Ohjeessa kerrotaan, miten automaattista korjausta käytetään tehokkaasti Excelissä ja miten se voidaan pysäyttää kokonaan tai poistaa käytöstä vain tiettyjen sanojen osalta.

Excel AutoCorrect on suunniteltu korjaamaan kirjoitusvirheitä automaattisesti kirjoittaessasi, mutta itse asiassa se on enemmän kuin pelkkä korjaus. Voit käyttää tätä ominaisuutta muuttamaan lyhenteitä kokotekstiksi tai korvaamaan lyhyet koodit pidemmillä lauseilla. Se voi jopa lisätä valintamerkkejä, bullet points -merkkejä ja muita erikoissymboleja lennossa ilman, että sinun tarvitsee käyttää mitään. Tämä opetusohjelma opettaa sinulle, miten tehdä kaikki seuraavat asiattämä ja paljon muuta.

Excel AutoCorrect -vaihtoehdot

Jos haluat hallita tarkemmin sitä, miten Excel suorittaa automaattisen korjauksen työtaulukoissa, avaa komentoikkuna AutoCorrect vuoropuhelu:

• Valitse Excel 2010 - Excel 365:ssä Tiedosto > Vaihtoehdot , valitse Proofing vasemmassa ruudussa ja napsauta AutoCorrect-asetukset .
• Napsauta Excel 2007:ssä Toimisto painike> Vaihtoehdot > Proofing > AutoCorrect-asetukset .

The AutoCorrect tulee näkyviin, ja voit vaihtaa neljän välilehden välillä ottaaksesi tietyt korjaukset käyttöön tai poistaaksesi ne käytöstä.

AutoCorrect

Tällä välilehdellä voit tarkastella luetteloa tyypillisistä kirjoitus- ja kirjoitusvirheistä sekä symboleista, joita AutoCorrect käyttää oletusarvoisesti. Voit muuttaa ja poistaa olemassa olevia merkintöjä sekä lisätä omia merkintöjäsi. Lisäksi voit ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä seuraavia vaihtoehtoja.

Ensimmäinen vaihtoehto ohjaa Autocorrect-logo (salama), joka näkyy jokaisen automaattisen korjauksen jälkeen:

• Näytä AutoCorrect-asetusten painikkeet - näyttää tai piilottaa automaattisen korjauksen logon.

Huomaa, että automaattinen korjauspainike ei kuitenkaan näy Excelissä, mutta tämän ruudun tyhjentäminen estää salaman ilmestymisen Wordissa ja joissakin muissa sovelluksissa.

Seuraavat 4 vaihtoehtoa ohjaavat suuraakkosten automaattinen korjaus :

• Oikein kaksi isoa alkukirjainta - muuttaa toisen ison kirjaimen pieneksi.
• Lauseen ensimmäinen kirjain isolla alkukirjaimella - isolla alkukirjaimella pisteen (pisteen) jälkeinen ensimmäinen kirjain.
• Päivien nimet kirjoitetaan isolla alkukirjaimella - itsestään selvä
• cAPS LOCK -näppäimen vahingossa tapahtuneen käytön korjaaminen - korjaa sanat, joissa ensimmäinen kirjain on pieni ja muut kirjaimet ovat isoja.

Viimeinen vaihtoehto mahdollistaa tai poistaa käytöstä kaikki automaattiset korjaukset:

• Korvaa tekstiä kirjoittaessasi - kytkee AutoCorrectin pois päältä ja päälle.

Vinkkejä ja huomautuksia:

• Teksti sisältyy kaavat ja hyperlinkit ei korjata automaattisesti.
• Jokainen Excelin automaattisen korjauksen asetuksissa tekemäsi muutos koskee seuraavia vaihtoehtoja kaikki työkirjat .
• Osoitteeseen estää automaattisen suuraakkoston jonkin pisteeseen päättyvän lyhenteen tai lyhenteen jälkeen, lisää se Poikkeukset-luetteloon. Napsauta tätä varten painiketta Poikkeukset... painiketta, kirjoita lyhenne kohtaan Älä kirjoita isolla alkukirjaimella ja napsauta Lisää nappi.
• Ei korjata 2 isoa alkukirjainta , esimerkiksi "Tunnukset", napsauta Poikkeukset , vaihda INitial CAps välilehti, kirjoita sana kohtaan Älä korjaa ja napsauta Lisää .

