Незважаючи на безліч переваг, які пропонує Google Таблиці, він також має свої недоліки. Яскравим прикладом цього є відсутність простих інструментів для роботи з текстом. Чи повинні ми додавати або замінювати текст в Google Таблицях вручну або за допомогою складних формул? Більше ні :) Ми заповнили цю прогалину простими інструментами в один клік. Дозвольте представити їх вам у цьому блозі.

Всі інструменти, про які я сьогодні розповім, є частиною однієї утиліти - Power Tools. Це збірка всіх наших доповнень для Google Таблиць. Я дуже рекомендую вам встановити її, бути самим собі шеф-кухарем і змішувати та поєднувати наведені нижче "інгредієнти" на ваших даних ;)

Зміна тексту в електронних таблицях

Багато хто з нас заради економії часу йде на компроміс з єдиним стилем оформлення таблиць. Таким чином, рано чи пізно ви виявляєте в своїх аркушах дані в різних регістрах і з зайвими символами, набраними в поспіху. Це може виявитися проблемою, особливо якщо право редагування однієї і тієї ж таблиці мають кілька людей.

Якщо ви перфекціоніст, який прагне, щоб дані були максимально чіткими та практичними, або просто маєте продемонструвати дані з ваших електронних таблиць, наступні інструменти допоможуть вам.

Зміна регістру в Google Таблицях

Стандартні способи зміни регістру тексту в Google Таблицях включають в себе функції: НИЖНІЙ, ВЕРХНІЙ, ВЛАСНЕ Для їх використання вам доведеться створити допоміжний стовпець, побудувати в ньому формули і посилатися на вихідний стовпець. Потім якимось чином перетворити результати формул у значення і видалити вихідний стовпець.

З нашим інструментом вам не потрібно робити нічого з перерахованого вище. Він швидко змінює регістр у ваших Google Таблицях в самих вихідних комірках.

Порада: Подивіться це відео, щоб краще познайомитися з інструментом, або прочитайте короткий вступ прямо під ним.

Ви знайдете інструмент в розділі Текст група> Змінити :

Щоб змінити регістр у вашій таблиці за допомогою цього доповнення, просто виділіть діапазон з текстом і виберіть спосіб зміни даних: перетворити все на Справа про вирок. , нижній регістр або ВЕРХНІЙ КЕЙС , З великої літери кожне слово (він же називний відмінок), нижній & або з'єднати текст .

Порада: якщо ви не впевнені, яку опцію вам потрібно використовувати, загляньте на сторінку допомоги інструменту, де ми все детально описали.

Після того, як ви будете готові, натисніть Змінити і спостерігайте, як ваші вихідні дані змінюють справу:

Заміна символів

Якщо ви імпортуєте дані з Інтернету, у вашій таблиці можуть з'явитися такі підкреслені літери, як ß, Ö або ç Імпортований файл може також містити різні спеціальні символи: знаки авторського права (©), перевернуті знаки питання (¿), амперсанди (&), "розумні" лапки (" "). Ці символи також можуть бути представлені їх кодами (часто використовуються в Інтернеті).

Якщо спробувати замінити їх за допомогою стандартних Google Таблиць Знайти і замінити (Ctrl+H), підготуйтеся до процесу заміни для кожного символу. Вам також доведеться ввести символи, які ви хочете бачити замість них.

Наш Заміна символів утиліта набагато швидша і простіша у використанні. Вона сканує обраний діапазон даних і автоматично замінює всі підкреслені символи або коди на відповідні їм стандартні символи.

Порада. Інструмент також знаходиться в розділі "Інструменти": Текст > Змінити .

Ось також, що можна зробити з кодами та спеціальними символами за допомогою цього ж доповнення:

А тут ви можете побачити, як працює Замінити "розумні" лапки на прямі працює інструмент (наразі тільки для подвійних лапок):

Текст польською мовою

Якщо наведені вище модифікації занадто складні для вашої таблиці, і ви віддаєте перевагу простому підчищенню тексту в Google Таблицях тут і там, доповнення допоможе вам автоматизувати і цей процес.

