Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξω πώς να εισάγετε επαφές από το Excel στο Outlook 2016-2010. Θα βρείτε τρία εύκολα βήματα για την εξαγωγή των επαφών σας. Μετατρέψτε τα δεδομένα σας σε μορφή .csv, εισαγάγετε τα στο Outlook με έναν ειδικό οδηγό και αντιστοιχίστε τις επικεφαλίδες του Excel με τα αντίστοιχα πεδία.

Τον Σεπτέμβριο δημοσιεύσαμε ένα άρθρο που έδειχνε πώς να εξάγετε επαφές του Outlook στο Excel. Η σημερινή δημοσίευση εξετάζει την εισαγωγή επαφών από το Excel στο Outlook.

Το Excel είναι ένα βολικό μέρος για την αποθήκευση των στοιχείων των επαφών σας. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα σας με πολλούς διαφορετικούς τρόπους: να συγχωνεύσετε πολλά αρχεία με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να διαγράψετε τα διπλά, να ενημερώσετε τα πεδία σε όλα τα στοιχεία ταυτόχρονα, να συνδυάσετε πολλές επαφές σε μία, να επωφεληθείτε από τη χρήση τύπων και επιλογών ταξινόμησης. Αφού τα δεδομένα σας διαμορφωθούν με τον τρόπο που χρειάζεστε, μπορείτε να εξάγετε τις επαφές από το Excel στο Outlook. Υπάρχουν τρειςκύρια βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε:

Συμβουλή. Περισσότεροι τρόποι εισαγωγής επαφών περιγράφονται στην ενότητα Εισαγωγή επαφών στο Outlook από αρχείο CSV ή PST.

Προετοιμάστε τα δεδομένα επαφών του Excel για εισαγωγή στο Outlook

Ο ευκολότερος τρόπος για να ετοιμάσετε τις επαφές σας για προσθήκη από το Excel στο Outlook είναι να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας σε μορφή CSV. Αυτή η προσέγγιση λειτουργεί για οποιαδήποτε έκδοση του Office και σας επιτρέπει να ξεχάσετε ορισμένα ζητήματα όπως οι ονομαστικές περιοχές ή οι κενές επαφές.

1. Στο βιβλίο εργασίας σας, ανοίξτε το φύλλο εργασίας με τα στοιχεία των επαφών που θέλετε να εισαγάγετε στο Outlook.

   

2. Κάντε κλικ στο Αρχείο και επιλέξτε το Αποθήκευση ως επιλογή.

   

3. Επιλέξτε μια τοποθεσία για την αποθήκευση του αρχείου σας.
4. Θα δείτε το Αποθήκευση ως Επιλέξτε την επιλογή CSV (οριοθετημένο με κόμμα) από το Αποθήκευση ως τύπος αναπτυσσόμενη λίστα και πατήστε Αποθήκευση .

   

   Δείτε επίσης: Συνάρτηση MINIFS στο Microsoft Excel - συντακτικό και παραδείγματα τύπων
5. Θα δείτε το ακόλουθο μήνυμα από το Excel: Ο επιλεγμένος τύπος αρχείου δεν περιέχει βιβλία εργασίας που περιέχουν πολλαπλά φύλλα.

   

   Αυτό το μήνυμα σας ενημερώνει για τον περιορισμό του αρχείου CSV. Μην ανησυχείτε, το αρχικό σας βιβλίο εργασίας θα παραμείνει ως έχει. Απλά κάντε κλικ στο κουμπί OK .

6. Αφού κάνετε κλικ στο OK , είναι πιθανό να δείτε ένα άλλο μήνυμα που θα λέει: Ορισμένα χαρακτηριστικά του βιβλίου εργασίας σας ενδέχεται να χαθούν εάν το αποθηκεύσετε ως CSV (με διαχωρισμένα κόμματα). .

   

   Αυτή η ενημερωτική ειδοποίηση μπορεί να αγνοηθεί. Έτσι, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Ναι για να αποθηκεύσετε το τρέχον φύλλο εργασίας σας σε μορφή CSV. Το αρχικό βιβλίο εργασίας (το αρχείο .xlsx) θα κλείσει και ίσως παρατηρήσετε επίσης ότι το όνομα του τρέχοντος φύλλου εργασίας σας θα αλλάξει.

7. Κλείστε το νέο σας αρχείο CSV.

Τώρα είστε έτοιμοι να προσθέσετε επαφές στο Outlook.

Εισαγωγή επαφών από το Excel στο Outlook

Σε αυτό το βήμα θα δείτε πώς να εισάγετε επαφές από το Outlook στο Excel χρησιμοποιώντας το Οδηγός εισαγωγής και εξαγωγής .

1. Ανοίξτε το Outlook, μεταβείτε στο Αρχείο> Άνοιγμα & εξαγωγή και κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή/Εξαγωγή .

   

2. Θα πάρετε Οδηγός εισαγωγής και εξαγωγής Επιλέξτε την επιλογή Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Επόμενο κουμπί.

   

3. Στο Εισαγωγή αρχείου βήμα του οδηγού, επιλέξτε Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα και κάντε κλικ στο Επόμενο .

   

4. Κάντε κλικ στο Περιήγηση στο και βρείτε το αρχείο .csv που θέλετε να εισαγάγετε.

