Tento krátký návod popisuje 4 možné způsoby převodu souborů aplikace Excel do formátu PDF - pomocí funkce Uložit jako aplikace Excel, softwaru Adobe, online převodníků aplikace Excel do formátu PDF a nástrojů pro stolní počítače.

Převod tabulky aplikace Excel do formátu PDF je často nutný, pokud chcete umožnit ostatním uživatelům prohlížet data, ale ne je upravovat. Můžete také chtít převést tabulku aplikace Excel do úhlednějšího formátu PDF pro mediální sadu, prezentace a zprávy nebo vytvořit soubor, který mohou otevřít a číst všichni uživatelé, i když nemají nainstalovaný program Microsoft Excel, například na tabletu nebo telefonu.

V současné době je PDF pravděpodobně jedním z nejoblíbenějších formátů souborů. Podle společnosti Google je na webu více než 153 milionů souborů PDF a pouze 2,5 milionu souborů Excel (.xls a .xlsx).

Dále v tomto článku vysvětlím několik možných způsobů exportu aplikace Excel do formátu PDF s podrobnými kroky a snímky obrazovky:

Uložení dokumentů aplikace Excel jako souborů PDF

Ačkoli formáty .pdf a .xls existují již delší dobu a oba byly mezi uživateli vždy oblíbené, možnost exportovat soubory aplikace Excel přímo do formátu PDF se objevila v aplikaci Excel 2007. Pokud tedy máte jakoukoli verzi aplikace Excel 2007 až 365, můžete provést převod do formátu PDF rychlým a jednoduchým způsobem.

Aplikace Microsoft Excel umožňuje exportovat vybrané rozsahy nebo tabulky a také uložit jeden nebo několik listů nebo celý sešit jako soubor PDF.

1. Otevřete sešit aplikace Excel a vyberte rozsahy nebo listy, které chcete převést do souboru PDF.
   • Pokud chcete exportovat tabulka , umístěte kurzor do libovolné buňky v tabulce.
   • Exportování určitý pracovní list , jednoduše jej aktivujte kliknutím na kartu tohoto listu.
   • Převod několik pracovních listů , vyberte je všechny. Chcete-li vybrat sousední listy, klikněte na kartu prvního listu, podržte stisknutou klávesu Shift a klikněte na kartu posledního listu, který chcete vybrat. Chcete-li vybrat nesousední listy, podržte stisknutou klávesu Ctrl a zároveň klikněte na karty jednotlivých listů, které chcete uložit jako PDF.
   • Pokud chcete uložit celý sešit jako jeden soubor PDF, tento krok přeskočte : )
2. Klikněte na Soubor> Uložit jako .
3. V Uložit jako dialogové okno, vyberte možnost PDF (.*pdf) z " Uložit jako typ" rozevírací seznam.

   

   Chcete-li si výsledný soubor PDF po uložení prohlédnout, ujistěte se, že je Otevření souboru po publikování je zaškrtnuto políčko .

   Vyberte jednu z následujících možností v části Optimalizace pro :

   • Pokud výsledný dokument PDF vyžaduje vysokou kvalitu tisku, klikněte na tlačítko Standardní (publikování online a tisk).
   • Pokud je velikost souboru PDF důležitější než kvalita tisku, vyberte možnost Minimální velikost (publikování online).
4. Klikněte na Možnosti... v levé dolní části okna (viz obrázek výše).
5. Na stránkách Možnosti Otevře se dialogové okno a vy vyberete jednu z možností podle svých potřeb:
   • Výběr - vyexportuje aktuálně vybraný rozsah (vybrané rozsahy).
   • Aktivní list(y) - uloží buď aktuální pracovní list, nebo všechny vybrané listy do jednoho souboru PDF.
   • Tabulka - vyexportuje aktivní tabulku, tj. tabulku, ve které se právě nachází ukazatel myši.
   • Celý sešit - je to jasné : )

   

6. Klikněte na OK zavřete dialogové okno a je hotovo.

Jak vidíte, export souborů Excel do PDF pomocí vestavěných prostředků Excelu je snadný. Microsoft Excel samozřejmě poskytuje jen několik základních nastavení, ale s trochou zkušeností se lze naučit připravit zdrojové soubory tak, aby nebylo třeba dalších úprav. Každopádně, pokud nejste spokojeni s možnostmi aplikace Excel Uložit jako funkce, prozkoumejme nabídku společnosti Adobe.

