Tässä artikkelissa opit Outlookin digitaalisesta allekirjoituksesta, sähköpostiyhteyksien salaamisesta SSL / TLS:llä ja muista tavoista lähettää suojattua sähköpostia Outlookissa 365 - 2010.

Viime viikolla käsittelimme eri tapoja lähettää salattuja sähköpostiviestejä Outlookissa. Tänään tarkastelemme tarkemmin toista tekniikkaa sähköpostiviestien suojaamiseksi - Outlookin digitaalinen allekirjoitus .

Kelvollinen digitaalinen allekirjoitus todistaa sähköpostiviestin aitouden ja osoittaa vastaanottajalle, että viestin on luonut tunnettu lähettäjä ja että sen sisältöä ei ole muutettu lähetyksen aikana.

Jatkossa tässä artikkelissa opit, miten voit nopeasti lähettää turvallisia digitaalisesti allekirjoitettuja viestejä Outlook 365, 2021, 2019, 2016, 2013 ja 2010 -ohjelmassa ja tutkia muutamia muita sähköpostin suojaustapoja:

Lähetä suojattua sähköpostia Outlookissa käyttämällä digitaalista allekirjoitusta.

Sähköpostin digitaalinen allekirjoittaminen Outlookissa ei ole sama asia kuin tekstin tai graafisen allekirjoituksen lisääminen lähtevien viestien loppuun. Sähköpostiviestin allekirjoitus on yksinkertaisesti mukautettu lopputervehdyksesi, jonka kuka tahansa voi kopioida tai jäljitellä.

Outlookin digitaalinen allekirjoitus on eri asia - se lisää viestiin ainutlaatuisen digitaalisen merkkisi. Allekirjoittamalla sähköpostiviestin digitaalisella allekirjoituksella lisäät digitaaliseen tunnisteeseesi (allekirjoitusvarmenne) liittyvän varmenteesi ja julkisen avaimesi. Näin todistat vastaanottajalle, että viesti on peräisin luotettavalta lähettäjältä ja että sen sisältö on ehjä.

Jotta voit lähettää turvallisia Outlook-sähköposteja digitaalisen allekirjoituksen avulla, tarvitset kaksi perusasiaa:

• Digitaalinen tunnus (sähköpostivarmenne). Katso, mistä ja miten voit hankkia digitaalisen tunnuksen.
• Määritä allekirjoitusvarmenne Outlookissa . Edellisessä artikkelissa käsiteltiin myös sitä, miten voit määrittää salausvarmenteen Outlookissa. Allekirjoitusvarmenteen määrittämiseksi suoritat täsmälleen samat vaiheet sillä erotuksella, että valitset lisättäväksi Allekirjoitusvarmenne salausvarmenteen sijasta.

Jos digitaalinen tunnuksesi on voimassa sekä sähköpostin salaukseen että digitaaliseen allekirjoittamiseen (ja useimmat sähköpostivarmenteet ovat), ei ole väliä, kumman vaihtoehdon valitset, sillä molemmat varmenteet määritetään joka tapauksessa.

Kuinka allekirjoittaa yksittäinen Outlook-sähköposti digitaalisella allekirjoituksella?

Kun digitaalinen allekirjoitusvarmenne on käytössä, jatka seuraavia vaiheita.

Kun olet laatimassa viestiä tai vastaamassa siihen, siirry kohtaan Asetukset-välilehti> Luparyhmä ja napsauta Kirjaudu nappi.

Jos et näe Kirjaudu painiketta, toimi sitten seuraavasti:

1. Suuntaa osoitteeseen Vaihtoehdot tab> Lisää vaihtoehtoja ryhmää ja napsauta pientä alaspäin osoittavaa nuolikuvaketta ( Vaihtoehdot-valintaikkuna Launcher ) alakulmassa.

   

2. Napsauta Suojausasetukset-painiketta ja tarkista Lisää digitaalinen allekirjoitus tähän viestiin.

   

3. Sulje valintaikkuna napsauttamalla OK ja lähetä sähköpostiviesti tavalliseen tapaan napsauttamalla painiketta Lähetä nappi.

Miten digitaalisesti allekirjoittaa kaikki sähköpostit viestit lähetät Outlookissa

1. Avaa Outlookissa Trust Center dialogi: siirry Tiedosto-välilehti> Asetukset> Luottamuskeskus ja napsauta Luottokeskuksen asetukset nappi.

   

2. Vaihda Sähköpostin turvallisuus välilehti ja valitse Digitaalisen allekirjoituksen lisääminen lähteviin viesteihin osoitteessa Salattu sähköposti .

   

3. Voit valita tarvittaessa jonkin lisävaihtoehdon:
   • Valitse Lähetä allekirjoitettu selkotekstiviesti, kun lähetät allekirjoitettuja viestejä jos haluat, että vastaanottajat, joilla ei ole S/MIME-suojausta, voivat lukea lähettämiäsi viestejä. Tämä valintaruutu on oletusarvoisesti valittuna.
   • Tarkista Pyydä S/MIME-vastaanottoa kaikille S/MIME-allekirjoitetuille viesteille. jos haluat varmistaa, että vastaanottajat ovat vastaanottaneet digitaalisesti allekirjoitetun sähköpostiviestisi muuttumattomana. Kun valitset tämän vaihtoehdon, varmistustiedot lähetetään sinulle erillisessä viestissä.
   • Jos sinulla on useita allekirjoitusvarmenteita, voit Valitse asianmukainen digitaalinen tunniste napsauttamalla Asetukset-painiketta.
4. Sulje kaikki avoimet valintaikkunat napsauttamalla OK.

