В этом учебном пособии объясняются основы формата чисел Excel и дается подробное руководство по созданию пользовательского форматирования. Вы узнаете, как показать необходимое количество десятичных знаков, изменить выравнивание или цвет шрифта, отобразить символ валюты, округлить числа до тысяч, показать ведущие нули и многое другое.

В Microsoft Excel есть множество встроенных форматов для чисел, валюты, процентов, бухгалтерского учета, дат и времени. Но бывают ситуации, когда вам нужно что-то очень специфическое. Если ни один из встроенных форматов Excel не отвечает вашим потребностям, вы можете создать свой собственный формат чисел.

Форматирование чисел в Excel - это очень мощный инструмент, и как только вы научитесь использовать его свойства, ваши возможности станут практически неограниченными. Цель этого урока - объяснить наиболее важные аспекты формата чисел в Excel и поставить вас на правильный путь к освоению пользовательского форматирования чисел.

Как создать пользовательский формат чисел в Excel

Чтобы создать пользовательский формат Excel, откройте рабочую книгу, в которой вы хотите применить и сохранить формат, и выполните следующие действия:

1. Выберите ячейку, для которой вы хотите создать пользовательское форматирование, и нажмите Ctrl+1, чтобы открыть окно Форматирование ячеек диалог.
2. Под Категория , выберите Пользовательский .
3. Введите код формата в поле Тип коробка.
4. Нажмите OK, чтобы сохранить только что созданный формат.

Готово!

Совет. Вместо того чтобы создавать пользовательский формат чисел с нуля, вы выбираете встроенный формат Excel, близкий к желаемому результату, и настраиваете его.

Подождите, подождите, но что означают все эти символы в Тип И как их правильно сочетать, чтобы цифры отображались так, как я хочу? Ну, это то, о чем пойдет речь в этом учебнике :)

Понимание формата чисел в Excel

Чтобы иметь возможность создать пользовательский формат в Excel, важно понять, как Microsoft Excel видит формат числа.

Формат числа Excel состоит из 4 разделов кода, разделенных точкой с запятой, в таком порядке:

ПОЛОЖИТЕЛЬНЫЙ; ОТРИЦАТЕЛЬНЫЙ; НУЛЕВОЙ; ТЕКСТ

Вот пример кода пользовательского формата Excel:

1. Формат для положительных чисел (отображение 2 десятичных знаков и разделителя тысяч).
2. Формат для отрицательных чисел (такой же, как и для положительных, но заключенный в круглые скобки).
3. Формат для нулей (отображение тире вместо нулей).
4. Формат для текстовых значений (отображение текста пурпурным цветом шрифта).

Правила форматирования в Excel

При создании пользовательского формата чисел в Excel помните следующие правила:

1. Пользовательский формат чисел Excel изменяет только визуальное представление Т.е. как значение отображается в ячейке. Базовое значение, хранящееся в ячейке, не изменяется.
2. Когда вы настройка встроенный формат Excel, создается копия этого формата. Исходный формат чисел не может быть изменен или удален.
3. Формат пользовательского номера Excel не обязательно должен включать все четыре раздела.

   Если пользовательский формат содержит только 1 раздел Этот формат будет применяться ко всем типам чисел - положительным, отрицательным и нулям.

   Если пользовательский формат номера включает 2 секции Первая часть используется для положительных чисел и нулей, а вторая - для отрицательных.

   Пользовательский формат применяется к текстовые значения только если он содержит все четыре раздела.

4. Чтобы применить по умолчанию Формат чисел Excel для любого из средних разделов, введите Общий вместо соответствующего кода формата.

   Например, чтобы отобразить нули в виде тире и показать все остальные значения с форматированием по умолчанию, используйте этот код формата: Общий; - Общий; "-"; Общий

   Примечание. Общий формат, включенный во 2-й раздел кода формата, не отображает знак минус, поэтому мы включаем его в код формата.

5. На скрыть определенного типа (типов) значений, пропустите соответствующий раздел кода и введите только завершающую точку с запятой.

