Pada artikel ini saya akan menunjukkan kepada Anda cara membuat templat bersarang di Outlook menggunakan kumpulan data. Anda akan melihat berbagai pendekatan templat bersarang dan kemudian saya akan mengajari Anda menambahkan bidang dinamis dan mengisi email Anda dengan cepat.

Sebelum menunjukkan kepada Anda cara membuat templat bersarang di Outlook, saya ingin beristirahat sejenak dan memperkenalkan Anda pada add-in Shared Email Templates kami. Dengan aplikasi kecil ini, Anda tidak hanya dapat membuat templat untuk email di masa mendatang, tetapi juga menerapkan pemformatan, menempelkan hyperlink, gambar, dan tabel. Selain itu, Anda dapat menempelkan beberapa templat dalam satu email dengan sekali klik.

Ok, mari kita mulai :)

Membuat templat bersarang menggunakan pintasan dalam dataset

Pertama, mari kita perjelas apa itu shortcut dalam hal Shared Email Templates. Dengan kata sederhana, ini adalah tautan ke template yang diberikan. Saat Anda membuat template, ada bidang dengan dua hashtag di bagian atas panel add-in. Ini akan menjadi shortcut Anda. Jika Anda mengisinya, template Anda akan dikaitkan dengan shortcut ini.

Tip. Anda dapat dengan mudah menentukan templat mana yang memiliki pintasan yang ditetapkan oleh tanda tagar tawaran di samping nama templat:

Jadi, jika Anda memerlukan teks dari templat ini dengan pintasan untuk ditambahkan ke konten templat lain, tidak perlu menyalin dan menempelkannya secara manual. Cukup ketik pintasannya dan seluruh templat akan ditempelkan.

Sekarang saatnya untuk melihat bagaimana cara kerja shortcut dalam dataset. Pertama, saya akan membuat tiga template dan menetapkan shortcut untuk masing-masing template.

Jika Anda merasa perlu info lebih lanjut tentang dataset, lihat saja tutorial fillable template dari dataset saya, saya sudah membahas topik ini di sana.

Templat saya akan berisi deskripsi singkat tentang beberapa paket langganan produk. Saya juga akan menambahkan beberapa pemformatan sehingga teks saya terlihat lebih cerah dan, tentu saja, menetapkan pintasan ke masing-masing templat. Berikut ini adalah tampilannya:

Sekarang saya perlu menambahkan pintasan tersebut ke dataset. Jadi, saya membuat dataset baru (sebut saja " Deskripsi rencana "), isi kolom pertama dengan nama rencana dan masukkan pintasan saya di samping rencana yang sesuai. Inilah yang saya dapatkan dalam hasilnya:

Seperti yang bisa Anda lihat, setiap rencana dikaitkan dengan pintasan yang mengarah ke templat dengan deskripsinya. Mengapa saya membutuhkan semua itu? Karena saya ingin membuat alur kerja saya cepat dan mudah :) Yang perlu dilakukan hanyalah menulis templat dan menyertakan makro WhatToEnter untuk menempelkan deskripsi yang diperlukan ke dalam templat.

Jadi, templat akhir saya adalah templat di bawah ini:

Halo!

Berikut ini info tentang paket yang Anda pilih:

~%WhatToEnter[{dataset: "Deskripsi rencana",kolom: "Deskripsi",judul: "pilih rencana"}]]

Beri tahu saya jika Anda memerlukan bantuan lebih lanjut :)

Logikanya adalah sebagai berikut: Saya menempelkan templat ini, jendela pop-up muncul meminta saya untuk memilih rencana (dari nilai-nilai di kolom dataset pertama). Setelah saya melakukannya, seluruh templat yang terkait dengan pintasan yang sesuai akan ditempelkan di email saya.

Gunakan HTML dalam dataset

Sekarang saya akan menunjukkan satu trik lagi dengan dataset. Seperti yang mungkin sudah Anda ketahui, dataset dapat diisi dengan data apa pun (teks, angka, makro, dan banyak lagi lainnya). Dalam paragraf ini saya akan menunjukkan kepada Anda cara menggunakan kode HTML dalam dataset menggunakan sampel yang sama dari bab pertama.

Pertama, mari kita buka salah satu templat dan memeriksa HTML-nya:

Berikut ini adalah kode HTML templat ini:

Kebijakan lisensi: Anda membayar sekali dan menggunakan versi yang dibeli selama yang Anda butuhkan.

Kebijakan peningkatan: a Diskon 50 untuk semua peningkatan di masa mendatang.

Metode pembayaran: Kartu Kredit, PayPal

Meskipun terlihat berantakan, semuanya cukup sederhana. Paragraf pertama mencakup deskripsi kebijakan lisensi, paragraf kedua - kebijakan pemutakhiran, dan paragraf terakhir - metode pembayaran. Semua tag di dalam tanda kutip sudut (seperti style, color, strong, em) mewakili pemformatan teks (warnanya, gaya font seperti bold atau italic, dll.).

