksen Subtotal spesifiser de tre primære tingene - hvilken kolonne som skal grupperes etter, hvilken sammendragsfunksjon som skal brukes og hvilke kolonner som skal summeres:

• I Ved hver endring i boksen , velg kolonnen som inneholder dataene du vil gruppere etter.
• I boksen Bruk funksjon velger du en av følgende funksjoner :
  • Sum - legg sammen tallene.
  • Tell - tell ikke-tomme celler (dette vil sette inn Subtotal-formler med COUNTA-funksjonen).
  • Gjennomsnitt - beregn gjennomsnittet av tall.
  • Maks - returner det størsteverdi.
  • Min - returner den minste verdien.
  • Produkt - beregn produktet av celler.
  • Tell tall - tell celler som inneholder tall (dette vil sette inn Subtotal formler med COUNT-funksjonen).
  • StdDev - beregn standardavviket til en populasjon basert på et utvalg av tall.
  • StdDevp - returner standardavviket basert på en hel populasjon av tall.
  • Var - estimer variansen til en populasjon basert på et utvalg av tall.
  • Varp - estimer variansen til en populasjon basert på en hel populasjon av tall.
• Under Legg til delsum til , velg avkrysningsboksen for hver kolonne du ønsker å summere.

I dette eksemplet grupperer vi dataene etter Region -kolonnen, og bruk SUM-funksjonen for å summere tall i kolonnene Salg og Profit .

I tillegg kan du velg et av følgende alternativer:

• For å sette inn et automatisk sideskift etter hver delsum, velg Sideoppslag k mellom grupper -boksen.
• For å vise en sammendragsrad over detaljraden, fjerner du boksen Sammendrag under data . For å vise en sammendragsrad under detaljraden, merk av denne avmerkingsboksen (vanligvis valgt som standard).
• For å overskrive eksisterende delsummer, hold Erstatt gjeldende delsummer merket, ellers fjern dette boksen.

Til slutt klikker du på OK -knappen. Dedelsummer vil vises under hver datagruppe, og totalsummen legges til på slutten av tabellen.

Når delsummer er satt inn i regnearket ditt, vil de automatisk beregnes på nytt som du redigerer kildedataene.

Tips. Hvis delsummene og totalsummen ikke beregnes på nytt, sørg for å sette arbeidsboken til å beregne formler automatisk ( Fil > Alternativer > Formler > Beregningsalternativer > Arbeidsbokberegning > Automatisk ).

3 ting du bør vite om Excel Subtotal-funksjonen

Excel Subtotal er veldig kraftig og allsidig, og samtidig er det en veldig spesifikk funksjon når det gjelder hvordan den beregner data. Nedenfor finner du de detaljerte forklaringene av Subtotals spesifikasjoner.

1. Bare synlige rader subtotaliseres

I hovedsak beregner Excel Subtotal verdier i synlige celler og ignorerer utfiltrerte rader. Den inkluderer imidlertid verdier i rader som er skjult manuelt, dvs. radene som ble skjult ved å bruke kommandoen Skjul rader på Hjem -fanen > Celler -gruppen > Format > Skjul & Vis , eller ved å høyreklikke på radene, og deretter klikke Skjul . De følgende paragrafene forklarer de tekniske detaljene.

Hvis du bruker Subtotal-funksjonen i Excel, opprettes SUBTOTAL-formler som utfører en bestemt beregningstype som sum, telling, gjennomsnitt osv.funksjon er definert av tallet i det første argumentet (funksjonsnummer) som tilhører ett av følgende sett:

• 1 - 11 ignorer utfiltrerte celler, men inkluderer manuelt skjulte rader.
• 101 - 111 ignorer alle skjulte rader (filtrert ut og skjult manuelt).

Excel Subtotal-funksjonen setter inn formler med funksjonsnummer 1-11.

I eksemplet ovenfor, ved å sette inn subtotaler med Sum-funksjonen opprettes denne formelen: SUBTOTAL(9, C2:C5) . Der 9 representerer SUM-funksjonen, og C2:C5 er den første cellegruppen som subtotaler.

Hvis du filtrerer ut, for eksempel Sitroner og Appelsiner , vil de automatisk bli fjernet fra delsummene. Men hvis du skjuler disse radene manuelt, vil de bli inkludert i delsummene. Bildet nedenfor illustrerer forskjellen:

For å ekskludere manuelt skjulte rader slik at bare synlige celler beregnes, endre Subtotal-formelen ved å erstatte funksjonsnummeret 1-11 med det tilsvarende tallet 101-111.

I vårt eksempel, for å summere bare synlige celler unntatt manuelt skjulte rader, endre SUBTOTAL( 9 ,C2:C5) til SUBTOTAL( 109 ,C2:C5):

For mer informasjon om bruk av Subtotal-formler i Excel, sjekk SUBTOTAL-funksjonsopplæringen.

2. Totalsummer beregnes fra de opprinnelige dataene

Excel Subtotal-funksjonen beregner totalsummer fra de opprinnelige dataene, ikke frasubtotalverdier.

For eksempel, ved å sette inn subtotaler med Average-funksjonen beregnes Grand Average som et aritmetisk gjennomsnitt av alle opprinnelige verdier i cellene C2:C19, og neglisjerer verdiene i subtotalradene. Bare sammenlign følgende skjermbilder for å se forskjellen:

3. Deltotaler er ikke tilgjengelige i Excel-tabeller

Hvis Subtotal-knappen er nedtonet på båndet ditt, jobber du mest sannsynlig med en Excel-tabell. Siden Subtotal-funksjonen ikke kan brukes med Excel-tabeller, må du først konvertere tabellen til et vanlig område. Vennligst sjekk ut denne opplæringen for de detaljerte trinnene: Hvordan konvertere Excel-tabell til område.

