Artikkelissa kerrotaan, miten erilaisia PDF-tiedostoja viedään Exceliin manuaalisesti tai ilmaisilla verkkomuuntimilla ja miten valitaan tietylle tiedostotyypille parhaiten sopiva muuntomenetelmä.

PDF-muodosta, joka mahdollistaa asiakirjojen esittämisen käyttäjän ohjelmistosta, laitteistosta tai käyttöjärjestelmästä riippumatta, on jo tullut sähköisen tiedostojen vaihdon tosiasiallinen standardi.

Jos pyydät joltakulta tietoja, ja jos tämä henkilö on hyvää tarkoittava, on hyvin mahdollista, että saat siististi muotoillun PDF-dokumentin, jossa on pyydetyt tiedot sekä taulukoita, grafiikoita ja kaavioita, joita voit tarkastella.

PDF-tiedostot on kuitenkin tarkoitettu vain tietojen katseluun, ei niiden käsittelyyn. Jos siis tehtäväsi edellyttää tietojen uudelleenjärjestelyä lisäanalyysiä varten, sinun on joko pyydettävä vastaavalta taholta toinen tiedosto tai muunnettava PDF-dokumentti muokattavaan muotoon. Tämä opetusohjelma opettaa sinulle, miten tuot tiedoston PDF:stä Exceliin vain muutamassa minuutissa.

Oikean menetelmän valitseminen PDF:n muuntamiseen Exceliin

Oikean menetelmän valitseminen tietyn PDF-tiedoston muuntamiseksi Exceliin riippuu siitä, miten kyseinen PDF-dokumentti on luotu. Joku saattaa ajatella, että kaikki PDF-tiedostot ovat pohjimmiltaan samanlaisia, mutta todellisuudessa ne eivät ole.

Jos PDF-dokumentti on saatu elektroninen lähde kuten Word-dokumentti tai Excel-taulukko, se sisältää tekstimerkkejä, joita Microsoft Office -sovellukset sekä erilaiset PDF-muunninohjelmat voivat lukea ja tulkita. Jos haluat tuoda tällaisen PDF-tiedoston Exceliin, voit tehdä sen manuaalisesti tai käyttää kolmannen osapuolen PDF:stä Exceliin -muunnintaohjelmia tai Adoben ohjelmistoja.

PDF-tiedosto voidaan luoda myös skannaamalla jokin paperiasiakirja tai käyttämällä jotakin muuta laitetta, joka ottaa vastaan kuva Tässä tapauksessa PDF-tiedosto on vain staattinen kuva, ja sen viemiseksi muokattavaksi Excel-taulukoksi tarvitaan erityinen OCR-ohjelmisto.

Muunna PDF-tiedosto Exceliin Wordilla

Satunnaisia PDF:stä Exceliin -muunnoksia varten et ehkä halua etsiä erityistä työkalua, vaan voit tehdä työn sillä, mitä sinulla on käsilläsi, eli millä tahansa PDF-katseluohjelmalla, Microsoft Excelillä ja Wordilla. Muistathan, että tämä menetelmä toimii vain sähköisesti luoduille PDF-dokumenteille.

Lyhyesti sanottuna muuntaminen edellyttää, että tiedot viedään ensin Word-asiakirjaan ja kopioidaan sitten Excel-työkirjaan. Yksityiskohtaiset vaiheet ovat jäljempänä.

1. Kopioi lähdetaulukko PDF-tiedostosta.

Avaa PDF-tiedosto Adobe Readerissa tai muussa PDF-katseluohjelmassa, valitse taulukko, jonka haluat muuntaa Exceliin, ja kopioi se leikepöydälle painamalla Ctrl + C.

2. Liitä taulukko Word-asiakirjaan.

Avaa uusi Word-asiakirja ja liitä kopioidut tiedot painamalla Ctrl + V . Saat jotain tämän kaltaista:

3. Muunna kopioidut tiedot taulukoksi (valinnainen).

Jos PDF-tietosi on liitetty Word-asiakirjaan oikein jäsenneltynä taulukkona, kuten yllä olevassa kuvakaappauksessa, ohita tämä vaihe.

