Bài viết hướng dẫn cách chia sẻ lịch Outlook với tài khoản Google theo ba cách khác nhau: bằng cách gửi lời mời, xuất bản lịch trực tuyến và xuất tệp iCalendar.

Chia sẻ hoặc đồng bộ hóa nội dung nào đó giữa hai ứng dụng khác nhau thường phức tạp hơn nhiều so với mức cần thiết, đặc biệt là khi nói đến Microsoft Outlook và Google Gmail, hai ứng dụng thư và lịch phổ biến nhất được sử dụng hiện nay. Tất nhiên, có một số chương trình và dịch vụ của bên thứ ba giúp công việc trở nên dễ dàng hơn, nhưng ai lại muốn trả tiền cho một thứ có thể được thực hiện miễn phí?

Hướng dẫn này sẽ dạy bạn 3 cách dễ dàng để chia sẻ lịch Outlook với Google mà không cần sử dụng bất kỳ tiện ích mở rộng, trình cắm hoặc công cụ của bên thứ ba nào.

Chia sẻ lịch Outlook với Google bằng cách gửi lời mời

Microsoft Outlook và Lịch Google app về cơ bản là khác nhau, nhưng chúng có một điểm chung – cả hai đều hỗ trợ iCal, đây là định dạng được chấp nhận rộng rãi để trao đổi thông tin lập lịch trình giữa các hệ thống và ứng dụng khác nhau. Điều đó có nghĩa là bạn có thể đăng ký lịch Outlook trong Google nếu bạn có liên kết ICS hợp lệ. Phần này giải thích cách nhận liên kết iCal từ lời mời chia sẻ.

Tính năng chia sẻ lịch có sẵn trong phiên bản máy tính để bàn của Outlook dành cho Office 365, tài khoản dựa trên Exchange, Outlook trên web và Outlook.com. Dưới đâyhướng dẫn dành cho tài khoản máy chủ Exchange và Outlook dành cho máy tính để bàn Office 365. Nếu bạn đang sử dụng Outlook trên web hoặc Outlook.com, các bước chi tiết có ở đây: Cách chia sẻ lịch trong Outlook Online.

Lưu ý quan trọng! Tính năng chia sẻ lịch hiện tại chỉ hoạt động một lần, các thay đổi tiếp theo không được đồng bộ hóa. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Đồng bộ hóa lịch Outlook / Google không hoạt động.

Để chia sẻ lịch Outlook với Gmail, bạn cần làm như sau:

Gửi lời mời chia sẻ lịch từ Outlook

Trong Microsoft Outlook, chuyển sang chế độ xem Lịch và thực hiện các thao tác sau:

1. Trên ngăn điều hướng, nhấp chuột phải vào lịch bạn muốn chia sẻ và chọn Quyền chia sẻ từ menu ngữ cảnh. (Hoặc nhấp vào Chia sẻ Lịch trên tab Trang chủ , trong nhóm Quản lý Lịch .)
2. Trên Quyền của hộp thoại Thuộc tính Lịch , nhấp vào Thêm .
3. Trong cửa sổ Thêm người dùng , hãy nhập địa chỉ Gmail vào hộp Thêm và nhấp vào OK .
4. Chọn mức quyền bạn muốn cung cấp (mức quyền mặc định là Xem tất cả chi tiết ) và nhấp vào OK.

Phần Outlook đã hoàn tất và lời mời chia sẻ lịch đang trên đường đến tài khoản Gmail của bạn.

Thêm liên kết iCal vào Lịch Google

Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn và thực hiện các bước sau:

1. Trong Google Gmail,mở lời mời chia sẻ, nhấp chuột phải vào liên kết " URL này " ở gần cuối và chọn Sao chép địa chỉ liên kết hoặc lệnh tương đương tùy thuộc vào trình duyệt của bạn.
2. Chuyển sang ứng dụng Lịch Google và nhấp vào dấu cộng bên cạnh Lịch khác .
3. Trong menu bật lên, hãy chọn Từ URL .
4. Dán liên kết bạn đã sao chép từ lời mời chia sẻ (liên kết phải kết thúc bằng phần mở rộng .ics) vào hộp URL của lịch và nhấp vào Thêm lịch .

   Trong giây lát, bạn sẽ được thông báo rằng lịch đã được thêm vào.

5. Nhấp vào mũi tên quay lại ở góc trên cùng bên trái để thoát Cài đặt và bạn sẽ tìm thấy lịch Outlook trong Lịch khác . Giờ đây, bạn có thể đổi tên lịch và thay đổi bảng màu theo ý thích của mình:

Lịch sẽ tự động đồng bộ hóa miễn là bạn vẫn đăng ký lịch. Thông thường, phải mất vài phút để cập nhật xuất hiện trong Lịch Google.

Chia sẻ lịch Outlook với Google bằng cách xuất bản lịch trực tuyến

Nếu bạn không muốn gửi lời mời riêng cho từng người , bạn có thể xuất bản lịch của mình trên web rồi chia sẻ liên kết ICS với lịch đó.

Tính năng xuất bản có sẵn trong hầu hết các ứng dụng, bao gồm tài khoản Outlook.com, Office for 365 và Exchange. Nếu phát hành không hoạt động trong ứng dụng Outlook trên máy tính được cài đặt cục bộ hoặc ứng dụng của bạnquản trị viên đã áp đặt một số hạn chế đối với tài khoản Office 365 công ty của bạn, bạn luôn có thể sử dụng Outlook.com cho tính năng xuất bản.