   Например, чтобы скрыть нули и отрицательные значения, используйте следующий код формата: Общие; ; ; ; Общие В результате нули и отрицательные значения будут отображаться только в строке формул, но не будут видны в ячейках.

6. На удалить пользовательский формат номера, откройте Форматирование ячеек диалоговое окно, выберите Пользовательский в Категория найдите формат, который вы хотите удалить, в списке Тип список, и нажмите кнопку Удалить кнопка.

Размещаемые цифры и текст

Для начала давайте познакомимся с 4 основными заполнителями, которые можно использовать в пользовательском формате Excel.

Если вы введете в ячейку значение 5,5, оно будет отображаться как 5,50. # Заполнитель цифр, который представляет необязательные цифры и не отображает лишние нули.

То есть, если число не нуждается в определенной цифре, она не будет отображаться. #.## - отображает до 2 знаков после запятой.

Если вы введете 5,5 в ячейку, она будет отображаться как 5,5.

Если вы напечатаете 5.555, он будет отображаться как 5.56. ? Задатчик цифр, который оставляет место для незначащих нулей по обе стороны от десятичной точки, но не отображает их. Часто используется для выравнивания чисел в столбце по десятичной точке. #.??? - отображает максимум 3 десятичных знака и выравнивает числа в столбце по десятичной точке. @ Заполнитель текста 0.00; -0.00; 0; [Red]@ - применяет красный цвет шрифта для текстовых значений.

Следующий снимок экрана демонстрирует несколько форматов чисел в действии:

Как вы могли заметить на приведенном выше снимке экрана, держатели цифр ведут себя следующим образом:

• Если число, введенное в ячейку, имеет больше цифр справа от десятичной точки чем в формате есть заполнители, число "округляется" до стольких знаков после запятой, сколько заполнителей имеется.

  Например, если вы введете 2,25 в ячейку с символом #.# формате, число будет отображаться как 2,3.

• Все цифры слева от десятичной точки отображаются независимо от количества заполнителей.

  Например, если вы введете 202.25 в ячейку с адресом #.# формате, число будет отображаться как 202.3.

Ниже вы найдете еще несколько примеров, которые, надеюсь, прольют больше света на форматирование чисел в Excel.

2.5

0.5556 2.000

2.500

.556 #.0# Отображать минимум 1 и максимум 2 знака после запятой. 2

2.205

0.555 2.0

2.21

.56 ???.??? Отображение до 3 знаков после запятой с выровненные десятичные дроби . 22.55

2.5

2222.5555

0.55 22.55

2.5

2222.556

.55

Советы и рекомендации по форматированию в Excel

Теоретически существует бесконечное число пользовательских форматов чисел Excel, которые можно сделать, используя предопределенный набор кодов форматирования, перечисленных в таблице ниже. А следующие советы объясняют наиболее распространенные и полезные реализации этих кодов форматирования.

Как управлять количеством десятичных знаков

Местонахождение десятичная точка в коде формата числа представлен символом период (.). Необходимое количество десятичные знаки определяется нули (0). Например:

• 0 или # - вывести ближайшее целое число без десятичных знаков.
• 0.0 или #.0 - отображать 1 десятичный знак.
• 0.00 или #.00 - отображать 2 знака после запятой и т.д.

Разница между 0 и # в целочисленной части кода формата заключается в следующем. Если код формата содержит только знаки фунта (#) слева от десятичной точки, то числа меньше 1 начинаются с десятичной точки. Например, если вы вводите 0,25 в ячейку с кодом #.00 число будет отображаться как .25. Если вы используете формат 0.00 формате, число будет отображаться как 0,25.

Как показать разделитель тысяч

Чтобы создать в Excel пользовательский формат чисел с разделителем тысяч, включите файл запятая (,) в коде формата. Например:

• #,### - отображать разделитель тысяч и отсутствие десятичных знаков.
• #,##0.00 - отображать разделитель тысяч и 2 десятичных знака.

Округлите числа на тысячу, миллион и т.д.

