У навчальному посібнику показано як виконувати перевірку орфографії в Excel вручну, за допомогою коду VBA та за допомогою спеціального інструменту. Ви навчитеся перевіряти орфографію в окремих комірках і діапазонах, на активному аркуші та у всій книзі.

Хоча Microsoft Excel не є текстовим редактором, він має декілька функцій для роботи з текстом, включаючи перевірку орфографії. Однак перевірка орфографії в Excel не зовсім така ж, як у Word. Він не пропонує розширені можливості, такі як перевірка граматики, і не підкреслює неправильно написані слова під час введення. Але все ж Excel надає базові функції перевірки орфографії, а такожЦей посібник навчить вас, як отримати більшу частину з них.

Як зробити перевірку орфографії в Excel

Незалежно від того, яку версію ви використовуєте, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 або нижчу, в Excel є 2 способи перевірки орфографії: кнопка на стрічці та комбінація клавіш.

Просто виберіть першу комірку або комірку, з якої ви хочете почати перевірку, і виконайте одну з наступних дій:

• Натисніть клавішу F7 на клавіатурі.
• Натисніть на кнопку Правопис на кнопці Огляд у вкладці Вичитка група.

При цьому буде виконана перевірка орфографії для активний аркуш :

При виявленні помилки на екрані з'являється Правопис з'явиться діалогове вікно:

До виправити помилку оберіть відповідну опцію в розділі Пропозиції і натисніть кнопку Зміна Неправильно написане слово буде замінено на вибране, а до Вашої уваги буде доведено наступну помилку.

Якщо "помилка" насправді не є помилкою, оберіть один з наступних варіантів:

• До ігнорувати поточну помилку натисніть Проігнорувати один раз .
• До ігнорувати всі помилки так само, як і поточний, натисніть Ігнорувати все .
• До додати поточне слово до словника натисніть Додати до словника Це гарантує, що те саме слово не буде вважатися помилкою під час наступної перевірки орфографії.
• До замінити всі помилки аналогічну поточній з обраною пропозицією, натисніть Змінити все .
• Дозволити Excel виправити помилку на свій розсуд, натиснути Автокорекція .
• Встановити інша мова вичитування виберіть його у списку Мова словника скриньку для сміття.
• Щоб переглянути або змінити налаштування перевірки орфографії натисніть на кнопку Варіанти... кнопку.
• До зупинка процес корекції і закрити діалогове вікно, натисніть кнопку Скасувати кнопку.

Після завершення перевірки правопису Excel видасть відповідне повідомлення:

Перевірка правопису окремих комірок і діапазонів

Залежно від вашого вибору, програма перевірки правопису Excel обробляє різні області аркуша:

Вибравши один з варіантів одиночна клітина ви вказуєте Excel виконати перевірку орфографії в рядку активний аркуш Виділена комірка є початковою точкою, включаючи текст у верхньому та нижньому колонтитулах, коментарі та графіку:

• При виборі першої комірки (А1) перевіряється весь аркуш.
• Якщо ви виберете іншу комірку, Excel почне перевірку орфографії з цієї комірки і далі до кінця аркуша. Коли буде перевірено останню комірку, вам буде запропоновано продовжити перевірку на початку аркуша.

Для перевірки орфографії одна конкретна клітина двічі клацніть цю комірку, щоб увійти в режим редагування, а потім запустіть перевірку орфографії.

Щоб перевірити правопис в діапазон комірок виберіть цей діапазон і запустіть перевірку правопису.

Тільки для перевірки частина вмісту комірки клацніть комірку і виберіть текст для перевірки в рядку формул, або двічі клацніть комірку і виберіть текст у комірці.

Як перевірити орфографію на кількох аркушах

Щоб перевірити на наявність орфографічних помилок одразу декілька аркушів, виконайте наступні дії:

1. Виберіть вкладки аркуша, які ви бажаєте перевірити. Для цього натисніть і утримуйте клавішу Ctrl, клацаючи по вкладках.
2. Натисніть комбінацію клавіш перевірки орфографії ( F7) або натисніть кнопку Правопис на кнопці Огляд рахунок.

