Оглавление
В этой статье я покажу вам, как импортировать контакты из Excel в Outlook 2016-2010. Вы найдете три простых шага для экспорта контактов. Преобразуйте данные в формат .csv, импортируйте их в Outlook с помощью специального мастера и сопоставьте заголовки Excel с соответствующими полями.
В сентябре мы опубликовали статью о том, как экспортировать контакты Outlook в Excel. Сегодняшняя статья посвящена импорту контактов из Excel в Outlook.
Excel - удобное место для хранения контактных данных. Вы можете обрабатывать данные различными способами: объединять несколько файлов с письмами, удалять дубликаты, обновлять поля во всех элементах одновременно, объединять несколько контактов в один, использовать формулы и опции сортировки. После того как ваши данные сформированы так, как вам нужно, вы можете экспортировать контакты из Excel в Outlook. Есть три вариантаосновные шаги, которые вам необходимо выполнить:
Совет. Другие способы импорта контактов описаны в разделе Импорт контактов в Outlook из файла CSV или PST.
Подготовка контактных данных Excel к импорту в Outlook
Самый простой способ подготовить контакты к добавлению из Excel в Outlook - сохранить рабочую книгу в формате CSV. Этот подход работает в любой версии Office и позволяет забыть о таких проблемах, как именованные диапазоны или пустые контакты.
- В рабочей книге откройте лист с контактными данными, которые вы хотите импортировать в Outlook.
- Нажмите Файл и выберите Сохранить как вариант.
- Выберите место для сохранения файла.
- Вы увидите Сохранить как диалоговое окно. Выберите опцию CSV (с разделителями-запятыми) из Сохранить как тип выпадающий список и нажмите Сохранить .
Смотрите также: Как сравнить два столбца в Excel с помощью VLOOKUP - Вы увидите следующее сообщение от Excel: Выбранный тип файла не содержит рабочих книг, содержащих несколько листов.
Это сообщение сообщит вам об ограничении CSV-файла. Пожалуйста, не волнуйтесь, ваша исходная рабочая книга останется как есть. Просто нажмите кнопку OK .
- После нажатия OK , вы, скорее всего, увидите еще одно сообщение: Некоторые функции рабочей книги могут быть потеряны, если вы сохраните ее в формате CSV (с разделителями-запятыми). .
Это информационное сообщение можно проигнорировать. Таким образом, вы можете нажать кнопку Да чтобы сохранить текущий рабочий лист в формате CSV. Исходная рабочая книга (файл .xlsx) будет закрыта, и вы также можете заметить, что имя вашего текущего листа изменится.
- Закройте новый CSV-файл.
Теперь вы готовы к добавлению контактов в Outlook.
Импорт контактов из Excel в Outlook
На этом шаге вы увидите, как импортировать контакты из Outlook в Excel с помощью функции Мастер импорта и экспорта .
- Откройте Outlook, перейдите в раздел Файл> Открыть & Экспорт и выберите опцию Импорт/экспорт .
- Вы получите Мастер импорта и экспорта Выберите опцию Импорт из другой программы или файла и затем нажмите кнопку Следующий кнопка.
- На Импорт файла шаг мастера, выберите Значения, разделенные запятой и нажмите Следующий .
- Нажмите на Просмотреть и найдите файл .csv, который вы хотите импортировать.
На этом шаге вы также увидите радиокнопки в разделе Опции позволяет не импортировать дубликаты, заменить существующие контакты или создать дубликаты. Если вы случайно экспортировали контактную информацию в Excel и хотите импортировать ее обратно в
Outlook, пожалуйста, убедитесь, что выбрали самую первую радиокнопку.
- Нажмите кнопку Следующий чтобы выбрать пункт назначения для ваших писем. Контакты папка должна быть выбрана по умолчанию. Если это не так, вы можете прокрутить вверх или вниз, чтобы найти файл. Также можно выбрать другую папку.
- После нажатия Следующий, вы увидите флажок Импортируйте "Имя вашего файла.csv" в папку: Контакты Пожалуйста, убедитесь, что вы выбрали его.
Пожалуйста, не нажимайте Отделка Еще нет. Вам нужно связать некоторые столбцы в CSV-файле с полями контактов в Outlook. Это позволит импортировать контакты из Excel в Outlook именно так, как вы хотите. Продолжайте читать, чтобы узнать шаги.
Сопоставьте столбцы Excel с соответствующими полями Outlook
Чтобы убедиться, что данные из импортированных контактов появляются в соответствующих полях в Outlook, используйте функцию Настраиваемые поля карты диалоговое окно на последнем шаге Мастер импорта и экспорта .
- Выберите Импортируйте "Имя вашего файла.csv" в папку: Контакты чтобы активировать кнопку Карта пользовательских полей.... Нажмите на эту кнопку, чтобы появилось соответствующее диалоговое окно.
- Вы увидите От: и На : стекла на Настраиваемые поля карты диалог. С сайта : содержит заголовки столбцов из вашего CSV-файла. Under На вы увидите стандартные поля Outlook для контактов. Если поле совпадает с колонкой в CSV-файле, вы увидите свою колонку в разделе Сопоставлено с .
- Поля Имя , Имя и Фамилия являются стандартными полями Outlook, поэтому, если в вашем файле есть любое из этих имен контактов, вы можете продолжить.
- Вероятно, вам также потребуется выполнить некоторое ручное сопоставление. Например, в вашем файле телефон контакта находится в столбце Номер телефона В Outlook есть множество полей для телефонных номеров, таких как Бизнес, дом, автомобиль и т.д. Таким образом, вы можете найти подходящий вариант, прокручивая список в пределах На : панель.
- Когда вы найдете правильный вариант, например, Рабочий телефон просто выберите Номер телефона по адресу С сайта Затем перетащите его на Рабочий телефон в Чтобы: панель.
Теперь вы можете увидеть Номер телефона заголовок столбца рядом с Рабочий телефон поле.
- Перетащите другие элементы из левой панели в соответствующие поля Outlook и нажмите кнопку Отделка .
Ваши контакты успешно добавлены в Outlook из Excel.
Теперь вы знаете, как экспортировать контакты из Excel в Outlook 2010-2013. Вам просто нужно создать файл .csv с электронными письмами, импортировать его в Outlook и сопоставить соответствующие поля. Если вы столкнулись с какими-либо трудностями при добавлении контактов, не стесняйтесь опубликовать свой вопрос ниже. На сегодня это все. Будьте счастливы и преуспевайте в Excel.
