V tem učbeniku se boste naučili, kako filtrirati podatke v Excelu na različne načine: kako ustvariti filtre za besedilne vrednosti, številke in datume, kako uporabiti filter z iskanjem in kako filtrirati po barvi ali vrednosti izbrane celice. Naučili se boste tudi, kako odstraniti filtre in kako popraviti nedelovanje samodejnega filtra Excel.

Pri delu z velikimi podatkovnimi nizi je lahko izziv ne le izračun podatkov, temveč tudi iskanje ustreznih informacij. Na srečo vam Microsoft Excel olajša iskanje s preprostim, a zmogljivim orodjem Filter. Če želite izvedeti več o filtriranju v Excelu, kliknite spodnje povezave.

Kaj je filter v programu Excel?

Excelov filter , znan tudi kot AutoFilter , je hiter način za prikaz samo informacij, ki so pomembne v določenem trenutku, in odstranitev vseh drugih podatkov iz pogleda. Vrstice v Excelovih delovnih listih lahko filtrirate po vrednosti, obliki in merilih. Po uporabi filtra lahko kopirate, urejate, izdelaste grafikon ali natisnete samo vidne vrstice brez preurejanja celotnega seznama.

Excelov filter proti Excelovemu razvrščanju

Poleg številnih možnosti filtriranja program Excel AutoFilter omogoča Razvrsti možnosti, ki so pomembne za določen stolpec:

• Za besedilne vrednosti: Razvrsti od A do Z , Razvrsti od Z do A in Razvrsti po barvi .
• Za številke: Razvrsti od najmanjšega do največjega , Razvrsti od največjega do najmanjšega in Razvrsti po barvi .
• Za datume: Razvrsti od najstarejšega do najnovejšega, Razvrsti od najnovejšega do najstarejšega in Razvrsti po barvi .

Razlika med razvrščanjem in filtriranjem v Excelu je naslednja:

• Ko razvrščanje podatkov v Excelu se celotna tabela preuredi, na primer po abecednem vrstnem redu ali od najnižje do najvišje vrednosti. Vendar razvrščanje ne skrije nobenih vnosov, temveč podatke le postavi v nov vrstni red.
• Ko filtriranje podatkov v Excelu se prikažejo samo vnosi, ki jih dejansko želite videti, vsi nepomembni elementi pa so začasno odstranjeni iz pogleda.

Kako dodati filter v Excelu

Za pravilno delovanje programa Excel AutoFilter mora nabor podatkov vsebovati vrstico z glavo in imeni stolpcev, kot je prikazano na spodnji sliki zaslona:

Ko so naslovi stolpcev v tempu, izberite katero koli celico v naboru podatkov in uporabite eno od naslednjih metod za vstavitev filtra.

3 načini dodajanja filtra v Excelu

1. Na Podatki v zavihku Razvrsti in filtriraj kliknite skupino Filter gumb.

   

2. Na Domov v zavihku Urejanje skupino, kliknite Razvrsti in filtriraj > Filter .

   

3. Za vklop/izklop filtrov uporabite bližnjico Excelovega filtra: Ctrl+Shift+L

Ne glede na to, katero metodo boste uporabili, se bodo v vseh celicah v glavi pojavile puščice za spust:

Kako uporabiti filter v Excelu

Puščica s spustnim seznamom v naslovu stolpca pomeni, da je filtriranje dodano, vendar se še ne uporablja. Ko se s prstom pomaknete nad puščico, se prikaže nasvet na zaslonu (Prikazuje vse).

Če želite filtrirati podatke v Excelu, naredite naslednje:

1. Kliknite spustno puščico za stolpec, ki ga želite filtrirati.
2. Odkljukajte polje Izberite vse za hitro odstranitev izbire vseh podatkov.
3. Označite polja poleg podatkov, ki jih želite prikazati, in kliknite V redu.

Tako lahko na primer filtriramo podatke v Regija stolpec za prikaz prodaje samo za Vzhodno in . Sever :

Filtriranje se uporabi za stolpec A, pri čemer se začasno skrijejo vsa območja, razen Vzhodno in . Sever .

Spustna puščica v filtriranem stolpcu se spremeni v Gumb za filtriranje , pri čemer se ob podrsavanju nad tem gumbom prikaže nasvet na zaslonu, v katerem je navedeno, kateri filtri so uporabljeni:

Filtriranje več stolpcev

Če želite Excelov filter uporabiti za več stolpcev, ponovite zgornje korake za poljubno število stolpcev.

