I den här artikeln visar jag hur man skapar inbäddade mallar i Outlook med hjälp av datamängder. Du kommer att se olika tillvägagångssätt för inbäddade mallar och sedan lär jag dig att lägga till dynamiska fält och fylla i dina e-postmeddelanden i farten.

Innan jag visar dig hur du skapar inbäddade mallar i Outlook vill jag ta en liten paus och presentera vårt tillägg Shared Email Templates. Med den här lilla appen kan du inte bara skapa mallar för framtida e-postmeddelanden, utan också tillämpa formatering, klistra in hyperlänkar, bilder och tabeller. Dessutom kan du klistra in flera mallar i ett e-postmeddelande med ett enda klick.

Ok, låt oss börja :)

Skapa inbäddade mallar med hjälp av genvägar i datamängder

Låt oss först klargöra vad en genväg är när det gäller delade e-postmallar. Enkelt uttryckt är det en länk till en viss mall. När du skapar en mall finns det ett fält med två hashtaggar högst upp i tilläggsrutan. Detta är din genväg. Om du fyller i det kommer din mall att associeras med denna genväg.

Tips: Du kan enkelt definiera vilka mallar som har tilldelats genvägar med hjälp av hashtag-tecknet bredvid mallens namn:

Om du vill att texten från den här mallen med genväg ska läggas till i innehållet i en annan mall behöver du alltså inte kopiera och klistra in den manuellt, utan du behöver bara skriva in genvägen så klistras hela mallen in.

Nu är det dags att se hur genvägar fungerar i dataset. Först skapar jag tre mallar och tilldelar genvägar för var och en av dem.

Tips: Om du känner att du behöver mer information om dataset kan du läsa min handledning om fyllbara mallar från dataset, där har jag täckt ämnet.

Mina mallar kommer att innehålla en kort beskrivning av några produktprenumerationsplaner. Jag kommer också att lägga till lite formatering så att texten ser ljusare ut och naturligtvis tilldela varje mall en genväg. Så här kommer det att se ut:

Nu måste jag lägga till dessa genvägar i ett dataset. Jag skapar ett nytt dataset (låt oss kalla det " Beskrivning av planerna "), fyller i den första kolumnen med planernas namn och skriver in mina genvägar bredvid motsvarande plan. Här är vad jag får i resultatet:

Som du kan se är varje plan associerad med en genväg som leder till mallen med dess beskrivning. Varför behöver jag allt detta? För att jag vill göra mitt arbetsflöde snabbt och enkelt :) Allt som återstår att göra är att skriva en mall och inkludera makro WhatToEnter för att klistra in den nödvändiga beskrivningen i mallen.

Min slutliga mall blir alltså den nedan:

Hej!

Här finns information om den plan som du har valt:

~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description",column: "Description",title: "choose the plan"}]

Låt mig veta om du behöver mer hjälp :)

Logiken är följande: Jag klistrar in denna mall, popup-fönstret visas och ber mig att välja plan (från värdena i den första kolumnen för datasetet). När jag gör det klistras hela mallen som är kopplad till motsvarande genväg in i mitt e-postmeddelande.

Användning av HTML i datamängder

Nu ska jag visa dig ytterligare ett trick med dataset. Som du kanske redan vet kan dataset fyllas med vilken data som helst (text, siffror, makron och många andra). I det här avsnittet ska jag visa dig hur du använder HTML-kod i dataset med hjälp av samma exempel som i det första kapitlet.

Låt oss först öppna en av mallarna och undersöka dess HTML:

Här är den här mallens HTML-kod:

Licenspolicy: Du betalar en gång och kan använda den köpta versionen så länge du behöver den.

Uppgraderingspolitik: a 50 % rabatt för alla uppgraderingar i framtiden.

Betalningsmetoder: Kreditkort, PayPal

Även om det ser rörigt ut är allting ganska enkelt. Det första stycket innehåller beskrivningen av licenspolicyn, det andra - uppgraderingspolicyn och det sista - betalningsmetoder. Alla taggar inom vinkelcitat (som style, color, strong, em) representerar textformateringen (dess färg, typsnittsstil som fet eller kursiv osv.).