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Текст польською мовою переглядає обраний вами діапазон і виконує наступні дії:

• видаляє пробіли, якщо вони є
• додає пробіли після розділових знаків, якщо ви їх забули
• застосовує регістр речення до ваших комірок

Ви можете обрати всі три варіанти одразу або обрати той, який найбільше підходить до Вашого столу:

Як додати текст в Google Таблицях

Стандартний метод додавання тексту в Google Таблицях такий самий, як і завжди: функція. І саме CONCATENATE зазвичай вставляє додаткові символи до існуючого тексту.

Підказка. У цьому посібнику наведено приклади формул, які додають текст в одну й ту саму позицію кількох клітинок.

Але коли мова заходить про функції, то завжди йдеться про додатковий стовпчик для формул. Тож навіщо додавати спеціальні стовпчики та формули, якщо є надбудови, які працюють з текстом прямо там, де він є?

Один з наших інструментів призначений саме для цього завдання. Він називається Додавання тексту за позицією і гніздиться в ньому ж Текст група Електроінструменти .

Порада: Подивіться це відео, щоб краще познайомитися з інструментом, або прочитайте короткий вступ під ним.

Він дозволяє не тільки додавати текст в Google Таблиці, але й вставляти в таблицю спеціальні символи та їх комбінації, такі як розділові знаки, знак числа (#), знак плюс (+) і т.д. І що ще краще, ви самі визначаєте позицію для цих нових символів.

Вставити спеціальні символи на початку / в кінці

Перші дві опції дають можливість додавати текст на початку і в кінці всіх виділених комірок.

Припустимо, ви хочете доповнити список телефонних номерів кодами країн. Оскільки код повинен передувати цілому номеру, завдання полягає в тому, щоб додати цифри на початку комірок Google Таблиці.

Просто виберіть діапазон з цифрами, введіть потрібний код країни у відповідне поле в інструменті та натисніть Додати :

Додавання тексту в Google Таблицях перед текстом / після тексту

Останні три опції інструменту дозволяють вставляти символи в залежності від конкретного тексту в комірках.

• Ви можете додати свій текст, починаючи з 3-го, 7-го, 10-го і т.д. символу в комірку за допомогою опції, яка називається Після номера символу Я збираюся скористатися цим інструментом і вставити коди областей, взяті в дужки, до чисел з попереднього прикладу.

  Там телефонні коди США і Канади починаються з 3-го символу: +1 202 5550198, тому мені потрібно додати перед ним круглу дужку:

  

  Після додавання телефонні коди закінчуються 6-м символом: +1 (202 5550198

  Таким чином, я додаю закриваючу дужку і після неї. Ось що у мене вийшло:

  

• Ви також можете додати текст до або після певного тексту в камерах.

  Ці опції допоможуть мені зробити номери телефонів ще більш читабельними, додавши пробіли до і після дужок:

  

Але що робити, якщо додавання тексту в Google Таблиці не є можливим, і ви хочете видалити деякі зайві символи та застарілий текст? Що ж, у нас є інструменти і для цієї роботи.

Порада: на сайті є сторінка допомоги для Додати текст також знайдете тут.

Видалення зайвих та спеціальних символів в Google Таблицях

Іноді в таблицю можуть закрадатися пробіли та інші символи. І коли вони потрапляють, відслідковувати та усувати їх всі може стати досить нервовим заняттям.

Стандартні Google Таблиці Знайти і замінити утиліта лише замінить один зайвий символ на інший. Тому в таких випадках краще делегувати обов'язок доповненням з утиліти Видалити у групі "Електроінструменти":

Порада. Видалити Група також має сторінку допомоги, де згадуються всі інструменти та їхні можливості.

Ви також можете переглянути це демонстраційне відео:

Або відвідайте цей блог, щоб дізнатися про інші способи видалення того ж тексту або певних символів в Google Таблицях.