Как было показано в предыдущем совете, Microsoft Excel отделяет тысячи запятыми, если запятая окружена любым заполнителем цифр - знаком фунта (#), вопросительным знаком (?) или нулем (0). Если после запятой не следует заполнитель цифр, то число масштабируется на тысячи, две последовательные запятые масштабируют число на миллионы и так далее.

Например, если формат ячейки #.00, если в этой ячейке ввести 5000, отобразится число 5.00. Дополнительные примеры смотрите на скриншоте ниже:

Текст и интервалы в пользовательском формате чисел Excel

Чтобы отобразить в ячейке и текст, и числа, сделайте следующее:

• Чтобы добавить один символ Перед этим символом ставится обратная косая черта (\).
• Чтобы добавить текстовая строка , заключите его в двойные кавычки (" ").

Например, чтобы указать, что числа округляются на тысячи и миллионы, вы можете добавить \K и \M к кодам формата, соответственно:

• Чтобы отобразить тысячи: #.00,\K
• Чтобы отобразить миллионы: #.00,,\M

Совет. Чтобы сделать формат чисел более читабельным, включите символ пространство между запятой и обратной косой чертой.

На следующем снимке экрана показаны вышеперечисленные форматы и еще несколько вариаций:

А вот еще один пример, демонстрирующий отображение текста и чисел в одной ячейке. Предположим, вы хотите добавить слово " Увеличить " для положительных чисел, и " Уменьшить " для отрицательных чисел. Все, что вам нужно сделать, это включить текст, заключенный в двойные кавычки, в соответствующий раздел вашего кода формата:

#.00" Увеличение"; -#.00" Уменьшение"; 0

Совет. Чтобы включить пространство между числом и текстом, введите символ пробела после открывающей или перед закрывающей кавычкой в зависимости от того, предшествует ли текст числу или следует за ним, как в " Увеличить ".

Кроме того, следующие символы могут быть включены в коды пользовательских форматов Excel без использования обратной косой черты или кавычек:

Пользовательский формат чисел Excel может также принимать другие специальные символы, такие как валюта, авторское право, торговая марка и т.д. Эти символы можно ввести, набрав их четырехзначные коды ANSI, удерживая клавишу ALT. Вот некоторые из наиболее полезных:

Например, для отображения температуры можно использовать код формата #"°F" или #"°C" и результат будет выглядеть примерно так:

Вы также можете создать пользовательский формат Excel, который объединяет определенный текст и текст, набранный в ячейке. Для этого введите дополнительный текст, заключенный в двойные кавычки, в 4-м разделе кода формата до или после текстового заполнителя (@), или после обоих.

Например, чтобы продолжить текст, набранный в ячейке, другим текстом, скажите " Поставляется в ", используйте следующий код формата:

Общие сведения; Общие сведения; Общие сведения; "Поставляется в"@.

Включение символов валюты в пользовательский формат чисел

Чтобы создать пользовательский формат числа со знаком доллара ($), просто введите его в код формата, где это необходимо. Например, формат $#.00 будет отображать 5 как $5.00.

Другие символы валют недоступны на большинстве стандартных клавиатур, но вы можете ввести популярные валюты таким образом:

• Включите NUM LOCK, и
• С помощью цифровой клавиатуры введите код ANSI для символа валюты, который вы хотите отобразить.

Результирующие форматы чисел могут выглядеть примерно так:

Если вы хотите создать пользовательский формат Excel с какой-либо другой валютой, выполните следующие действия:

• Откройте Форматирование ячеек диалоговое окно, выберите Валюта по адресу Категория , и выберите нужную валюту из списка Символ выпадающий список, например, российский рубль:

Как отобразить ведущие нули с помощью пользовательского формата Excel

Если вы попробуете ввести числа 005 или 00025 в ячейку со значением по умолчанию Общий формат, вы заметите, что Microsoft Excel удаляет ведущие нули, потому что число 005 равно 5. Но иногда нам нужно 005, а не 5!