AutoFormatointi kirjoittaessasi

Tällä välilehdellä voit poistaa käytöstä seuraavat asetukset, jotka ovat oletusarvoisesti käytössä Excelissä:

• Internet- ja verkkopolut hyperlinkkien avulla - muuttaa URL-osoitteita ja verkkopolkuja esittävän tekstin napsautettaviksi hyperlinkkeiksi. Jos haluat poistaa hyperlinkkien automaattisen luomisen Excelistä, poista tämä ruutu käytöstä.
• Sisällytä taulukkoon uusi rivi ja sarakkeet - kun kirjoitat jotain taulukon vieressä olevaan sarakkeeseen tai riviin, kyseinen sarake tai rivi sisällytetään taulukkoon automaattisesti. Voit lopettaa taulukoiden automaattisen laajentamisen poistamalla tämän valintaruudun.
• Täytä taulukoiden kaavat laskettujen sarakkeiden luomiseksi - poista tämä vaihtoehto, jos haluat estää kaavojen automaattisen kopioinnin Excel-taulukoissa.

AutoCorrect-toiminnot

Lisätoiminnot ovat oletusarvoisesti poissa käytöstä. Voit ottaa ne käyttöön valitsemalla Lisätoimintojen ottaminen käyttöön hiiren kakkospainikkeella napsautettavassa valikossa ja valitse sitten luettelosta toiminto, jonka haluat ottaa käyttöön.

Microsoft Excelin osalta vain Päivämäärä (XML) toiminto on käytettävissä, joka avaa Outlook-kalenterin tietyllä päivämäärällä:

Käynnistääksesi toiminnon napsauta hiiren kakkospainikkeella solun päivämäärää, osoita kohtaan Solun lisätoiminnot ja napsauta Näytä kalenterini :

Matematiikan automaattinen korjaus

Tällä välilehdellä ohjataan erikoissymbolien automaattista lisäämistä Excel-yhtälöihin ( Lisää tab> Symbolit ryhmä> Yhtälö ):

Huomaa, että matemaattiset muunnokset toimivat vain yhtälöissä, mutta eivät soluissa. On kuitenkin olemassa makro, joka mahdollistaa matemaattisen automaattisen korjauksen käytön matemaattisten alueiden ulkopuolella.

AutoCorrectin pysäyttäminen Excelissä

Saattaa kuulostaa oudolta, mutta Excelin automaattisesta korjauksesta ei aina ole hyötyä. Voit esimerkiksi haluta lisätä tuotekoodin, kuten "1-ANC", mutta se muuttuu automaattisesti "1-CAN"-merkinnäksi joka kerta, koska Excel uskoo, että olet kirjoittanut sanan "can" väärin.

Jos haluat estää kaikki AutoCorrectin tekemät automaattiset muutokset, kytke se yksinkertaisesti pois päältä:

1. Avaa AutoCorrect napsauttamalla Tiedosto > Vaihtoehdot > Proofing > AutoCorrect-asetukset .
2. Riippuen siitä, mitkä korjaukset haluat lopettaa, poista seuraavien ruutujen valintamerkit kohdasta AutoCorrect välilehti:
   • Tyhjennä Korvaa tekstiä kirjoittaessasi laatikko poistaa käytöstä kaikki tekstin automaattinen korvaaminen .
   • Poista jotkin tai kaikki valintaruudut, jotka ohjaavat automaattinen suuraakkoset .

Automaattisen korjauksen kytkeminen pois päältä tiettyjen sanojen osalta

Monissa tilanteissa et ehkä halua lopettaa Excelin automaattista korjausta kokonaan, vaan poistaa sen käytöstä tiettyjen sanojen osalta. Voit esimerkiksi estää Exceliä muuttamasta (c):tä tekijänoikeussymboliksi ©.

Voit lopettaa tietyn sanan automaattisen korjauksen seuraavasti:

1. Avaa AutoCorrect dialogi ( Tiedosto > Vaihtoehdot > Proofing > AutoCorrect-asetukset ).
2. Valitse merkintä, jonka haluat poistaa käytöstä, ja napsauta painiketta Poista nappi.

Alla olevassa kuvakaappauksessa näytetään, miten (c):n automaattinen korjaus kytketään pois päältä:

Poistamisen sijasta voit korvata (c):n (c):llä. Kirjoita tätä varten (c) kenttään Osoitteessa ja napsauta Vaihda .

Jos päätät palauttaa automaattisen korjauksen (c) tekijänoikeudeksi tulevaisuudessa, sinun tarvitsee vain avata ikkuna AutoCorrect dialogi ja laita © Osoitteessa laatikko uudelleen.

