Tutorial ini menjelaskan kekhususan fungsi SUBTOTAL di Excel dan menunjukkan cara menggunakan rumus Subtotal untuk meringkas data dalam sel yang terlihat.

Pada artikel sebelumnya, kita telah membahas cara otomatis untuk menyisipkan subtotal di Excel dengan menggunakan fitur Subtotal. Hari ini, Anda akan belajar cara menulis rumus Subtotal sendiri dan keuntungan apa yang diberikannya kepada Anda.

Fungsi Subtotal Excel - sintaksis dan penggunaan

Microsoft mendefinisikan Excel SUBTOTAL sebagai fungsi yang mengembalikan subtotal dalam daftar atau database. Dalam konteks ini, "subtotal" bukan hanya menjumlahkan angka dalam rentang sel yang ditentukan. Tidak seperti fungsi Excel lainnya yang dirancang untuk melakukan hanya satu hal tertentu, SUBTOTAL luar biasa serbaguna - dapat melakukan operasi aritmatika dan logika yang berbeda seperti menghitung sel, menghitung rata-rata,menemukan nilai minimum atau maksimum, dan banyak lagi.

Fungsi SUBTOTAL tersedia di semua versi Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007, dan yang lebih rendah.

Sintaks dari fungsi SUBTOTAL Excel adalah sebagai berikut:

Di mana:

• Function_num - angka yang menentukan fungsi mana yang akan digunakan untuk subtotal.
• Ref1, Ref2, ... - satu atau lebih sel atau rentang untuk subtotal. Argumen ref pertama diperlukan, yang lain (hingga 254) bersifat opsional.

Argumen function_num bisa termasuk ke dalam salah satu set berikut ini:

• 1 - 11 mengabaikan sel yang difilter, tetapi menyertakan baris yang disembunyikan secara manual.
• 101 - 111 mengabaikan semua sel tersembunyi - disaring dan disembunyikan secara manual.

Bahkan, tidak perlu menghafal semua nomor fungsi. Segera setelah Anda mulai mengetik rumus Subtotal di sel atau di bilah rumus, Microsoft Excel akan menampilkan daftar nomor fungsi yang tersedia untuk Anda.

Misalnya, beginilah cara Anda membuat rumus Subtotal 9 untuk menjumlahkan nilai di sel C2 hingga C8:

Untuk menambahkan angka fungsi ke rumus, klik dua kali di atasnya, lalu ketik koma, tentukan rentang, ketik tanda kurung penutup, dan tekan Enter. Rumus yang sudah selesai akan terlihat seperti ini:

=SUBTOTAL(9,C2:C8)

Dengan cara yang sama, Anda dapat menulis rumus Subtotal 1 untuk mendapatkan rata-rata, Subtotal 2 untuk menghitung sel dengan angka, Subtotal 3 untuk menghitung yang tidak kosong, dan seterusnya. Tangkapan layar berikut menunjukkan beberapa rumus lain yang sedang beraksi:

Catatan. Saat Anda menggunakan rumus Subtotal dengan fungsi ringkasan seperti SUM atau AVERAGE, rumus ini hanya menghitung sel dengan angka yang mengabaikan bagian kosong dan sel yang berisi nilai non-numerik.

Sekarang setelah Anda tahu cara membuat rumus Subtotal di Excel, pertanyaan utamanya adalah - mengapa seseorang ingin bersusah payah mempelajarinya? Mengapa tidak menggunakan fungsi biasa seperti SUM, COUNT, MAX, dll? Anda akan menemukan jawabannya tepat di bawah ini.

3 alasan teratas untuk menggunakan SUBTOTAL di Excel

Dibandingkan dengan fungsi Excel tradisional, SUBTOTAL memberi Anda keuntungan penting berikut.

1. Hitung nilai dalam baris yang difilter

Karena fungsi SUBTOTAL Excel mengabaikan nilai dalam baris yang difilter, Anda dapat menggunakannya untuk membuat ringkasan data dinamis di mana nilai subtotal dihitung ulang secara otomatis sesuai dengan filter.

Misalnya, jika kita memfilter tabel untuk menampilkan penjualan hanya untuk wilayah Timur, rumus Subtotal akan secara otomatis menyesuaikan sehingga semua wilayah lain dihapus dari total:

Catatan Karena kedua set angka fungsi (1-11 dan 101-111) mengabaikan sel yang disaring, Anda dapat menggunakan rumus Subtotal 9 atau Subtotal 109 dalam kasus ini.

2. Hitung hanya sel yang terlihat

Seperti yang Anda ingat, rumus Subtotal dengan function_num 101 hingga 111 mengabaikan semua sel tersembunyi - difilter dan disembunyikan secara manual. Jadi, saat Anda menggunakan fitur Hide Excel untuk menghapus data yang tidak relevan dari tampilan, gunakan fungsi nomor 101-111 untuk mengecualikan nilai dalam baris tersembunyi dari subtotal.

Contoh berikut ini akan membantu Anda mendapatkan lebih banyak pemahaman tentang cara kerjanya: Subtotal 9 vs Subtotal 109.

3. Abaikan nilai dalam rumus Subtotal bersarang

Jika rentang yang diberikan ke rumus Subtotal Excel Anda berisi rumus Subtotal lainnya, subtotal bersarang tersebut akan diabaikan, sehingga angka yang sama tidak akan dihitung dua kali. Luar biasa, bukan?