Самое простое решение - применить к таким ячейкам формат Text. В качестве альтернативы можно ввести апостроф (') перед числами. В любом случае Excel поймет, что вы хотите, чтобы любое значение ячейки рассматривалось как текстовая строка. В результате, когда вы введете 005, все ведущие нули будут сохранены, и число отобразится как 005.

Если вы хотите, чтобы все числа в столбце содержали определенное количество цифр, при необходимости с ведущими нулями, создайте пользовательский формат, включающий только нули.

Как вы помните, в формате чисел Excel 0 - это заполнитель, который отображает незначащие нули. Поэтому, если вам нужны числа, состоящие из 6 цифр, используйте следующий код формата: 000000

И теперь, если вы введете в ячейку 5, она будет отображаться как 000005; 50 будет отображаться как 000050, и так далее:

Совет. Если вы вводите телефонные номера, почтовые индексы или номера социального страхования, содержащие ведущие нули, проще всего применить один из предопределенных специальных форматов. Или вы можете создать нужный пользовательский формат номера. Например, для правильного отображения международных семизначных почтовых индексов используйте этот формат: 0000000 Для номеров социального страхования с ведущими нулями используйте этот формат: 000-00-0000 .

Проценты в пользовательском формате чисел Excel

Чтобы отобразить число в процентах от 100, включите параметр знак процента (%) в формате вашего числа.

Например, чтобы отобразить проценты в виде целых чисел, используйте такой формат: #% В результате число 0,25, введенное в ячейку, будет отображаться как 25%.

Чтобы отобразить проценты с 2 знаками после запятой, используйте этот формат: #.00%

Для отображения процентов с 2 знаками после запятой и разделителем тысяч используйте этот: #,##.00%

Дробь в формате чисел Excel

Дроби особенны тем, что одно и то же число можно отобразить разными способами. Например, 1,25 может быть показано как 1 ¼ или 5/5. То, каким именно способом Excel отображает дробь, определяется кодами формата, которые вы используете.

Чтобы десятичные числа отображались в виде дробей, включите прямая косая черта (/) в коде формата и отделяйте целую часть пробелом. Например:

• # #/# - отображает остаток дроби с разрядностью до 1 знака.
• # ##/## - отображает остаток дроби, содержащий до 2 цифр.
• # ###/### - отображает остаток дроби, содержащий до 3 цифр.
• ###/### - выводит неправильную дробь (дробь, числитель которой больше или равен знаменателю), содержащую до 3 цифр.

Чтобы округлить дробь до определенного знаменателя, введите его в код формата числа после косой черты. Например, чтобы отобразить десятичные числа в виде восьмых, используйте следующее фиксированное основание формат фракции: # #/8

На следующем снимке экрана показаны приведенные выше форматные коды в действии:

Как вы, вероятно, знаете, предопределенные форматы Excel Fraction выравнивают числа по дробной линейке (/) и отображают целое число на некотором расстоянии от остатка. Чтобы реализовать такое выравнивание в вашем пользовательском формате, используйте вместо знаков фунта (#) значки вопросительного знака (?), как показано на следующем снимке экрана:

Совет. Чтобы ввести дробь в ячейку, отформатированную как Общий Например, чтобы ввести 4/8 в ячейку, введите 0 4/8. Если вы введете 4/8, Excel решит, что вы вводите дату, и соответствующим образом изменит формат ячейки.

Создание пользовательского формата научной нотации

Чтобы отобразить числа в формате научной нотации (экспоненциальный формат), включите заглавную букву E в коде формата вашего номера. Например:

• 00E+00 - отображает 1 500 500 как 1,50E+06.
• #0.0E+0 - отображает 1,500,500 как 1.5E+6
• #E+# - отображает 1,500,500 как 2E+6

Показывайте отрицательные числа в круглых скобках

В начале этого руководства мы обсудили 4 раздела кода, которые составляют формат чисел Excel: Положительный; Отрицательный; Ноль; Текст

Большинство кодов формата, которые мы обсуждали до сих пор, содержат только 1 раздел, что означает, что пользовательский формат применяется ко всем типам чисел - положительным, отрицательным и нулям.

