Tartalomjegyzék
Ez a rövid útmutató 4 lehetséges módszert ismertet az Excel-fájlok PDF-be történő konvertálására - az Excel Mentés másként funkciójának használatával, az Adobe szoftverekkel, az online Excel PDF-be konvertálóval és asztali eszközökkel.
Egy Excel-táblázat PDF-be konvertálása gyakran szükséges, ha azt szeretné, hogy más felhasználók is megtekinthessék az adatait, de ne szerkesszék azokat. Az is előfordulhat, hogy az Excel-táblázatot egy médiakészlet, prezentáció és jelentések számára szeretne átalakítani egy szebb PDF formátumba, vagy olyan fájlt készíteni, amelyet minden felhasználó megnyithat és olvashat, még akkor is, ha nincs telepítve a Microsoft Excel, például táblagépen vagy telefonon.
Napjainkban a PDF vitathatatlanul az egyik legnépszerűbb fájlformátum. A Google szerint több mint 153 millió PDF fájl található az interneten, és csak 2,5 millió Excel fájl (.xls és .xlsx).
A cikk további részében részletes lépésekkel és képernyőképekkel ismertetem az Excel PDF-be történő exportálásának több lehetséges módját:
Excel-dokumentumok mentése PDF-fájlként
Bár a .pdf és .xls formátum már jó ideje létezik, és mindkettő mindig is népszerű volt a felhasználók körében, az Excel 2007-ben megjelent a lehetőség, hogy az Excel fájlokat közvetlenül PDF-be exportáljuk. Ha tehát az Excel 2007-től 365-ig bármelyik verzióval rendelkezik, gyorsan és egyszerűen elvégezheti a PDF-konvertálást.
A Microsoft Excel lehetővé teszi a kiválasztott tartományok vagy táblázatok exportálását, valamint egy vagy több munkalap vagy a teljes munkafüzet PDF-fájlként történő mentését.
- Nyissa meg az Excel munkafüzetet, és válassza ki azokat a tartományokat vagy lapokat, amelyeket PDF-fájlba szeretne konvertálni.
- Ha exportálni szeretne egy táblázat , helyezze a kurzort egy táblázat bármely cellájába.
- Exportálni egy bizonyos munkalap , egyszerűen tegye aktívvá a lap lap fülére kattintva.
- Átalakítani több munkalap Ha szomszédos lapokat szeretne kijelölni, kattintson az első lap fülére, tartsa lenyomva a Shift billentyűt, majd kattintson az utolsó, kijelölni kívánt munkalap fülére. Ha nem szomszédos lapokat szeretne kijelölni, tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt, miközben az egyes PDF-ként menteni kívánt lapok fülére kattint.
- Ha el akarja menteni a teljes munkafüzet egyetlen PDF-fájlként, hagyja ki ezt a lépést : )
- Kattintson a címre. Fájl> Mentés másként .
- A Mentés másként párbeszédablakban válassza a PDF (.*pdf) a " Mentés másként" legördülő lista.
Ha a mentés után meg akarja tekinteni az eredményül kapott PDF fájlt, győződjön meg róla, hogy a Fájl megnyitása közzététel után jelölőnégyzet be van jelölve.
Válassza ki az alábbi lehetőségek egyikét a Optimalizálja a :
- Ha az eredményül kapott PDF-dokumentum nagy nyomtatási minőséget igényel, kattintson a Standard (online közzététel és nyomtatás).
- Ha a PDF-fájl mérete fontosabb, mint a nyomtatási minőség, akkor válassza a Minimális méret (online közzététel).
- Kattintson a Lehetőségek... gombot az ablak bal alsó részén (lásd a fenti képernyőképet).
- A Opciók párbeszédpanel fog megnyílni, és Ön az igényeinek megfelelően kiválaszthatja az egyik lehetőséget:
- Kiválasztás - ez az aktuálisan kiválasztott tartomány(ok) exportálására szolgál.
- Aktív lap(ok) - ez vagy az aktuális munkalapot, vagy az összes kiválasztott lapot menti egy PDF-fájlba.
- Táblázat - ez az aktív táblázatot fogja exportálni, azaz azt a táblázatot, ahol az egérmutató éppen tartózkodik.
- Teljes munkafüzet - magától értetődő : )
- Kattintson a OK gomb megnyomásával bezárja a párbeszédpanelt, és kész is van.
