V tomto článku vám ukážem, ako vytvárať vnorené šablóny v programe Outlook pomocou súborov údajov. Uvidíte rôzne prístupy k vnoreným šablónam a potom vás naučím pridávať dynamické polia a vypĺňať e-maily za chodu.

Skôr ako vám ukážem, ako vytvárať vnorené šablóny v programe Outlook, rád by som urobil malú prestávku a predstavil vám náš doplnok Zdieľané šablóny e-mailov. Pomocou tejto malej aplikácie môžete nielen vytvárať šablóny pre budúce e-maily, ale aj aplikovať formátovanie, vkladať hypertextové odkazy, obrázky a tabuľky. Okrem toho môžete do jedného e-mailu jedným kliknutím vložiť niekoľko šablón.

Ok, začnime :)

Vytvorenie vnorených šablón pomocou skratiek v súboroch údajov

Najskôr si objasnime, čo je to skratka z hľadiska zdieľaných e-mailových šablón. Zjednodušene povedané, je to odkaz na danú šablónu. Keď vytvoríte šablónu, v hornej časti panela doplnku sa nachádza pole s dvoma hashtagmi. Toto bude vaša skratka. Ak ju vyplníte, vaša šablóna bude priradená k tejto skratke.

Tip. Môžete jednoducho definovať, ktoré šablóny majú priradené skratky, a to pomocou znaku hashtag ponuky vedľa názvu šablóny:

Ak teda potrebujete text z tejto šablóny so skratkou pridať do obsahu inej šablóny, nemusíte ho ručne kopírovať a vkladať. Stačí zadať jeho skratku a celá šablóna sa vloží.

Teraz je čas pozrieť sa, ako skratky fungujú v súboroch údajov. Najprv vytvorím tri šablóny a každej z nich priradím skratky.

Tip: Ak máte pocit, že potrebujete viac informácií o súboroch údajov, pozrite si môj návod Plniteľné šablóny zo súborov údajov, venujem sa tam tejto téme.

Moje šablóny budú obsahovať krátky popis niektorých plánov predplatného produktov. Pridám aj nejaké formátovanie, aby môj text vyzeral jasnejšie, a, samozrejme, priradím ku každej z nich skratku. Takto to bude vyzerať:

Teraz budem potrebovať pridať tieto skratky do súboru údajov. Vytvorím teda nový súbor údajov (nazvime ho " Popis plánov "), vyplňte prvý stĺpec názvami plánov a zadajte moje skratky vedľa príslušného plánu. Tu je výsledok:

Ako vidíte, ku každému plánu je priradená skratka, ktorá vedie k šablóne s jej popisom. Načo to všetko potrebujem? Pretože chcem, aby bol môj pracovný postup rýchly a jednoduchý :) Zostáva už len napísať šablónu a zahrnúť makro WhatToEnter, ktoré vloží potrebný popis do šablóny.

Takže moja konečná šablóna bude nasledovná:

Dobrý deň!

Tu sú informácie o pláne, ktorý ste si vybrali:

~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description",column: "Description",title: "vyberte plán"}]

Dajte mi vedieť, ak budete potrebovať ďalšiu pomoc :)

Logika je nasledovná: Vložím túto šablónu, zobrazí sa vyskakovacie okno s požiadavkou na výber plánu (z hodnôt v prvom stĺpci datasetu). Keď tak urobím, celá šablóna spojená s príslušnou skratkou sa vloží do môjho e-mailu.

Používanie HTML v súboroch údajov

Teraz vám ukážem ešte jeden trik s datasetmi. Ako už možno viete, datasety možno naplniť ľubovoľnými údajmi (textom, číslami, makrami a mnohými ďalšími). V tomto odseku vám ukážem, ako použiť kód HTML v datasetoch pomocou rovnakých ukážok z prvej kapitoly.

Najprv otvoríme jednu zo šablón a preskúmame jej HTML:

Tu je kód HTML tejto šablóny:

Licenčná politika: zaplatíte raz a zakúpenú verziu budete používať, kým budete potrebovať.

Politika aktualizácie: a 50% zľava pre všetky budúce aktualizácie.

Spôsoby platby: Kreditná karta, PayPal

Akokoľvek neprehľadne to vyzerá, všetko je celkom jednoduché. Prvý odsek obsahuje opis licenčnej politiky, druhý politiku aktualizácie a posledný spôsob platby. Všetky značky v uhlových úvodzovkách (ako style, color, strong, em) predstavujú formátovanie textu (jeho farbu, štýl písma ako tučné alebo kurzíva atď.).

