In dit artikel laat ik je zien hoe je geneste sjablonen kunt maken in Outlook met behulp van datasets. Je ziet verschillende benaderingen van geneste sjablonen en vervolgens leer ik je dynamische velden toe te voegen en je e-mails on the fly in te vullen.

Voordat ik u laat zien hoe u geneste sjablonen in Outlook kunt maken, wil ik een kleine pauze inlassen en u kennis laten maken met onze invoegtoepassing Gedeelde e-mailsjablonen. Met deze kleine app kunt u niet alleen sjablonen maken voor toekomstige e-mails, maar ook opmaak toepassen, hyperlinks, afbeeldingen en tabellen plakken. Bovendien kunt u met één klik meerdere sjablonen in één e-mail plakken.

Ok, laten we beginnen :)

Geneste sjablonen maken met behulp van snelkoppelingen in datasets

Laten we eerst verduidelijken wat een snelkoppeling is in termen van Gedeelde e-mailsjablonen. Eenvoudig gezegd is het een link naar een bepaalde sjabloon. Wanneer u een sjabloon maakt, is er een veld met twee hashtags bovenaan het deelvenster van de invoegtoepassing. Dit is uw snelkoppeling. Als u het invult, wordt uw sjabloon gekoppeld aan deze snelkoppeling.

Tip. U kunt eenvoudig bepalen aan welke sjablonen snelkoppelingen zijn toegewezen door het hashtag-teken naast de naam van de sjabloon:

Als u dus de tekst van deze sjabloon met snelkoppeling wilt toevoegen aan de inhoud van een andere sjabloon, hoeft u die niet handmatig te kopiëren en te plakken. U typt gewoon de snelkoppeling en de hele sjabloon wordt geplakt.

Nu is het tijd om te zien hoe sneltoetsen werken in datasets. Eerst maak ik drie sjablonen en wijs aan elk daarvan sneltoetsen toe.

Tip. Als je meer informatie nodig hebt over datasets, raadpleeg dan mijn Fillable templates from datasets tutorial, daar heb ik dit onderwerp behandeld.

Mijn sjablonen zullen een korte beschrijving van enkele productabonnementen bevatten. Ik zal ook wat opmaak toevoegen zodat mijn tekst er helderder uitziet en, natuurlijk, een snelkoppeling aan elk van hen toewijzen. Hier is hoe het eruit zal zien:

Nu moet ik die snelkoppelingen toevoegen aan een dataset. Dus maak ik een nieuwe dataset aan (laten we die " Beschrijving van de plannen "), vul de eerste kolom met de namen van de plannen in en voer mijn snelkoppelingen in naast het overeenkomstige plan. Hier is wat ik krijg in het resultaat:

Zoals u kunt zien, is elk plan geassocieerd met de snelkoppeling die leidt naar het sjabloon met zijn beschrijving. Waarom heb ik dat allemaal nodig? Omdat ik mijn workflow snel en gemakkelijk wil maken :) Alles wat ik nog moet doen is een sjabloon schrijven en de WhatToEnter-macro opnemen om de nodige beschrijving in het sjabloon te plakken.

Dus, mijn uiteindelijke sjabloon wordt het onderstaande:

Hallo!

Hier is de info over het plan dat je hebt gekozen:

~%WhatToEnter[{dataset:"Plans description",column:"Description",title:"choose the plan"}]

Laat het me weten als je verdere hulp nodig hebt :)

De logica is de volgende: ik plak deze sjabloon, het pop-up venster verschijnt met de vraag het plan te kiezen (uit de waarden in de eerste dataset kolom). Zodra ik dat doe, wordt de hele sjabloon die bij de bijbehorende snelkoppeling hoort in mijn e-mail geplakt.

HTML gebruiken in datasets

Nu laat ik je nog een truc zien met datasets. Zoals je misschien al weet, kunnen datasets worden gevuld met allerlei gegevens (tekst, getallen, macro's en vele andere). In deze paragraaf laat ik je zien hoe je HTML-code kunt gebruiken in datasets met behulp van dezelfde voorbeelden uit het eerste hoofdstuk.

Laten we eerst een van de sjablonen openen en de HTML bekijken:

Hier is de HTML-code van dit sjabloon:

Licentiebeleid: u betaalt eenmaal en gebruikt de aangekochte versie zolang u wilt.

Upgradebeleid: a 50% korting voor alle upgrades in de toekomst.

Betaalmethoden: Kredietkaart, PayPal

Hoe rommelig het er ook uitziet, alles is vrij eenvoudig. De eerste paragraaf bevat de beschrijving van het licentiebeleid, de tweede - het upgradebeleid, en de laatste - de betalingswijzen. Alle tags in de aanhalingstekens (zoals style, color, strong, em) staan voor de tekstopmaak (de kleur, de letterstijl zoals vet of cursief, enz.)