Rezultate lahko na primer zožimo tako, da prikažemo samo Jabolka za Vzhodno in . Sever regije. Ko v Excelu uporabite več filtrov, se v vsakem od filtriranih stolpcev prikaže gumb za filtriranje:

Nasvet. Če želite, da je okno Excelovega filtra širše in/ali daljše, se z miško ročaj za oprijem na dnu in jo povlecite navzdol ali v desno, ko se prikaže dvoglava puščica.

Filtriranje praznih / nepraznih celic

Če želite v Excelu filtrirati podatke, pri čemer preskočite prazna ali neprazna mesta, naredite eno od naslednjih dejanj:

Na naslov filtriranje praznih mest , tj. prikazati neprazno celico, kliknite puščico za samodejno filtriranje in se prepričajte, da je (Izberite vse) je označeno polje, nato pa počistite (prazna mesta) na dnu seznama. Tako bodo prikazane samo tiste vrstice, ki imajo kakršno koli vrednost v danem stolpcu.

Na naslov filtriranje nepraznih mest , tj. prikažite samo prazne celice, počistite (Izberite vse), in nato izberite (prazne). To bo prikazalo samo vrstice s prazno celico v danem stolpcu.

Opombe:

• Spletna stran (prazna mesta) je na voljo samo za stolpce, ki vsebujejo vsaj eno prazno celico.
• Če želite brisanje praznih vrstic na podlagi nekega ključnega stolpca, lahko filtrirate neprazne vrstice v tem stolpcu, izberete filtrirane vrstice, desno kliknete na izbor in kliknete Brisanje vrstice Če želite izbrisati samo tiste vrstice, ki so popolnoma prazne, in pustiti vrstice z nekaj vsebine in nekaj praznimi celicami, si oglejte to rešitev.

Kako uporabiti filter v Excelu

Poleg osnovnih možnosti filtriranja, ki so opisane zgoraj, AutoFilter v Excelu ponuja številna napredna orodja, ki vam lahko pomagajo filtrirati določene vrste podatkov, kot so besedilo , številke in . datumi točno tako, kot želite.

Opombe:

• Različne vrste filtrov v Excelu se med seboj izključujejo. Določen stolpec lahko na primer filtrirate po vrednosti ali barvi celic, ne pa po obeh hkrati.
• Za pravilne rezultate v enem stolpcu ne mešajte različnih vrst vrednosti, saj je za vsak stolpec na voljo samo ena vrsta filtra. Če stolpec vsebuje več vrst vrednosti, bo filter dodan za podatke, ki se najpogosteje pojavljajo. Če na primer v določenem stolpcu hranite številke, vendar je večina številk oblikovana kot besedilo, se bodo za ta stolpec pojavili filtri za besedilo, ne pa za številke.Filtri.

Zdaj si podrobneje oglejmo vsako možnost in si oglejmo, kako lahko ustvarite filter, ki je najprimernejši za vašo vrsto podatkov.

Filtriranje besedilnih podatkov

Kadar želite filtrirati besedilni stolpec za nekaj zelo specifičnega, lahko uporabite številne napredne možnosti, ki jih ponuja Excel. Besedilni filtri kot so:

• Filtrirajte celice, ki začnite z ali končajte z določen(e) lik(e).
• Filtrirajte celice, ki vsebujejo ali ne vsebujejo določen znak ali besedo kjer koli v besedilu.
• Filtrirajte celice, ki so točno enako ali ni enako na določen(e) znak(e).

Takoj ko dodate filter v stolpec, ki vsebuje besedilne vrednosti, Besedilni filtri se samodejno prikaže v meniju AutoFilter:

Če želite na primer filtrirati vrstice, ki vsebujejo Banane , storite naslednje:

1. Kliknite spustno puščico v naslovu stolpca in pokažite na Besedilni filtri .
2. V spustnem meniju izberite želeni filter ( Ne vsebuje... v tem primeru).
3. Spletna stran Samodejni filter po meri Pojavilo se bo pogovorno okno. V polje desno od filtra vnesite besedilo ali izberite želeni element s spustnega seznama.
4. Kliknite V redu.

Zaradi tega so vse Banane vrstic, vključno z Zelene banane in . Banane Goldfinger , bodo skriti.

Filtriranje stolpca z 2 merili

Če želite filtrirati podatke v Excelu z dvema besedilnima merilom, izvedite zgornje korake za konfiguracijo prvega merila, nato pa naredite naslednje:

• Preverite In ali Ali radijski gumb glede na to, ali naj bo oboje ali eno od meril resnično.
• Izberite primerjalni operator za drugo merilo in v polje desno od njega vnesite besedilno vrednost.

