В урока е обяснено как да използвате ефективно функцията AutoCorrect в Excel и как да я спрете напълно или да я деактивирате само за определени думи.

Функцията Excel AutoCorrect е предназначена за автоматично коригиране на грешно написани думи, докато ги въвеждате, но всъщност тя е нещо повече от корекция. Можете да използвате тази функция, за да промените съкращенията в пълен текст или да замените кратки кодове с по-дълги фрази. Тя дори може да вмъква отметки, точки и други специални символи в движение, без да се налага да имате достъп до каквото и да е. Този урок ще ви научи как да правите всичкотова и още.

Опции за автоматична корекция на Excel

За да имате по-голям контрол върху начина, по който Excel извършва автокорекция в работните ви листове, отворете AutoCorrect диалог:

• В Excel 2010 - Excel 365 щракнете върху Файл > Опции , изберете Проверка на в левия прозорец и щракнете върху Опции за автоматично коригиране .
• В Excel 2007 щракнете върху Офис бутон> Опции > Проверка на > Опции за автоматично коригиране .

Сайтът AutoCorrect ще се появи диалогов прозорец, в който можете да превключвате между 4-те раздела, за да разрешите или забраните определени корекции.

AutoCorrect

В този раздел можете да видите списъка с типични печатни грешки, правописни грешки и символи, които AutoCorrect използва по подразбиране. Можете да променяте и изтривате всички съществуващи записи, както и да добавяте свои собствени. Освен това можете да включвате или изключвате следните опции.

Първата опция управлява лого на автокорекцията (светкавица), която се появява след всяка автоматична корекция:

• Показване на бутоните за опции за автоматична корекция - показва или скрива логото за автокорекция.

Имайте предвид, че бутонът за автокорекция не се появява в Excel, но изчистването на това поле предотвратява появата на светкавицата в Word и някои други приложения.

Следващите 4 опции управляват автоматична корекция на капитализацията :

• Правилно изписване на две начални букви - променя втората главна буква на малка.
• Първата буква на изречението се пише с главна буква - изписва с главна буква първата буква след точка (точка).
• Пишете имената на дните с главна буква - самообяснителен
• Коригиране на случайното използване на клавиша cAPS LOCK - фиксира думи, в които първата буква е малка, а останалите букви са главни.

Последната опция дава възможност на или деактивира всички автоматични корекции:

• Заместване на текст при въвеждане - изключва и включва функцията AutoCorrect.

Съвети и бележки:

• Текст, включен в формули и хипервръзки не се коригира автоматично.
• Всяка промяна, направена в опциите за автоматична корекция на Excel, се отнася за всички работни книги .
• За предотвратяване на автоматичното изписване на главни букви след някакво съкращение или акроним, който завършва с точка, добавете го в списъка с изключения. За целта щракнете върху Изключения... въведете съкращението в полето Не пишете главни букви след и щракнете върху Добавяне на бутон.
• Да не се коригира 2 начални главни букви , например "IDs", щракнете върху Изключения , преминете към INitial CAps таб, въведете думата под Не коригирайте и щракнете върху Добавяне на .

Автоматично форматиране при въвеждане

В този раздел можете да забраните следните опции, които са разрешени в Excel по подразбиране:

• Пътища в интернет и мрежата с хипервръзки - превръща текста, който представлява URL адреси и мрежови пътища, в хипервръзки, върху които може да се кликне. За да деактивирате автоматичното създаване на хипервръзки в Excel, изчистете това поле.
• Включване на нов ред и колони в таблицата - след като въведете нещо в колона или ред, съседен на вашата таблица, тази колона или ред се включва автоматично в таблицата. За да спрете автоматичното разширяване на таблиците, изчистете това поле.
• Попълване на формули в таблици за създаване на изчислени колони - махнете отметката от тази опция, ако искате да предотвратите автоматичното възпроизвеждане на формули в таблиците на Excel.

Действия на AutoCorrect

По подразбиране допълнителните действия са изключени. За да ги включите, изберете Активиране на допълнителни действия в менюто с десен бутон на мишката и след това изберете действието, което искате да разрешите, в списъка.

За Microsoft Excel само Дата (XML) е налично действие, което отваря календара на Outlook на дадена дата:

За да задействате действието, щракнете с десния бутон върху дата в клетка, посочете Допълнителни действия на клетките и щракнете върху Покажи моя календар :

Математика AutoCorrect

Този раздел контролира автоматичното вмъкване на специални символи в уравненията на Excel ( Вмъкване на tab> Символи група> Уравнение ):

Обърнете внимание, че математическите преобразувания работят само в уравнения, но не и в клетки. Съществува обаче макрос, който позволява използването на Math AutoCorrect извън математическите области.

Как да спрете AutoCorrect в Excel

Може да звучи странно, но автоматичната корекция в Excel невинаги е от полза. Например, може да искате да въведете продуктов код като "1-ANC", но той автоматично се променя на "1-CAN" всеки път, защото Excel смята, че сте написали грешно думата "can".