Jos tiedot on lisätty Wordiin tekstinä eikä taulukkona, voit muuntaa ne taulukoksi jollakin seuraavista tavoista:

• Nopea tapa. Paina Ctrl + A valitaksesi kaikki tiedot, vaihda sitten Lisää välilehteä ja napsauta Taulukko > Sisäänrakennettu pöytä...

  Tämän pitäisi muuntaa liitetyt tiedot huonosti muotoilluksi mutta oikein jäsennellyksi Word-taulukoksi.

• Jos nopea tapa ei tuottanut odotettua tulosta, valitse kaikki tiedot ja napsauta painiketta Lisää> Taulukko>Muunna teksti taulukoksi... Valintaikkuna tulee näkyviin, ja valitset Muut osoitteessa Erillinen teksti osoitteessa , napsauta sen vieressä olevaa pientä laatikkoa, poista se, mitä siinä on, kirjoita välilyönti ja paina painiketta OK .

  

4. Kopioi taulukko Wordista Exceliin.

Valitse Microsoft Word -asiakirjassa kaikki tiedot ( Ctrl + A ), avaa uusi Excel-taulukko, valitse mikä tahansa solu (tämä on taulukon vasemmanpuoleisin solu) ja paina Ctrl + V liittääksesi Wordista kopioidut tiedot.

5. Muotoile ja muokkaa Excel-taulukkoa.

Jos muunnat pienen ja yksinkertaisen taulukon, tämä vaihe ei välttämättä ole tarpeen. Kokemukseni mukaan on kuitenkin hyvin harvinaista, että PDF:stä Exceliin manuaalisesti vietyjä tietoja ei tarvitse enää muokata. Useimmiten sinun on tehtävä joitakin muutoksia alkuperäisen taulukon ulkoasun ja muodon palauttamiseksi. Voit esimerkiksi joutua poistamaan tyhjiä rivejä tai lisäämään / poistamaanyksittäisiä soluja varmistaaksesi, että sarakkeet on kohdistettu oikein.

Edut : Tämän lähestymistavan tärkein etu on se, että mitään erityisiä työkaluja ei tarvita, ainoastaan PDF-katseluohjelma, Microsoft Word ja Excel.

Haittapuoli : Alkuperäinen muotoilu on kadonnut, ja muunnettuja tietoja on käsiteltävä edelleen.

PDF:n muuntimet Exceliin verkossa

Jos sinulla on suuri ja hienostuneesti muotoiltu PDF-tiedosto, voi olla melko työlästä palauttaa kunkin taulukon muoto ja rakenne manuaalisesti. Tässä tapauksessa on järkevää antaa tehtävä jollekin PDF:stä Exceliin -verkkomuuntimelle.

Vaikka Excelin PDF-muuntimia on verkossa useita erilaisia, toimintaperiaate on periaatteessa sama: lataat PDF-tiedoston sivustolle, määrität sähköpostiosoitteesi ja saat Excel-työkirjan sähköpostiisi heti, kun muuntoprosessi on valmis. Jotkin muuntimet eivät edes vaadi sähköpostiosoitetta, vaan mahdollistavat muunnetun Excel-tiedoston lataamisen tai avaamisen suoraan.verkkosivuilta.

Useimmissa PDF:n Excel-muuntimissa on päivittäinen tai kuukausittainen rajoitus tiedostojen määrälle, jotka voit muuntaa ilmaiseksi. Joissakin palveluissa on myös rajoitus tiedostokoolle. Voit yleensä poistaa nämä rajoitukset rekisteröitymällä maksulliseen tilaukseen.

Nyt leikimme muutamalla suositulla PDF:stä Exceliin -verkkomuuntimella ja katsomme, mikä niistä tuottaa parhaat tulokset.