Export souborů aplikace Excel do formátu PDF pomocí nástrojů Adobe

Bohužel společnost Adobe není tak štědrá jako Microsoft, pokud jde o převody z Excelu do PDF, a neposkytuje k tomu žádné bezplatné prostředky. Tuto funkci však mají zahrnutou v placených nástrojích nebo předplatném, které - to je třeba jim přiznat - odvádějí svou práci opravdu dobře.

Adobe Reader

Aplikace Adobe Reader X a starší verze obsahovaly možnost instalace tiskárny Adobe PDF Printer, kterou bylo možné použít k exportu souborů aplikace Excel do formátu PDF. V nejnovější verzi aplikace Adobe Reader XI však tato funkce není k dispozici.

Místo toho zavedli Vytvořit PDF karta, která umožňuje vytvořit PDF ze souborů .xls nebo .xlsx jediným kliknutím, pokud máte placené předplatné.

Adobe Acrobat XI Pro

Pokud patříte k několika šťastným uživatelům tohoto výkonného balíku, je vytvoření souboru PDF z listu aplikace Excel stejně snadné jako kliknutí na tlačítko . PDF ze souboru... pod Vytvořit panel nástrojů.

Program Adobe Acrobat Pro umožňuje vytvořit soubor PDF přímo z aplikace Excel jedním z následujících způsobů:

• Klikněte na Vytvořit PDF tlačítko na Acrobat na kartě Excel na pásu karet.
• Přepněte na Soubor a klikněte na kartu Uložit jako Adobe PDF.
• Klikněte na Soubor> Tisk, vyberte Adobe PDF a nakonfigurujte nastavení.

Pokud máte zájem o 30denní zkušební verzi Adobe Acrobat XI, můžete si ji stáhnout zde. Pokud nejste ochotni platit 20 USD měsíční poplatek za předplatné Acrobat XI Pro, podívejme se, co nabízejí bezplatné konvertory Excelu do PDF.

Bezplatné online převodníky z Excelu do PDF

Naštěstí pro nás existuje mnoho bezplatných online konvertorů Excelu do PDF, které poskytují různé možnosti převodu dokumentů Excelu do souborů PDF. Níže najdete recenze 4 nejoblíbenějších online konvertorů.

Abych otestoval schopnosti online konvertorů PDF na různých typech dat, vytvořil jsem následující dva sešity:

Testovací sešit 1: několik tabulek v různých formátech

Testovací sešit 2: Šablona plánovače dárků na dovolenou společnosti Microsoft

Nyní, když jsou přípravy dokončeny, se podívejme, jak si s touto výzvou poradí online převodníky Excelu do PDF.

Převodník PDF

Další online převodník Excelu do PDF je k dispozici na adrese www.freepdfconvert.com. Kromě listů Excelu dokáže tento nástroj převádět do PDF také dokumenty Wordu, prezentace PowerPointu a webové stránky a obrázky.

Jak vidíte na obrázku výše, rozhraní je také velmi přehledné a nevyžaduje téměř žádné vysvětlení. Jednoduše se pohybujete mezi kartami, abyste vybrali správný typ konverze, poté vyhledáte původní soubor, vyberete požadovaný formát a kliknete na tlačítko . Převést .

Po dokončení převodu můžete výsledný soubor PDF stáhnout do počítače nebo uložit do Dokumentů Google:

Tento konvertor Excelu do PDF má bezplatnou verzi a placené předplatné. Zde jsou hlavní omezení bezplatné verze:

• Na převod dalšího souboru musíte počkat 30 minut.
• Omezený počet konverzí - 10 měsíčně.