Hvordan legge til flere delsummer i Excel (nestede delsummer)

Det forrige eksemplet viste hvordan man setter inn ett nivå av delsummer. Og nå, la oss ta det videre og legge til subtotaler for indre grupper innenfor de tilsvarende ytre gruppene. Mer spesifikt vil vi gruppere prøvedataene våre etter Region først, og deretter dele dem opp etter Element .

1. Sorter data etter flere kolonner

Når du setter inn nestede subtotaler i Excel, er det viktig at du sorterer dataene i alle kolonnene du vil gruppere subtotalene dine etter. For å gjøre dette, gå til Data -fanen > Sorter & Filter -gruppen, klikk Sorter -knappen , og legg til to eller flere sorteringsnivåer:

For detaljert informasjoninstruksjoner, vennligst se Hvordan sortere etter flere kolonner.

Som et resultat er verdiene i de to første kolonnene sortert i alfabetisk rekkefølge:

2 . Sett inn det første nivået av delsummer

Velg en hvilken som helst celle i datalisten din, og legg til det første, ytre nivået av delsummer som vist i forrige eksempel. Som et resultat vil du ha Salg og Profit deltotaler per Region :

3. Sett inn nestede nivåer av delsummer

Med de ytre delsummene på plass, klikk Data > Subtotaler igjen for å legge til et indre delsummernivå:

• I boksen Ved hver endring i velger du den andre kolonnen du vil gruppere dataene dine etter.
• I boksen Bruk funksjon velger du ønsket sammendrag funksjon.
• Under Legg til delsum til velger du kolonnen(e) som du ønsker å beregne delsummer for. Dette kan være samme kolonne(r) som i de ytre delsummene eller forskjellige.

Tøm til slutt boksen Erstatt gjeldende delsummer . Det er nøkkelpunktet som forhindrer overskriving av det ytre nivået av delsummer.

Gjenta dette trinnet for å legge til flere nestede delsummer, om nødvendig.

I dette eksemplet vil det indre deltotalnivået gruppere data etter kolonnen Vare , og summerer verdiene i kolonnene Salg og Profit :

Som resultatet , vil Excel beregne totalsummene for hver vare innenfor hver region, som vist iskjermbildet nedenfor:

For rommets skyld utvides East Region -gruppen for å vise de nestede Item -subtotalene, og 3 andre regiongrupper er skjult (følgende avsnitt forklarer hvordan du gjør dette: Vis eller skjul deltotaldetaljer).

Legg til forskjellige deltotaler for samme kolonne

Når du bruker delsummer i Excel, kan du er ikke begrenset til å sette inn bare én delsum per kolonne. Faktisk kan du oppsummere data i samme kolonne med så mange forskjellige funksjoner du vil.

For eksempel, i eksempeltabellen vår kan vi i tillegg til regiontotaler vise et gjennomsnitt for salg Kolonnene og Profit :

For å få et resultat som ligner på det du ser i skjermbildet ovenfor, utfør trinnene beskrevet i Slik legger du til flere delsummer i Excel. Bare husk å fjerne boksen Erstatt gjeldende delsummer hver gang du legger til det andre og alle påfølgende nivåene av delsummer.

Hvordan bruke delsummer i Excel

Nå som du vet hvordan du gjør delsummer i Excel for øyeblikkelig å få et sammendrag for ulike grupper av data. Følgende tips vil hjelpe deg med å få Excel-deltotalfunksjonen under full kontroll.

Vis eller skjul deltotaldetaljer

For å vise datasammendraget, dvs. bare delsummer og totalsummer, klikker du på et av kontursymbolene som vises i øvre venstre hjørne av regnearket:

• Nummer1 viser bare totalsummene.
• Det siste tallet viser både delsummer og individuelle verdier.
• Tall imellom viser grupperinger. Avhengig av hvor mange delsummer du har satt inn i regnearket ditt, kan det være ett, to, tre eller flere mellom tall i disposisjonen.

I vårt eksempelregneark klikker du nummer 2 for å vise første gruppering etter Region :

Eller klikk nummer 3 for å vise de nestede delsummene etter Element :

For å vise eller skjule datarader for individuelle delsummer , bruk symbolene og .

Eller klikk Vis detaljer og Skjul detaljer på Data -fanen, i Oversikt -gruppen.

Kopier bare deltotalrader

Som du ser, er det enkelt å bruke Subtotal i Excel... helt til det kommer til å kopiere bare deltotaler til et annet sted.

den mest åpenbare måten du tenker på - vis de ønskede delsummene, og kopier deretter disse radene til et annet sted - vil ikke fungere! Excel vil kopiere og lime inn alle radene, ikke bare de synlige radene som er inkludert i utvalget.

For å kopiere bare de synlige radene som inneholder delsummer, utfør disse trinnene:

1. Vis bare deltotalradene du vil kopiere ved å bruke konturtall eller pluss- og minussymboler.
2. Velg en hvilken som helst deltotalcelle, og trykk deretter Ctrl+A for å velge alle cellene.
3. Med delsummene valgt. , gå