Aujourd'hui, je vais vous montrer comment répondre automatiquement aux e-mails dans Outlook sans utiliser de compte Exchange Server (comptes POP3/IMAP). Si vous n'êtes pas sûr du compte de messagerie que vous utilisez, vous pouvez commencer par ceci : Comment savoir quel compte de messagerie j'utilise ?

Comment déterminer le type de votre (vos) compte(s) de courrier électronique

Une fois que vous avez décidé que la réponse automatique doit figurer sur votre liste de contrôle de préparation aux vacances, la première chose à faire est de déterminer le compte de messagerie dont vous disposez - serveur Exchange ou Outlook POP/IMAP.

Le moyen le plus simple de vérifier le type de votre compte de messagerie est d'aller dans l'onglet Fichier tab> ; Info et regardez sous le Informations sur le compte .

Si vous avez plusieurs comptes, cliquez sur la petite erreur noire sur le côté droit pour ouvrir la liste déroulante avec tous vos comptes. Maintenant vous pouvez voir quel compte est basé sur Microsoft Exchange et quel compte est POP/IMAP.

Si vous avez besoin d'informations plus détaillées sur vos comptes (en particulier, vous pouvez vérifier quel est le compte par défaut), regardez sous la rubrique Paramètres du compte.

Dans Outlook 2010 et Outlook 2013, passez à l'onglet Onglet Fichier> ; Info> ; Paramètres du compte> ; Paramètres du compte...

Un double " Paramètres du compte "Le texte ci-dessus n'est pas une erreur d'impression :-) Vous devez d'abord cliquer sur le bouton carré, puis choisir l'option de l'écran de contrôle. Paramètres du compte... dans la liste déroulante, comme le montre la capture d'écran ci-dessous (si vous ne disposez pas d'un compte de messagerie basé sur Exchange, ce sera en fait le seul choix qui vous sera proposé).

En cliquant sur le Paramètres du compte... ouvrira la fenêtre suivante :

Dans Outlook 2007, vous pouvez l'ouvrir en allant à Outils> ; Paramètres des comptes> ; Courriel .

Dans Outlook 2003, vous pouvez le trouver sous Outils> ; Comptes e-mail.> ; Afficher ou modifier les comptes e-mail existants> ; Suivant .

Maintenant que vous savez quel type de compte de messagerie vous utilisez, vous pouvez commencer à configurer votre réponse automatique immédiatement.

Configuration de la réponse automatique hors du bureau pour les comptes POP3/IMAP d'Outlook

Contrairement aux comptes Exchange Server, les comptes POP3 et IMAP ne disposent pas de la fonction de réponse automatique (formellement, cette fonction n'est pas disponible sur les comptes Exchange Server). Assistant de bureau Néanmoins, vous pouvez toujours configurer Outlook pour qu'il réponde automatiquement à une partie ou à la totalité de vos messages électroniques entrants pendant que vous profitez de vos vacances.

Note : Dans le cas des comptes POP/IMAP, Outlook doit toujours être en cours d'exécution et configuré pour vérifier de façon intermittente les nouveaux messages. Naturellement, votre ordinateur doit être allumé pendant tout ce temps.

Bien sûr, il n'est pas très pratique, voire dangereux, de laisser une machine en état de marche sans surveillance pendant une longue période, mais il n'y a pas d'autre solution. Cependant, certains fournisseurs de messagerie (par exemple Gmail ou Outlook.com) permettent de créer des réponses automatiques directement sur leurs sites web. Je vous conseille donc tout d'abord de vérifier auprès de votre fournisseur de messagerie s'il est possible de configurer votre réponse automatique pour les vacances sur leur site web.côté.

Vous trouverez ci-dessous les instructions étape par étape sur la façon de créer une réponse automatique en dehors du bureau sans utiliser un compte Exchange Server. Vous pouvez le faire en utilisant un modèle de courriel en combinaison avec les règles d'Outlook. Mais soyez conscient que cette fonctionnalité est disponible dans Outlook 2010 à partir du Service Pack 1 d'Office 2010. Ok, mettons-nous au travail !

Création d'un modèle de message de réponse automatique

1. Tout d'abord, nous devons créer un modèle avec le message d'absence du bureau qui sera automatiquement envoyé aux personnes qui vous ont envoyé un courriel. Vous faites cela de la manière habituelle en cliquant sur le bouton Nouvel Email sur le bouton Accueil onglet.
2. Composez le texte de votre réponse automatique. S'il est destiné à votre compte personnel, il peut être similaire à ce que vous voyez dans la capture d'écran ci-dessous. Pour les messages professionnels en dehors du bureau, vous aurez probablement besoin de quelque chose d'un peu plus formel :)
3. Lorsque vous avez fini de rédiger le message, sauvegardez-le en cliquant sur Fichier > ; Enregistrer sous dans la fenêtre de message.
4. Dans le Enregistrer sous donnez un nom à votre modèle de réponse automatique et choisissez de l'enregistrer en tant que Modèle Outlook (*.oft) Après cela, cliquez sur le bouton Sauvez bouton.