Ja tässä on alkuperäinen PDF-tiedosto, joka muutetaan toimivaksi Excel-taulukoksi:

Nitro Cloud - ilmainen PDF Exceliin online-muunnin

Tämä on yksi suosituimmista verkkopalveluista PDF-tiedostojen muuntamiseen Microsoft Exceliin, Wordiin ja PowerPointiin. Nitro Cloud voi tehdä muunnoksia myös päinvastaiseen suuntaan eli PowerPointista, Wordista tai Excelistä PDF-tiedostoksi, ja olemme jo tarkastelleet sitä edellisessä artikkelissa - Excelin muuntaminen PDF-tiedostoksi.

Jos sinulla on kokemusta verkkopalveluista, olet luultavasti huomannut, että ne on suunniteltu siten, että muuntaminen on käyttäjälle mahdollisimman helppoa ja intuitiivista. Nitro PDF-muunnin ei ole poikkeus. Sinun tarvitsee vain valita lähdetiedosto, määrittää tiedostomuodot, syöttää sähköpostiosoitteesi ja klikata " Muunna nyt ".

Tulos : Muunnettu Excel-tiedosto saapuu postilaatikkoosi muutamassa minuutissa. Esimerkiksi minun taulukkoni näyttää tältä:

Jos vertaat sitä alkuperäiseen PDF-tiedostoon, huomaat, että kaunis otsikko on kadonnut ja muotoilu on vääristynyt, mutta yleisesti ottaen sinulla on jotain, minkä kanssa työskennellä.

Verkkopalvelun lisäksi Nitrolla on PDF:stä Exceliin -muuntimen työpöytäversio, ja 14 päivän kokeiluversio on saatavilla osoitteessa www.pdftoexcelonline.com.

Ilmainen PDF-muunnin

Online PDF-muunnin, joka on saatavilla osoitteessa www.freepdfconvert.com, suorittaa myös erilaisia muunnostyyppejä, kuten PDF Exceliin, PDF Wordiin, PDF PowerPointiin, PDF kuvaan ja päinvastoin.

Tämän muuntimen avulla voit joko saada Excel-tulostiedoston sähköpostitse tai ladata sen verkkosivuilta.

Tulos : Mitä tulee lopputulokseen, no... se oli jotain törkeää!

Vain 3 riviä alkuperäisestä PDF-dokumentista selvisi muunnoksesta, ja luonnollisesti nämä jäännökset lähetettiin heti roskakoriin. On reilua sanoa, että tämä PDF:stä Exceliin -muunnin pärjäsi paljon paremmin yksinkertaisempien taulukoiden kanssa, mutta kun otetaan huomioon sen rajoitukset - 10 muunnosta kuukaudessa ja 30 minuutin viive toisen tiedoston muuntamiseen - tämä ei olisi minun valintani kuitenkaan.

Cometdocs PDF Exceliin online-muunnin

Nitron lisäksi Cometdocs tarjoaa PDF-muuntimensa työpöytä- ja verkkoversioita, jotka molemmat ovat saatavilla osoitteessa www.pdftoexcel.org.

Heidän ilmainen palvelunsa saa sinut odottamaan 30 minuuttia jopa ensimmäisen asiakirjan muuntamiseen, mikä on tietenkin pettymys, mutta siedettävää, jos aiot saada täydellisen lopputuloksen.

Tulos: En sanoisi, että tulostettu Excel-tiedosto on täydellinen. Muotoilu on vain epämääräinen muisto alkuperäisestä PDF-dokumentista, ja pari ylimääräistä tyhjää solua esiintyy, mutta päätavoite on kuitenkin saavutettu - PDF-tiedot muutettiin muokattavaksi Excel-taulukoksi.

