लेख दिखाता है कि सशर्त स्वरूपण और वीबीए की मदद से एक्सेल में रिक्त स्थान कैसे ढूंढें और हाइलाइट करें। अपनी आवश्यकताओं के आधार पर, आप केवल वास्तव में रिक्त कक्षों को रंग सकते हैं या उनमें शून्य-लंबाई वाले तार भी शामिल हैं।

जब आप किसी से एक्सेल फ़ाइल प्राप्त करते हैं या इसे बाहरी डेटाबेस से आयात करते हैं, तो यह हमेशा होता है यह सुनिश्चित करने के लिए डेटा की जांच करना एक अच्छा विचार है कि कोई अंतराल या लापता डेटा बिंदु नहीं हैं। एक छोटे से डेटासेट में, आप आसानी से सभी रिक्त स्थानों को अपनी आँखों से देख सकते हैं। लेकिन यदि आपके पास सैकड़ों या हजारों पंक्तियों वाली एक बड़ी फ़ाइल है, तो मैन्युअल रूप से रिक्त कक्षों को इंगित करना लगभग असंभव है।

यह ट्यूटोरियल आपको Excel में रिक्त कक्षों को हाइलाइट करने के 4 त्वरित और आसान तरीके सिखाएगा ताकि आप कर सकें उन्हें नेत्रहीन पहचानें। कौन सा तरीका सबसे अच्छा है? खैर, यह डेटा संरचना, आपके लक्ष्यों और "रिक्त स्थान" की आपकी परिभाषा पर निर्भर करता है।

गो टू स्पेशल के साथ खाली सेल चुनें और हाइलाइट करें

यह सरल विधि चयन करती है किसी दिए गए श्रेणी में सभी रिक्त कक्ष, जिन्हें आप तब अपनी पसंद के किसी भी रंग से भर सकते हैं।

Excel में रिक्त कक्षों का चयन करने के लिए, आपको यह करना होगा:

1. उस श्रेणी का चयन करें जहाँ आप रिक्त को हाइलाइट करना चाहते हैं। डेटा के साथ सभी सेल का चयन करने के लिए, ऊपरी-बाएँ सेल पर क्लिक करें और चयन को अंतिम उपयोग किए गए सेल तक विस्तारित करने के लिए Ctrl + Shift + End दबाएं।
2. होम टैब पर, संपादन समूह, ढूंढें & चुनें> विशेष पर जाएं । या F5 दबाएं और Special... क्लिक करें।> और ओके क्लिक करें। यह श्रेणी में सभी खाली कक्षों का चयन करेगा।

   

3. चयनित रिक्त कक्षों के साथ, होम<2 पर रंग भरें आइकन क्लिक करें> टैब, फ़ॉन्ट समूह में, और वांछित रंग चुनें। संपन्न!

   

टिप्स और नोट:

• विशेष पर जाएं सुविधा केवल सही मायने में चयन करती है खाली सेल , यानी ऐसे सेल जिनमें बिल्कुल कुछ भी नहीं है। खाली स्ट्रिंग, स्पेस, कैरेज रिटर्न, नॉन-प्रिंटिंग कैरेक्टर आदि वाले सेल को खाली नहीं माना जाता है और उनका चयन नहीं किया जाता है। परिणाम के रूप में खाली स्ट्रिंग ("") लौटाने वाले फ़ार्मुलों वाले कक्षों को हाइलाइट करने के लिए, या तो सशर्त स्वरूपण या VBA मैक्रो का उपयोग करें।
• यह विधि स्थैतिक है और एक एक बार का समाधान। आपके द्वारा बाद में किए गए परिवर्तन स्वचालित रूप से प्रतिबिंबित नहीं होंगे: नए रिक्त स्थान हाइलाइट नहीं किए जाएंगे और आपके द्वारा मूल्यों से भरे गए पूर्व रिक्त स्थान रंगीन बने रहेंगे। यदि आप एक गतिशील समाधान की तलाश कर रहे हैं, तो बेहतर होगा कि आप सशर्त स्वरूपण दृष्टिकोण का उपयोग करें।

किसी विशिष्ट कॉलम में रिक्त स्थान को फ़िल्टर करें और हाइलाइट करें

यदि आपको खाली कक्षों की परवाह नहीं है तालिका में कहीं भी, बल्कि उन कक्षों या संपूर्ण पंक्तियों को ढूंढना और हाइलाइट करना चाहते हैं जिनमें एक निश्चित कॉलम में रिक्त स्थान हैं, एक्सेल फ़िल्टर सही हो सकता हैसमाधान।