За да предотвратите всички автоматични промени, извършвани от AutoCorrect, просто го изключете:

1. Отворете AutoCorrect като щракнете върху Файл > Опции > Проверка на > Опции за автоматично коригиране .
2. В зависимост от корекциите, които искате да спрете, махнете отметката от следните полета в AutoCorrect таб:
   • Изчистете Заместване на текст при въвеждане за да деактивирате всички автоматични замени на текст .
   • Изчистете някои или всички квадратчета, които контролират автоматична капитализация .

Как да изключите функцията AutoCorrect за определени думи

В много ситуации може да не искате да спрете напълно автокорекцията в Excel, а да я забраните за определени думи. Например можете да забраните на Excel да променя буквата (c) в символа за авторско право ©.

За да спрете автоматичната корекция на определена дума, трябва да направите следното:

1. Отворете AutoCorrect диалог ( Файл > Опции > Проверка на > Опции за автоматично коригиране ).
2. Изберете записа, който искате да забраните, и щракнете върху Изтриване на бутон.

Снимката на екрана по-долу показва как да изключите автокорекцията на (c):

Вместо да изтривате, можете да замените (c) с (c). За целта въведете (c) в С и щракнете върху Замяна на .

Ако в бъдеще решите да върнете автокорекцията (c) към авторските права, ще трябва само да отворите AutoCorrect и поставете © в С кутия отново.

По подобен начин можете да изключите автокорекцията за други думи и знаци, например да предотвратите промяната на (R) на ®.

Съвет. Ако имате затруднения с намирането на интересуващия ви запис в списъка с автоматични корекции, въведете думата в Замяна на и Excel ще маркира съответния запис.

Как да отмените AutoCorrect в Excel

Понякога може да ви се наложи да предотвратите автокорекцията на определен запис само веднъж. В Microsoft Word просто ще натиснете Ctrl + Z, за да отмените промяната. В Excel това изтрива цялата стойност на клетката, вместо да върне корекцията. Има ли начин да отмените автокорекцията в Excel? Да, ето как можете да го направите:

1. Въведете тип a пространство след стойността, която се коригира автоматично.
2. Без да правите нищо друго, натиснете Ctrl + Z, за да отмените корекцията.

Например, за да отмените автокорекцията на (c) на copyright, въведете (c) и след това въведете интервал. Excel извършва автокорекцията и вие веднага натискате Ctrl + Z, за да върнете (c):

Как да добавяте, променяте и изтривате записи на AutoCorrect

В някои ситуации може да искате да разширите стандартния списък с правописни грешки, използван от Excel AutoCorrect. Като пример нека видим как можем да накараме Excel да замени инициалите (JS) с пълното име (John Smith) автоматично.

1. Кликнете върху Файл > Опции > Проверка на > Опции за автоматично коригиране .
2. В AutoCorrect диалогов прозорец, въведете текста, който трябва да бъде заменен в Замяна на и текста, с който да се замени, в полето С кутия.
3. Щракнете върху Добавяне на бутон.
4. Щракнете два пъти върху OK, за да затворите двата диалогови прозореца.

В този пример добавяме запис, който автоматично ще замени " js" или " JS " с " Джон Смит ":

Ако искате да промяна някакъв запис, изберете го в списъка, въведете новия текст в полето С и щракнете върху Замяна на бутон:

За изтриване на запис на AutoCorrect (предварително дефиниран или собствен), изберете го в списъка и щракнете върху Изтриване на .

Забележка. Excel споделя списъка AutoCorrect с някои други приложения на Office, като Word и PowerPoint. Така че всички нови записи, които сте добавили в Excel, ще работят и в други приложения на Office.

Как да вмъкнете специални символи с помощта на AutoCorrect

За да накарате Excel да вмъкне автоматично отметка, точка или друг специален символ, просто го добавете в списъка AutoCorrect. Ето как:

1. Вмъкване на специален символ в клетка ( Вмъкване на tab> Символи група> Символи ).
2. Изберете вмъкнатия символ и натиснете Ctrl + C, за да го копирате.
3. Кликнете върху Файл > Опции > Проверка на > Опции за автоматично коригиране .
4. В AutoCorrect диалогов прозорец, направете следното:
   • В С въведете текста, който искате да асоциирате със символа.
   • В Замяна на натиснете Ctrl + V и поставете копирания символ.
5. Щракнете върху Добавяне на бутон.
6. Кликнете върху OK два пъти.

Снимката на екрана по-долу показва как можете да създадете запис за автоматична корекция, за да вмъкнете автоматично точка в Excel:

И сега, когато въведете куршум1 в клетка, тя веднага ще бъде заменена с точка:

Съвет. Не забравяйте да използвате някаква уникална дума за име на записа. Ако използвате често срещана дума, често ще се налага да връщате автоматични корекции не само в Excel, но и в други приложения на Office.

Ето как използвате, настройвате и спирате AutoCorrect в Excel. Благодаря ви за четенето и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!