En este tutorial, echaremos un vistazo en profundidad a cómo utilizar y personalizar la barra de herramientas de acceso rápido en Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 y Excel 365.

Acceder a los comandos que utilizas con más frecuencia debería ser fácil, y para eso se ha diseñado la barra de herramientas de acceso rápido. Añade tus comandos favoritos a la barra de herramientas de acceso rápido para tenerlos a un solo clic, independientemente de la pestaña de la cinta de opciones que tengas abierta.

¿Qué es la barra de herramientas de acceso rápido?

En Barra de herramientas de acceso rápido (QAT) es una pequeña barra de herramientas personalizable situada en la parte superior de la ventana de la aplicación Office que contiene un conjunto de comandos de uso frecuente, a los que se puede acceder desde casi cualquier parte de la aplicación, independientemente de la pestaña de la cinta que esté abierta en ese momento.

La barra de herramientas de acceso rápido dispone de un menú desplegable que contiene un conjunto predefinido de comandos predeterminados, que pueden mostrarse u ocultarse. Además, incluye una opción para añadir comandos propios.

No hay límite en el número máximo de comandos en el QAT, aunque es posible que no todos los comandos sean visibles en función del tamaño de su pantalla.

¿Dónde está la barra de herramientas de acceso rápido en Excel?

De forma predeterminada, la barra de herramientas de acceso rápido se encuentra en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel, encima de la cinta. Si desea que la barra de herramientas de acceso rápido esté más cerca del área de la hoja de cálculo, puede moverla debajo de la cinta.

Cómo personalizar la barra de herramientas de acceso rápido en Excel

Por defecto, la barra de herramientas de acceso rápido de Excel contiene sólo 3 botones: Guardar , Deshacer y Rehacer Si hay otros comandos que utiliza con frecuencia, también puede añadirlos a la barra de herramientas de acceso rápido.

A continuación, le mostraremos cómo personalizar la barra de herramientas de acceso rápido en Excel, pero las instrucciones son las mismas para otras aplicaciones de Office como Outlook, Word, PowerPoint, etc.

Barra de herramientas de acceso rápido: qué se puede cambiar y qué no

Microsoft proporciona muchas opciones de personalización para el QAT, pero aún así hay ciertas cosas que no se pueden hacer.

Qué se puede personalizar

Puedes personalizar la barra de herramientas de acceso rápido con cosas como:

• Añade tus propios comandos
• Cambia el orden de los comandos, tanto los predeterminados como los personalizados.
• Visualice el QAT en una de las dos ubicaciones posibles.
• Añadir macros a la barra de herramientas de acceso rápido.
• Exporte e importe sus personalizaciones.

Lo que no se puede personalizar

Aquí tienes una lista de cosas que no se pueden cambiar:

• Sólo puede añadir comandos a la barra de herramientas de acceso rápido. Elementos individuales de la lista (por ejemplo, valores de espaciado) y estilos individuales Sin embargo, puede añadir toda la lista o toda la galería de estilos.
• Sólo se pueden mostrar iconos de comandos, no etiquetas de texto .
• No se puede redimensionar La única forma de cambiar el tamaño de los botones es cambiar la resolución de la pantalla.
• La barra de herramientas de acceso rápido no puede mostrarse en varias líneas Si ha añadido más comandos que el espacio disponible, algunos comandos no estarán visibles. Para verlos, haga clic en el botón Más controles botón.

3 formas de acceder a la ventana Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

La mayoría de las personalizaciones del QAT se realizan en la aplicación Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido que forma parte de la ventana Opciones de Excel Puede abrir esta ventana de una de las siguientes maneras:

• Haga clic en Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rápido .
• Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar de la cinta y seleccione Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido... del menú contextual.
• Haga clic en el botón Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido (la flecha hacia abajo situada en el extremo derecho del QAT) y seleccione Más comandos en el menú emergente.

Sea cual sea el camino que elija, el Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido se abrirá la ventana de diálogo, donde puedes agregar, eliminar y reordenar los comandos QAT. A continuación, encontrarás los pasos detallados para realizar todas las personalizaciones. Las pautas son las mismas para todas las versiones de Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 y Excel 2010.

Cómo añadir un botón de comando a la barra de herramientas de acceso rápido

Dependiendo del tipo de comando que quieras añadir, esto se puede hacer de 3 maneras diferentes.

Activar un comando de la lista predefinida

Para activar un comando actualmente oculto de la lista predefinida, esto es lo que tiene que hacer:

1. Haga clic en el botón Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido (la flecha hacia abajo).
2. En la lista de comandos mostrados, haz clic en el que desees activar. ¡Listo!

Por ejemplo, para poder crear una nueva hoja de cálculo con un clic del ratón, seleccione el botón Nuevo de la lista, y el botón correspondiente aparecerá inmediatamente en la barra de herramientas de acceso rápido:

Añadir un botón de cinta a la barra de herramientas de acceso rápido

La forma más rápida de añadir al QAT un comando que aparece en la cinta de opciones es la siguiente:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón en el comando deseado de la cinta.
2. Seleccione Añadir a la barra de herramientas de acceso rápido en el menú contextual.

¡Eso es!

Añadir un comando que no está en la cinta de opciones a la barra de herramientas de acceso rápido

Para añadir un botón que no esté disponible en la cinta, siga estos pasos:

1. Haga clic con el botón derecho en la cinta y pulse Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido... .
2. En el Elija comandos de de la izquierda, seleccione Comandos que no están en la cinta .
3. En la lista de comandos de la izquierda, haga clic en el comando que desee añadir.
4. Haga clic en el botón Añadir botón.
5. Haga clic en OK para guardar los cambios.

