Cuprins
Învățați cum să eliminați spațiile de început, de sfârșit și de sfârșit și spațiile suplimentare dintre cuvinte, de ce funcția Excel TRIM nu funcționează și cum să o remediați.
Comparați două coloane pentru duplicate despre care știți că există, dar formulele dvs. nu pot găsi nici măcar o singură intrare duplicată? Sau, adunați două coloane de numere, dar continuați să obțineți doar zerouri? Și de ce naiba formula dvs. Vlookup, evident corectă, returnează doar o grămadă de erori N/A? Acestea sunt doar câteva exemple de probleme la care este posibil să căutați răspunsuri. Și toate sunt cauzate de spații suplimentare ascunderea înainte, după sau între valorile numerice și de text din celulele dvs.
Microsoft Excel oferă câteva modalități diferite de a elimina spațiile și de a curăța datele. În acest tutorial, vom investiga capacitățile funcției TRIM ca fiind cea mai rapidă și mai ușoară modalitate de a șterge spațiile în Excel.
Funcția TRIM - eliminați spațiile suplimentare în Excel
Folosiți funcția TRIM în Excel pentru a elimina spațiile suplimentare din text. Aceasta elimină toate spațiile de început, de sfârșit și intermediare. cu excepția unui singur spațiu caracter între cuvinte.
Sintaxa funcției TRIM este cea mai simplă pe care și-o poate imagina cineva:
TRIM(text)Unde text este o celulă din care doriți să eliminați spațiile în exces.
De exemplu, pentru a elimina spațiile din celula A1, utilizați această formulă:
=TRIM(A1)
Următoarea captură de ecran arată rezultatul:
Da, este atât de simplu!
Vă rugăm să rețineți că funcția TRIM a fost concepută pentru a elimina numai caracterul spațiu, care are valoarea 32 în sistemul de coduri ASCII pe 7 biți. Dacă, pe lângă spațiile suplimentare, datele dvs. conțin întreruperi de linie și caractere care nu se tipăresc, utilizați funcția TRIM în combinație cu CLEAN pentru a șterge primele 32 de caractere care nu se tipăresc în sistemul ASCII.
De exemplu, pentru a elimina spațiile, pauzele de linie și alte caractere nedorite din celula A1, utilizați această formulă:
=TRIM(CLEAN(A1))
Pentru mai multe informații, consultați Cum să eliminați caracterele neimprimate în Excel
Pentru a scăpa de spațiile fără întrerupere (caracterul html ), care are valoarea 160, utilizați TRIM împreună cu funcțiile SUBSTITUTE și CHAR:
=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))
Pentru detalii complete, consultați Cum să ștergeți spațiile fără spații întrerupte în Excel.
Cum se utilizează funcția TRIM în Excel - exemple de formule
Acum că știți elementele de bază, să discutăm câteva utilizări specifice ale TRIM în Excel, capcanele cu care vă puteți confrunta și soluțiile de lucru.
Cum se taie spațiile dintr-o întreagă coloană de date
Să presupunem că aveți o coloană de nume care au unele spații albe înainte și după text, precum și mai multe spații între cuvinte. Deci, cum puteți elimina toate spațiile de început, de sfârșit și excesul de spații între ele în toate celulele deodată? Copiind o formulă Excel TRIM pe întreaga coloană și apoi înlocuind formulele cu valorile lor. Pașii detaliați urmează mai jos.
- Scrieți o formulă TRIM pentru celula cea mai de sus, A2 în exemplul nostru:
=TRIM(A2) - Poziționați cursorul în colțul din dreapta jos al celulei de formulă (B2 în acest exemplu) și, imediat ce cursorul se transformă în semnul plus, faceți dublu clic pe el pentru a copia formula în josul coloanei, până la ultima celulă cu date. Ca rezultat, veți avea 2 coloane - nume originale cu spații și nume tăiate cu ajutorul formulei.
- Selectați toate celulele cu formulele Trim (B2:B8 în acest exemplu) și apăsați Ctrl+C pentru a le copia.
- Selectați toate celulele cu datele originale (A2:A8) și apăsați Ctrl+Alt+V , apoi V . Este o scurtătură de lipire a valorilor care aplică Lipire specială > Valori
- Apăsați tasta Enter. Gata!
Cum se elimină spațiile de început într-o coloană numerică
După cum tocmai ați văzut, funcția Excel TRIM a eliminat fără probleme toate spațiile în plus dintr-o coloană de date text. Dar dacă datele dvs. sunt numere, nu text?