Amint látja, az Excel fájlok PDF-be exportálása a beépített Excel-eszközök segítségével egyszerű. Természetesen a Microsoft Excel csak néhány alapbeállítást biztosít, de egy kis tapasztalattal megtanulhatjuk úgy előkészíteni a forrásfájlokat, hogy ne legyen szükség további beállításokra. Mindenesetre, ha nem elégedett az Excel képességeivel Mentés másként funkciót, vizsgáljuk meg az Adobe kínálatát.
Excel-fájlok exportálása PDF-be az Adobe eszközeivel
Sajnálatos módon az Adobe nem olyan nagylelkű, mint a Microsoft, amikor az Excelből PDF-be történő konvertálásról van szó, és nem biztosít erre ingyenes eszközöket. Azonban ezt a funkciót beépítik a fizetős eszközökbe vagy előfizetésekbe, amelyek - meg kell adni nekik a módját - nagyon jól végzik a dolgukat.
Adobe Reader
Az Adobe Reader X és korábbi verziói tartalmazta az Adobe PDF nyomtató telepítésének lehetőségét, amellyel Excel-fájlokat lehetett PDF-be exportálni. Ez a funkció azonban az Adobe Reader XI legújabb verziójában már nem érhető el.
Ehelyett bevezették a PDF létrehozása lap, amely lehetővé teszi, hogy .xls vagy .xlsx fájlokból egyetlen gombnyomással PDF-et készítsen, feltéve, hogy rendelkezik fizetős előfizetéssel.
Adobe Acrobat XI Pro
Ha Ön egyike azon kevés szerencsés felhasználóknak, akik ezt a nagy teljesítményű programcsomagot használják, akkor PDF-fájl létrehozása egy Excel-munkalapból olyan egyszerű, mint a PDF fájlból... a Hozzon létre eszköztár.
Alternatívaként az Adobe Acrobat Pro lehetővé teszi, hogy közvetlenül az Excelből PDF-fájlt hozzon létre a következő módok valamelyikével:
- Kattintson a PDF létrehozása gombot a Acrobat lap az Excel szalagján.
- Váltson a Fájl fülre, és kattintson a Mentés Adobe PDF formátumban.
- Kattintson a címre. Fájl> Nyomtatás, válassza az Adobe PDF-et, és konfigurálja a beállításokat.
Ha érdekli az Adobe Acrobat XI 30 napos próbaverziója, letöltheti innen. Ha nem hajlandó 20 dolláros havi díjat fizetni az Acrobat XI Pro előfizetésért, nézzük meg, mit kínálnak az ingyenes Excel PDF-be konvertálók.
Ingyenes Excel PDF-be online átalakítók
Szerencsénkre rengeteg ingyenes Excel PDF-be konvertáló van az interneten, amelyek különböző lehetőségeket kínálnak az Excel dokumentumok PDF-fájlokká történő konvertálására. Az alábbiakban a 4 legnépszerűbb online konverter véleményét találja.
Az online PDF-konvertálók különböző adattípusokon való képességének teszteléséhez a következő két munkafüzetet készítettem:
Teszt munkafüzet 1: néhány táblázat különböző formátumokban
Teszt munkafüzet 2: A Microsoft ünnepi ajándéktervező sablonja
Most, hogy az előkészületek befejeződtek, lássuk, hogyan fognak megbirkózni a kihívással az online Excel PDF-be konvertálók.
PDF átalakító
Egy másik online Excel PDF-be konvertáló program elérhető a www.freepdfconvert.com oldalon. Az Excel táblázatokon kívül ez az eszköz Word dokumentumokat, PowerPoint prezentációkat, valamint weboldalakat és képeket is képes PDF-be konvertálni.
Amint a fenti képen látható, a felület is nagyon világos, és alig igényel magyarázatot. Egyszerűen csak navigál a lapok között a megfelelő konverziós típus kiválasztásához, majd keresgél az eredeti fájlhoz, kiválasztja a kívánt formátumot, és rákattint a gombra. Átalakítás .
Ha a konvertálás befejeződött, a kapott PDF-fájlt letöltheti a számítógépére, vagy elmentheti a Google docsba:
Az Excel PDF-be konvertálónak van ingyenes és fizetős változata is. Az alábbiakban az ingyenes verzió főbb korlátai következnek:
- Egy másik fájl konvertálásához 30 percet kell várnia.
