В тази статия ще ви покажа как да импортирате контакти от Excel в Outlook 2016-2010 г. Ще намерите три лесни стъпки за експортиране на контактите. Конвертирайте данните си във формат .csv, импортирайте ги в Outlook със специален съветник и съпоставете заглавията от Excel със съответните полета.

През септември публикувахме статия, в която показваме как да експортирате контакти от Outlook в Excel. Днешната публикация разглежда импортирането на контакти от Excel в Outlook.

Excel е удобно място за съхраняване на данни за контактите ви. Можете да обработвате данните си по много различни начини: да обединявате няколко файла с имейли, да изтривате дубликати, да актуализирате полета във всички елементи едновременно, да комбинирате няколко контакта в един, да се възползвате от използването на формули и опции за сортиране. След като данните ви са оформени по начина, по който се нуждаете, можете да експортирате контакти от Excel в Outlook. Има триосновните стъпки, които трябва да следвате:

Съвет. Още начини за импортиране на контакти са описани в Импортиране на контакти в Outlook от CSV или PST файл.

Подгответе данните си за контакти в Excel за импортиране в Outlook

Най-лесният начин да подготвите контактите си за добавяне от Excel към Outlook е да запазите работната книга в CSV формат. Този подход работи за всяка версия на Office и ви позволява да забравите за някои проблеми като именувани диапазони или празни контакти.

1. В работната си книга отворете работния лист с данните за контакт, които искате да импортирате в Outlook.

   

2. Кликнете върху Файл и изберете Запазване като опция.

   

   Вижте също: Как да създадете и използвате Pivot Table в Excel
3. Изберете място за запазване на файла.
4. Ще видите Запазване като диалогов прозорец. Изберете опцията CSV (разделен със запетая) от Запазване като тип падащия списък и натиснете Запазете .

   

5. Ще видите следното съобщение от Excel: Избраният тип файл не съдържа работни книги, които съдържат няколко листа.

   

   Това съобщение ви информира за ограничението на CSV файла. Не се притеснявайте, оригиналната ви работна книга ще остане във вида, в който е. Просто щракнете върху OK .

6. След като щракнете върху ОК , вероятно ще видите друго съобщение, в което се казва: Някои функции на работната ви книга може да бъдат изгубени, ако я запазите като CSV (Comma delimited). .

   

   Това информационно известие може да бъде пренебрегнато. Така можете да щракнете върху Да за да получите текущия си работен лист, записан във формат CSV. Оригиналната работна книга (файлът .xlsx) ще бъде затворена и може да забележите, че името на текущия ви лист ще се промени.

7. Затворете новия CSV файл.

Сега сте готови да добавите контакти в Outlook.

Импортиране на контакти от Excel в Outlook

На тази стъпка ще видите как да импортирате контакти от Outlook в Excel, като използвате Съветник за импортиране и експортиране .

1. Отворете Outlook, отидете на Файл> Отваряне & Експортиране и щракнете върху опцията Внос/износ .

   

2. Ще получите Съветник за импортиране и експортиране . Изберете опцията Импортиране от друга програма или файл и след това щракнете върху Следваща бутон.

   

3. На Импортиране на файл стъпка на съветника, изберете Стойности, разделени със запетая и щракнете върху Следваща .

   

4. Кликнете върху Преглед на и намерете файла .csv, който искате да импортирате.

   На тази стъпка ще видите и радио бутони под Опции което ви позволява да не импортирате дубликати, да замените съществуващите контакти или да създадете дублираните елементи. Ако случайно сте експортирали информацията за контактите си в Excel и искате да я импортирате обратно в

   Outlook, моля, уверете се, че сте избрали първия радио бутон.

   

5. Щракнете върху Следваща за да изберете дестинацията за вашите имейли. Контакти Папката трябва да е избрана по подразбиране. Ако не е, можете да превъртите нагоре или надолу, за да намерите файла. Възможно е също така да изберете друга папка.

   

6. След като щракнете върху Следващия, ще видите квадратчето за отметка Импортиране на "Вашето име на файл.csv" в папка: Contacts . Моля, уверете се, че сте го избрали.

   

Моля, не кликвайте Завършете Все пак ще трябва да свържете някои от колоните в CSV файла с полетата за контакти в Outlook. Така ще импортирате контактите си от Excel в Outlook точно както искате. Продължавайте да четете, за да се запознаете със стъпките.

Съпоставяне на колоните на Excel със съответните полета на Outlook

За да сте сигурни, че данните от внесените контакти се появяват в съответните полета в Outlook, използвайте Потребителски полета на картата диалогов прозорец на последната стъпка на Съветник за импортиране и експортиране .

1. Изберете Импортиране на "Вашето име на файл.csv" в папка: Contacts за активиране на бутона Потребителски полета на картата.... Щракнете върху този бутон, за да се появи съответният диалогов прозорец.

   

2. Ще видите От: и За : стъкла на Потребителски полета на картата диалог. От : съдържа заглавията на колоните от вашия CSV файл. под За , ще видите стандартните полета на Outlook за контакти. Ако дадено поле съвпада с колона в CSV файла, ще видите колоната си под Картографиран от .

   

3. Полетата Име , Първо име , и Фамилия са стандартни полета на Outlook, така че ако данните за контакт във вашия файл съдържат някое от тези имена на контакти, можете да продължите.
4. Вероятно ще трябва да направите и ръчно съпоставяне. Например във вашия файл телефонът на контакта е в колоната Телефонен номер . Outlook има множество полета за телефонни номера, като например Бизнес, Дом, Автомобил и т.н. Така че можете да намерите подходящо съчетание, като превъртите За : панел.

   

5. Когато намерите правилната опция, например, Служебен телефон , просто изберете Телефонен номер под От . След това го плъзнете и пуснете в Служебен телефон в До: панел.

   

   Сега можете да видите Телефонен номер заглавието на колоната до Служебен телефон област.

   

6. Плъзнете другите елементи от левия панел към подходящите полета на Outlook и щракнете върху Завършете .

Контактите ви са успешно добавени в Outlook от Excel.

Сега вече знаете как да експортирате контакти от Excel в Outlook 2010-2013 г. Просто трябва да създадете .csv файл с имейлите, да го импортирате в Outlook и да съпоставите съответните полета. Ако срещнете някакви трудности при добавянето на контактите, не се колебайте да публикувате въпроса си по-долу. Това е всичко за днес. Бъдете щастливи и постигайте отлични резултати в Excel.