Чтобы сделать пользовательский формат для отрицательных чисел, необходимо включить как минимум 2 секции кода: первая будет использоваться для положительных чисел и нулей, а вторая - для отрицательных.

Чтобы показать отрицательные значения в круглых скобках, просто включите их во второй раздел кода формата, например: #.00; (#.00)

Совет. Чтобы выровнять положительные и отрицательные числа по десятичной точке, добавьте отступ к разделу положительных значений, например. 0.00_); (0.00)

Отображение нулей в виде тире или пробелов

Встроенный формат Excel Accounting отображает нули как тире. Это также можно сделать в вашем пользовательском формате чисел Excel.

Как вы помните, расположение нулей определяется 3-й секцией кода формата. Поэтому, чтобы заставить нули отображаться как тире , тип "-" в этом разделе. Например: 0.00;(0.00);"-"

Приведенный выше код формата предписывает Excel отображать 2 знака после запятой для положительных и отрицательных чисел, заключать отрицательные числа в круглые скобки и превращать нули в тире.

Если вам не нужно специальное форматирование для положительных и отрицательных чисел, введите Общий в 1-й и 2-й секциях: Генерал; - Генерал; "-"

Чтобы превратить нули в заготовки , пропустите третий раздел в коде формата и введите только завершающую точку с запятой: Общий; - Общий; ; Общий

Добавление отступов с помощью пользовательского формата Excel

Если вы не хотите, чтобы содержимое ячейки упиралось в границу ячейки, вы можете сделать отступ внутри ячейки. Чтобы добавить отступ, используйте команду подчеркивание (_) для создания пробела, равного ширине следующего за ним символа.

Часто используемые коды отступов следующие:

• Чтобы сделать отступ от левой границы: _(
• Чтобы сделать отступ от правой границы: _)

Чаще всего правый отступ включается в формат положительных чисел, чтобы Excel оставил место для скобки, заключающей отрицательные числа.

Например, чтобы сделать отступ положительных чисел и нулей справа, а текста - слева, можно использовать следующий код формата:

0.00_);(0.00); 0_);_(@

Или можно добавить отступы с обеих сторон ячейки:

_(0.00_);_((0.00);_(0_);_(@_)

Коды отступа перемещают данные ячейки на ширину одного символа. Чтобы переместить значения от краев ячейки более чем на ширину одного символа, включите в формат числа 2 или более последовательных кодов отступа. Следующий снимок экрана демонстрирует отступ содержимого ячейки на 1 и 2 символа:

Изменение цвета шрифта при использовании пользовательского формата чисел

Изменение цвета шрифта для определенного типа значения - одна из самых простых вещей, которые можно сделать с помощью пользовательского формата чисел в Excel, который поддерживает 8 основных цветов. Чтобы задать цвет, просто введите одно из следующих названий цветов в соответствующем разделе кода вашего формата чисел.

[Green].

[Белый]

[Синий]. [Magenta]

[Желтый].

[Cyan]

[Красный].

Примечание. Цветовой код должен быть первый пункт в разделе.

Например, чтобы оставить формат General по умолчанию для всех типов значений и изменить только цвет шрифта, используйте код формата, подобный этому:

[зеленый]общий; [красный]общий; [черный]общий; [синий]общий

Или сочетайте цветовые коды с желаемым форматированием чисел, например, отображайте символ валюты, 2 десятичных знака, разделитель тысяч и показывайте нули в виде тире:

[Blue]$#,##0.00; [Red]-$#,##0.00; [Black]"-"; [Magenta]@

Повторять символы с помощью пользовательских кодов формата

Чтобы повторить определенный символ в пользовательском формате Excel так, чтобы он заполнил всю ширину столбца, введите символ звездочка (*) перед символом.

Например, чтобы включить после числа достаточно знаков равенства, чтобы заполнить ячейку, используйте такой формат числа: #*=

Или вы можете включить ведущие нули, добавив *0 перед любым форматом числа, например. *0#

Эта техника форматирования обычно используется для изменения выравнивания ячеек, как показано в следующем совете по форматированию.