Vielä yksi online PDF Converter

Kuten useimmat verkkopalvelut, muunnin, jolla on selkeä ja vaatimaton nimi PDFConverter.com, voi auttaa sinua tuomaan PDF-tiedostojen sisällön Exceliin, Wordiin ja PowerPointiin. Kun olet valinnut haluamasi tulostusmuodon, sinun on suoritettava tavalliset 3 vaihetta - valitse muunnettava tiedosto, kirjoita sähköpostiosoitteesi ja napsauta painiketta Aloita nappi:

Tästä PDF-muuntimesta on saatavilla myös maksullinen työpöytäversio, ja voit ladata 15 päivän kokeiluversion täältä.

Tulos : Melko hyvä. Itse asiassa Excel-taulukko, jonka he lähettivät minulle sähköpostitse, oli täsmälleen sama kuin Cometdocsin, luultavasti molemmat palvelut käyttävät yhtä ja samaa muuntamisalgoritmia.

Jos mikään edellä mainituista PDF:n Excel-muuntimista ei ole täyttänyt tarpeitasi täysin, voit löytää paljon lisää verkosta.

Työpöytäohjelmisto PDF:n muuntamiseen Exceliin

Jos joudut suorittamaan säännöllisesti PDF:stä Exceliin -muunnoksia ja jos haluat siirtää natiivit PDF-dokumentit nopeasti ja tarkasti muotoilluiksi Excel-taulukoiksi, voit harkita investoimista ammattimaiseen työpöytäohjelmistoon.

PDF-tiedostojen vienti Exceliin Adobe Acrobat XI Pro -ohjelmalla

Aluksi Adobe Acrobat Pro -tilaus on melko kallis (noin 25 dollaria kuukaudessa), mutta hinta on luultavasti oikeutettu, koska se sisältää runsaasti ominaisuuksia, jotka mahdollistavat kaikki mahdolliset PDF-tiedostojen käsittelyt, mukaan lukien PDF-tiedostojen tuominen Exceliin.

Muuntoprosessi on hyvin nopea ja yksinkertainen:

1. Avaa PDF-tiedosto Acrobat XI:ssä.
2. Klikkaa Työkalut> Sisällön muokkaus> Vie tiedosto.> Microsoft Excel -työkirjaan .

   

   Jos haluat työskennellä mieluummin päävalikossa, valitse Tiedosto> Tallenna muuna.> Taulukkolaskenta> Microsoft Excel -työkirja. Jos joku käyttää vielä Excel 2003:a, valitse XML-taulukkolaskenta 2003 sen sijaan.

3. Anna Excel-tiedostolle nimi ja valitse kohdekansio.

   Jos sinulla on Adobe-tili, voit tallentaa muunnetun .xlsx-tiedoston siihen napsauttamalla pientä mustaa nuolta " Tallenna Online-tilille " ikkunan alareunassa.

   Kun olet valinnut kansion, napsauta joko Tallenna painikkeella saat muunnoksen valmiiksi tai Asetukset lisää vaihtoehtoja.

   

4. Määritä asetukset.

   " Tallenna XLSX-asetuksina Asetukset " -valintaikkunassa sinulla on seuraavat vaihtoehdot:

   • Muunna PDF-tiedosto yhdeksi työarkiksi tai vie jokainen sivu erilliseksi arkiksi.
   • Käytä oletusarvoisia desimaali- ja tuhannesosien erottimia (Windowsin alueellisissa asetuksissa asetettuja) tai aseta eri erottimet erityisesti tätä Excel-tiedostoa varten.
   • Ota OCR (Optical Character Recognition) tarvittaessa käyttöön. Vaikka tämä vaihtoehto on oletusarvoisesti valittuna, siihen on kiinnitettävä erityistä huomiota, jos muunnat kuvallisen (skannatun) PDF-dokumentin. Varmista tässä tapauksessa, että "Run OCR" -valintaruudussa on rasti ja valitse sopiva kieli napsauttamalla painiketta Aseta kieli painiketta sen vieressä.

   Kun olet valmis, napsauta OK-painiketta.