Un mot d'avertissement pour les utilisateurs avancés : ne changez pas le dossier de destination de ce fichier, enregistrez-le exactement à l'emplacement suggéré par Microsoft, à savoir dans le répertoire Microsoft> ; Modèles Pourquoi aux utilisateurs avancés ? me direz-vous, parce qu'un nouvel utilisateur n'oserait même pas penser à changer quoi que ce soit sans qu'on lui dise explicitement de le faire :) .

Bien, nous avons fait la première partie du travail et maintenant vous devez créer une règle pour répondre automatiquement aux nouveaux messages électroniques.

Configuration d'une règle de réponse automatique pour les vacances

1. Commencez à créer une nouvelle règle comme vous le faites habituellement en cliquant sur le bouton Nouvelle règle bouton sous Onglet Accueil> ; Règles> ; Gérer les règles & ; Alertes .
2. Choisissez de " Commencez à partir d'une règle vierge " et " Appliquer des règles aux messages que je reçois "et cliquez ensuite sur Suivant .
3. Indiquez les conditions que vous souhaitez vérifier. Si vous définissez une réponse automatique en dehors du bureau pour tous les messages entrants reçus de tous vos comptes, vous n'avez pas besoin de cocher d'éléments ici.

   Si vous souhaitez que les réponses automatiques ne soient envoyées que pour les messages reçus de l'un de vos comptes, ou contenant des mots spécifiques dans le sujet ou le corps, ou reçus de personnes spécifiques, cochez les options correspondantes dans la partie supérieure de la boîte de dialogue sous Étape 1 : Sélectionner la ou les conditions puis cliquez sur les valeurs soulignées sous Étape 2 : modifier la description de la règle .

   Par exemple, je crée une règle pour répondre automatiquement à tous les messages reçus par l'intermédiaire de mon ordinateur. Compte personnel et mes paramètres ressemblent à ceci :

4. À l'étape suivante, vous définissez ce que vous voulez faire avec les messages. Puisque nous voulons répondre en utilisant un modèle spécifique nous choisissons exactement cette option et cliquons ensuite sur un modèle spécifique sous Étape 2 : modifier la description de la règle pour choisir le modèle que nous voulons.
5. Dans le " Sélectionnez un modèle de réponse dans la boîte de dialogue " ", dans le Regarder à l'intérieur choisissez Modèles d'utilisateur dans le système de fichiers et sélectionnez le modèle que nous avons créé il y a quelques minutes (out-of-office-reply).

   Cliquez sur Ouvrir et cela vous ramènera à la Règles où vous cliquez sur Suivant .

   Voir également: Fonction MATCH d'Excel avec exemples de formules
6. Dans cette étape, vous devez définir des exceptions à votre règle de réponse automatique. Cette étape n'est pas obligatoire, et la pratique courante est de la sauter et de ne pas ajouter d'exceptions. Cependant, si vous ne voulez pas envoyer d'avis d'absence du bureau à certains expéditeurs ou aux messages reçus d'un de vos comptes, vous pouvez cocher " sauf s'il s'agit de personnes ou de groupes publics " ou " sauf par le biais du compte spécifié "Ou bien, vous pouvez choisir parmi une poignée d'autres exceptions à votre disposition.

   Note : Certaines personnes choisissent également de ne pas répondre automatiquement aux courriels retournés (si le sujet contient "returned mail" ou "undeliverable" etc.) afin de ne pas créer une boucle infinie entre deux serveurs de messagerie et de ne pas encombrer leur boîte de réception de messages non distribués. Mais il s'agit en fait d'une précaution supplémentaire, car le " répondre en utilisant un modèle spécifique "Cette règle n'enverra que votre réponse automatique. une fois au cours d'une même session Et si vous définissez une exception de ce type, une réponse automatique ne sera pas envoyée à absolument tous les courriels contenant le mot ou la phrase spécifié(e) dans l'objet, par exemple " Que dois-je faire lorsque je reçois un courrier retourné ? ".

7. Il s'agit de la dernière étape où vous spécifiez un nom pour votre règle de réponse automatique et où vous vérifiez la description de la règle. D'accord assurez-vous que la règle est activée et cliquez sur le bouton Finition pour enregistrer la règle. C'est tout !

De la même manière, vous pouvez configurer plusieurs règles de réponse automatique pour les vacances, par exemple avec des messages texte différents pour vos comptes de messagerie personnels et professionnels, ou pour les messages reçus de certaines personnes. Par exemple, dans une réponse automatique personnelle destinée à vos amis, vous pouvez laisser un numéro de téléphone auquel vous êtes joignable, tandis que dans votre réponse automatique professionnelle, vous pouvez spécifier l'adresse électronique de votre assistant ou de votre responsable de la communication.un collègue qui peut s'occuper des questions les plus urgentes pendant votre congé.

