Ако трябва да назовете три ключови компонента на Microsoft Excel, кои ще бъдат те? Най-вероятно това са електронни таблици за въвеждане на данни, формули за извършване на изчисления и диаграми за създаване на графично представяне на различни видове данни.

Вярвам, че всеки потребител на Excel знае какво е диаграма и как да я създаде. Въпреки това един тип графика остава непрозрачен за мнозина - Диаграма на Гант . В този кратък урок ще обясните основните характеристики на диаграмата на Гант, ще покажете как да направите проста диаграма на Гант в Excel, откъде да изтеглите разширени шаблони на диаграми на Гант и как да използвате онлайн създателя на диаграми на Гант за управление на проекти.

Какво представлява диаграмата на Гант?

Сайтът Диаграма на Гант носи името на Хенри Гант, американски машинен инженер и консултант по управление, който изобретява тази диаграма още през 1910 г. Диаграмата на Гант в Excel представя проекти или задачи под формата на каскадни хоризонтални стълбовидни диаграми. Диаграмата на Гант илюстрира структурата на разбивката на проекта, като показва началните и крайните дати, както и различни връзки между дейностите по проекта, иПо този начин можете да проследявате задачите спрямо планираното време или предварително зададените етапи.

Как да направите диаграма на Гант в Excel

За съжаление Microsoft Excel не разполага с вграден шаблон за диаграма на Гант като опция. Въпреки това можете бързо да създадете диаграма на Гант в Excel, като използвате функцията за стълбовидни графики и малко форматиране.

Моля, следвайте внимателно стъпките по-долу и ще направите проста диаграма на Гант за по-малко от 3 минути. Ще използваме Excel 2010 за този пример за диаграма на Гант, но можете да симулирате диаграми на Гант във всяка версия на Excel 2013 до Excel 365 по същия начин.

1. Създаване на таблица на проекта

Започвате, като въвеждате данните за проекта си в електронна таблица на Excel. Изброявате всяка задача на отделен ред и структурирате плана си за проекта, като включвате Начална дата , Крайна дата и Продължителност , т.е. броят на дните, необходими за изпълнение на задачите.

Съвет. Само Начална дата и Продължителност колони са необходими за създаването на диаграма на Гант в Excel. Ако имате Начални дати и Крайни дати , можете да използвате една от тези прости формули, за да изчислите Продължителност , в зависимост от това, кое е по-разумно за вас:

Продължителност = крайна дата - начална дата

Продължителност = крайна дата - начална дата + 1

2. Направете стандартна стълбова диаграма на Excel въз основа на началната дата

Започвате да изготвяте диаграмата на Гант в Excel, като създавате обичайната Подредена лента диаграма.

• Изберете диапазон от вашите Начални дати със заглавието на колоната, което в нашия случай е B1:B11. Не забравяйте да изберете само клетките с данни, а не цялата колона.
• Преминете към Вмъкване на tab> Графики и щракнете върху Бар .
• Съгласно 2-D бар щракнете върху Подредена лента .

В резултат на това в работния лист ще бъде добавена следната лента Stacked:

Забележка: В някои други уроци за диаграми на Гант, които можете да намерите в интернет, се препоръчва първо да се създаде празна стълбовидна диаграма и след това да се попълни с данни, както е обяснено в следващата стъпка. Но мисля, че горният подход е по-добър, защото Microsoft Excel ще добави една серия данни към диаграмата автоматично и по този начин ще ви спести известно време.

3. Добавете данни за продължителността към диаграмата

Сега трябва да добавите още една серия към бъдещата си диаграма на Гант в Excel.

1. Щракнете с десния бутон на мишката навсякъде в областта на диаграмата и изберете Избор на данни от контекстното меню.

   Сайтът Избор на източник на данни Ще се отвори прозорец. Както можете да видите на снимката по-долу, Начална дата вече е добавена в Вписвания в легенди (серия) . И трябва да добавите Продължителност и там.