Nu zal ik mijn nieuwe dataset vullen met die HTML-code stukjes en laten zien hoe het werkt.

Opmerking. U kunt maximaal 255 tekens in een datasetcel typen.

Dus, mijn nieuwe dataset (ik noemde het Beschrijving van de plannen HTML ) heeft in totaal vier kolommen: de eerste is de belangrijkste, de rest zijn de kolommen met de beschrijvingsparameters van het plan. Hier is hoe het eruit zal zien nadat ik het volledig heb ingevuld:

Nu is het tijd om terug te gaan naar het sjabloon en de macro daar te upgraden. Aangezien ik nu drie kolommen heb met de gegevens die moeten worden geplakt, heb ik drie WhatToEnter's nodig. Er zijn twee manieren: ofwel voeg je drie macro's toe die verschillende kolommen specificeren om de gegevens uit te halen, ofwel doe je het één keer, maak je twee kopieën van deze macro en verander je handmatig de doelkolom. Beide oplossingen zijn snel en eenvoudig, dede keuze is aan jou :)

Dus, zodra het definitieve sjabloon is bijgewerkt, zal het er zo uitzien:

Hallo!

Hier is de licentie informatie over de plannen die je hebt gekozen:

• ~%WhatToEnter[{dataset:"Plans description HTML",column:"License Policy",title:"Choose plan"}]
• ~%WhatToEnter[{dataset:"Plans description HTML",column:"Upgrade policy",title:"Choose plan"}]
• ~%WhatToEnter[{dataset:"Plans description HTML",column:"Payment Methods",title:"Choose plan"}]

Laat het me weten als je verdere hulp nodig hebt :)

Zoals u ziet, zijn er drie identieke macro's met elk verschillende doelkolommen. Wanneer u dit sjabloon plakt, wordt u slechts eenmaal gevraagd het plan te kiezen en de gegevens van alle drie de kolommen worden in een oogwenk in uw e-mail ingevuld.

Dynamische velden toevoegen aan dataset

In de voorbeelden hierboven heb ik u laten zien hoe u de vooraf opgeslagen gegevens in een e-mail kunt plakken. Maar wat als u niet zeker weet welke waarde moet worden geplakt? Wat als u voor elk specifiek geval een beslissing wilt nemen? Hoe kunt u wat dynamiek toevoegen aan uw sjablonen?

Stelt u zich dit geval voor: u wordt vaak gevraagd naar de prijs voor sommige van de beschikbare plannen, maar de prijzen veranderen nogal eens en het heeft geen zin die op te slaan in een sjabloon. In dat geval moet u het elke keer dat u zo'n verzoek moet beantwoorden, handmatig intypen.

Ik denk niet dat het erg efficiënt is om de prijs in te typen na het plakken van het sjabloon. Omdat we hier zijn om te leren hoe we tijd kunnen besparen, zal ik u laten zien hoe u deze taak in een paar klikken kunt oplossen.

Allereerst wil ik u eraan herinneren hoe dynamische velden worden behandeld. U voegt de WhatToEnter-macro toe en stelt deze in om de Tekst waarde. Als het u niets zegt, kijk dan eerst in een van mijn vorige handleidingen hoe u relevante info dynamisch kunt toevoegen.

Hier is de macro die me zal vragen de benodigde prijs in te voeren:

Maar wat als het plan dynamisch is en ook gewijzigd moet worden? De tweede macro instellen met een dropdown lijst? Ik heb een betere oplossing voor je ;)

Ik maak een dataset met de plannamen in de sleutelkolom en de WhatToEnter-macro hierboven in de tweede:

Vervolgens koppel ik deze dataset aan mijn sjabloon en krijg ik het volgende:

Hallo!

Hier is de huidige prijs voor de ~%WhatToEnter[{dataset:"Plans pricing",column:"Plan",title:"Plan"}] plan: USD ~%WhatToEnter[{dataset:"Plans pricing",column:"Price",title:"Price"}]

Bedankt.

Ziet het er vreemd uit? Kijk hoe perfect het werkt!

Samengevat

Ik hoop dat deze handleiding u een andere manier heeft laten zien om datasets te gebruiken en u heeft geïnspireerd om deze functionaliteit eens te proberen :) U kunt altijd onze Gedeelde e-mailsjablonen uit de Microsoft Store installeren en kijken hoe de add-in werkt. Ik weet zeker dat de grote verscheidenheid van onze Docs-artikelen en blogberichten u zal helpen het meeste voordeel uit deze tool te halen ;)

Als je vragen hebt over de add-in, laat ze dan gerust achter in de commentaarsectie, ik help je graag verder :)