   

Muunnettu Excel-tiedosto on hyvin lähellä PDF-lähdeasiakirjaa. Kuten alla olevasta kuvakaappauksesta näkyy, asiakirjan ulkoasu ja muotoilu muunnettiin lähes virheettömästi. Ainoa havaittava puute on, että osa numeroista vietiin tekstinä, mikä näkyy pienenä vihreänä kolmiomerkkinä solun vasemmassa ylänurkassa. Voit korjata tämän puutteen muutamassa sekunnissa - yksinkertaisesti vainvalitse kaikki tällaiset solut, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muotoile solut> numero .

Oikeudenmukaisuuden vuoksi käytin Acrobat Pro XI:tä muuntamaan saman PDF-tiedoston, joka syötettiin verkossa oleviin PDF:stä Exceliin -muuntimiin. Tulos on hyvin pettymys:

Kuten yllä olevassa kuvakaappauksessa näkyy, jotkut numerot, joiden pitäisi liittyä tekstimerkintöihin, on siirretty arkin yläosaan, yksi tekstimerkintä on kadonnut. Mutta kriittisin asia on se, että kaikki tiedot on viety yhteen sarakkeeseen (sarake A), mikä vaikeuttaa huomattavasti myöhempää käsittelyä ja tietojen analysointia. Jopa jotkut ilmaiset online-pdf-muunnokset tuottivat paremman tuloksen - häpeä Adobelle!

Edut : Ennen kaikkea - erittäin nopea tulos ja helppokäyttöisyys; yksinkertaisille taulukoille, joilla on selkeä rakenne - siistit ja tarkat muunnokset, joissa tarvitaan vain vähän lisäkäsittelyä.

Haitat : Korkeat kustannukset, huonot tulokset muunnettaessa monimutkaisia PDF-dokumentteja.

PDF-tiedostojen muuntaminen Exceliin Able2Extract PDF Converter 9 avulla

Able2Extract on toinen alan suuri nimi, joka on ollut markkinoilla jo yli 10 vuotta. Heidän hintansa on verrattavissa Adobe Acrobat Pro -ohjelmaan, ja niin ovat myös ominaisuudet.

Able2Extract voi siirtää PDF-sisältöä moniin eri muotoihin Excelistä, Wordista, PowerPointista Publisheriin ja AutoCADiin. Myös optinen merkintunnistus (OCR) on käytettävissä.

Katsotaanpa nyt, miten tämä muunnin selviytyy Gift Plannerista, joka on osoittautunut kompastuskiveksi useimmille PDF-muuntimille sekä Adoben ohjelmistolle.

Voit muuntaa PDF-tiedoston muokattavaksi Excel-tiedostoksi seuraavasti:

1. Avaa PDF-dokumentti, jonka haluat viedä Exceliin. Muunnin antaa sinulle vihjeen, mistä aloittaa.

   

2. Valitse muunnettava PDF-tieto. Tämä voi olla koko asiakirja, tietyt sivut, kaikki nykyisen sivun tiedot tai vain valitut tiedot. Voit tehdä valinnan vetämällä hiiren osoittimen hiiren osoittimesta Muokkaa valikosta tai käyttämällä työkalurivin Pikavalinta-vaihtoehtoja:

   

3. Valitse Excel muuntomuodoksi joko napsauttamalla painiketta Excel painiketta työkalupalkissa tai valitse Muunna Exceliin alkaen Muokkaa Kun teet tämän, saat valita seuraavista vaihtoehdoista Automaattinen ja Custom muunnosvaihtoehdot.

   

Minä valitsen Automaattinen koska haluan nopean tuloksen. Jos haluat määrittää, miltä taulukkosi näyttää Excelissä, voit käyttää komentoa Custom . Kun napsautat Määrittele painike alla Custom avautuu uusi ruutu, josta voit aloittaa taulukoiden säätämisen, ja muutokset näkyvät välittömästi esikatseluosiossa.

Alla näet automaattisen muuntamisen tuloksen, joka on paljon parempi kuin Adobe Acrobat XI Pro:n tuottama!

