Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách nhập danh bạ từ Excel sang Outlook 2016-2010. Bạn sẽ tìm thấy ba bước dễ dàng để xuất danh bạ của mình. Chuyển đổi dữ liệu của bạn sang định dạng .csv, nhập chúng vào Outlook bằng một trình hướng dẫn đặc biệt và khớp các tiêu đề Excel với các trường tương ứng.

Vào tháng 9, chúng tôi đã xuất bản một bài báo hướng dẫn cách xuất danh bạ Outlook sang Excel. Bài đăng hôm nay xem xét việc nhập danh bạ từ Excel sang Outlook.

Excel là một nơi thuận tiện để lưu trữ chi tiết liên hệ của bạn. Bạn có thể xử lý dữ liệu của mình theo nhiều cách khác nhau: hợp nhất nhiều tệp với email, xóa trùng lặp, cập nhật đồng thời các trường trong tất cả các mục, kết hợp nhiều liên hệ thành một, hưởng lợi từ việc sử dụng các công thức và tùy chọn sắp xếp. Sau khi dữ liệu của bạn được định hình theo cách bạn cần, bạn có thể xuất danh bạ từ Excel sang Outlook. Có ba bước chính bạn cần làm theo:

Mẹo. Các cách khác để nhập danh bạ được mô tả trong Nhập danh bạ vào Outlook từ tệp CSV hoặc PST.

Chuẩn bị dữ liệu liên hệ Excel của bạn để nhập vào Outlook

Cách dễ nhất để chuẩn bị sẵn danh bạ của bạn để thêm từ Excel sang Outlook là lưu sổ làm việc ở định dạng CSV. Phương pháp này hoạt động với mọi phiên bản Office và cho phép bạn quên đi một số vấn đề như phạm vi được đặt tên hoặc liên hệ trống.

1. Trong sổ làm việc của bạn, hãy mở trang tính có chi tiết liên hệ mà bạn muốn nhậpvào Outlook.

   

2. Nhấp vào Tệp và chọn tùy chọn Lưu dưới dạng .

   

3. Chọn vị trí lưu tệp của bạn.
4. Bạn sẽ thấy hộp thoại Lưu dưới dạng . Chọn tùy chọn CSV (được phân cách bằng dấu phẩy) từ danh sách thả xuống Lưu dưới dạng và nhấn Lưu .

   

5. Bạn sẽ thấy thông báo sau từ Excel: Loại tệp đã chọn không chứa sổ làm việc chứa nhiều trang tính.

   

   Thông báo này cho bạn biết về giới hạn của tệp CSV. Xin đừng lo lắng, sổ làm việc ban đầu của bạn sẽ vẫn như cũ. Chỉ cần nhấp vào OK .

6. Sau khi nhấp vào OK , bạn có thể thấy một thông báo khác cho biết: Một số tính năng trong sổ làm việc của bạn có thể bị mất nếu bạn lưu nó dưới dạng CSV (được phân cách bằng dấu phẩy) .

   

   Thông báo thông tin này có thể bỏ qua. Vì vậy, bạn có thể nhấp vào Có để lưu trang tính hiện tại của mình ở định dạng CSV. Sổ làm việc gốc (tệp .xlsx) sẽ bị đóng và bạn cũng có thể nhận thấy rằng tên của trang tính hiện tại sẽ thay đổi.

7. Đóng tệp CSV mới của bạn.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để thêm các liên hệ vào Outlook.

Nhập các liên hệ từ Excel vào Outlook

Ở bước này, bạn sẽ thấy cách nhập các liên hệ từ Outlook vào Excel bằng cách sử dụng Nhập và Trình hướng dẫn Xuất .

1. Mở Outlook, đi tới Tệp > Mở & Xuất và nhấp vào tùy chọn Nhập/Xuất .

   

2. Bạn sẽ nhận được Trình hướng dẫn Nhập và Xuất . Chọn tùy chọn Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác rồi nhấp vào nút Tiếp theo .

   

3. Trên Nhập một Tệp của trình hướng dẫn, hãy chọn Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy và nhấp vào Tiếp theo .