La prima vedere, se poate părea că funcția TRIM și-a făcut treaba. La o privire mai atentă, însă, veți observa că valorile tăiate nu se comportă ca niște numere. Iată doar câteva indicii de anormalitate:
- Atât coloana originală cu spații înainte, cât și numerele tăiate sunt aliniate la stânga chiar dacă aplicați formatul Număr în celule, în timp ce numerele normale sunt aliniate la dreapta în mod implicit.
- Atunci când sunt selectate două sau mai multe celule cu numere tăiate, Excel afișează numai COUNT în bara de stare. Pentru numere, ar trebui să afișeze și SUM și AVERAGE.
- O formulă SUM aplicată la celulele tăiate returnează zero.
După toate aparențele, valorile tăiate sunt șiruri de text , în timp ce noi dorim numere. Pentru a remedia acest lucru, puteți înmulți valorile tăiate cu 1 (pentru a înmulți toate valorile dintr-o singură lovitură, utilizați opțiunea Paste Special> Multiply).
O soluție mai elegantă este includerea funcției TRIM în VALUE, astfel:
=VALOARE(TRIM(A2))
Formula de mai sus elimină toate spațiile de început și de sfârșit, dacă există, și transformă valoarea rezultată într-un număr, așa cum se arată în imaginea de mai jos:
Cum să eliminați numai spațiile de început în Excel (Left Trim)
În unele situații, puteți introduce spații duplicate și chiar triplicate între cuvinte pentru a face datele mai ușor de citit. Cu toate acestea, doriți să eliminați spațiile de început, astfel:
După cum știți deja, funcția TRIM elimină spațiile suplimentare din mijlocul șirurilor de text, ceea ce nu este ceea ce ne dorim. Pentru a păstra intacte toate spațiile dintre ele, vom folosi o formulă ceva mai complexă:
=MID(A2,FIND(MID(MID(TRIM(A2),1,1),A2),LEN(A2))
În formula de mai sus, combinația dintre FIND, MID și TRIM calculează poziția primului caracter text dintr-un șir de caractere. Apoi, furnizați acest număr unei alte funcții MID, astfel încât aceasta să returneze întregul șir de caractere text (lungimea șirului este calculată de LEN) începând de la poziția primului caracter text.
Următoarea captură de ecran arată că toate spațiile de început au dispărut, în timp ce spațiile multiple dintre cuvinte sunt încă prezente:
Ca o notă de finisare, înlocuiți textul original cu valorile tăiate, așa cum se arată în pasul 3 din exemplul de formulă Trim, și sunteți gata de lucru!
Sfat: Dacă doriți, de asemenea, să eliminați spațiile de la sfârșitul celulelor, utilizați instrumentul Trim Spaces. Nu există o formulă Excel evidentă pentru a elimina spațiile de început și de sfârșit, păstrând intacte spațiile multiple dintre cuvinte.
Cum se numără spațiile suplimentare dintr-o celulă
Uneori, înainte de a elimina spațiile din foaia Excel, este posibil să doriți să știți câte spații în exces există de fapt.
Pentru a obține numărul de spații suplimentare dintr-o celulă, aflați lungimea totală a textului cu ajutorul funcției LEN, apoi calculați lungimea șirului de caractere fără spații suplimentare și scădeți-o pe aceasta din urmă din cea dintâi:
=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))
Următoarea captură de ecran arată formula de mai sus în acțiune:
Notă. Formula returnează numărul de spații suplimentare într-o celulă, adică spațiile de început, de sfârșit și mai mult de un spațiu consecutiv între cuvinte, dar nu numără spațiile simple din mijlocul textului. Dacă doriți să obțineți numărul total de spații dintr-o celulă, utilizați această formulă de substituire.
Cum se evidențiază celulele cu spații în exces
Atunci când lucrați cu informații sensibile sau importante, este posibil să ezitați să ștergeți ceva fără să vedeți ce anume ștergeți. În acest caz, puteți evidenția mai întâi celulele care conțin spații suplimentare și apoi să eliminați în siguranță acele spații.
Pentru aceasta, creați o regulă de formatare condiționată cu următoarea formulă:
=LEN($A2)>LEN(TRIM($A2))
Unde A2 este cea mai de sus celulă cu datele pe care doriți să le evidențiați.
Formula îi ordonă lui Excel să evidențieze celulele în care lungimea totală a șirului este mai mare decât lungimea textului tăiat.
Pentru a crea o regulă de formatare condiționată, selectați toate celulele (rândurile) pe care doriți să le evidențiați fără antetele de coloană, accesați fereastra Acasă tab> Stiluri grup, apoi faceți clic pe Formatare condiționată > Regula nouă > Utilizați o formulă pentru a determina ce celule trebuie formatate .