Pokud vás zajímá více informací o tomto nástroji, kompletní seznam funkcí a seznam dostupných předplatných a cen najdete zde.

Výsledky:

Na rozdíl od předchozího převodníku PDF tento převodník poskytl velmi slušné výsledky na 1. sešitu, bez jakýchkoli zkreslení formátu nebo chyb.

Co se týče druhého sešitu, ten byl přesně a bezchybně převeden... do dokumentu Word (.docx). Nejdříve mě napadlo, že jsem omylem zvolil špatný formát pro převod, takže jsem proces zopakoval a dosáhl stejného výsledku, jak můžete vidět na snímku obrazovky níže:

Když jsem se nad tím zamyslel, došel jsem k následujícímu závěru. Převodník nedokázal správně exportovat vlastní formát mého excelového listu do PDF, a tak jej převedl do nejbližšího formátu. Ve skutečnosti bylo otázkou několika sekund uložit dokument Wordu jako PDF pomocí aplikace Word. Uložit jako a výsledkem bude pěkně naformátovaný soubor PDF.

Soda PDF Online Converter

Tento online konvertor PDF umožňuje vytvářet dokumenty PDF z mnoha formátů, včetně formátů Microsoft Excel, Word a PowerPoint, ale i obrázků JPEG, PNG a stránek HTML.

Služby Soda PDF Online poskytují bezplatné a placené členství. Zdarma můžete získat neomezené vytváření souborů PDF a omezený počet převodů souborů PDF, jeden soubor každých 30 minut. Pokud chcete více, budete muset přejít na verzi Premium (přibližně 10 USD za 3 měsíce). V tomto případě získáte také možnost slučovat a rozdělovat soubory PDF.

Výsledky:

Tento online konvertor Excelu do PDF byl téměř bezchybný. 1. sešit byl převeden do PDF bezchybně, 2. sešit byl také převeden bez chyb, ale první písmeno v jednom slově bylo zkráceno:

Jak vidíte, žádný z bezplatných online konvertorů z Excelu do PDF není dokonalý, i když Soda PDF je velmi blízko. Někdo si možná myslí, že problém je v mých původních dokumentech Excelu. Souhlasím, druhý sešit má poměrně propracovaný vlastní formát. Mým cílem totiž bylo provést jakési "zátěžové testy", abych odhalil skutečný potenciál online konvertorů z PDF do Excelu, protože vaše skutečnépracovní sešity mohou být mnohem složitější a propracovanější, pokud jde o obsah a formát.

Pro účely experimentu jsem oba testovací sešity převedl do formátu PDF pomocí dialogového okna Uložit jako v aplikaci Excel, která si s tímto úkolem poradila naprosto bez problémů - výsledné soubory PDF byly přesnými kopiemi původních dokumentů aplikace Excel.

Převodníky Excelu do PDF

Kromě online konvertorů Excelu do PDF existuje celá řada desktopových nástrojů pro převod souborů Excelu do dokumentů PDF, které poskytují různé možnosti v závislosti na tom, co od výsledného dokumentu očekáváte: od bezplatných nástrojů na jedno kliknutí až po profesionální balíky na podnikové úrovni. Protože nás zajímají především bezplatné konvertory Excelu do PDF, podívejme se na několik takových nástrojů blíže.

Foxit Reader - bezplatný konvertor Excelu do PDF

Foxit Reader je malý prohlížeč PDF, který umožňuje prohlížet, podepisovat a tisknout soubory PDF a také vytvářet dokumenty PDF ze sešitů aplikace Excel. Umožňuje převádět tabulky aplikace Excel do formátu PDF buď z aplikace Foxit Reader, nebo přímo z aplikace Excel.

Převod aplikace Excel do formátu PDF z aplikace Foxit Reader

Jedná se o nejrychlejší způsob převodu sešitu aplikace Excel do formátu PDF, který vyžaduje pouze 3 rychlé kroky.

1. Otevřete soubor aplikace Excel.

   Na Soubor klikněte na kartu Vytvořit > Ze souboru , pak Ze souboru a znovu vyhledejte dokument aplikace Excel, který chcete převést.

