در این مقاله، نحوه وارد کردن مخاطبین از اکسل به Outlook 2016-2010 را به شما نشان خواهم داد. سه مرحله آسان برای صادرات مخاطبین خود خواهید یافت. داده های خود را به فرمت csv. تبدیل کنید، آنها را با یک جادوگر مخصوص به Outlook وارد کنید و سرصفحه های اکسل را با فیلدهای مربوطه مطابقت دهید.

در ماه سپتامبر، مقاله‌ای را منتشر کردیم که نشان می‌دهد چگونه مخاطبین Outlook را به اکسل صادر کنیم. پست امروز به وارد کردن مخاطبین از اکسل به Outlook می‌پردازد.

اکسل مکانی مناسب برای ذخیره اطلاعات تماس شما است. شما می توانید داده های خود را به روش های مختلف پردازش کنید: چندین فایل را با ایمیل ها ادغام کنید، موارد تکراری را حذف کنید، فیلدها را در همه موارد به طور همزمان به روز کنید، چندین مخاطب را در یک مخاطب ترکیب کنید، از استفاده از فرمول ها و گزینه های مرتب سازی بهره مند شوید. پس از اینکه داده های شما به شکلی که نیاز دارید شکل گرفت، می توانید مخاطبین را از اکسل به Outlook صادر کنید. سه مرحله اصلی وجود دارد که باید دنبال کنید:

نکته. روش‌های بیشتری برای وارد کردن مخاطبین در وارد کردن مخاطبین به Outlook از فایل CSV یا PST توضیح داده شده است.

اطلاعات تماس اکسل خود را برای وارد کردن به Outlook آماده کنید

ساده‌ترین راه برای آماده کردن مخاطبین برای افزودن از Excel به Outlook برای ذخیره کتاب کار در فرمت CSV است. این رویکرد برای هر نسخه‌ای از Office کار می‌کند و به شما امکان می‌دهد برخی از مسائل مانند محدوده‌های نام‌گذاری شده یا مخاطبین خالی را فراموش کنید.

1. در کتاب کار خود، کاربرگ را با جزئیات تماسی که می‌خواهید وارد کنید باز کنید.به Outlook.

   

2. روی File کلیک کنید و گزینه Save As را انتخاب کنید.

   

3. مکانی را برای ذخیره فایل خود انتخاب کنید.
4. باکس محاوره ای ذخیره به عنوان را خواهید دید. از لیست کشویی ذخیره به عنوان نوع ، گزینه CSV (با کاما محدود شده) را انتخاب کنید و ذخیره را فشار دهید.

   

5. پیام زیر را از اکسل خواهید دید: نوع فایل انتخابی شامل کتابهای کاری که حاوی چندین برگه هستند نمی باشد.

   

   این پیام به شما در مورد محدودیت فایل CSV لطفاً نگران نباشید، کتاب کار اصلی شما به همان شکلی که هست باقی خواهد ماند. فقط روی تأیید کلیک کنید.

6. پس از کلیک کردن بر تأیید ، احتمالاً پیام دیگری را مشاهده خواهید کرد که می گوید: ممکن است برخی از ویژگی های کتاب کار شما از بین برود اگر شما آن را به عنوان CSV (با کاما محدود شده) ذخیره می کنید .

   

   این اعلان اطلاعاتی را می توان نادیده گرفت. بنابراین، می توانید روی بله کلیک کنید تا کاربرگ فعلی خود را در قالب CSV ذخیره کنید. کتاب کار اصلی (فایل xlsx.) بسته خواهد شد و همچنین ممکن است متوجه شوید که نام برگه فعلی شما تغییر خواهد کرد.

7. فایل CSV جدید خود را ببندید.

اکنون آماده اضافه کردن مخاطبین به Outlook هستید.

وارد کردن مخاطبین از Excel به Outlook

در این مرحله نحوه وارد کردن مخاطبین از Outlook به Excel را با استفاده از Import مشاهده خواهید کرد. و Export Wizard .

1. Outlook را باز کنید، به File > باز کردن & Export و روی گزینه کلیک کنید واردات/صادرات .

   

   همچنین ببینید: استخراج داده‌ها از Google Sheets: متن خاصی از رشته‌ها، URLها از پیوندها، و موارد دیگر
2. شما جادوگر واردات و صادرات را دریافت خواهید کرد. گزینه وارد کردن از برنامه یا فایل دیگری را انتخاب کنید و سپس روی دکمه بعدی کلیک کنید.