   Huomautus: Jos lähetät arkaluonteisia tai ehdottoman luottamuksellisia tietoja, voit myös salata sähköpostin varmistaaksesi täydellisen yksityisyyden.

Muita tapoja lähettää suojattua sähköpostia Outlookissa

Myönnettäköön, että sähköpostin salaus ja Outlookin digitaalinen allekirjoitus ovat yleisimpiä menetelmiä suojattujen sähköpostien lähettämiseen Outlookissa ja muissa sähköpostiohjelmissa. Vaihtoehtosi eivät kuitenkaan rajoitu näihin kahteen vaihtoehtoon, vaan käytettävissäsi on vielä muutamia muita sähköpostin suojauskeinoja:

Sähköpostiyhteyksien salaus SSL:llä tai TLS:llä

Voit käyttää Secure Socket Layer (SSL) tai Kuljetuskerroksen tietoturva (TLS) salaus, jolla suojataan sähköpostin tarjoajan ja tietokoneen (matkapuhelimen tai muun laitteen) välinen yhteys. Nämä salausmenetelmät toimivat samalla tavalla kuin suojausjärjestelmät, joita käytetään verkkotapahtumien ja -ostosten suojaamiseen.

Jos käytät verkkoselainta sähköpostin käsittelyyn, varmista, että SSL/TLS-salaus on käytössä. Jos se on käytössä, verkkosivuston osoite (URL) alkaa kirjaimella https tavanomaisen http , kuten näet alla olevasta kuvakaappauksesta:

Microsoft Outlookissa voit määrittää salatun yhteyden tällä tavalla:

1. Mene osoitteeseen Tiedosto-välilehti> Tiliasetukset> Tiliasetukset...
2. Kaksoisnapsauta tiliä, jonka SSL-yhteyden haluat ottaa käyttöön, ja napsauta sitten valintaa Lisää asetuksia... nappi.

   

3. Siirry Lisäasetukset-välilehdelle ja tarkista Tämä palvelin vaatii salatun yhteyden (SSL). laatikko.
4. Valitse salaustyyppi pudotusvalikosta vieressä olevasta luettelosta. Käytä seuraavanlaisia salattuja yhteyksiä .

   

Se, minkä salaustyypin valitset, riippuu sähköpostipalveluntarjoajasi vaatimuksista. Yleensä he antavat yksityiskohtaiset ohjeet salatun yhteyden määrittämiseen, joten toivottavasti sinulla ei ole vaikeuksia tämän kanssa.

Salasanalla suojattujen zip-tiedostojen lähettäminen

Jos sinun on lähetettävä luottamuksellisia tietoja sähköpostitse tekstidokumenttina, Excel-taulukkolaskentataulukkona tai muuna tiedostona, voit suojautua luvattomalta käytöltä paketoimalla tiedoston ja suojaamalla sen salasanalla.

Kuinka pakata / zipata tiedosto tai kansio

Uskon, että kaikki tietävät, miten tiedostoja tai kansioita voi pakata (tai zipata) Windowsissa. Muistutan teitä tavasta vain täydellisyyden vuoksi : )

Etsi Windows Explorerissa tiedosto tai kansio, jonka haluat pakata, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Lähetä osoitteeseen> Pakattu (zipped) kansio osoitteesta kontekstivalikosta.

Uusi zip-kansio luodaan samaan paikkaan.

Miten suojata pakattu kansio salasanalla

Jos satut vielä käyttämään Windows XP , voit suojata pakatun kansion sisällön salasanalla Windowsin keinoin. Toimenpide on hyvin yksinkertainen:

1. Kaksoisnapsauta suojattavaa pakattua kansiota ja napsauta sitten Lisää salasana on Tiedosto valikko.
2. Kirjoita salasana Salasana-ruutuun.

Huomautus: Muista, että pakattujen tiedostojen ja kansioiden salasanoja ei voi palauttaa Windowsissa. Muista siis käyttää jotain, jonka voit helposti muistaa.

Jos käytät Windows 7 tai Windows 8 Miksi Microsoft on poistanut salasanasuojausominaisuuden, jota monet käyttivät, on minulle täysi mysteeri. Eikö ohjelmistojen uusien versioiden pitäisi lisätä uusia ominaisuuksia eikä päinvastoin?

Joka tapauksessa, jos käytät Windows 7:ää tai Windows 8:a, voit käyttää jotakin kolmannen osapuolen arkistointiohjelmistoa, jossa on salasanasuojausominaisuus, esimerkiksi 7-Zip - ilmainen avoimen lähdekoodin tiedostoarkistointiohjelma.

Itse pidän WinRar-ohjelmasta enemmän (näet sen valintaikkunan alla olevassa kuvakaappauksessa), mutta tämä on vain makuasia.

Kun tärkeä asiakirjasi on pakattu ja suojattu salasanalla, voit lähettää sen turvallisesti sähköpostin liitetiedostona. Älä vain unohda antaa salasanaa vastaanottajalle erillisessä sähköpostiviestissä, Skypen kautta tai puhelimitse.

Vinkki. Jos on Kun olet saanut Digital ID -varmenteen, voit lisäksi salata zip-tiedoston ja allekirjoittaa sen digitaalisella allekirjoituksella. Voit tehdä tämän napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella .exe-tiedostoa Windows Explorerin hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla vaihtoehdon Allekirjoita ja salaa vaihtoehto kontekstivalikosta.

Jos lähetät erittäin luottamuksellisen asiakirjan ja etsit täydellistä yksityisyyttä, voit myös salata koko sähköpostiviestin, mukaan lukien liitteet, kuten on kuvattu kohdassa Salatun sähköpostin lähettäminen Outlookissa.

Ja tässä kaikki tältä päivältä, kiitos kun luitte!