Dacă nu sunteți încă familiarizat cu formatarea condiționată din Excel, veți găsi pașii detaliați aici: Cum se creează o regulă de formatare condiționată bazată pe o formulă.
După cum se demonstrează în captura de ecran de mai jos, rezultatul se coroborează perfect cu numărul de spații suplimentare pe care l-am obținut în exemplul anterior:
După cum vedeți, utilizarea funcției TRIM în Excel este ușoară și directă. Cu toate acestea, dacă cineva dorește să arunce o privire mai atentă asupra formulelor discutate în acest tutorial, este binevenit să descarce caietul de lucru Trim Excel Spaces.
Excel TRIM nu funcționează
Funcția TRIM elimină doar elementele caracter de spațiu reprezentat prin valoarea de cod 32 în setul de caractere ASCII pe 7 biți. În setul de caractere Unicode, mai există un caracter de spațiu numit spațiu fără întreruperi, care este utilizat în mod obișnuit pe paginile web ca și caracter html Spațiul fără întrerupere are o valoare zecimală de 160, iar funcția TRIM nu îl poate elimina singură.
Așadar, dacă setul de date conține unul sau mai multe spații albe pe care funcția TRIM nu le elimină, utilizați funcția SUBSTITUTE pentru a converti spațiile întrerupte în spații normale și apoi tăiați-le. Presupunând că textul se află în A1, formula este următoarea:
=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))
Ca măsură de precauție suplimentară, puteți încorpora funcția CLEAN pentru a curăța celula de orice caractere neimprimabile:
=TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))))
Următoarea captură de ecran arată diferența:
Dacă nici formulele de mai sus nu funcționează în cazul dumneavoastră, sunt șanse ca datele dumneavoastră să conțină anumite caractere specifice care nu se tipăresc, cu valori de cod diferite de 32 și 160. În acest caz, utilizați una dintre următoarele formule pentru a afla codul caracterului, unde A1 este o celulă problematică:
Spațiu conducător: =CODE(LEFT(A1,1))
Spațiu de urmărire: =CODE(RIGHT(A1,1))
Spațiul intermediar (unde n este poziția caracterului problematic în șirul de text):
=CODE(MID(A1, n , 1)))
Apoi, furnizați codul de caractere returnat formulei TRIM(SUBSTITUTE()) discutate mai sus.
De exemplu, dacă funcția CODE returnează 9, care este caracterul de tabulare orizontală, utilizați următoarea formulă pentru a-l elimina:
=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(9), " "))
Trim Spaces for Excel - eliminați spațiile suplimentare cu un singur clic
Ideea de a învăța o mână de formule diferite pentru a rezolva o sarcină banală vi se pare ridicolă? Atunci s-ar putea să vă placă această tehnică cu un singur clic pentru a scăpa de spații în Excel. Permiteți-mi să vă prezint Text Toolkit inclus în suita noastră Ultimate Suite. Printre alte lucruri, cum ar fi schimbarea majusculelor, divizarea textului și ștergerea formatelor, oferă și Spații de finisare opțiune.
Cu Ultimate Suite instalat în Excel, eliminarea spațiilor din Excel este atât de simplă:
- Selectați celula (celulele) în care doriți să ștergeți spațiile.
- Faceți clic pe butonul Spații de finisare de pe panglică.
- Alegeți una sau toate opțiunile următoare:
- Trim lider și la urmă spații
- Trim extra spații între cuvinte, cu excepția unui singur spațiu
- Trim fără întrerupere spații ( )
- Faceți clic pe Trim .
Toate spațiile suplimentare sunt eliminate într-o clipită.
În acest exemplu, eliminăm doar spațiile de început și de sfârșit, păstrând intacte mai multe spații între cuvinte pentru o mai bună lizibilitate - sarcina pe care formulele Excel nu o pot îndeplini se realizează cu un clic de mouse!
Dacă sunteți interesat să încercați Spații de finisare în foile dvs., vă invităm să descărcați o versiune de evaluare la sfârșitul acestei postări.
Vă mulțumesc că ați citit și vă aștept cu drag săptămâna viitoare. În următorul tutorial, vom discuta și alte modalități de a tăia spațiile în Excel, vă rugăm să rămâneți cu noi!
Descărcări disponibile
Trim Excel Spaces - exemple de formule (.xlsx file)
Ultimate Suite - versiunea de încercare (fișier .exe)