इसे पूरा करने के लिए, इन चरणों को पूरा करें:

1. अपने डेटासेट के भीतर किसी भी सेल का चयन करें और सॉर्ट & फ़िल्टर > फ़िल्टर होम टैब पर। या ऑटो-फ़िल्टर चालू करने के लिए CTRL + Shift + L शॉर्टकट दबाएं.
2. लक्षित कॉलम के लिए ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें और रिक्त मानों को फ़िल्टर करें. इसके लिए, सभी का चयन करें बॉक्स को साफ़ करें, और फिर (रिक्त स्थान) का चयन करें।
3. कुंजी कॉलम या संपूर्ण पंक्तियों में फ़िल्टर किए गए कक्षों का चयन करें और <1 चुनें> उस रंग को भरें जिसे आप लगाना चाहते हैं।

हमारी नमूना तालिका में, हम इस तरह फ़िल्टर कर सकते हैं, और फिर उन पंक्तियों को हाइलाइट कर सकते हैं जहां SKU सेल खाली हैं:

टिप्पणियाँ:

• पिछली पद्धति के विपरीत, यह दृष्टिकोण उन सूत्रों को मानता है जो रिक्त स्ट्रिंग्स ("") को रिक्त कक्षों के रूप में लौटाते हैं।<10
• यह समाधान बार-बार बदले गए डेटा के लिए उपयुक्त नहीं है क्योंकि आपको प्रत्येक परिवर्तन के साथ फिर से सफाई और हाइलाइट करना होगा।

सशर्त स्वरूपण के साथ Excel में रिक्त कक्षों को कैसे हाइलाइट करें

पहले चर्चा की गई दोनों तकनीकें सीधी और संक्षिप्त हैं, लेकिन उनमें एक महत्वपूर्ण खामी है - कोई भी विधि डेटासेट में किए गए परिवर्तनों पर प्रतिक्रिया नहीं करती है। उनके विपरीत, सशर्त स्वरूपण एक गतिशील समाधान है, जिसका अर्थ है कि आपको केवल एक बार नियम स्थापित करने की आवश्यकता है। जैसे ही एक खाली सेल किसी भी मूल्य से भरा जाता है, रंग तुरंत चला जाएगा। और इसके विपरीत, एक बार एक नया रिक्त दिखाई देने पर, यहस्वचालित रूप से हाइलाइट हो जाएगा।

उदाहरण 1. किसी श्रेणी में सभी रिक्त कक्षों को हाइलाइट करें

किसी श्रेणी में सभी रिक्त कक्षों को हाइलाइट करने के लिए, Excel सशर्त स्वरूपण नियम को इस प्रकार कॉन्फ़िगर करें:

1. उस श्रेणी का चयन करें जिसमें आप रिक्त कक्षों को हाइलाइट करना चाहते हैं (हमारे मामले में A2:E6)।
2. होम टैब पर, शैली<में 2> समूह, नया नियम > यह निर्धारित करने के लिए सूत्र का उपयोग करें कि किन कक्षों को प्रारूपित करना है .
3. मूल्यों को प्रारूपित करें जहां यह सूत्र सत्य है बॉक्स में, नीचे दिए गए सूत्रों में से एक दर्ज करें, जहां A2 चयनित श्रेणी का ऊपरी-बायां सेल है:

   हाइलाइट करने के लिए बिल्कुल खाली सेल जिनमें कुछ भी नहीं है:

   =ISBLANK(A2)

   उन प्रतीत होने वाले रिक्त कक्षों को भी हाइलाइट करने के लिए जिनमें शून्य-लंबाई वाले स्ट्रिंग ("") शामिल हैं, जिन्हें आपके फ़ार्मुलों द्वारा लौटाया गया है:

   =LEN(A2)=0

   या

   =A2=""

4. फ़ॉर्मेट बटन पर क्लिक करें, भरें टैब पर स्विच करें, वांछित पृष्ठभूमि रंग चुनें और ठीक क्लिक करें।
5. नियम को बचाने और मुख्य डायलॉग विंड को बंद करने के लिए ओके पर क्लिक करें ow.