Jos haluat kokeilla Able2Extractia, voit ladata kokeiluversion täältä tai tarkistaa ensin heidän hintansa :)

Edut : Nopeat ja tarkat PDF:stä Exceliin muunnokset; alkuperäiset värit, muotoilut ja fontit säilyvät; mahdollisuus muokata asiakirjaa ennen muuntamista; OCR-ominaisuudet skannatuille PDF-tiedostoille.

Haittapuoli : Kallis.

Kuvan (skannatun) PDF-tiedoston muuntaminen Exceliin

Kuten tämän artikkelin alussa todettiin, PDF-tiedoston voi luoda useammalla kuin yhdellä tavalla. Jos PDF-tiedosto on tehty skannerilla tai muulla vastaavalla laitteella, joka ottaa asiakirjasta "tilannekuvan" ja tallentaa kuvan sitten sähköiseksi PDF-tiedostoksi, on syytä käyttää erityistä PDF-tiedostoa. Optinen kirjaintunnistus (OCR-ohjelma tunnistaa sähköisesti jokaisen merkin skannatusta asiakirjasta ja muuntaa sen haluamaasi muokattavaan muotoon, esimerkiksi Microsoft Exceliin.

Tulostusasiakirjan laatu riippuu monista tekijöistä, kuten lähde-PDF-asiakirjan hyvästä tai huonosta kuvanlaadusta, kaikkien merkkien selkeydestä, tekstissä käytetyistä vieraista kielistä tai erikoissymboleista, fonttien, värien ja formaattien sekoituksesta jne.

Koska optinen merkintunnistus, joka muuttaa kuvan sähköiseksi merkkipohjaiseksi tiedostoksi, on melko monimutkainen prosessi, useimmat OCR-ohjelmat ovat maksullisia. On kuitenkin olemassa myös muutamia ilmaisia verkkopalveluja, joiden avulla voit viedä "kuva "PDF-dokumentin Exceliin.

Ilmainen online OCR-palvelu PDF-tiedostojen muuntamiseksi Exceliin

Optinen merkintunnistuspalvelu, joka on saatavilla osoitteessa www.onlineocr.net, tukee 46 kieltä, mukaan lukien englanti, ranska, kiina, japani, korea ja monet muut. PDF-tiedostojen lisäksi voit poimia tekstiä JPG-, BMP-, TIFF- ja GIF-kuvista ja muuntaa ne Excel- (.xlxs), Word- (.docx) tai tavallisiksi tekstitiedostoiksi (.txt). Suurin sallittu tiedostokoko on 5 Mt.

Olen testannut tätä palvelua muutamilla skannatuilla erikielisillä PDF-dokumenteilla ja suoraan sanottuna olin vaikuttunut tuloksista. Vaikka PDF-tiedostojen alkuperäinen muoto oli kadonnut, suurin osa teksti- ja numerotiedoista tunnistettiin ja tuotiin Exceliin oikein.

Jos haluat jotain muuta kuin ilmaisen OCR-palvelun, voit kokeilla jotakin maksullista PDF:stä Exceliin OCR-muunninta, kuten PDF2XL OCR tai VeryPDF.

Jos sinulla on Adobe Acrobat XI Pro -lisenssi, et luonnollisesti tarvitse muita työkaluja tai palveluita, vaan voit yksinkertaisesti käyttää " Suorita OCR tarvittaessa " -vaihtoehto, kuten on esitetty kohdassa PDF-tiedoston vienti Exceliin Adobe Acrobatilla.

Toivottavasti tämä artikkeli on auttanut sinua valitsemaan PDF:stä Exceliin -muuntamiseen menetelmän tai työkalun, joka sopii parhaiten tarpeisiisi ja tuotavien tietojen tyyppiin. Jos etsit päinvastaista, saatat löytää ratkaisun tästä postauksesta - Excel-tiedostojen vieminen PDF:ään. Kiitos lukemisesta!