Để xuất bản lịch trong Outlook.com hoặc Outlook trên web, hãy thực hiện các bước bên dưới:

1. Trong ứng dụng Lịch, nhấp vào biểu tượng Cài đặt (bánh răng) ở góc trên bên phải, sau đó nhấp vào liên kết Xem tất cả cài đặt Outlook ở dưới cùng của ngăn Cài đặt .
2. Ở bên trái, nhấp vào Lịch > Lịch dùng chung .
3. Ở ngăn bên phải , trong Xuất bản lịch , chọn lịch bạn muốn đăng và chọn cấp truy cập: Xem khi tôi bận , Xem tiêu đề và vị trí hoặc Xem tất cả chi tiết .
4. Nhấp vào nút Xuất bản .
5. Trong giây lát, liên kết ICS sẽ xuất hiện trong cùng một cửa sổ. Sao chép nó và chia sẻ với bao nhiêu người tùy thích.

Mẹo:

1. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Outlook máy tính để bàn , vui lòng sử dụng các hướng dẫn sau: Cách xuất bản lịch trong Outlook.
2. Nếu ai đó đã chia sẻ liên kết ICS với bạn, hãy thực hiện các bước 2 – 5 đã thảo luận trong phần trước để thêm iCalendar công khai vào tài khoản Google của bạn.

Nhập lịch Outlook vào Google

Một cách khác để chia sẻ lịch Outlook với tài khoản Google là xuất và nhập các sự kiện của nó. Hạn chế chính của phương pháp này là bạn đang nhập một ảnh chụp nhanh lịch Outlook của bạn. Lịch sẽ không tự động đồng bộ hóa và không có thay đổi nào khác mà bạn thực hiện đối với lịch của mình trong Outlook sẽ được hiển thị trong Google.

Xuất lịch từ Outlook

Để xuất lịch từ Outlook, chỉ cần lưu nó dưới dạng tệp iCal. Đây là cách thực hiện:

1. Chọn lịch để xuất.
2. Nhấp vào Tệp > Lưu lịch .
3. Trong cửa sổ hộp thoại Save As , nhập bất kỳ tên nào bạn muốn vào hộp File name hoặc để nguyên tên mặc định.

   Ở dưới cùng của cửa sổ, bạn sẽ thấy tóm tắt những gì sẽ được lưu. Nếu bạn hài lòng với các giá trị mặc định, chỉ cần nhấp vào Lưu . Nếu không, hãy nhấp vào Tùy chọn khác và tiếp tục với bước tiếp theo.

4. Trong cửa sổ mở ra, hãy chỉ định thông tin sau:
   • Từ danh sách thả xuống Phạm vi ngày , hãy chọn Chỉ định ngày và đặt phạm vi ngày mong muốn hoặc chọn từ các tùy chọn được xác định trước. Nếu bạn quyết định xuất toàn bộ lịch, xin lưu ý rằng tệp iCal thu được có thể khá lớn và sẽ mất một lúc để tạo tệp.
   • Từ menu thả xuống Chi tiết danh sách, chọn lượng thông tin bạn muốn lưu: Chỉ khả dụng , Chi tiết hạn chế (sẵn có và chủ đề) hoặc Chi tiết đầy đủ .
   • Theo tùy chọn, hãy nhấp vào nút Hiển thị và định cấu hình các tùy chọn bổ sung như xuất riêng tưcác mục và tệp đính kèm lịch.
   • Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK.

   Quay lại cửa sổ Lưu dưới dạng chính, nhấp vào Lưu .

Nhập tệp iCal vào Google

Để nhập tệp .ics vào Lịch Google, hãy thực hiện các bước sau:

1. Trong ứng dụng Lịch Google, hãy nhấp vào biểu tượng Menu Cài đặt ở góc trên cùng bên phải và chọn Cài đặt .
2. Ở bên trái, chọn Nhập & xuất .
3. Trong Nhập , nhấp vào Chọn tệp từ máy tính của bạn và duyệt tìm tệp iCal mà bạn đã xuất từ ​​Outlook.
4. Chọn lịch để nhập sự kiện vào. Theo mặc định, các sự kiện được thêm vào lịch chính.
5. Nhấp vào nút Nhập .

Sau khi hoàn tất, bạn sẽ được thông báo có bao nhiêu sự kiện đã được nhập và ngay sau khi thoát Cài đặt , bạn sẽ tìm thấy chúng trong lịch Google của mình.

Lịch dùng chung Outlook không hoạt động

Mặc dù định dạng iCal tiêu chuẩn được cả Microsoft và Google hỗ trợ, nhưng dường như chúng có nhiều vấn đề về tính tương thích. Theo kinh nghiệm của riêng tôi, lịch được chia sẻ hoặc xuất bản được cho là tự động đồng bộ hóa trong thực tế chỉ hoạt động một lần – khi đồng bộ hóa lần đầu. Những thay đổi tiếp theo trong Outlook không được phản ánh tới Google, điều này làm cho tính năng này gần như vô dụng. Suy nghĩ đầu tiên của tôi là tôi đã làm sai điều gì đó, nhưng sau khi nghiên cứu một chút, tôi phát hiện ra rất nhiều điều tương tự.sự cố được báo cáo với Bộ phận trợ giúp của Google.

Rất tiếc, hiện tại không có giải pháp rõ ràng nào cho sự cố này. Chúng tôi phải chờ (hoặc đúng hơn là hy vọng) sửa chữa hoặc dựa vào phần mềm đặc biệt. Ví dụ: theo Google, G Suite Sync dành cho Microsoft Outlook của họ đồng bộ hóa tất cả các mục bao gồm thư, lịch, danh bạ, tác vụ và ghi chú theo cả hai hướng. Một vài lựa chọn thay thế được mô tả trong Cách đồng bộ hóa Lịch Google với Outlook.

Đó là cách bạn chia sẻ lịch Outlook với Google. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!