Видалення підрядків або окремих символів

Перший інструмент позбавляє від одного або декількох окремих символів і навіть підрядків Google Sheets у виділеному діапазоні. Точніше кажучи, ви можете змусити його видалити наступне:

• всі входження однієї конкретної літери, цифри або спеціального символу Google Sheets, наприклад 1 або +
• кілька окремих букв, цифр або символів: наприклад 1 і +
• задана послідовність символів - підрядок Google Sheets - або декілька таких наборів, наприклад +1 та/або +44

Візьму ті ж номери телефонів з попереднього прикладу і приберу за допомогою інструменту відразу всі коди країн і дужки:

Видалення пробілів і роздільників

Наступна утиліта для Google Таблиць видаляє пробіли до, після і всередині тексту. Якщо пробіли зовсім не вітаються у ваших даних, сміливо видаляйте їх повністю:

Доповнення також видаляє такі спеціальні символи, як коми, крапка з комою та інші роздільники (для розривів рядків є навіть спеціальний прапорець); недруковані символи (наприклад, розриви рядків), HTML-об'єкти (коди, які використовуються замість самих символів) і HTML-теги:

Видалення символів за позицією

Хоча іноді важливі не самі персонажі, а їхнє розташування в клітинках.

• У моєму прикладі в телефонних номерах є додаткові номери, які займають одне і те ж місце - з 12-го по 14-й символ в кожній комірці.

  Я буду використовувати це позиція видалити розширення з усіх номерів за допомогою відповідного інструменту:

  

  Ось як трансформуються цифри всього за пару кліків:

  

• Ви можете очистити деяку кількість перші/останні символи в комірках Просто вкажіть точну кількість додаткових символів, і доповнення не змусить вас чекати.

  Подивіться, інструмент прибрав з номерів телефонів коди країн - перші 3 символи:

  

• Якщо в декількох комірках міститься однаковий текст, якому передують або за яким слідують непотрібні реквізити, використовуйте опцію Видалення символів до/після тексту щоб вигнати їх.

  Наприклад, ось список клієнтів з номерами телефонів і країнами в тих же комірках:

  

  Залежно від країни виділяю комірки по групах і встановлюю інструмент, щоб видалити все, що було до США, ВЕЛИКОБРИТАНІЯ а потім ЦА Ось що я отримую в результаті:

  

Видалення порожніх рядків і стовпців в Google Таблицях

Після різних модифікацій ваших даних ви можете помітити порожні рядки і стовпці, розкидані по всьому аркушу. Щоб їх видалити, перший спосіб, який спадає на думку, - це виділити кожен рядок при натиснутій клавіші Ctrl, а потім видалити ці порожні рядки через контекстне меню. І повторити те ж саме для стовпців.

Крім того, можливо, ви захочете видалити ті невикористовувані стовпці та рядки, які залишаються за межами ваших даних. Адже вони займають місце і просуваються вперед, перевищуючи ліміт у 5 мільйонів клітинок в електронній таблиці.

Більше того, вам може знадобитися зробити те ж саме на всіх аркушах у файлі.

На відміну від Google Таблиць, наш додаток видаляє всі порожні та невикористовувані рядки та стовпці одним рухом. Вам навіть не потрібно виділяти діапазон або окремі стовпці та рядки.

Просто відкрийте свій аркуш, перейдіть до інструменту "Очистити", встановіть 5 галочок (або менше, в залежності від вашої мети), натисніть Чисто а там ваші акуратні таблиці на всіх аркушах без пропусків:

Як розбити текст на стовпці та рядки

Ще однією корисною операцією є розбиття тексту з одного стовпчика на кілька стовпчиків і з одного рядка на кілька рядків.

Хоча Google Sheets нещодавно представив свої власні Розбиття тексту на колонки Незважаючи на те, що вона має певні переваги, вона має і певні недоліки:

• Розбиває тільки на стовпці (не вміє розбивати на рядки).
• Він розбиває по одному роздільнику за раз. Якщо у ваших комірках різні роздільники, вам доведеться використовувати утиліту кілька разів.
• Він не поділяється на розриви рядків Він дозволяє задавати користувацькі роздільники, але введення розриву рядка там може стати проблемою.
• Він перезаписує дані праворуч при розділенні клітинок зі стовпців ліворуч у вашій таблиці.
• При розбитті імен він не розпізнає першу, останню та середню літери - просто розбиває слова.