Tako lahko na primer filtrirate vrstice, ki vsebujejo . Banane ali Limone :

Kako ustvariti filter v Excelu z nadomestnimi znaki

Če se ne spomnite natančnega iskanja ali želite filtrirati vrstice s podobnimi informacijami, lahko ustvarite filter z enim od naslednjih nadomestnih znakov:

Nasvet. V številnih primerih lahko uporabite Vsebuje namesto nadomestnih znakov. Na primer, če želite filtrirati celice, ki vsebujejo vse vrste Banane , lahko izberete Enako upravljavec in tip *banane* ali pa uporabite Vsebuje in preprosto vnesite banane .

Kako filtrirati številke v programu Excel

Excelova Število filtrov lahko s številčnimi podatki upravljate na različne načine, vključno z:

• Številke filtrov enako ali ni enako do določenega števila.
• Številke filtrov, večji od , manj kot ali med navedene številke.
• Filter top 10 ali spodnjih 10 številke.
• Filtriranje celic s številkami, ki so nad povprečje ali pod povprečje .

Naslednja zaslonska slika prikazuje celoten seznam številskih filtrov, ki so na voljo v Excelu.

Če želite na primer ustvariti filter, ki prikaže samo naročila med 250 in 300 dolarji, naredite naslednje korake:

1. Kliknite puščico samodejnega filtriranja v glavi stolpca in pokažite na Število filtrov .
2. S seznama izberite ustrezen primerjalni operator, Med... v tem primeru.
3. V Samodejni filter po meri v pogovorno okno vnesite spodnjo in zgornjo mejo. Excel privzeto predlaga uporabo " Večje ali enako" in " Manj kot ali enako" primerjalni operatorji. Lahko jih spremenite v " Več kot" in " Manj kot' če ne želite, da se vključijo mejne vrednosti.
4. Kliknite V redu.

Tako so vidna le naročila med 250 in 300 dolarji:

Kako filtrirati datume v programu Excel

Excel Filtri datumov zagotavljajo največ različnih možnosti, s katerimi lahko hitro in enostavno filtrirate zapise za določeno časovno obdobje.

Excelov samodejni filter privzeto združi vse datume v danem stolpcu po hierarhiji let, mesecev in dni. Razširite ali spustite različne ravni s klikom znakov plus ali minus poleg določene skupine. Če izberete ali počistite skupino višje ravni, izberete ali počistite podatke v vseh vnešenih ravneh. Če na primer počistite polje poleg 2016, bodo skriti vsi datumi v letu 2016.

Poleg tega, Filtri datumov omogočajo prikaz ali skrivanje podatkov za določen dan, teden, mesec, četrtletje, leto, pred ali po določenem datumu ali med dvema datumoma. Spodnja slika prikazuje vse razpoložljive datume filtrov:

V večini primerov Excelovo filtriranje po datumu deluje z enim klikom. Če želite na primer filtrirati vrstice, ki vsebujejo zapise za trenutni teden, preprosto pokažite na Filtri datumov in kliknite Ta teden .

Če izberete Enako , Pred , Po spletni strani , Med upravljavec ali Filter po meri , že znani Samodejni filter po meri Pojavilo se bo pogovorno okno, v katerem določite želena merila.

Če želite na primer prikazati vse elemente za prvih 10 dni aprila 2016, kliknite Med... in na ta način konfigurirajte filter:

Kako filtrirati po barvi v Excelu

Če so podatki v delovnem listu oblikovani ročno ali s pogojnim oblikovanjem, jih lahko filtrirate tudi po barvi.

S klikom na spustno puščico samodejnega filtriranja se prikaže Filtriranje po barvi z eno ali več možnostmi, odvisno od tega, katero oblikovanje se uporablja za stolpec:

• Filtriranje po barvi celic
• Filtriranje po barvi pisave
• Filtriranje po ikoni celice

Če ste na primer celice v določenem stolpcu oblikovali s tremi različnimi barvami ozadja (zeleno, rdečo in oranžno) in želite prikazati samo oranžne celice, lahko to storite na ta način:

1. Kliknite puščico za filtriranje v celici glave in pokažite na Filtriranje po barvi .
2. Kliknite želeno barvo - v tem primeru oranžno.

Voila! Vidne so samo vrednosti, oblikovane z oranžno barvo pisave, vse druge vrstice pa so začasno skrite:

Za več informacij glejte Kako filtrirati in razvrščati po barvi celic v Excelu.

Kako filtrirati v Excelu z iskanjem

Od programa Excel 2010 dalje vmesnik Filter vključuje polje za iskanje ki olajša navigacijo v velikih zbirkah podatkov in omogoča hitro filtriranje vrstic, ki vsebujejo točno določeno besedilo, številko ali datum.