   Σε αυτό το βήμα θα δείτε επίσης κουμπιά επιλογής κάτω από Επιλογές επιτρέποντάς σας να μην εισάγετε διπλότυπα, να αντικαταστήσετε τις υπάρχουσες επαφές ή να δημιουργήσετε τα διπλά στοιχεία. Αν έτυχε να εξάγετε τις πληροφορίες των επαφών σας στο Excel και θέλετε να τις εισάγετε ξανά στο

   Outlook, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το πρώτο κουμπί επιλογής.

   

5. Κάντε κλικ στο Επόμενο για να επιλέξετε τον προορισμό για τα email σας. Επαφές Εάν δεν είναι, μπορείτε να μετακινηθείτε προς τα πάνω ή προς τα κάτω για να εντοπίσετε το αρχείο. Είναι επίσης δυνατό να επιλέξετε έναν διαφορετικό φάκελο.

   

6. Αφού κάνετε κλικ στο Επόμενο, θα δείτε το πλαίσιο ελέγχου Εισάγετε το "Όνομα αρχείου σας.csv" στο φάκελο: Επαφές Βεβαιωθείτε ότι το επιλέξατε.

   

Παρακαλώ μην κάνετε κλικ Τέλος ακόμα. Θα χρειαστεί να συσχετίσετε ορισμένες από τις στήλες του αρχείου CSV με τα πεδία επαφών στο Outlook. Με αυτόν τον τρόπο θα εισαγάγετε τις επαφές σας από το Excel στο Outlook ακριβώς όπως θέλετε. Συνεχίστε να διαβάζετε για να δείτε τα βήματα.

Αντιστοιχίστε τις στήλες του Excel με τα αντίστοιχα πεδία του Outlook

Για να βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία από τις εισαγόμενες επαφές σας εμφανίζονται στα αντίστοιχα πεδία του Outlook, χρησιμοποιήστε την επιλογή Προσαρμοσμένα πεδία χάρτη παράθυρο διαλόγου στο τελευταίο βήμα της Οδηγός εισαγωγής και εξαγωγής .

1. Επιλέξτε Εισάγετε το "Όνομα αρχείου σας.csv" στο φάκελο: Επαφές για να ενεργοποιήσετε το κουμπί Χάρτης προσαρμοσμένων πεδίων.... Κάντε κλικ σε αυτό το κουμπί για να εμφανιστεί το αντίστοιχο παράθυρο διαλόγου.

   

2. Θα δείτε το Από: και Προς : παράθυρα στο Προσαρμοσμένα πεδία χάρτη διάλογος. Από το : περιέχει τις επικεφαλίδες των στηλών από το αρχείο CSV. Προς , θα δείτε τα τυπικά πεδία του Outlook για τις επαφές. Εάν ένα πεδίο ταιριάζει με μια στήλη στο αρχείο CSV, θα δείτε τη στήλη σας στο πεδίο Χαρτογραφημένο από .

   

3. Τα πεδία Όνομα , Όνομα , και Επώνυμο είναι τυποποιημένα πεδία του Outlook, οπότε αν τα στοιχεία επαφής στο αρχείο σας έχουν κάποιο από αυτά τα ονόματα επαφών, μπορείτε να προχωρήσετε.
4. Πιθανόν να χρειαστεί να κάνετε και κάποια χειροκίνητη αντιστοίχιση. Για παράδειγμα, στο αρχείο σας το τηλέφωνο της επαφής βρίσκεται στη στήλη Αριθμός τηλεφώνου . Το Outlook διαθέτει πολυάριθμα πεδία για αριθμούς τηλεφώνου, όπως Επιχείρηση, Σπίτι, Αυτοκίνητο κ.ο.κ. Έτσι, μπορείτε να βρείτε ένα κατάλληλο ταίρι με κύλιση μέσα στο Προς : παράθυρο.

   

5. Όταν βρείτε τη σωστή επιλογή, για παράδειγμα, Επαγγελματικό τηλέφωνο , απλά επιλέξτε Αριθμός τηλεφώνου στο Από το . Στη συνέχεια, σύρετέ το και αφήστε το στο Επαγγελματικό τηλέφωνο στο Προς: παράθυρο.

   

   Τώρα μπορείτε να δείτε το Αριθμός τηλεφώνου επικεφαλίδα στήλης δίπλα στο Επαγγελματικό τηλέφωνο πεδίο.

   

6. Σύρετε τα άλλα στοιχεία από το αριστερό παράθυρο στα κατάλληλα πεδία του Outlook και κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος .

Οι επαφές σας προστίθενται με επιτυχία στο Outlook από το Excel.

Τώρα ξέρετε πώς να εξάγετε τις επαφές του Excel στο Outlook 2010-2013. Απλά πρέπει να δημιουργήσετε ένα αρχείο .csv με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να το εισάγετε στο Outlook και να αντιστοιχίσετε τα αντίστοιχα πεδία. Αν συναντήσετε κάποια δυσκολία κατά την προσθήκη των επαφών, μη διστάσετε να δημοσιεύσετε την ερώτησή σας παρακάτω. Αυτά για σήμερα. Να είστε χαρούμενοι και να υπερέχετε στο Excel.