   

2. Prohlédněte si soubor PDF .

   Jakmile vyberete soubor Excel, Foxit Reader jej okamžitě otevře ve formátu PDF. Velmi příjemnou funkcí je, že můžete mít otevřeno několik souborů PDF najednou, každý na vlastní kartě, jak vidíte na obrázku níže:

   

   Věnujte prosím pozornost tomu, že seznam dárků pro svátky v Excelu, který byl pro většinu online konvertorů Excelu do PDF tvrdým oříškem, nepředstavuje pro tento desktopový nástroj vůbec žádný problém!

3. Uložení souboru PDF .

   Pokud je vše v pořádku, klikněte na Uložit jako na Soubor nebo stiskněte klávesovou zkratku Ctrl + S a soubor uložte. Ano, je to tak snadné!

Poznámka: Foxit Reader uloží do PDF všechny listy vybraného sešitu. Pokud tedy chcete převést pouze určitý list, uložte jej nejprve jako samostatný sešit.

Převod souboru aplikace Excel do formátu PDF z aplikace Excel

Tento přístup se doporučuje, pokud chcete mít více možností. náhled a přizpůsobit výsledný dokument PDF.

Po instalaci Foxit Reader přidá " Tiskárna Foxit Reader PDF " do seznamu tiskáren, což je vlastně pseudotiskárna, kterou lze použít ke konfiguraci konečného vzhledu dokumentu PDF.

1. Otevřete soubor aplikace Excel, který chcete převést do formátu PDF.

   Otevřete sešit aplikace Excel, přepněte na Soubor klikněte na kartu Tisk a vyberte Tiskárna Foxit Reader PDF v seznamu tiskáren.

   Viz_také: Vnořený IF v aplikaci Excel - vzorec s více podmínkami

   

2. Konfigurace nastavení.

   V rámci Nastavení máte následující možnosti:

   • Převést aktivní list, celý sešit nebo výběr do PDF.
   • Vyberte orientaci dokumentu - na výšku nebo na šířku.
   • Definujte formát papíru a okraje.
   • Vměstnejte list, všechny sloupce nebo všechny řádky na jednu stránku.

   Provedené změny se okamžitě promítnou do dokumentu. Náhled vpravo.

   Pokud chcete mít více možností, klikněte na Nastavení stránky odkaz pod Nastavení .

   

3. Konfigurace dalších nastavení (volitelné).

   Použití Nastavení stránky můžete přidat vlastní záhlaví nebo zápatí, změnit pořadí stránek, zobrazit nebo skrýt mřížky a další možnosti.

   

4. Uložte soubor PDF.

Po dokončení všech úprav klikněte na tlačítko Tisk Tlačítko pro uložení souboru. Tím se otevře standardní aplikace Excel. Uložit jako dialogové okno, ve kterém vyberete cílovou složku a zadáte název souboru.

Primo PDF - pseudotiskárna pro převod Excelu do PDF

PrimoPDF je další pseudotiskárna, která vám pomůže exportovat dokumenty Excelu do formátu PDF. Funkce a možnosti tohoto softwaru jsou velmi podobné jako u Foxit Readeru a nastavíte ho úplně stejně - vyberete si, co chcete. PrimoPDF pod Tiskárna a pohrajte si s nastavením.

Doufejme, že vám tento stručný přehled desktopových a online konvertorů Excelu do PDF pomohl vybrat vítěze. Pokud žádný z představených nástrojů není pro váš úkol ideální, můžete vyzkoušet některé alternativní metody, například nahrání souborů Excelu do Tabulek Google a jejich následný export do PDF nebo převod Excelu do PDF prostřednictvím Open Office.

V některých situacích může být užitečné převést pracovní list aplikace Excel na obrázek JPG, PNG nebo GIF.

V příštím článku si poradíme s opačným úkolem a prozkoumáme specifika importu souborů PDF do Excelu. Děkuji vám za přečtení a doufám, že se uvidíme zase za týden!