2. Щракнете върху Добавяне на за да изберете повече данни ( Продължителност ), които искате да нанесете в диаграмата на Гант.

   

3. Сайтът Серия за редактиране се отваря прозорец и вие правите следното:
   • В Име на серията поле, въведете " Продължителност " или всяко друго име по ваш избор. Като алтернатива можете да поставите курсора на мишката в това поле и да щракнете върху заглавието на колона в електронната таблица, като щракнатото заглавие ще бъде добавено като Име на серията за диаграмата на Гант.
   • Щракнете върху иконата за избор на обхват до Стойности на сериите област.

   

4. Малък Серия за редактиране Ще се отвори прозорец. Изберете проекта си Продължителност данни, като щракнете върху първата клетка "Продължителност" (D2 в нашия случай) и плъзнете мишката надолу до последната продължителност (D11). Уверете се, че не сте включили по погрешка заглавието или някоя празна клетка.

   

5. Щракнете върху иконата за сгъване на диалога, за да излезете от този малък прозорец. Това ще ви върне към предишния Серия за редактиране прозорец с Име на серията и Стойности на сериите където щракнете върху OK .

   

6. Сега отново сте в Избор на източник на данни прозорец с двете Начална дата и Продължителност добавени под Вписвания в легендата (серия). Просто кликнете върху OK за данните за продължителността, които ще бъдат добавени към диаграмата на Excel.

   Получената стълбовидна диаграма трябва да изглежда по следния начин:

   

4. Добавяне на описания на задачите в диаграмата на Гант

Сега трябва да замените дните в лявата част на диаграмата със списъка със задачи.

1. Щракнете с десния бутон на мишката навсякъде в областта на графиката (областта със сини и оранжеви ленти) и щракнете върху Избор на данни за да извикате Избор на източник на данни прозорец отново.
2. Уверете се, че Начална дата е избрана в левия прозорец и щракнете върху Редактиране на в десния прозорец, под Етикети за хоризонтална ос (категория) .

   

3. Малък Етикет на оста Отваря се прозорецът и избирате задачите по същия начин, както избрахте продължителността в предишната стъпка - щракнете върху иконата за избор на обхват. , след което щракнете върху първата задача в таблицата и плъзнете мишката надолу до последната задача. Не забравяйте, че заглавието на колоната не трябва да се включва. Когато приключите, излезте от прозореца, като щракнете отново върху иконата за избор на обхват.

   

4. Кликнете върху OK два пъти, за да затворите отворените прозорци.
5. Премахнете блока с етикетите на диаграмата, като щракнете с десния бутон на мишката върху него и изберете Изтриване на от контекстното меню.

   В този момент диаграмата на Гант трябва да има описания на задачите от лявата страна и да изглежда по следния начин:

   

5. Преобразувайте стълбовидната графика в диаграма на Гант в Excel

Това, което имате сега, все още е подредена стълбовидна диаграма. Трябва да добавите правилното форматиране, за да заприлича повече на диаграма на Гант. Нашата цел е да премахнем сините стълбове, така че да се виждат само оранжевите части, представляващи задачите на проекта. От техническа гледна точка няма да премахнем сините стълбове, а по-скоро ще ги направим прозрачни и следователно невидими.

1. Кликнете върху някой синя лента в диаграмата на Гант, за да ги изберете всички, щракнете с десния бутон на мишката и изберете Форматиране на серия данни от контекстното меню.

   

2. Сайтът Форматиране на серия данни ще се появи прозорец, в който трябва да направите следното:
   • Преминете към Таб "Запълване и изберете Без запълване .
   • Отидете в Цвят на границата и изберете Без линия .

   

   Забележка: Не е необходимо да затваряте диалоговия прозорец, защото ще го използвате отново в следващата стъпка.

