บทช่วยสอนสั้นๆ นี้แสดงวิธีการคัดลอกการจัดรูปแบบใน Excel โดยใช้ตัวเลือก Format Painter, Fill Handle และ Paste Special เทคนิคเหล่านี้ใช้ได้กับ Excel ทุกรุ่น ตั้งแต่ปี 2007 ถึง Excel 365

หลังจากที่คุณใช้ความพยายามอย่างมากในการคำนวณเวิร์กชีต คุณมักจะต้องการเพิ่มขั้นตอนสุดท้ายเพื่อให้เวิร์กชีต ดูดีและเรียบร้อย ไม่ว่าคุณกำลังสร้าง repot สำหรับสำนักงานใหญ่หรือสร้างเวิร์กชีตสรุปสำหรับคณะกรรมการ การจัดรูปแบบที่เหมาะสมคือสิ่งที่ทำให้ข้อมูลสำคัญโดดเด่นและถ่ายทอดข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

โชคดีที่ Microsoft Excel มี วิธีง่ายๆ ที่น่าทึ่งในการคัดลอกการจัดรูปแบบ ซึ่งมักถูกมองข้ามหรือประเมินต่ำไป อย่างที่คุณคงเดาได้ ฉันกำลังพูดถึง Excel Format Painter ที่ทำให้การจัดรูปแบบของเซลล์หนึ่งและนำไปใช้กับเซลล์อื่นเป็นเรื่องง่าย

นอกจากนี้ในบทช่วยสอนนี้ คุณจะพบกับวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด วิธีใช้ Format Painter ใน Excel และเรียนรู้เทคนิคอื่นๆ อีกสองสามวิธีในการคัดลอกการจัดรูปแบบในแผ่นงานของคุณ

Excel Format Painter

เมื่อพูดถึงการคัดลอกการจัดรูปแบบใน Excel, Format Painter เป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่เป็นประโยชน์และใช้งานน้อย ทำงานโดยการคัดลอกการจัดรูปแบบของเซลล์หนึ่งและนำไปใช้กับเซลล์อื่น

ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง มันสามารถช่วยให้คุณสร้างการตั้งค่าการจัดรูปแบบได้เกือบทั้งหมด หากไม่ใช่ทั้งหมดรวมถึง:

• รูปแบบตัวเลข (ทั่วไป เปอร์เซ็นต์ สกุลเงิน ฯลฯ)
• รูปแบบตัวอักษร ขนาด และสี
• ลักษณะตัวอักษร เช่น ตัวหนา ตัวเอียง และขีดเส้นใต้
• สีเติม (สีพื้นหลังของเซลล์)
• การจัดแนวข้อความ ทิศทาง และการวางแนว
• เส้นขอบเซลล์

ใน Excel ทุกรุ่น ปุ่ม Format Painter อยู่บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ถัดจากปุ่ม วาง :

วิธีใช้ Format Painter ใน Excel

หากต้องการคัดลอกการจัดรูปแบบเซลล์ด้วย Excel Format Painter ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. เลือก เซลล์ที่มีรูปแบบที่คุณต้องการคัดลอก
2. บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม คลิปบอร์ด ให้คลิกปุ่ม ตัวจัดรูปแบบ ตัวชี้จะเปลี่ยนเป็นแปรงทาสี
3. เลื่อนไปยังเซลล์ที่คุณต้องการนำการจัดรูปแบบไปใช้และคลิกที่เซลล์นั้น

เสร็จสิ้น! การจัดรูปแบบใหม่จะถูกคัดลอกไปยังเซลล์เป้าหมายของคุณ

เคล็ดลับ Excel Format Painter

หากคุณต้องการเปลี่ยนการจัดรูปแบบเซลล์มากกว่าหนึ่งเซลล์ ให้คลิกแต่ละเซลล์ รายบุคคลจะน่าเบื่อและเสียเวลา เคล็ดลับต่อไปนี้จะช่วยเร่งความเร็ว

1. วิธีคัดลอกการจัดรูปแบบไปยังช่วงของเซลล์

หากต้องการคัดลอกการจัดรูปแบบไปยังเซลล์ที่อยู่ติดกันหลายๆ เซลล์ ให้เลือกเซลล์ตัวอย่างที่มีรูปแบบที่ต้องการ คลิกปุ่ม จัดรูปแบบจิตรกร แล้วลากแปรง เคอร์เซอร์ข้ามเซลล์ที่คุณต้องการรูปแบบ

