Věděli jste, že při sloučení 2 listů Google můžete nejen aktualizovat záznamy v jednom sloupci, ale také vytáhnout celé související sloupce a dokonce i neshodující se řádky? Dnes vám ukážu, jak se to dělá pomocí funkcí VLOOKUP, INDEX/MATCH, QUERY a doplňku Merge Sheets.

Když jsem naposledy mluvil o slučování 2 listů Google, podělil jsem se o způsoby, jak porovnat & aktualizovat data. Tentokrát budeme stále aktualizovat buňky, ale vytáhneme také další související sloupce a neodpovídající řádky.

Zde je moje vyhledávací tabulka. Dnes z ní převezmu všechny potřebné údaje:

Tentokrát se zvětšila: má dva sloupce navíc s názvy prodejců a jejich hodnoceními. Sloupec Skladové zásoby aktualizuji o tyto informace v jiné tabulce a vytáhnu i prodejce. No a možná i hodnocení :)

Jako obvykle použiji několik funkcí a speciální doplněk pro tuto práci.

Sloučení listů Google & přidání souvisejících sloupců pomocí VLOOKUP

Vzpomínáte si na funkci VLOOKUP v tabulkách Google? V předchozím článku jsem ji použil k porovnání dat a aktualizaci některých buněk.

Pokud vás tato funkce stále děsí, je nejvyšší čas se jí postavit čelem a naučit se ji jednou provždy, protože dnes ji budu používat i já :)

Tip: Pokud hledáte rychlé řešení, které vám ušetří čas, seznamte se s nástrojem Merge Sheets.

Proveďme rychlou rekapitulaci syntaxe vzorců:

• search_key je to, co hledáte.
• rozsah je to, co hledáte.
• index je číslo sloupce, ze kterého se má hodnota vrátit.
• [is_sorted] je zcela nepovinný a určuje, zda je sloupec s klíčem seřazen.

Tip: Na našem blogu je celý návod věnovaný VLOOKUP v tabulkách Google, neváhejte se na něj podívat.

Když jsem sloučil dva listy Google a jednoduše aktualizoval data ve sloupci Stock, použil jsem tento vzorec VLOOKUP:

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,2,FALSE),""))

IFERROR zajistil, že v buňkách bez shody nebyly žádné chyby, a ARRAYFORMULA zpracovala celý sloupec najednou.

Jaké změny tedy musím provést, abych mohl z vyhledávací tabulky vytáhnout také dodavatele jako nový sloupec?

Vzhledem k tomu, že se jedná o index který říká nástroji VLOOKUP v Tabulkách Google, z jakého sloupce má vzít data, lze říci, že je to ten, který je třeba upravit.

Nejjednodušší by bylo vzorec zkopírovat do sousedního sloupce a zvýšit jeho velikost. index o jednu (nahradit 2 s 3 ):

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,3,FALSE),""))

Stejný vzorec s jiným indexem však budete muset vložit tolikrát, kolik dalších sloupců chcete získat.

Naštěstí existuje lepší alternativa. Ta spočívá ve vytvoření polí. Pole umožňují spojit všechny sloupce, které chcete vytáhnout, do jednoho indexu.

Při vytváření pole v Tabulkách Google se hodnoty nebo odkazy na buňky/oblasti uvádějí v závorkách, např. ={1, 2, 3} nebo ={1; 2; 3}

Uspořádání těchto záznamů v listu závisí na oddělovači:

• Pokud použijete středník, budou čísla v rámci sloupce zabírat různé řádky:

Přesně to je třeba udělat v argumentu indexu VLOOKUP v tabulkách Google.

Protože sloučím listy Google, aktualizuji druhý sloupec a vytáhnu třetí, potřebuji vytvořit pole s těmito sloupci: {2, 3} :

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,{2,3},FALSE),""))

Tímto způsobem jeden vzorec VLOOKUP v tabulkách Google porovná názvy, aktualizuje informace o zásobách a přidá související dodavatele do prázdného sousedního sloupce.