Pada tangkapan layar di bawah ini, rumus Grand Average SUBTOTAL(1, C2:C10) mengabaikan hasil rumus Subtotal di sel C3 dan C10, seolah-olah Anda menggunakan rumus Average dengan 2 rentang terpisah RATA-RATA(C2:C5, C7:C9) .

Menggunakan Subtotal di Excel - contoh rumus

Ketika Anda pertama kali menemukan SUBTOTAL, mungkin terlihat rumit, rumit, dan bahkan tidak ada gunanya. Tetapi begitu Anda mulai memahami, Anda akan menyadari bahwa tidak sulit untuk menguasainya. Contoh-contoh berikut ini akan menunjukkan kepada Anda beberapa tips bermanfaat dan ide-ide inspiratif.

Contoh 1. Subtotal 9 vs Subtotal 109

Seperti yang sudah Anda ketahui, Excel SUBTOTAL menerima 2 set angka fungsi: 1-11 dan 101-111. Kedua set mengabaikan baris yang difilter, tetapi angka 1-11 menyertakan baris yang disembunyikan secara manual sedangkan 101-111 mengecualikannya. Untuk lebih memahami perbedaannya, mari kita pertimbangkan contoh berikut.

Untuk total baris yang disaring , Anda dapat menggunakan rumus Subtotal 9 atau Subtotal 109 seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini:

Tetapi jika memiliki tersembunyi item-item yang tidak relevan secara manual dengan menggunakan Sembunyikan Baris perintah pada Rumah tab> Sel kelompok> Format > Sembunyikan &; Perlihatkan atau dengan mengklik kanan baris, lalu mengklik Sembunyikan dan sekarang Anda ingin menjumlahkan nilai hanya di baris yang terlihat, Subtotal 109 adalah satu-satunya pilihan:

Fungsi angka lainnya bekerja dengan cara yang sama. Misalnya, untuk menghitung sel yang disaring tidak kosong , baik rumus Subtotal 3 atau Subtotal 103 bisa digunakan, tetapi hanya Subtotal 103 dapat menghitung dengan benar non-kosong yang terlihat jika ada tersembunyi baris dalam kisaran:

Catatan. Fungsi Excel SUBTOTAL dengan function_num 101-111 mengabaikan nilai dalam baris tersembunyi, tetapi tidak dalam kolom tersembunyi Misalnya, jika Anda menggunakan rumus seperti SUBTOTAL(109, A1:E1) untuk menjumlahkan angka-angka dalam kisaran horizontal, menyembunyikan kolom tidak akan mempengaruhi subtotal.

Contoh 2. IF + SUBTOTAL untuk meringkas data secara dinamis

Jika Anda membuat laporan ringkasan atau dasbor di mana Anda harus menampilkan berbagai ringkasan data tetapi Anda tidak memiliki ruang untuk semuanya, pendekatan berikut ini mungkin bisa menjadi solusi:

• Dalam satu sel, buat daftar drop-down yang berisi nama-nama fungsi seperti Total, Max, Min, dan sebagainya.
• Di sel di samping dropdown, masukkan rumus IF bersarang dengan fungsi Subtotal tertanam yang sesuai dengan nama fungsi dalam daftar drop-down.

Misalnya, dengan mengasumsikan nilai yang akan disubtotal berada di sel C2:C16, dan daftar drop-down di A17 berisi Total , Rata-rata , Max dan Min item, rumus Subtotal "dinamis" adalah sebagai berikut:

=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="average", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

Dan sekarang, tergantung pada fungsi apa yang dipilih pengguna Anda dari daftar drop-down, fungsi Subtotal yang sesuai akan menghitung nilai dalam baris yang difilter:

jenis. Jika tiba-tiba daftar drop-down dan sel rumus menghilang dari lembar kerja Anda, pastikan untuk memilihnya dalam daftar filter.

Excel Subtotal tidak berfungsi - kesalahan umum

Jika rumus Subtotalmu menghasilkan error, kemungkinan besar karena salah satu alasan berikut:

#VALUE! - argumen function_num adalah selain bilangan bulat antara 1 - 11 atau 101 - 111; atau salah satu argumen ref berisi referensi 3-D.

#DIV/0! - terjadi jika fungsi ringkasan yang ditentukan harus melakukan pembagian dengan nol (misalnya menghitung rata-rata atau deviasi standar untuk rentang sel yang tidak berisi nilai numerik tunggal).

#NAME? - nama fungsi Subtotal salah eja - kesalahan yang lebih mudah diperbaiki :)

jenis. Jika Anda belum merasa nyaman dengan fungsi SUBTOTAL, Anda dapat menggunakan fitur SUBTOTAL bawaan dan rumus dimasukkan untuk Anda secara otomatis.

Itulah cara menggunakan rumus SUBTOTAL di Excel untuk menghitung data di sel yang terlihat. Agar contoh lebih mudah diikuti, Anda dipersilakan mengunduh buku kerja sampel kami di bawah ini. Terima kasih telah membaca!

Buku kerja praktik

Contoh rumus SUBTOTAL Excel (file .xlsx)