Nu fyller jag mitt nya dataset med dessa HTML-kodbitar och visar hur det fungerar.

Observera: Du kan skriva upp till 255 tecken i en datauppsättningscell.

Så min nya datauppsättning (jag kallade den Planbeskrivning HTML ) har totalt fyra kolumner: den första är nyckelkolumnen, resten är kolumnerna med planens beskrivningsparametrar. Så här kommer det att se ut när jag har fyllt i det helt och hållet:

Nu är det dags att gå tillbaka till mallen och uppgradera makrot där. Eftersom jag nu har tre kolumner med data som ska klistras in behöver jag tre WhatToEnter's. Det finns två sätt att göra det på: antingen lägger du till tre makron som anger olika kolumner att returnera data från, eller så gör du det en gång, gör två kopior av det här makrot och ändrar målkolumnen manuellt. Båda lösningarna är snabba och enkla, denvalet är upp till dig :)

Så när den slutliga mallen har uppdaterats kommer den att se ut så här:

Hej!

Här finns licensinformation om de planer du har valt:

• ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description HTML",column: "License Policy",title: "Choose plan"}]
• ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description HTML",column: "Upgrade policy",title: "Choose plan"}]
• ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description HTML",column: "Payment Methods",title: "Choose plan"}]

Låt mig veta om du behöver mer hjälp :)

Som du kan se finns det tre identiska makron med olika målkolumner vardera. När du klistrar in den här mallen ombeds du att välja plan bara en gång och uppgifterna från alla tre kolumnerna kommer att fylla ditt e-postmeddelande på ett ögonblick.

Lägg till dynamiska fält i datasetet

I exemplen ovan visade jag hur du kan klistra in de förvarade uppgifterna i ett e-postmeddelande. Men vad händer om du inte vet säkert vilket värde som ska klistras in? Vad händer om du vill fatta ett beslut för varje enskilt fall? Hur kan du ge dina mallar lite dynamik?

Tänk dig följande fall: Du får ofta frågor om priset för vissa av de tillgängliga planerna, men priset ändras ofta och det är ingen idé att spara det i en mall. I det här fallet måste du skriva det manuellt varje gång du ska svara på en sådan förfrågan.

Jag tycker inte att det är särskilt effektivt att skriva in priset efter att ha klistrat in mallen. Eftersom vi är här för att lära oss hur vi kan spara tid ska jag visa dig hur du löser den här uppgiften med några få klick.

Låt mig först påminna dig om hur dynamiska fält hanteras. Du lägger till WhatToEnter-makrot och ställer in det så att det klistrar in Text Om det inte säger dig något, kolla först hur du lägger till relevant information dynamiskt i en av mina tidigare handböcker.

Här är makrot som ber mig ange det nödvändiga priset:

Men vad händer om planen är dynamisk och behöver ändras? Om du ställer in det andra makrot med en rullgardinslista har jag en bättre lösning för dig ;)

Jag skapar ett dataset med plannamnen i nyckelkolumnen och WhatToEnter-makrot ovan i den andra kolumnen:

Sedan ansluter jag detta dataset till min mall och får följande resultat:

Hej!

Här är det aktuella priset för ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans pricing",column: "Plan",title: "Plan"}] plan: USD ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans pricing",column: "Price",title: "Price"}]

Tack.

Ser det konstigt ut? Se hur perfekt det fungerar!

Sammanfattning

Jag hoppas att den här manualen visade dig ett annat sätt att använda dataset och inspirerade dig att prova den här funktionen :) Du kan alltid installera våra delade e-postmallar från Microsoft Store och kolla hur tillägget fungerar. Jag är säker på att det stora utbudet av våra Docs artiklar och blogginlägg hjälper dig att dra största möjliga nytta av det här verktyget ;)

Om du har några frågor om tillägget, lämna dem gärna i kommentarsfältet, så hjälper jag dig gärna :)