Conseil : Si vous créez quelques règles de réponse automatique, vous pouvez cocher la case " Ne plus traiter de règles supplémentaires "Cette option est disponible à la troisième étape de la procédure d'inscription. Assistant de règles lorsque vous spécifiez ce que vous voulez faire avec le message. Cependant, soyez très prudent lorsque vous choisissez cette option. Si vous avez d'autres règles dans votre Outlook et vous voulez qu'elles soient appliquées aux messages entrants pendant vos vacances, ne pas utiliser "Arrêter de traiter d'autres règles". .

Important : n'oubliez pas de désactiver votre règle de réponse automatique à votre retour :) Vous pouvez le faire via Onglet Accueil> ; Règles> ; Gérer les règles & ; Alertes Il peut également être judicieux de créer une tâche Outlook ou un rappel de tâches qui vous rappellera de désactiver la règle de réponse automatique en dehors du bureau.

Comment définir une réponse automatique aux vacances pour les comptes Gmail ?

Gmail est l'un des fournisseurs de messagerie qui vous permet de configurer des réponses automatiques pour les vacances sur leurs sites web. De cette façon, vous n'aurez pas à laisser votre PC en fonctionnement lorsque vous êtes absent. Vous configurez les réponses automatiques de Gmail pour les vacances. autorépondeur de vacances de la manière suivante.

1. Connectez-vous à Gmail.
2. Cliquez sur l'icône de l'engrenage dans le coin supérieur droit et sélectionnez Paramètres .
3. Sur le Général Faites défiler l'écran jusqu'à l'onglet Intervenant en vacances et sélectionnez " Répondeur de vacances sur ".
4. Programmez votre réponse automatique de vacances en définissant le premier et le dernier jour (facultatif), puis tapez l'objet et le corps de votre message. Si vous ne spécifiez pas la date de fin, n'oubliez pas de définir l'option " Rappel des vacances "C'est assez facile, n'est-ce pas ?

   Conseil : Il peut être judicieux de sélectionner " Envoyer une réponse uniquement aux personnes figurant dans mes contacts ". Contrairement au serveur Microsoft Exchange et à Outlook qui n'envoient une réponse automatique à chaque expéditeur qu'une seule fois, Gmail enverra votre réponse automatique de vacances tous les 4 jours à chaque personne qui vous envoie plusieurs e-mails. Et si vous recevez beaucoup de spams ou si vous partez pour une longue période, cela peut vous éviter un grand nettoyage à votre retour.

Comment configurer des réponses automatiques aux vacances pour les comptes Outlook.com et Hotmail ?

Les comptes Outlook.com (anciennement Hotmail) vous permettent également de définir les réponses automatiques en dehors du bureau directement sur les sites web Hotmail et Outlook.com. Cette fonction est appelée réponses automatiques aux vacances et vous pouvez le configurer de cette façon.

1. Rendez-vous sur Outlook.com (ou Windows Live Hotmail) et connectez-vous.
2. Si vous avez un Outlook.com cliquez sur le bouton Engrenage icône dans le coin supérieur droit à côté de votre nom et sélectionnez " Autres paramètres de courrier ".

   Si vous avez un Hotmail cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit, puis choisissez Options> ; Courrier .

3. Sous " Gestion de votre compte ", sélectionnez " Envoi de réponses automatiques aux vacances "pour configurer les paramètres de votre réponse automatique.
4. Outlook.com ne propose pas d'option pour programmer vos réponses en dehors du bureau, il vous suffit donc de sélectionner " Envoyer des réponses de vacances aux personnes qui m'envoient des e-mails "et tapez le texte de votre avis de vacances.

Notez que le " Répondre uniquement à vos contacts L'option " est cochée par défaut sous le message de réponse aux vacances. Si vous souhaitez répondre automatiquement aux e-mails de tout le monde, vous pouvez bien sûr la décocher. Cependant, il peut être raisonnable de la laisser cochée pour déjouer les spammeurs.

Remarque : Si vous avez un nouveau compte Outlook.com, l'icône Réponse aux vacances Il se peut que la fonction soit désactivée. Microsoft l'activera automatiquement après quelques jours d'utilisation de votre compte. Si vous souhaitez l'activer immédiatement, vous devrez vérifier votre compte à l'aide d'un numéro de téléphone mobile, ce que vous pouvez faire en utilisant la page Ajouter un téléphone.

Voilà, c'est tout ce que vous devez savoir sur les réponses automatiques sur différents comptes de messagerie. Maintenant que votre réponse automatique en dehors du bureau est correctement configurée, fermez votre ordinateur (n'oubliez pas de le laisser en marche si vous utilisez un compte POP/IMAP) et profitez de vos vacances :).