Kontynuujmy naszą serię tutoriali o obrazkach w Shared Email Templates i sprawdźmy jeszcze kilka szybkich sposobów na wstawienie ich do wiadomości w Outlooku. Zobaczysz plusy i minusy każdej z metod, porównasz je i zdecydujesz, która z nich jest dla Ciebie lepszym rozwiązaniem.

Jak być może pamiętacie z moich poprzednich poradników, nasze narzędzie Shared Templates może pomóc w dodawaniu obrazków do wiadomości w Outlooku z magazynów online, takich jak OneDrive czy SharePoint. Chociaż jest to dość proste, niektórzy z Was mogą myśleć, że jest zbyt wiele kroków do wykonania, aby uzyskać tylko jeden wklejony obrazek.

Dlatego dzisiaj pokażę Wam jak dodać do treści maila w Outlooku obrazek z internetu i wkleić obrazek prosto ze schowka. Bez folderów współdzielonych, uprawnień i logowania. Wystarczy link i obrazek, to bułka z masłem!

O współdzielonych szablonach e-maili

Na początek chciałbym rzucić kilka zdań na temat Shared Email Templates dla tych, którzy nie są jeszcze zaznajomieni z naszym nowym dodatkiem. Stworzyliśmy to narzędzie, aby zaoszczędzić Twój czas i pomóc Ci pisać i wysyłać e-maile szybko i bez wysiłku. To nie tylko słowa.

Wyobraź sobie taką sytuację: wypuściłeś nowy produkt, a wszyscy Twoi klienci mają jedno i to samo pytanie - w czym jest on lepszy od poprzedniego produktu i czym się od niego różni? Zobaczmy, jakie masz możliwości:

• Możesz odpowiedzieć osobiście każdemu, pisząc w kółko to samo różnymi słowami.
• Możesz stworzyć przykładową odpowiedź i skopiować ją z jakiegoś dokumentu, aby wkleić ją do e-maila przywracając ręcznie formatowanie, hiperłącza i obrazy.
• Możesz też uruchomić Shared Email Templates, wybrać zapisany wcześniej szablon i wkleić go. Kilka kliknięć i Twój e-mail jest gotowy do wysłania. Kilka kliknięć i praca wykonana.

Wystarczy, że stworzysz szablon, a Shared Email Templates zrobi resztę :) Jednym kliknięciem myszki osadzisz idealnie sformatowany tekst z zachowaniem wszystkich niezbędnych hiperłączy i obrazków. A jeśli jesteś częścią zespołu i chcesz, aby inni również korzystali z Twoich fraz, nie będzie z tym żadnego problemu!

Teraz wróćmy do obrazków i ich wklejania do maila za pomocą Shared Email Templates. Ponieważ jest to nasz nowy dodatek do Outlooka, chciałbym rozpropagować go i wysłać kilka maili do moich znajomych, którzy mogliby być zainteresowani. Napiszę więc trochę tekstu, zastosuję trochę kolorystyki, stworzę link, aby moi znajomi nie musieli go wygooglować. Następnie spojrzę na mój tekst i uświadomię sobie, że jest totrochę nudno czytać tekst bez obrazków.Obrazki są chwytliwe i dają wizualny obraz twoich myśli.Więc, osadzę obrazek, aby mój przekaz był kompletny i pouczający.Teraz podoba mi się to, co widzę :)

Ponieważ nie jestem magikiem, chętnie zdradzę Wam "sekret" tworzenia szablonu ze zdjęciami ;)

Wstawianie obrazu do wiadomości programu Outlook z adresu URL

Ten rozdział poświęcę jeszcze jednemu sposobowi umieszczania obrazków w Shared Email Templates. Nie trzeba tworzyć folderu w lokalizacji w chmurze, nie trzeba pamiętać o opcjach udostępniania i mailach kolegów z zespołu. Wystarczy link do obrazka. To wszystko, tylko link, nie ma żartów :)

Pozwól, że pokażę Ci makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]. Jak możesz wywnioskować z jego nazwy, pomaga ono umieścić w Twoich mailach Outlooka obrazek z adresu URL. Przejdźmy krok po kroku:

1. Uruchom Shared Email Templates i zacznij tworzyć szablon.
2. Kliknij na Wstaw makro ikonę i wybierz z listy ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]:
3. Makro zapyta Cię o link i rozmiar obrazu do wstawienia. Tutaj możesz również ustawić szerokość i długość swojego obrazu lub pozostawić go takim, jaki jest:

   

Uwaga. Twój obrazek powinien być w jednym z następujących formatów: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. w przeciwnym razie makro nie zadziała.