   

विस्तृत चरणों के लिए, कृपया Excel में एक सूत्र-आधारित सशर्त स्वरूपण नियम बनाएँ देखें।

उदाहरण 2. उन पंक्तियों को हाइलाइट करें जो एक विशिष्ट कॉलम में रिक्त स्थान हैं

ऐसी स्थिति में जब आप उन सभी पंक्तियों को हाइलाइट करना चाहते हैं जिनमें किसी विशेष कॉलम में खाली सेल हैं, तो बस ऊपर चर्चा किए गए सूत्रों में एक छोटा सा बदलाव करें ताकि वे उस सेल को संदर्भित कर सकेंविशिष्ट कॉलम, और $ चिह्न के साथ कॉलम समन्वय को लॉक करना सुनिश्चित करें।

उदाहरण के लिए, कॉलम बी में रिक्त स्थान वाली पंक्तियों को हाइलाइट करने के लिए, कॉलम हेडर के बिना पूरी तालिका का चयन करें (इस उदाहरण में ए 2: ई 6) और इन सूत्रों में से किसी एक के साथ नियम बनाएं:

बिल्कुल रिक्त कक्षों को हाइलाइट करने के लिए :

=ISBLANK($B2)

रिक्त स्थान को हाइलाइट करने के लिए और कोशिकाओं में खाली स्ट्रिंग्स :

=LEN($B2)=0

या

=$B2=""

परिणामस्वरूप, केवल वे पंक्तियाँ जहाँ एक SKU सेल है खाली हाइलाइट किए गए हैं:

अधिक जानकारी के लिए, कृपया रिक्त कक्षों के लिए एक्सेल सशर्त स्वरूपण देखें।

VBA के साथ खाली होने पर हाइलाइट करें

यदि आप चीजों को स्वचालित करने के शौकीन हैं, आप एक्सेल में खाली कोशिकाओं को रंगने के लिए निम्नलिखित वीबीए कोड उपयोगी पा सकते हैं। रिक्त कक्ष जिनमें बिल्कुल कुछ भी नहीं है।

एक चयनित श्रेणी में सभी रिक्त कक्षों को रंगने के लिए, आपको कोड की केवल एक पंक्ति की आवश्यकता है:

पूर्वनिर्धारित वर्कशीट और रेंज में रिक्त स्थान हाइलाइट करने के लिए (नीचे दिए गए उदाहरण में शीट 1 पर श्रेणी A2:E6), यह है उपयोग करने के लिए कोड:

आरजीबी रंग के बजाय, आपरंग नाम से पहले "vb" टाइप करके 8 मुख्य आधार रंगों में से एक को लागू कर सकते हैं, उदाहरण के लिए:

Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Interior.Color = vbBlue

या आप रंग सूचकांक निर्दिष्ट कर सकते हैं जैसे:

Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Interior.ColorIndex = 6

मैक्रो 2: खाली रंग और खाली स्ट्रिंग

खाली स्ट्रिंग को खाली के रूप में लौटाने वाले फ़ार्मुलों वाले विज़ुअली खाली सेल की पहचान करने के लिए, जांचें कि क्या हर सेल की टेक्स्ट प्रॉपर्टी है चयनित श्रेणी में = "", और यदि सही है, तो रंग लागू करें।

चयनित श्रेणी में सभी रिक्त स्थान और रिक्त स्ट्रिंग को हाइलाइट करने के लिए यहां कोड दिया गया है:

कैसे डालें और मैक्रो चलाएँ

अपनी कार्यपुस्तिका में मैक्रो जोड़ने के लिए, इन चरणों को पूरा करें:

1. विज़ुअल बेसिक एडिटर खोलने के लिए Alt + F11 दबाएँ।
2. बाईं ओर प्रोजेक्ट एक्सप्लोरर में, लक्ष्य कार्यपुस्तिका पर राइट-क्लिक करें और फिर सम्मिलित करें > मॉड्यूल क्लिक करें।<10
3. दाईं ओर कोड विंडो में, VBA कोड पेस्ट करें।

मैक्रो चलाने के लिए , आपको यही करना है:

विस्तृत चरण-दर-चरण निर्देशों के लिए, कृपया देखें:

• इसमें VBA कोड कैसे डालें और चलाएं एक्सेल
• कैसे करेंएक्सेल में एक मैक्रो चलाएँ

इसी तरह एक्सेल में रिक्त कक्षों को खोजें, चुनें और हाइलाइट करें। पढ़ने के लिए मैं आपको धन्यवाद देता हूं और आशा करता हूं कि अगले सप्ताह हमारे ब्लॉग पर आपसे मुलाकात होगी!

डाउनलोड उपलब्ध हैं

सशर्त स्वरूपण (.xlsx फ़ाइल) के साथ रिक्त स्थान हाइलाइट करें

रंग के लिए VBA मैक्रोज़ खाली सेल (.xlsm फ़ाइल)