Днес ще да ви покаже как към създаване на Шаблони за имейли в Outlook с падащи полета. Ще извличаме информация от набор от данни и ще попълваме имейл съобщение в движение. Звучи забавно? Тогава нека започнем!

Създаване и използване на набори от данни в споделени шаблони за имейли

Преди да започнем с основните неща, ще пусна няколко реда за въведение за тези, които са нови в нашия блог и все още не знаят какво е Shared Email Templates (Споделени шаблони за имейли) и за какъв макрос на КАКВО ВЛИЗАМ говоря. Shared Templates (Споделени шаблони) е инструмент, който може да превърне ежедневието ви в Outlook във въпрос на няколко кликвания. Вижте, създавате набор от шаблони с необходимото форматиране, връзки, снимки и т.н.и поставете правилния шаблон за миг. Вече не е необходимо да пишете и форматирате отговорите си, готовият за изпращане имейл се създава в движение.

Що се отнася до това, какво да въведете, този макрос е описан в предишния ми урок, можете да се възползвате от него, за да раздвижите паметта си ;)

Как да създадете нов набор от данни и да го използвате в шаблони

Сега нека се върнем към основната ни тема - шаблони за попълване в Outlook. Вече знаете, че макросът WhatToEnter може да ви помогне да вмъкнете необходимите данни в едно или няколко места на имейла си. Ще ви покажа как да автоматизирате още повече рутинната си работа и ще ви науча да работите с набори от данни. Казано по-просто, това е таблица с данни, от която ще извличате необходимите стойности. Когато прилагате макроса WHAT TO ENTERмакрос, избирате записа, който да извлечете от тази таблица, и той попълва електронната ви поща. Колкото и странно да звучи, на практика е доста лесно :)

Като започнем от самото начало, първо трябва да създадем таблица. Отворете добавката, щракнете с десния бутон на мишката върху някоя папка и изберете " Нов набор от данни " от падащия списък:

Добавката ще отвори нова уебстраница в браузъра по подразбиране, в която ще създадете набор от данни. Дайте му име и започнете да попълвате редовете и колоните му.

Забележка. Обърнете внимание на първата колона на набора от данни, тъй като тя ще бъде ключова. Попълнете я със стойности, които ще ви помогнат да идентифицирате редовете си и лесно да изберете този, от който ще трябва да вземете данните.

Имайте предвид, че наборът от данни е ограничен до 32 реда, 32 колони и 255 символа в клетка.

Съвет. Като алтернатива можете да импортирате набори от данни в Шаблони за споделени имейли. Вашата таблица трябва да бъде записана във формат .txt или .csv и да има не повече от 32 реда/колони (останалите ще бъдат отрязани).

След като сте добавили и попълнили новите редове и колони с информацията, която може да ви е необходима в шаблоните, просто добавете макроса КАКВО ДА ВНЕСЕТЕ към текста. Ето моя примерен шаблон с макроса, който зададох, за да вмъкна процент отстъпка от набора от данни:

Здравейте,

Това е потвърждение за днешната ви поръчка. BTW, получихте специалната си ~%WhatToEnter[{dataset: "Dataset", column: "Discount", title:"%"}] отстъпка ;)

Благодарим ви, че ни избрахте! Приятно изкарване!

Виждате ли, току-що избрах стойност от ключовата колона и съответната отстъпка попълни имейла ми. Казах ви, че ключовата колона е важна :)

Редактиране и премахване на набори от данни

В случай че сте забелязали грешка или искате да добавите/премахнете някои от входовете, винаги можете да редактирате своя набор от данни. Просто го изберете в прозореца на добавката и натиснете Редактиране на :

Отново ще бъдете прехвърлени в браузъра, където трябва да промените таблицата си. Можете да добавяте редове и колони, да променяте съдържанието им и да ги премествате по желания от вас начин. След като приключите, щракнете върху Запазете и всички приложени промени ще бъдат налични веднага.

Ако този набор от данни вече не ви е необходим, просто го изберете и натиснете Изтриване на :

Това беше прост пример за набор от данни с едно поле, за да можете да добиете представа за тази функция. По-нататък ще продължим да я изследваме и ще се научим да се възползваме максимално от наборите от данни :)

Как да използвате набор от данни с няколко полета при писане на имейли в Outlook

Тъй като вече имаме ясно разбиране за това как се създават и използват набори от данни, е крайно време да създадем по-сложна и информативна таблица и да попълним няколко места от имейла си наведнъж.