Как изменить выравнивание в Excel с помощью пользовательского формата чисел

Обычным способом изменения выравнивания в Excel является использование функции Выравнивание Однако при необходимости вы можете "жестко закодировать" выравнивание ячеек в пользовательском формате чисел.

Например, чтобы выровнять числа по левому краю ячейки, введите символ звездочка и пространство после цифрового кода, например: " #,###* " (двойные кавычки используются только для того, чтобы показать, что за звездочкой следует пробел, в реальном коде формата они не нужны).

Если сделать еще один шаг вперед, то можно выровнять числа по левому краю, а текстовые записи - по правому, используя этот пользовательский формат:

#,###* ; -#,###* ; 0* ;* @

Этот метод используется во встроенном формате Excel Бухгалтерия . Если вы примените формат Бухгалтерия к некоторой ячейке, а затем откроете ячейку Форматирование ячеек диалоговое окно, переключитесь на Пользовательский категорию и посмотрите Тип вы увидите код формата:

_($* #,##0.00_);_($* (#,##0.00);_($* "-"??_);_(@_)

Звездочка, следующая за знаком валюты, указывает Excel повторять последующий символ пробела до тех пор, пока не будет заполнена вся ширина ячейки. Именно поэтому в формате бухгалтерских номеров символ валюты выравнивается слева, число - справа, а между ними добавляется столько пробелов, сколько необходимо.

Применение пользовательских форматов чисел на основе условий

Чтобы ваш пользовательский формат Excel применялся только в том случае, если число удовлетворяет определенному условию, введите условие, состоящее из оператора сравнения и значения, и заключите его в рамку квадратные скобки [].

Например, для отображения чисел, которые меньше 10, красным цветом шрифта, а чисел, которые больше или равны 10, зеленым цветом, используйте этот код формата:

[Красный][=10]

Кроме того, вы можете указать желаемый формат числа, например, показывать 2 знака после запятой:

[Красный][=10]0.00

А вот еще один чрезвычайно полезный, хотя и редко используемый совет по форматированию. Если в ячейке отображаются и числа, и текст, вы можете сделать условный формат, чтобы показать существительное в единственном или множественном числе в зависимости от числа. Например:

[=1]0" миль";0.##" миль"

Приведенный выше код формата работает следующим образом:

• Если значение ячейки равно 1, оно будет отображаться как " 1 миля ".
• Если значение ячейки больше 1, то множественная форма " мили " появится на экране. Скажем, число 3,5 будет отображаться как " 3,5 мили ".

Продолжая пример, вы можете отображать дроби вместо десятичных дробей:

[=1]?" миля";# ?/?" мили"

В этом случае значение 3,5 будет отображаться как " 3 1/2 мили ".

Совет. Чтобы применить более сложные условия, используйте функцию условного форматирования Excel, которая специально разработана для этой задачи.

Форматы дат и времени в Excel

Форматы даты и времени в Excel - это очень специфический случай, и у них есть свои собственные коды формата. Для получения подробной информации и примеров, пожалуйста, ознакомьтесь со следующими учебными пособиями:

• Как создать пользовательский формат даты в Excel
• Как создать пользовательский формат времени в Excel

Вот как можно изменить формат чисел в Excel и создать собственное форматирование. Наконец, вот несколько советов, как быстро применить пользовательские форматы к другим ячейкам и рабочим книгам:

• Пользовательский формат Excel - это хранящиеся в рабочей книге в которой он создан, и недоступен в любой другой рабочей книге. Чтобы использовать пользовательский формат в новой рабочей книге, можно сохранить текущий файл как шаблон, а затем использовать его в качестве основы для новой рабочей книги.
• Чтобы применить пользовательский формат к другим ячейкам в клике, сохраните его как Стиль Excel - просто выделите любую ячейку с нужным форматом, перейдите в раздел Главная вкладка> Стили группу, и нажмите кнопку Новый стиль клетки... .

Для дальнейшего изучения советов по форматированию вы можете скачать копию рабочей книги Excel Custom Number Format, которую мы использовали в этом уроке. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас снова на следующей неделе!