Excel перевірить орфографічні помилки на всіх вибраних аркушах:

Після завершення перевірки правопису клацніть правою кнопкою миші по вибраних вкладках і натисніть Розгрупувати аркуші .

Як перевірити орфографію всієї книги

Щоб перевірити орфографію на всіх аркушах поточної книги, клацніть правою кнопкою миші на вкладці будь-якого аркуша і виберіть Виділити всі аркуші Виділивши всі аркуші, натисніть клавішу F7 або клацніть по кнопці Правопис кнопку на стрічці. Так, це так просто!

Як перевіряти орфографію тексту у формулах

Зазвичай Excel не перевіряє текст на основі формул, оскільки комірка фактично містить формулу, а не текстове значення:

Однак, якщо ви потрапите в режим редагування, а потім запустите перевірку правопису, він буде працювати:

Звичайно, вам доведеться перевіряти кожну комірку окремо, що не дуже добре, але все ж такий підхід може допомогти вам усунути орфографічні помилки у великих формулах, наприклад, у багаторівневих вкладених IF-висловлюваннях.

Перевірка орфографії в Excel за допомогою макросу

Якщо ви любите автоматизацію, ви можете легко автоматизувати процес пошуку неправильно написаних слів у ваших робочих аркушах.

Макрос для перевірки орфографії на активному аркуші

Що може бути простіше, ніж натиснути на кнопку? Мабуть, цей рядок коду :)

Sub SpellCheckActiveSheet() ActiveSheet.CheckSpelling End Sub

Макрос для перевірки орфографії на всіх аркушах активної книги

Ви вже знаєте, що для пошуку орфографічних помилок на кількох аркушах потрібно вибрати відповідні вкладки аркуша. Але як перевірити приховані аркуші?

Залежно від вашої мети, використовуйте один з наступних макросів.

Щоб перевірити всі видимі аркуші:

Sub SpellCheckAllVisibleSheets() For Each wks In ActiveWorkbook.Worksheets If wks.Visible = True Then wks.Activate wks.CheckSpelling End If Next wks End Sub

Перевірити всі аркуші в активній книзі, видимі та приховані :

Sub SpellCheckAllSheets() For Each wks In ActiveWorkbook.Worksheets wks.CheckSpelling Next wks End Sub

Підсвічування неправильно написаних слів в Excel

Цей макрос дозволяє знаходити неправильно написані слова, просто переглядаючи аркуш. Він виділяє червоним кольором комірки, що містять одну або кілька орфографічних помилок. Щоб використовувати інший колір фону, змініть код RGB в цьому рядку: cell.Interior.Color = RGB(255, 0, 0).

Sub HighlightMispelledCells() Dim count As Integer count = 0 For Each cell In ActiveSheet.UsedRange If Not Application.CheckSpelling(Word:=cell.Text) Then cell.Interior.Color = RGB(255, 0, 0) count = count + 1 End If Next cell If count> 0 Then MsgBox count & "знайдено та виділено комірки, що містять слова з помилками." Else MsgBox "слів з помилками не знайдено." End If EndSub

Як використовувати макроси перевірки орфографії

Завантажте наш зразок робочого зошита з макросами перевірки орфографії та виконайте ці дії:

1. Відкрийте завантажену книгу та увімкніть макроси, якщо з'явиться відповідний запит.
2. Відкрийте власну книгу та перейдіть на аркуш, який ви хочете перевірити.
3. Натисніть Alt + F8, виберіть макрос і натисніть Біжи .

Зразок робочої книги містить наступні макроси:

• SpellCheckActiveSheet - виконує перевірку орфографії на активному аркуші.
• Перевірка правопису на всіх видимих аркушах - перевіряє всі видимі аркуші в активній книзі.
• Перевірка правопису на всіх аркушах - перевіряє видимі та невидимі аркуші в активній книзі.
• Виділити пропущені комірки - змінює колір фону клітинок, що містять неправильно написані слова.