Wskazówka. Zalecamy pozostawienie zaznaczonej opcji "Jako ukryty załącznik", aby Twoi odbiorcy mogli zobaczyć obraz niezależnie od ich klienta poczty i jego ustawień.

Pozwól, że pokażę Ci, jak działa makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_URL[]. Na przykład chcę wysłać link do postu na Facebooku na stronie Ablebits i dodać zdjęcie, żeby ładnie wyglądało. Bo czemu nie :) Znajduję więc potrzebny post, uzyskuję jego link, klikając na jego znacznik czasu, a następnie klikam prawym przyciskiem myszy na obrazek i kopiuję jego adres dla makra. Oto, co otrzymam:

Jednak oczekuję, że obrazek będzie wklejony pod tekstem, aby moja wiadomość wyglądała uroczo.I tak jest!

Uwaga. W Internecie istnieją różnego rodzaju adresy URL. Link, którego używasz powinien prowadzić do obrazka, który można pobrać. Widzisz, dodatek musi pobrać obrazek, aby wkleić go do e-maila. Jeśli zmyliło Cię słowo "do pobrania" i nie wiesz jak sprawdzić swój obrazek pod kątem "możliwości pobrania", kliknij na niego prawym przyciskiem myszy i sprawdź, czy dostępna jest opcja "Zapisz obrazek jako...". Jeśli tak, Twój obrazekmożna pobrać i będzie działać idealnie dla makra.

Wszyscy inni w Twoim zespole, którzy chcieliby użyć tego samego szablonu i wkleić ten sam obrazek, nie napotkają żadnych problemów. Będzie on działał idealnie dla wszystkich, bez żadnych dodatkowych czynności.

Dodaj zdjęcie do wiadomości Outlook z schowka

Jest jeszcze jeden sposób na dodanie zdjęcia w Outlooku. Zdziwisz się, jakie to oczywiste! Możesz dodać zdjęcie poprzez... skopiowanie i wklejenie go do swojego szablonu :) Możesz wstawić obrazek w dowolnym formacie, ale jego rozmiar nie powinien przekroczyć 64 Kb. To jedyne ograniczenie, z jakim się spotkasz.

Po prostu znajdź swój plik, otwórz go w dowolnym edytorze obrazów i skopiuj go stamtąd. Następnie po prostu wklej go do swojego szablonu, będzie wyglądał tak:

Wskazówka. Możesz również przeciągnąć i upuścić ten obrazek bezpośrednio z Eksploratora plików do ciała szablonu.

Gdy zastąpiłam powitanie jasnym obrazkiem, mój przekaz stał się mniej swobodny. Właśnie o to mi chodziło!

Główną zaletą tej metody jest możliwość zobaczenia samego obrazka, a nie makra z losowym zestawem znaków, i pewność, że dodamy właściwy obrazek. Jednak ze względu na limit 64 Kb można w ten sposób wklejać tylko małe obrazki. Jeśli pokonasz ten limit, otrzymasz następujący komunikat o błędzie:

W takim przypadku będziesz musiał przejrzeć nasze poradniki na ten temat i wybrać inny sposób dodania obrazu.

To były dwa sposoby na dodanie obrazu do wiadomości e-mail w Outlooku. Na wypadek, gdybyś przegapił moje poprzednie tutoriale dotyczące osadzania obrazu z OneDrive lub wstawiania obrazu z SharePoint, sprawdź je również i wybierz metodę, która działa lepiej dla Ciebie.

Jeśli chcesz automatycznie dodać obraz w zależności od bieżącego użytkownika, możesz znaleźć kroki w tym artykule: Jak stworzyć dynamiczny szablon Outlooka dla bieżącego użytkownika.

A kiedy zdecydujesz się przejść z teorii do praktyki, wystarczy zainstalować Shared Email Templates z Microsoft Store i dać czadu :)

Jeśli macie jakieś pytania, a może sugestie, jak uczynić nasze Udostępnione Szablony Email jeszcze lepszymi, zostawcie swoje przemyślenia w sekcji komentarzy ;)