- Korlátozott számú konverzió - 10 havonta.
Ha többet szeretne megtudni erről az eszközről, itt találja a teljes funkciólistát, valamint az elérhető előfizetések és árak listáját.
Eredmények:
Az előző PDF-konvertálóval ellentétben ez az 1. munkafüzetnél nagyon tisztességes eredményeket produkált, formátumtorzulások és hibák nélkül.
Ami a 2. munkafüzetet illeti, az pontosan és hibátlanul konvertálódott... Word dokumentumba (.docx). Az első gondolatom az volt, hogy tévesen rossz formátumot választottam a konvertáláshoz, ezért megismételtem a folyamatot, és ugyanazt az eredményt kaptam, ahogy az alábbi képernyőképen látható:
Továbbgondolva a dolgot, a következő következtetésre jutottam. A konverter nem tudta megfelelően exportálni az Excel-táblám egyéni formátumát PDF-be, ezért a legközelebbi formátumba konvertálta. Valójában másodpercek kérdése volt a Word dokumentum PDF-ként történő mentése a Word Mentés másként párbeszédablakot, és egy szépen formázott PDF-fájlt kapunk eredményként.
Soda PDF Online átalakító
Ez az online PDF-konvertáló lehetővé teszi, hogy PDF dokumentumokat hozzon létre számos formátumból, többek között a Microsoft Excel, Word és PowerPoint, valamint JPEG, PNG képekből és HTML oldalakból.
A Soda PDF Online Services ingyenes és fizetős tagságot biztosít. Ingyenesen korlátlan PDF létrehozást és korlátozott PDF konvertálást kaphat, egy fájlt 30 percenként. Ha többet szeretne, akkor prémiumra kell frissítenie (kb. 10 $ 3 hónapra). Ebben az esetben PDF fájlok egyesítésére és felosztására is lehetőséget kap.
Eredmények:
Ez az online Excel PDF-be konvertáló szinte kifogástalan volt. Az 1. munkafüzetet hibátlanul konvertálta PDF-be, a 2. munkafüzetet is hibátlanul konvertálta, de az egyik szó első betűje le volt vágva:
Mint látja, egyik ingyenes Excelből PDF-be online átalakító sem tökéletes, bár a Soda PDF nagyon közel van hozzá. Valaki azt gondolhatja, hogy a probléma az eredeti Excel-dokumentumaimmal van. Egyetértek, a második munkafüzet elég kifinomult egyéni formátummal rendelkezik. Ez azért van, mert a célom az volt, hogy egyfajta "stressztesztet" végezzek, hogy feltárjam a PDF-ből Excelbe online átalakítók valódi lehetőségeit, mivel a ténylegesa munkafüzetek sokkal összetettebbek és kifinomultabbak lehetnek a tartalom és a formátum tekintetében.
A kísérlet kedvéért mindkét tesztmunkafüzetet PDF-be konvertáltam az Excel Mentés másként párbeszédpanelével, és a program tökéletesen megbirkózott a feladattal - a kapott PDF-fájlok az eredeti Excel-dokumentumok pontos másolatai voltak.
Excel PDF-be történő asztali átalakítók
Az online Excel PDF-be konvertálók mellett számos asztali eszköz létezik az Excel fájlok PDF-dokumentumokká történő konvertálására, amelyek különböző lehetőségeket kínálnak attól függően, hogy mit várunk el a végső dokumentumtól: az ingyenes, egy kattintással használható segédprogramoktól a vállalati szintű professzionális csomagokig. Mivel minket elsősorban az ingyenes Excel PDF-be konvertálók érdekelnek, nézzünk meg közelebbről néhány ilyen eszközt.
Foxit Reader - ingyenes asztali Excel PDF-be konvertáló program
A Foxit Reader egy kis PDF-megjelenítő, amely lehetővé teszi PDF-fájlok megtekintését, aláírását és nyomtatását, valamint PDF-dokumentumok létrehozását Excel munkafüzetekből. Az Excel táblázatok PDF-be konvertálását lehetővé teszi akár a Foxit Readerből, akár közvetlenül az Excelből.
Excel konvertálása PDF-be a Foxit Readerből
Ez a leggyorsabb módja az Excel munkafüzet PDF-be való konvertálásának, amely mindössze 3 gyors lépést igényel.
- Nyissa meg az Excel fájlt.