   

3. در وارد کردن فایل مرحله جادوگر، مقادیر جدا شده با کاما را انتخاب کنید و روی بعدی کلیک کنید.

   

4. روی کلیک کنید دکمه را مرور کنید و فایل csv. را که می خواهید وارد کنید پیدا کنید.

   در این مرحله همچنین دکمه‌های رادیویی را در زیر گزینه‌ها خواهید دید که به شما امکان می‌دهد موارد تکراری را وارد نکنید، مخاطبین موجود را جایگزین کنید یا موارد تکراری را ایجاد نکنید. اگر اتفاقی اطلاعات تماس خود را به اکسل صادر کردید و می‌خواهید آنها را به

   Outlook بازگردانید، لطفاً حتماً اولین دکمه رادیویی را انتخاب کنید.

   

5. روی دکمه بعدی کلیک کنید تا مقصد ایمیل های خود را انتخاب کنید. پوشه Contacts باید به طور پیش فرض انتخاب شود. اگر اینطور نیست، می توانید برای یافتن مکان فایل به بالا یا پایین بروید. همچنین می‌توانید پوشه دیگری را انتخاب کنید.

   

6. پس از کلیک بر روی بعدی، کادر انتخاب را مشاهده خواهید کرد Import "Your File Name.csv "در پوشه: Contacts . لطفاً حتماً آن را انتخاب کنید.

   

لطفاً هنوز روی پایان کلیک نکنید. شما باید برخی از ستون های فایل CSV خود را به فیلدهای مخاطب در Outlook مرتبط کنید. با این کار مخاطبین شما دقیقاً همانطور که می خواهید از اکسل به Outlook وارد می کند. برای دریافت مراحل به خواندن ادامه دهید.

Excel را مطابقت دهیدستون‌های فیلدهای Outlook مربوطه

برای اطمینان از اینکه جزئیات مخاطبین وارد شده شما در فیلدهای مربوطه در Outlook ظاهر می‌شوند، از کادر گفتگوی Map Custom Fields در آخرین مرحله <1 استفاده کنید>Import and Export Wizard .

1. Import "Your File Name.csv" به پوشه: Contacts را انتخاب کنید تا دکمه Map Custom Fields را فعال کنید... . روی این دکمه کلیک کنید تا کادر گفتگوی مربوطه ظاهر شود.

   

   همچنین ببینید: امضای دیجیتال Outlook - روشی سریع برای ارسال ایمیل های امن
2. شما از: و به<را خواهید دید. 2>: در گفتگوی Map Custom Fields پنجره می شود. از : شامل سرصفحه های ستون از فایل CSV شما است. در زیر به ، فیلدهای استاندارد Outlook برای مخاطبین را خواهید دید. اگر فیلدی با ستونی در فایل CSV مطابقت داشته باشد، ستون خود را در زیر نقشه برداری شده از خواهید دید.

   

3. فیلدها نام ، نام و نام خانوادگی فیلدهای استاندارد Outlook هستند، بنابراین اگر جزئیات تماس موجود در فایل شما دارای هر یک از آن نام های مخاطبین است، می توانید ادامه دهید.
4. احتمالاً باید نقشه برداری دستی نیز انجام دهید. برای مثال، در فایل شما، تلفن مخاطب در ستون شماره تلفن قرار دارد. Outlook دارای فیلدهای متعددی برای شماره تلفن است، مانند Business، Home، Car و غیره. بنابراین می‌توانید با پیمایش در قسمت به : مطابقت مناسب پیدا کنید.

   

5. وقتی گزینه صحیح را پیدا کردید، برای مثال، Business تلفن ، فقط شماره تلفن را در از انتخاب کنید. سپسآن را بکشید و به تلفن تجاری در صفحه به: رها کنید.

   

   اکنون می توانید شماره تلفن را ببینید. سرصفحه ستون در کنار فیلد تلفن تجاری .

   

6. موارد دیگر را از پنجره سمت چپ به فیلدهای Outlook مناسب بکشید و <1 را کلیک کنید>پایان .

مخاطبین شما با موفقیت از Excel به Outlook اضافه شدند.

اکنون می دانید چگونه مخاطبین Excel را به Outlook 2010-2013 صادر کنید. فقط باید یک فایل csv. با ایمیل ها ایجاد کنید، آن را به Outlook وارد کنید و فیلدهای مربوطه را نقشه برداری کنید. اگر هنگام افزودن مخاطبین با مشکل مواجه شدید، سؤال خود را در زیر پست کنید. برای امروز کافی است. شاد باشید و در اکسل عالی باشید.