Sekarang saya akan mengisi dataset baru saya dengan potongan-potongan kode HTML tersebut dan menunjukkan kepada Anda bagaimana cara kerjanya.

Catatan. Anda dapat mengetik hingga 255 karakter dalam satu sel kumpulan data.

Jadi, dataset baru saya (saya menyebutnya Rencana deskripsi HTML ) memiliki empat kolom secara total: yang pertama adalah kolom kunci, sisanya adalah kolom dengan parameter deskripsi rencana. Berikut ini adalah tampilannya setelah saya mengisinya secara lengkap:

Sekarang saatnya untuk kembali ke templat dan meningkatkan makro di sana. Karena sekarang saya memiliki tiga kolom dengan data yang akan ditempelkan, saya memerlukan tiga WhatToEnter. Ada dua cara untuk melakukannya: Anda dapat menambahkan tiga makro yang menentukan kolom yang berbeda untuk mengembalikan data, atau Anda melakukannya sekali, membuat dua salinan makro ini dan secara manual mengubah kolom target. Kedua solusi ini cepat dan sederhana, yaitupilihan terserah Anda :)

Jadi, setelah templat final diperbarui, akan terlihat seperti itu:

Halo!

Berikut ini adalah info lisensi tentang paket yang Anda pilih:

• ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description HTML",kolom: "License Policy",judul: "Choose plan"}]
• ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description HTML",kolom: "Upgrade policy",judul: "Choose plan"}]]
• ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description HTML",kolom: "Metode Pembayaran",judul: "Pilih paket"}]

Beri tahu saya jika Anda memerlukan bantuan lebih lanjut :)

Seperti yang Anda lihat, ada tiga makro yang identik dengan kolom target yang berbeda masing-masing. Ketika Anda menempelkan templat ini, Anda akan diminta untuk memilih paket hanya sekali dan data dari ketiga kolom akan mengisi email Anda dalam sekejap mata.

Menambahkan bidang dinamis ke dataset

Pada contoh di atas, saya telah menunjukkan kepada Anda cara menempelkan data yang telah disimpan sebelumnya ke dalam email. Tetapi bagaimana jika Anda tidak tahu pasti nilai apa yang perlu ditempelkan? Bagaimana jika Anda ingin membuat keputusan untuk setiap kasus tertentu? Bagaimana cara menambahkan beberapa dinamisme ke template Anda?

Bayangkan kasus ini: Anda sering ditanya tentang harga untuk beberapa paket yang tersedia tetapi harganya sering berubah dan tidak ada gunanya menyimpannya dalam templat. Dalam hal ini Anda harus mengetikkannya secara manual setiap kali Anda harus membalas permintaan tersebut.

Saya rasa mengetik harga setelah menempelkan templat tidak terlalu efisien. Karena kita di sini untuk belajar cara menghemat waktu, saya akan menunjukkan kepada Anda cara menyelesaikan tugas ini dalam beberapa klik.

Pertama-tama, izinkan saya mengingatkan Anda bagaimana bidang dinamis ditangani. Anda menambahkan makro WhatToEnter dan mengaturnya untuk menyisipkan Teks Jika tidak ada yang mengatakan apa-apa kepada Anda, periksa cara menambahkan info yang relevan secara dinamis di salah satu manual saya sebelumnya terlebih dahulu.

Berikut ini adalah makro yang akan meminta saya untuk memasukkan harga yang diperlukan:

Tetapi bagaimana jika rencana itu dinamis dan perlu diubah juga? Mengatur makro kedua dengan daftar dropdown? Saya punya solusi yang lebih baik untuk Anda;)

Saya membuat dataset dengan nama rencana di kolom kunci dan makro WhatToEnter di atas di kolom kedua:

Kemudian saya menghubungkan dataset ini ke templat saya dan mendapatkan yang berikut ini:

Halo!

Berikut adalah harga saat ini untuk ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans pricing",kolom: "Plan",judul: "Plan"}] plan: USD ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans pricing",kolom: "Price",judul: "Price"}]

Terima kasih.

Terlihat aneh? Lihat betapa sempurna kerjanya!

Simpulkan

Saya harap manual ini menunjukkan kepada Anda cara lain untuk menggunakan dataset dan menginspirasi Anda untuk mencoba fungsi ini :) Anda selalu dapat menginstal Template Email Bersama kami dari Microsoft Store dan memeriksa cara kerja add-in. Saya yakin berbagai macam artikel Dokumen dan posting blog kami akan membantu Anda memanfaatkan alat ini sebaik-baiknya;)

Jika Anda menghadapi pertanyaan apa pun dengan add-in, jangan ragu untuk meninggalkannya di bagian Komentar. Saya akan dengan senang hati membantu Anda :)