A Fájl fülre, kattintson a Hozzon létre > A fájlból , akkor A fájlból ismét, és keresse meg a konvertálni kívánt Excel-dokumentumot.
- A PDF fájl áttekintése .
Miután kiválasztott egy Excel fájlt, a Foxit Reader azonnal megnyitja azt PDF formátumban. Egy igazán szép funkció, hogy egyszerre több PDF fájlt is megnyithat, amelyek mindegyike saját lapon található, ahogy az alábbi képernyőképen látható:
Kérjük, figyeljen arra, hogy az Excel ünnepi ajándéklista, amely a legtöbb online Excel PDF-konvertáló számára nehéz dió volt, egyáltalán nem jelent nehézséget ennek az asztali eszköznek!
- A PDF fájl mentése .
Ha minden rendben van, kattintson a Mentés másként a Fájl vagy nyomja meg a Ctrl + S billentyűkombinációt a fájl mentéséhez. Igen, ilyen egyszerű!
Megjegyzés: A Foxit Reader a kiválasztott munkafüzet összes lapját PDF-be menti. Ha tehát csak egy bizonyos munkalapot szeretne átalakítani, először mentse azt külön munkafüzetként.
Excel-fájl PDF-be konvertálása Excelből
Ez a megközelítés akkor ajánlott, ha több lehetőséget szeretne a előnézet és testreszabás az eredményül kapott PDF-dokumentumot.
A telepítés után a Foxit Reader hozzáadja a " Foxit Reader PDF nyomtató " a nyomtatók listájához, amely valójában egy álnyomtató, amely a PDF-dokumentum végső megjelenésének konfigurálására használható.
- Nyisson meg egy PDF-be konvertálandó Excel fájlt.
Nyisson meg egy Excel munkafüzetet, váltson a Fájl fülre, kattintson a Nyomtatás , és válassza ki Foxit Reader PDF nyomtató a nyomtatók listájában.
- A beállítások konfigurálása.
A Beállítások szakaszban a következő lehetőségek közül választhat:
- Aktív lap, teljes munkafüzet vagy kiválasztás átalakítása PDF-be.
- Válassza ki a dokumentum tájolását - álló vagy fekvő formátum.
- Határozza meg a papír formátumát és a margókat.
- A lap, az összes oszlop vagy az összes sor egy oldalra illesztése.
A módosítások azonnal megjelennek a dokumentumban. Előnézet a jobb oldalon.
Ha további beállításokat szeretne, kattintson a Oldal beállítása link alatt Beállítások .
- További beállítások konfigurálása (opcionális).
A Oldal beállítása párbeszédablakban egyéni fejlécet és/vagy láblécet adhat hozzá, megváltoztathatja az oldalak sorrendjét, megjelenítheti vagy elrejtheti a rácsvonalakat és így tovább.
- Mentse el a PDF-fájlt.
Ha minden szerkesztés megtörtént, kattintson a Nyomtatás gombra a fájl mentéséhez. Ez megnyitja a szabványos Excel Mentés másként párbeszédpanel, ahol kiválaszthatja a célmappát és beírhatja a fájl nevét.
Primo PDF - egy álnyomtató az Excel PDF-be való konvertálásához
A PrimoPDF egy újabb álnyomtató, amely segít az Excel-dokumentumok PDF formátumba történő exportálásában. A szoftver által biztosított funkciók és opciók nagyon hasonlóak a Foxit Readeréhez, és pontosan ugyanígy állíthatja be - válassza ki a PDF formátumot. PrimoPDF a címen Nyomtató és játsszon a beállításokkal.
Remélhetőleg az asztali és online Excel PDF-be konvertálók gyors áttekintése segített kiválasztani a győztest. Ha a bemutatott eszközök egyike sem ideális az Ön feladatára, kipróbálhat néhány alternatív módszert, például az Excel-fájlok feltöltését a Google Sheets-be, majd PDF-be történő exportálását, vagy az Excel PDF-be konvertálását az Open Office segítségével.
Bizonyos helyzetekben hasznos lehet egy Excel-munkalapot JPG, PNG vagy GIF képpé alakítani.
A következő cikkben az ellenkező feladatot fogjuk kezelni, és a PDF fájlok Excelbe történő importálásának sajátosságait vizsgáljuk meg. Köszönöm, hogy elolvasták, és remélem, jövő héten újra találkozunk!