   

4. Nhấp vào Duyệt qua nút và tìm tệp .csv mà bạn muốn nhập.

   Ở bước này, bạn cũng sẽ thấy các nút radio bên dưới Tùy chọn cho phép bạn không nhập các mục trùng lặp, thay thế các liên hệ hiện có hoặc tạo các mục trùng lặp. Nếu bạn tình cờ xuất thông tin liên hệ của mình sang Excel và muốn nhập chúng trở lại

   Outlook, hãy đảm bảo chọn nút radio đầu tiên.

   

5. Nhấp vào nút Tiếp theo để chọn đích cho email của bạn. Thư mục Danh bạ phải được chọn theo mặc định. Nếu không, bạn có thể cuộn lên hoặc xuống để tìm tệp. Bạn cũng có thể chọn một thư mục khác.

   

6. Sau khi nhấp vào Tiếp theo, bạn sẽ thấy hộp kiểm Nhập "Tên tệp của bạn.csv " vào thư mục: Danh bạ . Vui lòng đảm bảo chọn nó.

   

Vui lòng chưa nhấp vào Hoàn tất . Bạn sẽ cần liên kết một số cột trong tệp CSV của mình với các trường liên hệ trong Outlook. Điều này sẽ nhập danh bạ của bạn từ Excel sang Outlook chính xác như bạn muốn. Hãy tiếp tục đọc để biết các bước.

Kết hợp với Excelvào các trường Outlook tương ứng

Để đảm bảo rằng chi tiết từ các liên hệ đã nhập của bạn xuất hiện trong các trường tương ứng trong Outlook, hãy sử dụng hộp thoại Ánh xạ các trường tùy chỉnh ở bước cuối cùng của Trình hướng dẫn Nhập và Xuất .

1. Chọn Nhập "Tên tệp của bạn.csv" vào thư mục: Danh bạ để kích hoạt nút Ánh xạ các trường tùy chỉnh... . Nhấp vào nút này để thấy hộp thoại tương ứng xuất hiện.

   

2. Bạn sẽ thấy Từ: và Tới : ngăn trên hộp thoại Ánh xạ trường tùy chỉnh . Từ : chứa các tiêu đề cột từ tệp CSV của bạn. Trong Tới , bạn sẽ thấy các trường tiêu chuẩn của Outlook cho các liên hệ. Nếu một trường khớp với một cột trong tệp CSV, bạn sẽ thấy cột của mình bên dưới Được ánh xạ từ .

   

3. Các trường Tên , Tên và Họ là các trường tiêu chuẩn của Outlook, vì vậy nếu chi tiết liên hệ trong tệp của bạn có bất kỳ tên liên hệ nào trong số đó, thì bạn có thể tiếp tục.
4. Có lẽ bạn cũng sẽ cần thực hiện một số thao tác lập bản đồ thủ công. Ví dụ: trong tệp của bạn, số điện thoại của liên hệ nằm trong cột Số điện thoại . Outlook có nhiều trường cho số điện thoại, chẳng hạn như Doanh nghiệp, Nhà riêng, Ô tô , v.v. Vì vậy, bạn có thể tìm thấy kết quả khớp phù hợp bằng cách cuộn trong ngăn Tới :.

   

5. Ví dụ: khi bạn tìm thấy tùy chọn chính xác, Doanh nghiệp Điện thoại , chỉ cần chọn Số điện thoại trong Từ . sau đókéo và thả vào Số điện thoại doanh nghiệp trong ngăn Tới: .

   

   Bây giờ bạn có thể thấy Số điện thoại tiêu đề cột bên cạnh trường Số điện thoại doanh nghiệp .

   

6. Kéo các mục khác từ ngăn bên trái vào các trường Outlook phù hợp và nhấp vào Hoàn tất .

Danh bạ của bạn đã được thêm thành công vào Outlook từ Excel.

Bây giờ bạn đã biết cách xuất danh bạ Excel sang Outlook 2010-2013. Bạn chỉ cần tạo một tệp .csv chứa các email, nhập tệp đó vào Outlook và ánh xạ các trường tương ứng. Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào khi thêm địa chỉ liên hệ, vui lòng gửi câu hỏi của bạn bên dưới. Đó là tất cả cho ngày hôm nay. Hãy vui vẻ và xuất sắc trong Excel.