Teraz vyplním svoj nový súbor údajov týmito časťami kódu HTML a ukážem vám, ako to bude fungovať.

Poznámka: Do jednej bunky súboru údajov môžete napísať maximálne 255 znakov.

Takže môj nový súbor údajov (nazval som ho Popis plánov HTML ) má celkovo štyri stĺpce: prvý je kľúčový, ostatné sú stĺpce s parametrami popisu plánu. Takto bude vyzerať po tom, ako ho kompletne vyplním:

Teraz je najvyšší čas vrátiť sa k šablóne a aktualizovať tam makro. Keďže teraz mám tri stĺpce s údajmi, ktoré sa majú vložiť, budem potrebovať tri WhatToEnter-y. Existujú dve možnosti: buď pridáte tri makrá, ktoré určujú rôzne stĺpce, z ktorých sa majú údaje vrátiť, alebo to urobíte raz, vytvoríte dve kópie tohto makra a ručne zmeníte cieľový stĺpec. Obe riešenia sú rýchle a jednoduché, pričomvýber je na vás :)

Po aktualizácii konečnej šablóny bude vyzerať takto:

Dobrý deň!

Tu sú informácie o licencii pre plány, ktoré ste si vybrali:

• ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description HTML",column: "License Policy",title: "Choose plan"}]
• ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description HTML",column: "Upgrade policy",title: "Choose plan"}]
• ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans description HTML",column: "Payment Methods",title: "Choose plan"}]

Dajte mi vedieť, ak budete potrebovať ďalšiu pomoc :)

Ako vidíte, existujú tri rovnaké makrá, každé s inými cieľovými stĺpcami. Keď vložíte túto šablónu, budete vyzvaní, aby ste si vybrali plán len raz a údaje zo všetkých troch stĺpcov sa v okamihu vyplnia do e-mailu.

Pridanie dynamických polí do súboru údajov

Vo vyššie uvedených ukážkach som vám ukázal, ako vložiť do e-mailu vopred uložené údaje. Ale čo ak si nie ste istí, akú hodnotu je potrebné vložiť? Čo ak sa chcete rozhodnúť pre každý konkrétny prípad? Ako pridať šablónam trochu dynamiky?

Predstavte si tento prípad: často sa vás niekto pýta na cenu niektorého z dostupných plánov, ale ceny sa pomerne často menia a nemá zmysel ich ukladať do šablóny. V takom prípade by ste ich mali zadávať ručne vždy, keď máte odpovedať na takúto požiadavku.

Nemyslím si, že zadávanie ceny po vložení šablóny je veľmi efektívne. Keďže sme tu preto, aby sme sa naučili šetriť čas, ukážem vám, ako túto úlohu vyriešiť niekoľkými kliknutiami.

Najprv vám pripomeniem, ako sa pracuje s dynamickými poľami. Pridáte makro WhatToEnter a nastavíte ho tak, aby vložilo Text hodnota. Ak vám to nič nehovorí, najprv si pozrite, ako dynamicky pridať príslušné informácie v niektorom z mojich predchádzajúcich návodov.

Tu je makro, ktoré ma požiada o zadanie potrebnej ceny:

Ale čo ak je plán dynamický a treba ho aj meniť? Nastaviť druhé makro s rozbaľovacím zoznamom? Mám pre vás lepšie riešenie ;)

Vytvorím súbor údajov s názvami plánov v kľúčovom stĺpci a vyššie uvedeným makrom WhatToEnter v druhom stĺpci:

Potom pripojím tento súbor údajov k svojej šablóne a dostanem nasledujúce údaje:

Dobrý deň!

Tu je aktuálna cena pre plán ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans pricing",column: "Plan",title: "Plan"}]: USD ~%WhatToEnter[{dataset: "Plans pricing",column: "Price",title: "Price"}]

Ďakujeme.

Vyzerá to zvláštne? Pozrite sa, ako dokonale to funguje!

Zhrnutie

Dúfam, že vám tento návod ukázal ďalší spôsob používania datasetov a inšpiroval vás k tomu, aby ste túto funkciu vyskúšali :) Vždy si môžete nainštalovať naše zdieľané e-mailové šablóny z obchodu Microsoft Store a vyskúšať, ako doplnok funguje. Som si istý, že obrovské množstvo našich článkov v Dokumentoch a príspevkov na blogu vám pomôže tento nástroj čo najlepšie využiť ;)

Ak sa stretnete s nejakými otázkami týkajúcimi sa doplnku, neváhajte ich zanechať v sekcii Komentáre. Rád vám pomôžem :)