Shoda & sloučení listů a přidání sloupců pomocí INDEX MATCH

Další na řadě je INDEX MATCH. Tyto dvě funkce společně konkurují funkci VLOOKUP, protože obcházejí její omezení při slučování listů Google.

Tip. V tomto tutoriálu se seznámíte s funkcí INDEX MATCH pro Tabulky Google.

Nejprve připomenu vzorec, který jednoduše sloučí jeden sloupec na základě shod:

=IFERROR(INDEX(List1!$C$1:$C$10,MATCH(B2,List1!$B$1:$B$10,0)),"")

V tomto vzorci, List1!$C$1:$C$10 je sloupec s hodnotami, které potřebujete, kdykoli. List1!$B$1:$B$10 splňuje stejnou hodnotu jako v B2 v aktuální tabulce.

S ohledem na tyto body je List1!$C$1:$C$10 které je třeba změnit, aby bylo možné nejen sloučit tabulky a aktualizovat buňky, ale také přidat sloupce.

Na rozdíl od VLOOKUP v tabulkách Google zde není nic náročného. Stačí zadat rozsah se všemi požadovanými sloupci: ten, který se má aktualizovat, a ostatní, které se mají přidat. V mém případě to bude např. List1!$C$1:$D$10 :

=IFERROR(INDEX(List1!$C$1:$D$10,MATCH(B2,List1!$B$1:$B$10,0)),"")

Nebo mohu rozšířit rozsah na E10 přidat 2 sloupce, ne jen jeden:

=IFERROR(INDEX(List1!$C$1:$E$10,MATCH(B2,List1!$B$1:$B$10,0)),"")

Poznámka: Tyto záznamy navíc vždy spadají do sousedních sloupců. Pokud budou mít tyto sloupce nějaké jiné hodnoty, vzorec je nepřepíše. Vypíše chybu #REF s příslušnou nápovědou:

Po vymazání těchto buněk nebo přidání nových sloupců nalevo od nich se zobrazí výsledky vzorce.

Sloučit listy Google, aktualizovat buňky & amp; přidat související sloupce - to vše pomocí QUERY

QUERY je jednou z nejmocnějších funkcí v tabulkových procesorech Google. Není tedy divu, že ji dnes použiji ke sloučení několika listů Google, aktualizaci buněk a zároveň přidání dalších sloupců.

Tato funkce se od ostatních liší tím, že jeden z jejích argumentů používá příkazový jazyk.

Tip: Pokud vás zajímá, jak používat funkci QUERY v tabulkách Google, navštivte tento příspěvek na blogu.

Nejprve si připomeňme vzorec, který aktualizuje buňky:

=IFERROR(QUERY(Sheet1!$A$2:$C$10, "select C where&QUERY!$B2:$B$10&""),"")

Zde se QUERY podívá na tabulku s požadovanými daty v listu 1, porovná buňky ve sloupci B s mou aktuální novou tabulkou a sloučí tyto listy: pro každou shodu vytáhne data ze sloupce C. IFERROR udržuje výsledek bez chyb.

Chcete-li přidat další sloupce pro tyto shody, musíte provést dvě malé změny tohoto vzorce:

1. seznam všech povinných sloupců pro vybrat příkaz:

   ...vyberte C,D,E...

2. rozšířit rozsah a podle toho vypadat:

   ...QUERY(Sheet1!$A$2:$E$10,...

Zde je úplný vzorec:

=IFERROR(QUERY(Sheet1!$A$2:$E$10, "select C,D,E where&Sheet4!$B2:$B$10&""),"")

Aktualizuje sloupec zásoby a přetáhne do této hlavní tabulky další 2 sloupce z vyhledávací tabulky.

Jak přidat neshodující se řádky pomocí FILTR + VLOOKUP

Představte si následující: sloučíte 2 listy Google, aktualizujete staré informace novými a získáte nové sloupce s dalšími souvisejícími hodnotami.