Ви також можете додати макроси на власний аркуш, дотримуючись цих інструкцій: Як вставити і запустити код VBA в Excel.

Наприклад, щоб виділити всі комірки з орфографічними помилками в поточній електронній таблиці, запустіть цей макрос:

І отримуємо наступний результат:

Зміна налаштувань перевірки правопису в Excel

Якщо ви хочете налаштувати поведінку перевірки орфографії в Excel, натисніть Файл > Опції > Вичитка , а потім встановіть або зніміть прапорець з наступних опцій:

• Ігнорувати слова, написані великими літерами
• Ігнорувати слова, що містять цифри
• Ігнорувати інтернет-файли та адреси
• Прапор повторюваних слів

Всі варіанти зрозумілі, хіба що крім мовних (про запровадження суворого ё в російській мові можу пояснити, якщо комусь цікаво :)

На скріншоті нижче показані налаштування за замовчуванням:

Не працює перевірка правопису в Excel

Якщо перевірка орфографії не працює належним чином на вашому аркуші, спробуйте скористатися цими простими порадами щодо усунення несправностей:

Кнопка правопису затінена сірим кольором

Швидше за все, ваш аркуш захищений. Перевірка правопису в Excel не працює на захищених аркушах, тому вам доведеться спочатку зняти захист з аркуша.

Ви знаходитесь в режимі редагування

У режимі редагування на наявність орфографічних помилок перевіряється лише комірка, яку ви редагуєте в даний момент. Щоб перевірити весь аркуш, вийдіть з режиму редагування, а потім запустіть перевірку орфографії.

Текст у формулах не перевіряється

Комірки, що містять формули, не перевіряються. Для перевірки орфографії тексту у формулі перейдіть в режим редагування.

Знаходьте помилки та друкарські помилки за допомогою Fuzzy Duplicate Finder

На додаток до вбудованого функціоналу перевірки правопису в Excel, користувачі нашого Ultimate Suite можуть швидко знаходити і виправляти помилки за допомогою спеціального інструменту, який знаходиться на сторінці Аблебіти Інструменти вкладка в розділі Знайти і замінити :

Натиснувши на кнопку Пошук помилок відкриває панель пошуку нечітких дублікатів у лівій частині вікна Excel. Вам потрібно вибрати діапазон для перевірки на наявність помилок і налаштувати параметри пошуку:

• Максимальна кількість різних символів - обмежити кількість відмінностей, які слід шукати.
• Мінімальна кількість символів у слові/комірці - виключити з пошуку дуже короткі значення.
• У комірках містяться окремі слова, відокремлені один від одного символами - встановіть цей прапорець, якщо клітинки можуть містити більше одного слова.

Після правильного налаштування параметрів натисніть кнопку Пошук помилок кнопку.

Доповнення починає пошук значень, які відрізняються 1 або більше символами, як ви вказали. Після завершення пошуку вам буде представлений список знайдених нечітких збігів, згрупованих у вузли, як показано на скріншоті нижче.

Тепер необхідно встановити правильне значення для кожного вузла. Для цього розгорніть групу і натисніть на символ галочки в полі Дія стовпчик поруч з правильним значенням:

Якщо у вузлі немає потрібного слова, натисніть на кнопку Правильне значення поруч з кореневим елементом, введіть слово і натисніть клавішу Enter .

Після присвоєння правильних значень всім вузлам, натисніть кнопку Подати заявку і всі помилки на вашому аркуші будуть виправлені одним махом:

Ось як виконується перевірка орфографії в Excel за допомогою Fuzzy Duplicate Finder. Якщо вам цікаво спробувати цей і ще понад 70 професійних інструментів для Excel, ви можете завантажити пробну версію нашого Ultimate Suite.