3. Както вероятно сте забелязали, задачите във вашата диаграма на Гант в Excel са изброени в обратен ред . А сега ще поправим това.Щракнете върху списъка със задачи в лявата част на диаграмата на Гант, за да ги изберете. Това ще покаже Ос на формата диалогов прозорец за вас. Изберете Опция за категории в обратен ред под Опции за осите и след това щракнете върху Затвори за да запазите всички промени.

   

   Резултатите от току-що направените промени са:

   • Задачите ви са подредени в подходящ ред в диаграма на Гант.
   • Маркерите за дата се преместват от долната в горната част на графиката.

   Диаграмата ви в Excel започва да прилича на нормална диаграма на Гант, нали? Например моята диаграма на Гант сега изглежда така:

   

6. Подобряване на дизайна на диаграмата на Гант в Excel

Въпреки че диаграмата на Гант в Excel започва да придобива форма, можете да добавите още няколко финални щрихи, за да я направите наистина стилна.

1. Премахнете празното място от лявата страна на диаграмата на Гант. Както си спомняте, първоначално сините ленти с начална дата се намираха в началото на диаграмата на Гант в Excel. Сега можете да премахнете това празно бяло пространство, за да приближите задачите си малко по-близо до лявата вертикална ос.
   • Кликнете с десния бутон на мишката върху първа начална дата в таблицата с данни изберете Форматиране на клетките> Общи . Запишете числото, което виждате - това е цифрово представяне на датата, в моя случай 41730. Както вероятно знаете, Excel съхранява датите като числа въз основа на броя на дните от 1 януари 1900 г. Щракнете върху Отмяна на защото всъщност не искате да правите никакви промени тук.

     

   • Щракнете върху която и да е дата над лентите със задачи в диаграмата на Гант. С едно щракване ще изберете всички дати, щракнете с десния бутон на мишката върху тях и изберете Ос на формата от контекстното меню.

     

   • Под Опции за осите , промяна Минимален към Фиксиран и въведете номера, който сте записали в предишния стъпка.
2. Регулирайте броя на датите в диаграмата на Гант. В същия Ос на формата прозореца, който сте използвали в предишната стъпка, променете Основна единица и Незначителна единица към Фиксиран Обикновено колкото по-кратък е срокът на проекта, толкова по-малки числа използвайте. Например, ако искате да показвате всяка втора дата, въведете 2 в полето Основна единица . Можете да видите моите настройки на снимката по-долу.

   Забележка. В Excel 365, Excel 2021 - 2013 няма Auto и Фиксиран радио бутони, така че просто въведете числото в полето.

   

   Съвет: Можете да си играете с различни настройки, докато получите най-добрия за вас резултат. Не се страхувайте да направите нещо погрешно, защото винаги можете да върнете настройките по подразбиране, като превключите обратно на Auto (Автоматично) в Excel 2010 и 2007, или щракнете върху Нулиране на в Excel 2013 и по-нови версии.

3. Премахнете излишното бяло пространство между лентите. Сгъстяването на лентите със задачи ще направи графиката на Гант още по-добра.
   • Щракнете върху някоя от оранжевите ленти, за да изберете всички, щракнете с десния бутон на мишката и изберете Форматиране на серия данни .
   • В диалоговия прозорец Форматиране на серии от данни задайте Разделен към 100% и Ширина на пролуката към 0% (или близо до 0%).

   

   И ето резултата от нашите усилия - проста, но добре изглеждаща диаграма на Гант в Excel:

   

   Не забравяйте, че въпреки че диаграмата на Excel симулира диаграма на Гант много точно, тя все пак запазва основните характеристики на стандартната диаграма на Excel:

   • Диаграмата на Гант в Excel ще промени размера си, когато добавяте или премахвате задачи.
   • Можете да промените начална дата или продължителност, като графиката ще отрази промените и ще се коригира автоматично.
   • Можете да запазите диаграмата на Гант в Excel като изображение или да я конвертирате в HTML и да я публикувате онлайн.