Recimo, da si želite ogledati zapise za vse " vzhod " regije. Kliknite spustno okno samodejnega filtriranja in začnite vnašati besedo " vzhod " v polju za iskanje. Excelov filter vam bo takoj prikazal vse elemente, ki ustrezajo iskanju. Če želite prikazati samo te vrstice, kliknite OK v meniju Excelovega samodejnega filtra ali pritisnite tipko Enter na tipkovnici.

Na naslov filtriranje več iskanj , uporabite filter glede na prvi iskalni izraz, kot je prikazano zgoraj, nato vnesite drugi izraz in takoj, ko se prikažejo rezultati iskanja, izberite Dodajanje trenutnega izbora v filter in kliknite V REDU . V tem primeru dodamo " zahod " zapisov na že filtrirane " vzhod " predmetov:

To je bilo zelo hitro, kajne? Samo trije kliki z miško!

Filtriranje po vrednosti ali obliki izbrane celice

Še en način filtriranja podatkov v Excelu je, da ustvarite filter z merili, ki so enaka vsebini ali oblikam izbrane celice:

1. Z desno tipko miške kliknite celico z vrednostjo, barvo ali ikono, po kateri želite filtrirati podatke.
2. V kontekstnem meniju pokažite na Filter .
3. Izberite želeno možnost: filtrirajte po izbrani celici vrednost , barva , barva pisave ali ikona .

V tem primeru filtriramo podatke z ikono izbrane celice:

Ponovna uporaba filtra po spremembi podatkov

Ko uredite ali izbrišete podatke v filtriranih celicah, se Excelov samodejni filter ne posodobi samodejno, da bi odražal spremembe. Če želite ponovno uporabiti filter, kliknite katero koli celico v naboru podatkov in nato:

1. Kliknite . Ponovna uporaba na Podatki v zavihku Razvrsti in filtriraj skupina.

Kako kopirati filtrirane podatke v Excelu

Filtrirano območje podatkov lahko najhitreje kopirate v drug delovni list ali delovni zvezek z naslednjimi tremi bližnjicami.

1. Izberite katero koli filtrirano celico in nato pritisnite Ctrl + A, da izberete vse filtrirane podatke. vključno z naslovi stolpcev .

   Izbira filtriranih podatkov izključitev naslovov stolpcev , izberite prvo (zgornjo levo) celico s podatki in pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + Shift + End, da razširite izbor do zadnje celice.

2. Pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + C, da kopirate izbrane podatke.
3. Preklopite na drug list/delavnico, izberite zgornjo levo celico ciljnega območja in pritisnite Ctrl+V, da prilepite filtrirane podatke.

Opomba: Običajno se pri kopiranju filtriranih podatkov drugam izpustijo filtrirane vrstice. V nekaterih redkih primerih, predvsem pri zelo velikih delovnih zvezkih, lahko Excel poleg vidnih vrstic kopira tudi skrite vrstice. Če želite to preprečiti, izberite območje filtriranih celic in pritisnite Alt + ;, da izberite samo vidne celice Če niste navajeni uporabljati bližnjic na tipkovnici, lahko uporabite Pojdi na poseben namesto tega ( Domov zavihek> Urejanje skupina> Poišči & amp; Izberite > Pojdite na Posebno... > Samo vidne celice ).

Kako očistiti filter

Po uporabi filtra za določen stolpec ga boste morda želeli izbrisati, da bodo vse informacije spet vidne, ali pa boste podatke filtrirali na drug način.

Če želite počistiti filter v določenem stolpcu, kliknite gumb za filter v glavi stolpca in nato kliknite Izbriši filter iz :

Kako odstraniti filter v Excelu

Če želite odstraniti vse filtre v delovnem listu, naredite eno od naslednjih dejanj:

• Pojdite na Podatki zavihek> Razvrsti in filtriraj in kliknite Jasno .
• Pojdite na Domov zavihek> Urejanje in kliknite Razvrsti in filtriraj > Jasno .

Filter ne deluje v Excelu

Če je Excelov samodejni filter prenehal delovati na delu delovnega lista, je to najverjetneje zato, ker so bili nekateri novi podatki vneseni zunaj območja filtriranih celic. Če želite to popraviti, preprosto ponovno uporabite filter. Če to ne pomaga in Excelovi filtri še vedno ne delujejo, počistite vse filtre v preglednici in jih nato ponovno uporabite. Če vaš nabor podatkov vsebuje prazne vrstice, ročno izberite celotno območjez miško in nato uporabite samodejni filter. Takoj ko to storite, bodo novi podatki dodani v območje filtriranih celic.

V bistvu je to način dodajanja, uporabe in uporabe filtrov v Excelu. Vendar je to še veliko več! V naslednjem učbeniku bomo raziskali možnosti naprednega filtra in videli, kako filtrirati podatke z več sklopi meril. Ostani z nami!