Obsah
V tomto článku vám ukážem, ako importovať kontakty z aplikácie Excel do aplikácie Outlook 2016-2010. Nájdete tu tri jednoduché kroky na export kontaktov. Preveďte údaje do formátu .csv, importujte ich do aplikácie Outlook pomocou špeciálneho sprievodcu a priraďte záhlavia aplikácie Excel k príslušným poliam.
V septembri sme uverejnili článok, v ktorom sme ukázali, ako exportovať kontakty programu Outlook do aplikácie Excel. Dnešný príspevok sa zaoberá importom kontaktov z aplikácie Excel do programu Outlook.
Excel je vhodným miestom na ukladanie údajov o kontaktoch. Údaje môžete spracovať rôznymi spôsobmi: zlúčiť niekoľko súborov s e-mailami, odstrániť duplicity, aktualizovať polia vo všetkých položkách súčasne, spojiť niekoľko kontaktov do jedného, využívať výhody používania vzorcov a možností triedenia. Po tom, čo sú vaše údaje vytvarované tak, ako potrebujete, môžete kontakty z programu Excel exportovať do programu Outlook. Existujú tri možnostihlavné kroky, ktoré musíte vykonať:
Tip. Ďalšie spôsoby importu kontaktov sú opísané v Import kontaktov do aplikácie Outlook zo súboru CSV alebo PST.
Príprava údajov o kontaktoch v programe Excel na import do aplikácie Outlook
Najjednoduchší spôsob, ako pripraviť kontakty na pridanie z aplikácie Excel do aplikácie Outlook, je uložiť zošit vo formáte CSV. Tento prístup funguje pre akúkoľvek verziu balíka Office a umožňuje vám zabudnúť na niektoré problémy, ako sú pomenované rozsahy alebo prázdne kontakty.
- V zošite otvorte pracovný hárok s kontaktnými údajmi, ktoré chcete importovať do aplikácie Outlook.
- Kliknite na . Súbor a vyberte Uložiť ako možnosť.
- Vyberte miesto na uloženie súboru.
- Uvidíte Uložiť ako dialógové okno. Vyberte možnosť CSV (oddelené čiarkou) z Uložiť ako typ rozbaľovací zoznam a stlačte Uložiť .
- Zobrazí sa nasledujúca správa programu Excel: Vybraný typ súboru neobsahuje zošity, ktoré obsahujú viacero listov.
Táto správa vás informuje o obmedzení súboru CSV. Nemajte obavy, váš pôvodný zošit zostane zachovaný. Stačí kliknúť na OK .
- Po kliknutí na OK , pravdepodobne sa zobrazí ďalšia správa: Niektoré funkcie zošita sa môžu stratiť, ak ho uložíte ako CSV (oddelené čiarkou). .
Toto informačné oznámenie môžete ignorovať. Môžete teda kliknúť na Áno aby sa váš aktuálny pracovný hárok uložil vo formáte CSV. Pôvodný zošit (súbor .xlsx) sa zatvorí a môžete si tiež všimnúť, že sa zmení názov vášho aktuálneho hárku.
- Zavrite nový súbor CSV.
Teraz ste pripravení pridať kontakty do aplikácie Outlook.
Import kontaktov z programu Excel do aplikácie Outlook
V tomto kroku uvidíte, ako importovať kontakty z aplikácie Outlook do aplikácie Excel pomocou Sprievodca importom a exportom .
- Otvorte aplikáciu Outlook, prejdite na Súbor> Otvoriť & Exportovať a kliknite na možnosť Import/export .
- Získate Sprievodca importom a exportom . Vyberte možnosť Import z iného programu alebo súboru a potom kliknite na Ďalšie tlačidlo.
- Na Importovanie súboru kroku sprievodcu vyberte Hodnoty oddelené čiarkou a kliknite na Ďalšie .
- Kliknite na Prehľadávať a nájdite súbor .csv, ktorý chcete importovať.
V tomto kroku sa tiež zobrazia prepínacie tlačidlá v časti Možnosti umožňuje neimportovať duplikáty, nahradiť existujúce kontakty alebo vytvoriť duplicitné položky. Ak ste náhodou exportovali svoje kontaktné informácie do programu Excel a chcete ich importovať späť do
Outlook, nezabudnite vybrať úplne prvé prepínacie tlačidlo.
- Kliknite na tlačidlo Ďalšie vybrať cieľové miesto pre vaše e-maily. Kontakty priečinok by mal byť predvolene vybraný. Ak nie je, môžete sa posunúť nahor alebo nadol a nájsť súbor. Je možné vybrať aj iný priečinok.
- Po kliknutí na Ďalšie, uvidíte začiarkavacie políčko Import "Váš názov súboru.csv" do priečinka: Kontakty . Uistite sa, že ste ho vybrali.
Prosím, neklikajte Dokončenie Napriek tomu budete musieť priradiť niektoré stĺpce v súbore CSV k poliam kontaktov v programe Outlook. Tým sa vaše kontakty importujú z programu Excel do programu Outlook presne podľa vašich predstáv. Čítajte ďalej a dozviete sa postup.
Priradenie stĺpcov programu Excel k zodpovedajúcim poliam programu Outlook
Ak chcete zabezpečiť, aby sa údaje z importovaných kontaktov zobrazovali v príslušných poliach programu Outlook, použite Vlastné polia mapy dialógové okno v poslednom kroku Sprievodca importom a exportom .
- Vyberte Import "Váš názov súboru.csv" do priečinka: Kontakty aktivovať tlačidlo Vlastné polia mapy.... Po kliknutí na toto tlačidlo sa zobrazí príslušné dialógové okno.
- Uvidíte Od: a Na : sklá na Vlastné polia mapy dialóg. Z adresy : obsahuje hlavičky stĺpcov zo súboru CSV. v časti Na , zobrazia sa štandardné polia programu Outlook pre kontakty. Ak sa pole zhoduje so stĺpcom v súbore CSV, zobrazí sa stĺpec v časti Mapované z .
- Polia Názov , Kresťanské meno a Priezvisko sú štandardné polia programu Outlook, takže ak sú v súbore uvedené niektoré z týchto mien kontaktov, môžete pokračovať.
- Pravdepodobne budete musieť vykonať aj nejaké manuálne mapovanie. Napríklad vo vašom súbore je telefón kontaktu v stĺpci Telefónne číslo . Outlook má množstvo polí pre telefónne čísla, ako napr. Obchod, Domov, Auto a tak ďalej. Takže môžete nájsť vhodnú zhodu posúvaním v rámci Na : panel.
- Keď nájdete správnu možnosť, napríklad, Služobný telefón , stačí vybrať Telefónne číslo pod Z adresy Potom ho potiahnite a pustite do Služobný telefón v Pre: panel.
Teraz môžete vidieť Telefónne číslo záhlavie stĺpca vedľa Služobný telefón oblasť.
- Potiahnite ostatné položky z ľavého panela do vhodných polí aplikácie Outlook a kliknite na tlačidlo Dokončenie .
Vaše kontakty sú úspešne pridané do programu Outlook z aplikácie Excel.
Teraz už viete, ako exportovať kontakty z programu Excel do programu Outlook 2010-2013. Stačí vytvoriť súbor .csv s e-mailami, importovať ho do programu Outlook a namapovať príslušné polia. Ak pri pridávaní kontaktov narazíte na nejaké ťažkosti, neváhajte a napíšte svoju otázku nižšie. To je pre dnešok všetko. Buďte šťastní a pracujte v programe Excel.