   Съвети:

   • Можете да оформите диаграмата на Гант в Excel по различни начини, като промените цвета на запълване, цвета на рамката, сянката и дори приложите триизмерния формат. Всички тези опции са налични в Форматиране на серия данни (щракнете с десния бутон на мишката върху лентите в областта на диаграмата и изберете Форматиране на серия данни от контекстното меню).

     

   • Когато сте създали страхотен дизайн, може би е добре да запазите диаграмата на Гант в Excel като шаблон за бъдеща употреба. За да направите това, щракнете върху диаграмата, преминете към Дизайн в лентата и щракнете върху Запазване като шаблон .

Шаблони за диаграма на Гант в Excel

Както виждате, не е голям проблем да се създаде проста диаграма на Гант в Excel. Но какво ще стане, ако искате по-сложна диаграма на Гант със засенчване на процента на завършеност за всяка задача и вертикална Основен етап или Контролна точка Разбира се, ако сте от онези редки и загадъчни същества, които съответно наричаме "гурута на Excel", можете да се опитате да направите такава графика сами, с помощта на тази статия: Advanced Gantt Charts in Microsoft Excel.

По-бърз и по-безпроблемен начин обаче е използването на шаблон за диаграма на Гант в Excel. По-долу ще намерите кратък преглед на няколко шаблона за диаграма на Гант за управление на проекти за различни версии на Microsoft Excel.

Шаблон за диаграма на Гант за Microsoft Excel

Този шаблон за диаграма на Гант в Excel, наречен Планиране на проекта на Гант има за цел да проследява проекта ви по различни дейности, като например Начало на плана и Действителен старт , Продължителност на плана и Действителна продължителност както и Процент на завършеност .

В Excel 2013 - 2021 просто отидете на Файл> Нов и въведете "Gantt" в полето за търсене. Ако не можете да го намерите там, можете да го изтеглите от уебсайта на Microsoft - шаблон за планиране на проекти Gantt . Този шаблон не изисква никакво обучение, просто щракнете върху него и той е готов за използване.

Онлайн шаблон за диаграма на Гант

Това е Интерактивен онлайн създател на диаграми на Гант от smartsheet.com. Както и предишният шаблон за диаграма на Гант, така и този е бърз и лесен за използване. Те предлагат 30-дневен безплатен пробен период, така че можете да се регистрирате с профила си в Google тук и веднага да започнете да правите първата си диаграма на Гант в Excel онлайн.

Процесът е много прост - въвеждате данните за проекта в лявата таблица, а докато въвеждате, в дясната част на екрана се създава диаграма на Гант.

Шаблон за диаграма на Гант за Excel, Google Sheets и OpenOffice Calc

Шаблонът за диаграма на Гант от vertex42.com е безплатен шаблон за диаграма на Гант, който работи с Excel, както и с OpenOffice Calc и Google Sheets. Работите с този шаблон по същия начин, както с всяка нормална електронна таблица на Excel. Просто въведете началната дата и продължителността за всяка задача и определете % в Завършете колона. За да промените обхвата на датите, показани в областта на диаграмата на Гант, плъзнете лентата за превъртане.

И накрая, още един шаблон за диаграма на Gant в Excel за вашето внимание.

Шаблон на диаграма на Гант за ръководител на проект

Project Manager Gantt Chart от professionalexcel.com също е безплатен шаблон на диаграма на Гант за управление на проекти за Excel, който може да ви помогне да проследявате задачите си спрямо определеното им време. Можете да изберете стандартния седмичен изглед или дневния за краткосрочни проекти.

Надяваме се, че поне един от гореспоменатите шаблони е подходящ за вашите нужди. Ако не, можете да създадете своя собствена диаграма на Гант, както е показано в първата част на този урок, и след това да я запазите като шаблон на Excel.

Сега, след като сте запознати с основните характеристики на диаграмата на Гант, можете да я разгледате по-подробно и да създадете свои собствени сложни диаграми на Гант в Excel, с които да удивите шефа и колегите си : )

Практическа работна тетрадка за изтегляне

Пример за диаграма на Гант (.xlsx файл)