Co dalšího byste mohli udělat, abyste měli úplný přehled o dostupných záznamech?

Možná byste mohli přidat neshodující se řádky na konec tabulky? Takto budete mít všechny hodnoty na jednom místě: nejen shody s aktualizovanými souvisejícími informacemi, ale také neshody, aby se započítaly.

Příjemně mě překvapilo, že VLOOKUP v tabulkách Google to umí. Při použití společně s funkcí FILTER sloučí tabulky Google a přidá i neshodující se řádky.

Tip. Na závěr také ukážu, jak jeden doplněk provádí totéž s jediným zaškrtávacím políčkem.

Argumenty filtru Tabulky Google FILTER jsou poměrně jasné:

• rozsah jsou data, která chcete filtrovat.
• podmínka1 je sloupec nebo řádek s filtrovacím kritériem.
• kritéria2, kritéria3 atd. jsou zcela nepovinné. Použijte je, pokud potřebujete použít více kritérií.

Tip. Více informací o funkci FILTROVAT v tabulkách Google se dozvíte v tomto příspěvku na blogu.

Jak spolu tyto dvě funkce spolupracují a sloučí listy Google? FILTER vrátí data na základě filtrovacích kritérií vytvořených funkcí VLOOKUP.

Podívejte se na tento vzorec:

=FILTER(List1!$A$2:$E$10,ISERROR(VLOOKUP(List1!$B$2:$B$10,$B$2:$C$10,2,FALSE)=1))

Prohledává 2 tabulky Google a hledá shody a přetahuje neshodné řádky z jedné tabulky do druhé:

Vysvětlím vám, jak to funguje:

1. FILTER přejde do vyhledávacího listu (tabulka se všemi daty - List1!$A$2:$E$10 ) a pomocí VLOOKUP získá správné řádky.
2. VLOOKUP vezme názvy položek ze sloupce B na tomto vyhledávacím listu a porovná je s názvy z mé aktuální tabulky. Pokud není shoda, VLOOKUP oznámí chybu.
3. ISERROR označí každou takovou chybu číslem 1 a řekne FILTRU, aby tento řádek přenesl do jiného listu.

Výsledkem je, že vzorec vytáhne 3 další řádky pro ty bobule, které se v mé hlavní tabulce nevyskytují.

Není to tak složité, když si s touto metodou trochu pohrajete :)

Pokud tím ale nechcete trávit čas, existuje lepší a rychlejší způsob - bez jediné funkce a vzorce.

Způsob porovnávání & sloučení dat bez použití vzorců - doplněk Merge Sheets

Doplněk Merge Sheets zahrnuje všechny 3 možnosti při slučování listů Google:

• aktualizuje související buňky na základě shod
• přidá nové sloupce pro tyto shody
• vloží řádky s neshodnými záznamy

Aby nedošlo k nedorozumění, je proces rozdělen na. 5 jednoduchých kroků :

• První dvě jsou tam, kde jste vyberte své stoly i když jsou v různých tabulkách.
• Na adrese 3d , máte za úkol vyberte klíčový sloupec (sloupce) které by měly být zkontrolovány na shodu.
• Na stránkách 4. krok umožňuje nastavit sloupce, které se mají aktualizovat s novými záznamy nebo přidat z jednoho listu na druhý:

Trvalo několik sekund, než jsem viděl výsledek:

Nainstalujte si Merge Sheets z obchodu Google Sheets a uvidíte, že stejně rychle zpracovává i větší tabulky. Díky Merge Sheets budete mít více času na důležité věci.

Nechám vám tu také toto tříminutové demo video, které vám pomůže se rozhodnout :)

Tabulkový procesor s příklady vzorců

Sloučení listů Google, přidání souvisejících sloupců & neodpovídající řádky - příklady vzorců (vytvořte si kopii této tabulky)