Ще импортирам предварително запазената си таблица, за да не ви отегчавам с попълването на данни, и ще променя малко шаблона си, така че да се попълнят всички необходими полета. Искам наборът ми от данни да:

• Поставете сумата на отстъпката;
• Добавете личната връзка на клиента;
• Попълнете няколко реда от специалните условия за плащане на клиента;
• Вмъкнете прекрасно изображение "Благодаря";
• Приложете споразумение към имейла.

Дали търся твърде много? Не, тъй като имам подготвен набор от данни :) Вижте ме как попълвам цялата тази информация в движение:

Може би сте забелязали, че някои от макросите са предварително записани в шаблон. Показах ви как да настроите макрос за получаване на данни от набор от данни и да го обедините с друг макрос. Ако имате нужда от повече примери или допълнителни разяснения, моля, оставете отзивите си в Коментари раздел ;)

Ето и окончателния текст на моя шаблон:

Здравейте,

Това е потвърждение за днешната ви поръчка. Между другото, получихте специалната си отстъпка ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Discount", title: "Discount"}] ;)

Ето и вашата лична връзка: ~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Link", title: "Link"}]

Има и няколко детайла, които трябва да отбележим:~%WhatToEnter[{dataset: "New Dataset", column: "Conditions", title: "Conditions"}]

~%InsertPictureFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Image", title: "Image"} ]; 300; 200}

~%AttachFromURL[~%WhatToEnter[ {dataset: "New Dataset", column: "Attachment", title: "Attachment"} ]]

Благодарим ви, че ни избрахте! Приятно изкарване!

Съвет. В случай че трябва да научите или да си припомните как да обединявате макроси заедно, направете справка с тази част от урока за макроси на WhatToEnter или с пълния списък с макроси за Шаблони за споделени имейли.

Ако не вярвате на видеото по-горе, просто инсталирайте Шаблони за споделени имейли от Microsoft Store, проверете сами наборите от данни и споделете опита си с мен и другите в коментарите ;)

Попълване на таблица с помощта на набор от данни в имейли на Outlook

Списъкът с възможностите на набора от данни все още не е завършен. Представете си следното - клиентът ви все още се съмнява колко артикула да закупи и би искал да научи повече за отстъпките и условията на плащане. Вместо да напишете всичко това в едно дълго изречение, по-добре създайте таблица с всяка налична опция и нейните характеристики.

Не бих нарекъл пестене на време създаването на нова таблица и запълването ѝ с данните, които вече имате в набора от данни. За този случай обаче има бърз начин за заобикаляне. Можете да свържете набора от данни с таблица и имейлът ви ще бъде запълнен с информацията от набора от данни на мига. Ще трябва да:

1. Отворете шаблон и създайте таблица с поне два реда (броят на колоните зависи изцяло от вас).
2. Попълнете първия ред на таблицата, тъй като това ще бъде нашето заглавие.
3. Щракнете с десния бутон на мишката върху втория ред и изберете "Bind to dataset" (Свържи с набор от данни).
4. Изберете набора от данни, от който да изтеглите данните, и натиснете ОК.
5. Когато поставите този шаблон, ще бъдете помолени да изберете колоните, които да добавите. Отбележете всички или само някои от тях и продължете.
6. Насладете се ;)

Ако искате да добавите нещо визуално към горния текст, можете да погледнете в нашите документи за скрийншоти стъпка по стъпка на обвързването на набора от данни или да изгледате малкия видеоклип по-долу.

Накратко, създавате таблица, попълвате заглавието ѝ и я свързвате с набора от данни. Когато вмъквате шаблон, просто задавате редовете за вмъкване и инструментът ще попълни таблицата ви за секунда.

Ето как започна да изглежда моят шаблон след свързването на набора от данни:

Здравейте!

Ето подробностите, които поискахте:

В случай че трябва да отмените свързването на набора от данни, просто премахнете "свързания" ред.

Виждате ли? Няма как да е по-лесно :)

Освен това може да се интересувате да направите динамичен шаблон на Outlook, който автоматично превключва изображения, прикачени файлове и текст индивидуално за всеки потребител.

Заключение

В тази статия обхванах за вас още една опция от нашия суперполезен макрос, наречен КАКВО ДА ВЪВЕДЕТЕ. Сега вече знаете как да създавате, редактирате и използвате набори от данни в Шаблони за споделени имейли и, силно се надявам, ще започнете да ги използвате :)

Благодарим ви, че прочетохте! Ще се видим в следващите уроци ;)