У цій статті я покажу вам, як імпортувати контакти з Excel в Outlook 2016-2010. Ви знайдете три простих кроки для експорту ваших контактів. Конвертуйте ваші дані у формат .csv, імпортуйте їх в Outlook за допомогою спеціального майстра і зіставте заголовки Excel з відповідними полями.

У вересні ми публікували статтю про те, як експортувати контакти з Outlook в Excel. Сьогоднішня публікація присвячена імпорту контактів з Excel в Outlook.

Excel - зручне місце для зберігання контактної інформації. Ви можете обробляти дані різними способами: об'єднати кілька файлів з листами, видалити дублікати, оновити поля у всіх елементах одночасно, об'єднати кілька контактів в один, скористатися формулами та опціями сортування. Після того, як ваші дані сформовані так, як вам потрібно, ви можете експортувати контакти з Excel в Outlook. Існує три способиосновні кроки, які необхідно виконати:

Порада. Більше способів імпорту контактів описано в статті Імпорт контактів в Outlook з файлів CSV або PST.

Підготуйте ваші контактні дані в Excel для імпорту в Outlook

Найпростіший спосіб підготувати контакти до додавання з Excel в Outlook - зберегти книгу у форматі CSV. Цей підхід працює для будь-якої версії Office і дозволяє забути про деякі проблеми, такі як іменовані діапазони або порожні контакти.

1. У вашій робочій книзі відкрийте аркуш з контактними даними, які ви хочете імпортувати в Outlook.

   

2. Натисніть Файл і виберіть пункт Зберегти як варіант.

   

3. Виберіть місце для збереження файлу.
4. Ви побачите Зберегти як Виберіть опцію CSV (через кому) від Зберегти як тип у випадаючому списку та натисніть Зберегти .

   

5. Ви побачите наступне повідомлення від Excel: Обраний тип файлу не містить робочих книг, які містять декілька аркушів.

   

   Це повідомлення повідомляє про обмеження файлу CSV. Будь ласка, не хвилюйтеся, ваша оригінальна робоча книга залишиться як є. Просто натисніть ГАРАЗД. .

6. Після натискання ГАРАЗД. ви, швидше за все, побачите інше повідомлення, в якому буде сказано: Деякі функції у вашій книзі можуть бути втрачені, якщо ви збережете її у форматі CSV (з розділенням комами) .

   

   Це інфо-повідомлення можна проігнорувати, для цього необхідно натиснути Так щоб зберегти поточний аркуш у форматі CSV. Оригінальна книга (файл .xlsx) буде закрита, і ви також можете помітити, що ім'я вашого поточного аркуша зміниться.

7. Закрийте новий файл CSV.

Тепер ви готові до додавання контактів в Outlook.

Імпорт контактів з Excel в Outlook

На цьому кроці ви побачите, як імпортувати контакти з Outlook в Excel за допомогою Майстер імпорту та експорту .

1. Відкрийте Outlook, перейдіть до Файл> Відкрити> Експорт та оберіть опцію Імпорт/експорт .

   

2. Ви отримаєте Майстер імпорту та експорту Виберіть опцію Імпорт з іншої програми або файлу а потім натисніть кнопку Далі кнопку.

   

3. На Імпорт файлу крок майстра, вибирай Значення, розділені комами і натисніть Далі .

   

4. Натисніть на кнопку Переглянути та знайдіть файл .csv, який потрібно імпортувати.

   На цьому кроці ви також побачите перемикачі під Опції що дозволяє не імпортувати дублікати, не замінювати існуючі контакти і не створювати повторювані елементи. Якщо ви експортували контактну інформацію в Excel і хочете імпортувати її назад в

   Outlook, будь ласка, оберіть найпершу радіо-кнопку.

   

5. Натисніть на кнопку Далі щоб вибрати пункт призначення для ваших листів. Контакти Якщо це не так, ви можете прокрутити сторінку вгору або вниз, щоб знайти потрібний файл. Також можна вибрати іншу папку.

   

6. Після натискання Наступний, ви побачите прапорець Імпортуйте файл "Ім'я вашого файлу.csv" в папку: Контакти Будь ласка, обов'язково оберіть його.

   

Будь ласка, не натискайте Фініш Вам потрібно буде пов'язати деякі стовпці у вашому файлі CSV з полями контактів в Outlook. Це дозволить імпортувати ваші контакти з Excel в Outlook точно так, як ви хочете. Продовжуйте читати, щоб отримати кроки.

Зіставлення стовпців Excel з відповідними полями Outlook

Щоб переконатися, що дані з імпортованих контактів з'явилися у відповідних полях Outlook, скористайтеся кнопкою Відображення користувацьких полів діалогове вікно на останньому кроці Майстер імпорту та експорту .

1. Виберіть Імпортуйте файл "Ім'я вашого файлу.csv" в папку: Контакти для активації кнопки Карта користувацьких полів.... При натисканні на цю кнопку з'являється відповідне діалогове вікно.

   

2. Ви побачите Звідки? і До : вікна на Відображення користувацьких полів діалог. Від : містить заголовки стовпців з вашого CSV-файлу. До ви побачите стандартні поля Outlook для контактів. Якщо поле збігається зі стовпчиком у файлі CSV, ви побачите свій стовпчик під Нанесено на карту з .

   

3. Поля Ім'я та прізвище , Ім'я та прізвище і Прізвище та ім'я є стандартними полями Outlook, тому, якщо контактні дані у вашому файлі містять будь-яке з цих імен, ви можете продовжити.
4. Можливо, вам також потрібно буде зробити деяке ручне зіставлення. Наприклад, у вашому файлі телефон контакту знаходиться в колонці Номер телефону Outlook має безліч полів для телефонних номерів, таких як Бізнес, Дім, Автомобіль і т.д. Таким чином, ви можете знайти підходящий варіант, прокрутивши список в межах До : вікно.

   

5. Коли знаходиш правильний варіант, наприклад, Робочий телефон просто виберіть Номер телефону під Від Потім перетягніть його на Робочий телефон в До: на вікні.

   

   Наразі ви можете ознайомитися з Номер телефону заголовок стовпчика поруч із заголовком Робочий телефон поле.

   

6. Перетягніть інші елементи з лівої панелі у відповідні поля Outlook і натисніть кнопку Фініш .

Ваші контакти успішно додані в Outlook з Excel.

Тепер ви знаєте, як експортувати контакти з Excel в Outlook 2010-2013. Вам просто потрібно створити файл .csv з листами, імпортувати його в Outlook і зіставити відповідні поля. Якщо у вас виникнуть труднощі при додаванні контактів, не соромтеся задавати питання нижче. На цьому на сьогодні все. Будьте щасливі і процвітайте в Excel.