На щастя, наші Спліт Ви знайдете цей інструмент у розділі "Доповнення". Спліт у групі "Електроінструменти":

Розподіл за символами

Спочатку я хотів би продемонструвати, як розділити текст символами або розділювачами всередині клітинок.

Порада: подивіться коротке демонстраційне відео або читайте далі :)

Спочатку слід вибрати дані для поділу, переконайтеся, що вибрана опція Розподіл за символами і виберіть ті роздільники, які зустрічаються у ваших клітинках.

Я не перевіряю Космос не хочу називати імена, але, тим не менш, Кома і Розрив рядка допоможе мені відокремити номери телефонів та назви посад, а також замінити мій початковий стовпець на результат (прапорець в самому низу надбудови):

Порада: якщо сполучників або будь-яких інших сполучних слів занадто багато, ви можете розбити текст і за ними, скориставшись другим варіантом - Розбиття значень на рядки .

Якщо регістр тексту має найбільше значення, виберіть третю радіо-кнопку і розділіть все, що знаходиться перед великими літерами.

Розподіл за посадами

Як і при додаванні тексту, розташування символів у комірках може мати більше значення, ніж поява конкретних символів. Особливо, якщо всі комірки відформатовані однаково.

За допомогою Розподіл за посадами ви можете вибрати точне місце, в якому слід розділити записи:

Я використовував цей інструмент, щоб відокремити коди країни та регіону від самого телефонного номера:

Залишилося лише видалити оригінальну колонку і відформатувати дві нові.

Розділені імена

Як я вже згадував раніше, стандартний інструмент Google Таблиці під назвою Розбиття тексту на колонки просто відтягує слова одне від одного. Якщо ви використовуєте цей інструмент для своїх імен, є велика ймовірність, що ви отримаєте стовпчики, в яких змішані імена, назви та суфікси.

Наш Розділені імена Уникнути цього допоможе програма, яка розпізнає імена, прізвища та по батькові, титули та привітання, постпозиції та суфікси. При цьому вона не просто розбиває слова на частини, а розставляє їх у відповідні колонки, залежно від того, які саме одиниці іменування вона розпізнає.

Причому, можна витягувати, наприклад, тільки імена та прізвища, незалежно від того, які ще частини є в комірках. Подивіться це коротке відео (1:45), весь процес займає буквально кілька секунд:

Вилучення посилань, чисел і тексту в Google Таблицях

Якщо розділення всіх значень у комірці не є можливим, і ви хочете витягти певну частину з цієї комірки Google Sheets, ви можете скористатися функцією Витяг інструмент:

Порада: Якщо ви любите формули, у цьому посібнику наведено кілька прикладів формул для вилучення даних у таблицях Google.

Перші 4 - це різні способи вилучення даних з комірок Google Таблиць:

• по рядках якщо те, що потрібно отримати, знаходиться після/до/посередині тих самих значень.
• за посадою якщо ви знаєте точне місце, звідки тягнути.
• за маскою якщо потрібні дані можна помітити за схожим малюнком у клітинках.
• перші/останні N символів якщо дані для вилучення знаходяться на початку/кінці комірок.

Ви також зможете отримати певні типи даних:

• витягувати гіперпосилання
• URL-адреси
• цифри
• адреси електронної пошти

Наступне демонстраційне відео демонструє інструмент в дії:

Ось і всі інструменти, які ми маємо на даний момент, які допоможуть вам працювати з текстом в Google Таблицях. Вони можуть стати вашою щасливою знахідкою, або просто заощадити ваш час і нерви. У будь-якому випадку, я вважаю, що їх вкрай корисно мати.

І маленьке нагадування - всі ці доповнення ви знайдете в Power Tools - збірці всіх наших утиліт для Google Таблиць.

Якщо у вас виникли питання або якщо ваша задача занадто складна для цих доповнень, просто залиште свій коментар нижче, і ми подивимося, чим зможемо допомогти :)