Samalla tavalla voit kytkeä automaattisen korjauksen pois päältä muiden sanojen ja merkkien osalta, esimerkiksi estää (R):n muuttamisen ®:ksi.

Vihje. Jos sinulla on vaikeuksia löytää haluamasi merkintä automaattisen korjauksen luettelosta, kirjoita sana kenttään "Automaattinen korjaus". Vaihda ja Excel korostaa vastaavan merkinnän.

AutoCorrectin peruuttaminen Excelissä

Joskus saatat joutua estämään tietyn merkinnän automaattisen korjauksen vain kerran. Microsoft Wordissa voit yksinkertaisesti peruuttaa muutoksen painamalla Ctrl + Z. Excelissä tämä poistaa koko solun arvon sen sijaan, että korjaus peruttaisiin. Voiko automaattisen korjauksen peruuttaa Excelissä? Jep, näin voit tehdä tämän:

1. Kirjoita a avaruus automaattisesti korjatun arvon jälkeen.
2. Peruuta korjaus painamalla Ctrl + Z tekemättä mitään muuta.

Voit esimerkiksi peruuttaa automaattisen korjauksen (c) tekijänoikeudeksi kirjoittamalla (c) ja sitten välilyönnin. Excel suorittaa automaattisen korjauksen, ja saat (c) takaisin painamalla Ctrl + Z:

AutoCorrect-merkinnän lisääminen, muuttaminen ja poistaminen

Joissakin tilanteissa voit haluta laajentaa Excelin automaattisen korjauksen käyttämää kirjoitusvirheiden vakioluetteloa. Katsotaan esimerkiksi, miten voimme pakottaa Excelin korvaamaan nimikirjaimet (JS) automaattisesti koko nimellä (John Smith).

1. Klikkaa Tiedosto > Vaihtoehdot > Proofing > AutoCorrect-asetukset .
2. Vuonna AutoCorrect kirjoittamalla korvattavan tekstin kenttään Vaihda laatikossa ja teksti, jolla korvataan kentässä Osoitteessa laatikko.
3. Napsauta Lisää nappi.
4. Sulje molemmat valintaikkunat napsauttamalla OK kahdesti.

Tässä esimerkissä lisäämme merkinnän, joka korvaa automaattisesti " js" tai " JS " ja " John Smith ":

Jos haluatte muutos jonkin merkinnän, valitse se luettelosta, kirjoita uusi teksti kenttään Osoitteessa laatikko ja napsauta Vaihda nappi:

Osoitteeseen poista AutoCorrect-merkintä (ennalta määritetty tai oma), valitse se luettelosta ja napsauta sitten Poista .

Huomaa: Excel jakaa AutoCorrect-luettelon joidenkin muiden Office-sovellusten, kuten Wordin ja PowerPointin, kanssa. Kaikki uudet Excelissä lisätyt merkinnät toimivat siis myös muissa Office-sovelluksissa.

Erikoismerkkien lisääminen AutoCorrectin avulla

Jos haluat Excelin lisäävän rastin, pisteen tai jonkin muun erikoissymbolin automaattisesti, lisää se AutoCorrect-luetteloon. Näin se tehdään:

1. Lisää soluun erityinen symboli ( Lisää tab> Symbolit ryhmä> Symbolit ).
2. Valitse lisätty symboli ja kopioi se painamalla Ctrl + C.
3. Klikkaa Tiedosto > Vaihtoehdot > Proofing > AutoCorrect-asetukset .
4. Vuonna AutoCorrect tee seuraavat toimet:
   • Vuonna Osoitteessa ruutuun teksti, jonka haluat liittää symboliin.
   • Vuonna Vaihda paina Ctrl + V ja liitä kopioitu symboli.
5. Napsauta Lisää nappi.
6. Klikkaa OK kahdesti.

Alla olevassa kuvakaappauksessa näytetään, miten voit luoda automaattisen korjausmerkinnän, jolla voit lisätä Exceliin automaattisesti luettelopisteen:

Ja nyt, aina kun kirjoitat bullet1 solussa, se korvataan välittömästi luettelopisteellä:

Vinkki: Muista käyttää jotain ainutlaatuista sanaa merkinnän nimeämiseen. Jos käytät yleistä sanaa, joudut usein palauttamaan automaattiset korjaukset paitsi Excelissä myös muissa Office-sovelluksissa.

Näin käytät, säädät ja lopetat AutoCorrectin Excelissä. Kiitos lukemisesta ja toivottavasti tapaamme blogissamme ensi viikolla!