2. วิธีคัดลอกรูปแบบไปยังเซลล์ที่ไม่ติดกัน

หากต้องการคัดลอกการจัดรูปแบบไปยังเซลล์ที่ไม่ติดกัน ดับเบิลคลิก ปุ่ม Format Painter แทนการคลิกเพียงครั้งเดียว การดำเนินการนี้จะ "ล็อค" ตัวระบายสีรูปแบบ Excel ไว้ และการจัดรูปแบบที่คัดลอกจะถูกนำไปใช้กับเซลล์และช่วงทั้งหมดที่คุณคลิก/เลือกจนกว่าคุณจะกด Esc หรือคลิกที่ปุ่ม ตัวจัดรูปแบบ เป็นครั้งสุดท้าย

3. วิธีคัดลอกการจัดรูปแบบของคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์แบบแถวต่อแถว

หากต้องการคัดลอกรูปแบบของทั้งคอลัมน์อย่างรวดเร็ว ให้เลือกส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณต้องการคัดลอกการจัดรูปแบบ คลิก รูปแบบ จิตรกร แล้วคลิกส่วนหัวของคอลัมน์เป้าหมาย

ดังที่แสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้ การจัดรูปแบบใหม่จะถูกนำไปใช้กับคอลัมน์เป้าหมายทีละแถว รวมถึง ความกว้างของคอลัมน์ :

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถคัดลอก รูปแบบของทั้งแถว แบบคอลัมน์ต่อคอลัมน์ ในการทำเช่นนี้ คลิกส่วนหัวของแถวตัวอย่าง คลิก Format Painter แล้วคลิกส่วนหัวของแถวเป้าหมาย

อย่างที่คุณเพิ่งเห็น Format Painter ทำให้การคัดลอกรูปแบบเป็นเรื่องง่าย มันอาจจะเป็นไปได้ อย่างไรก็ตาม ในกรณีของ Microsoft Excel มักมีหลายวิธีในการทำสิ่งเดียวกัน ด้านล่างนี้ คุณจะพบอีกสองวิธีในการคัดลอกรูปแบบใน Excel

วิธีคัดลอกการจัดรูปแบบลงในคอลัมน์โดยใช้ Fill Handle

เรามักจะใช้ที่จับเติมเพื่อคัดลอกสูตรหรือเติมเซลล์อัตโนมัติด้วยข้อมูล แต่คุณรู้หรือไม่ว่ามันสามารถคัดลอกรูปแบบ Excel ได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง มีวิธีการดังนี้:

1. จัดรูปแบบเซลล์แรกตามที่คุณต้องการ
2. เลือกเซลล์ที่จัดรูปแบบถูกต้องแล้ววางเมาส์เหนือจุดจับเติม (สี่เหลี่ยมเล็กๆ ที่มุมขวาล่าง) . ขณะที่คุณทำเช่นนี้ เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนจากกากบาทสีขาวเป็นกากบาทสีดำ
3. กดที่จับค้างไว้แล้วลากเหนือเซลล์ที่คุณต้องการนำการจัดรูปแบบไปใช้:

   

   การดำเนินการนี้จะคัดลอกค่าของเซลล์แรกไปยังเซลล์อื่นด้วย แต่ไม่ต้องกังวล เราจะเลิกทำในขั้นตอนถัดไป

4. ปล่อยที่จับเติม คลิก ตัวเลือกการเติมอัตโนมัติ เมนูแบบเลื่อนลง และเลือก กรอกเฉพาะการจัดรูปแบบ :

   

แค่นั้น! ค่าของเซลล์เปลี่ยนกลับเป็นค่าดั้งเดิม และรูปแบบที่ต้องการจะถูกนำไปใช้กับเซลล์อื่นๆ ในคอลัมน์:

เคล็ดลับ หากต้องการคัดลอกการจัดรูปแบบลงในคอลัมน์ จนถึงเซลล์ว่างเซลล์แรก ให้คลิกสองครั้งที่จุดจับเติมแทนการลาก จากนั้นคลิก ตัวเลือกป้อนอัตโนมัติ และเลือก เติมการจัดรูปแบบเท่านั้น .