Por ejemplo, para tener la capacidad de cerrar todas las ventanas abiertas de Excel con un solo clic del ratón, puede añadir la opción Cerrar Todos a la barra de herramientas de acceso rápido.

Cómo eliminar un comando de la barra de herramientas de acceso rápido

Para eliminar un comando predeterminado o personalizado de la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic con el botón derecho y seleccione Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido en el menú emergente:

O seleccione el comando en el Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, haga clic en el botón Eliminar botón.

Reorganizar los comandos de la barra de herramientas de acceso rápido

Para cambiar el orden de los comandos QAT, haga lo siguiente:

1. Abra el Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido ventana.
2. En Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido de la derecha, seleccione el comando que desea mover y haga clic en el botón Ascender o Bajar flecha.

Por ejemplo, para mover el Nuevo archivo situado en el extremo derecho del QAT, selecciónelo y haga clic en el botón Bajar flecha.

Comandos de grupo en la barra de herramientas de acceso rápido

Si tu QAT contiene bastantes comandos, puede que quieras subdividirlos en grupos lógicos, por ejemplo, separando los comandos por defecto de los personalizados.

Aunque la barra de herramientas de acceso rápido no permite crear grupos como en la cinta de Excel, puede agrupar comandos añadiendo un separador. A continuación se explica cómo hacerlo:

1. Abra el Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido ventana de diálogo.
2. En el Elija comandos de de la izquierda, seleccione Comandos populares .
3. En la lista de comandos de la izquierda, seleccione y haga clic en Añada .
4. Haga clic en el botón Mover Arriba o Mover Abajo para colocar el separador donde sea necesario.
5. Haga clic en OK para guardar los cambios.

Como resultado, el QAT parece tener dos secciones:

Añadir macros a la barra de herramientas de acceso rápido en Excel

Para tener tus macros favoritas al alcance de la mano, también puedes añadirlas al QAT. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Abra el Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido ventana.
2. En el Elija comandos de de la izquierda, seleccione Macros .
3. En la lista de macros, seleccione la que desea añadir a la barra de herramientas de acceso rápido.
4. Haga clic en el botón Añada botón.
5. Haga clic en OK para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.

Como ejemplo, vamos a añadir una macro personalizada que desoculta todas las hojas del libro de trabajo actual:

Opcionalmente, puede poner un separador antes de la macro como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido sólo para el libro de trabajo actual

Por defecto, la barra de herramientas de acceso rápido de Excel está personalizada para todos los libros.

Si desea realizar ciertas personalizaciones sólo para el libro de trabajo activo, seleccione el libro de trabajo guardado actual en el menú Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, añada los comandos que desee.

Tenga en cuenta que las personalizaciones realizadas para el libro de trabajo actual no sustituyen a los comandos QAT existentes, sino que se añaden a ellos.

Por ejemplo, el Formato condicional que hemos añadido para el libro de trabajo actual aparece después de todos los demás comandos de la barra de herramientas de acceso rápido:

Cómo mover la barra de herramientas de acceso rápido por debajo o por encima de la cinta de opciones

La ubicación predeterminada de la barra de herramientas de acceso rápido es en la parte superior de la ventana de Excel, encima de la cinta de opciones. Si le resulta más cómodo tener la barra de herramientas de acceso rápido debajo de la cinta de opciones, a continuación se explica cómo moverla:

1. Haga clic en el botón Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido botón.
2. En la lista desplegable de opciones, seleccione Mostrar debajo de la cinta .

Para que el QAT vuelva a la ubicación predeterminada, haga clic en el botón Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, pulse Mostrar encima de la cinta .

Restablecer la configuración predeterminada de la barra de herramientas de acceso rápido

Si deseas descartar todas tus personalizaciones y devolver el QAT a su configuración original, puedes restablecerlo de esta manera:

1. Abra el Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido ventana.
2. Haga clic en el botón Restablecer y, a continuación, pulse Restablecer sólo la barra de herramientas de acceso rápido .

Exportar e importar una barra de herramientas de acceso rápido personalizada

Microsoft Excel permite guardar las personalizaciones de la barra de herramientas de acceso rápido y de la cinta de opciones en un archivo que puede importarse posteriormente. Esto puede ayudarle a mantener la interfaz de Excel con el mismo aspecto en todos los ordenadores que utilice, así como a compartir sus personalizaciones con sus colegas.

1. Exportar un QAT personalizado:

   En el Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido haga clic en Importación y exportación y haga clic en Exportar todas las personalizaciones y guarde el archivo de personalización en alguna carpeta.

2. Importar un QAT personalizado:

   En el Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido haga clic en Importación y exportación seleccione Importar archivo de personalización y busque el archivo de personalizaciones que guardó anteriormente.

Notas:

• El archivo que se exporta e importa también incluye el personalizaciones de cinta Desgraciadamente, no es fácil exportar o importar sólo la barra de herramientas de acceso rápido.
• Al importar el archivo de personalizaciones a un PC determinado, todos los archivos anteriores de cinta y QAT Para poder restaurar sus personalizaciones actuales en el futuro, asegúrese de exportarlas y guardarlas como copia de seguridad antes de importar nuevas personalizaciones.

Así es como se personaliza y utiliza la barra de herramientas de acceso rápido en Excel. Gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!