วิธีคัดลอกการจัดรูปแบบเซลล์ไปยังทั้งคอลัมน์หรือทั้งแถว

Excel Format Painter และ Fill Handle ทำงานได้ดีกับการเลือกจำนวนน้อย แต่คุณจะคัดลอกรูปแบบของเซลล์ใดเซลล์หนึ่งไปยังทั้งคอลัมน์หรือทั้งแถวได้อย่างไร เพื่อให้รูปแบบใหม่ถูกนำไปใช้กับเซลล์ทั้งหมดใน aคอลัมน์/แถว รวมถึงเซลล์ว่างด้วยหรือไม่ วิธีแก้ไขคือใช้ตัวเลือก รูปแบบ ของ Excel Paste Special

1. เลือกเซลล์ที่มีรูปแบบที่ต้องการ แล้วกด Ctrl+C เพื่อคัดลอกเนื้อหาและรูปแบบ
2. เลือกทั้งคอลัมน์หรือแถวที่คุณต้องการจัดรูปแบบโดยคลิกที่ส่วนหัว
3. คลิกขวาที่ส่วนที่เลือก แล้วคลิก วางแบบพิเศษ .
4. ใน กล่องโต้ตอบ วางแบบพิเศษ คลิก รูปแบบ จากนั้นคลิก ตกลง .

หรือเลือกตัวเลือก การจัดรูปแบบ จากเมนูป๊อปอัพ วางแบบพิเศษ นี่จะแสดงตัวอย่างสดของรูปแบบใหม่ดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง:

ทางลัดเพื่อคัดลอกการจัดรูปแบบใน Excel

ขออภัย Microsoft Excel ไม่ 'ไม่มีทางลัดเดียวที่คุณสามารถใช้เพื่อคัดลอกรูปแบบเซลล์ อย่างไรก็ตาม สามารถทำได้โดยใช้ลำดับทางลัด ดังนั้น หากคุณต้องการทำงานจากแป้นพิมพ์เป็นส่วนใหญ่ คุณสามารถคัดลอกรูปแบบใน Excel ได้ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้

ทางลัด Excel Format Painter

แทนที่จะคลิกปุ่ม Format Painter บน Ribbon ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. เลือกเซลล์ที่มีรูปแบบที่ต้องการ
2. กดปุ่ม Alt, H, F, P
3. คลิกเป้าหมาย เซลล์ที่คุณต้องการนำการจัดรูปแบบไปใช้

โปรดทราบว่าควรกดแป้นลัดสำหรับ Format Painter ใน Excel ทีละแป้น ไม่ใช่กดทั้งหมดพร้อมกัน:

• Alt เปิดใช้งานแป้นพิมพ์ลัดสำหรับคำสั่ง Ribbon
• H เลือกแท็บ หน้าแรก บน Ribbon
• F , P เลือกปุ่ม Format Painter

วางทางลัดการจัดรูปแบบพิเศษ

อีกวิธีที่รวดเร็วในการคัดลอกรูปแบบใน Excel คือการใช้แป้นพิมพ์ลัดสำหรับ วางแบบพิเศษ > รูปแบบ :

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการคัดลอกรูปแบบ
2. กด Ctrl + C เพื่อคัดลอกเซลล์ที่เลือกไปยังคลิปบอร์ด
3. เลือกเซลล์เพื่อ รูปแบบใดที่ควรนำไปใช้
4. ใน Excel 2016, 2013 หรือ 2010 ให้กด Shift + F10, S, R แล้วคลิก Enter

หากยังมีคนใช้ Excel 2007 , กด Shift + F10, S, T, Enter

ลำดับคีย์นี้ดำเนินการดังต่อไปนี้:

• Shift + F10 แสดงเมนูบริบท
• Shift + S เลือกคำสั่งวางแบบพิเศษ
• Shift + R เลือกวางเฉพาะการจัดรูปแบบ

วิธีเหล่านี้เป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการคัดลอกการจัดรูปแบบใน Excel หากคุณคัดลอกผิดรูปแบบโดยไม่ตั้งใจ ไม่มีปัญหา บทความหน้าของเราจะสอนวิธีแก้ไข :) ฉันขอขอบคุณที่อ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราเร็วๆ นี้!