Jeśli Twoja praca wiąże się z korespondencją biznesową, to z pewnością piszesz pisma z prośbą o pomoc Może to być prośba o pracę, awans lub prośba o spotkanie, prośba o informację lub skierowanie, list z prośbą o przychylność lub referencje. Takie listy są trudne do napisania, a jeszcze trudniejsze do napisania w taki sposób, aby zachęcić odbiorców do odpowiedzi z chęcią i entuzjazmem.

W związku z pisma z prośbą o pieniądze , wszelkiego rodzaju prośby o sponsoring, darowiznę czy zbiórkę pieniędzy, zgodzisz się, że uzyskanie odpowiedzi często wymaga cudu : ) Oczywiście nie mogę zagwarantować, że nasze wskazówki i wzory listów dokonają cudu, ale na pewno zaoszczędzą Ci trochę czasu i sprawią, że Twoja praca pisarska będzie mniej bolesna.

Wskazówka dotycząca oszczędności czasu Jeśli komunikujesz się za pomocą poczty elektronicznej, to możesz zaoszczędzić jeszcze więcej czasu, dodając wszystkie te przykładowe listy biznesowe bezpośrednio do swojego Outlooka. A wtedy będziesz mógł wysyłać spersonalizowane, dostosowane do Twoich potrzeb maile biznesowe za pomocą jednego kliknięcia myszką!

Wystarczy dodatek Shared Email Templates, który widzisz po prawej stronie. Gdy będziesz miał go w swoim Outlooku, nie będziesz musiał wpisywać w kółko tych samych fraz.

Wystarczy dwukrotnie kliknąć na szablon, aby za chwilę znaleźć tekst wstawiony do treści wiadomości. Wszystkie Twoje formatowania, hiperłącza, obrazy i podpisy będą na swoim miejscu!

Nie wahaj się sprawdzić go już teraz; darmowa wersja jest dostępna do pobrania w Microsoft AppStore.

No właśnie, wracając do pisania pism biznesowych, w dalszej części artykułu znajdziesz:

Format listu biznesowego

List biznesowy jest formalnym sposobem komunikacji i dlatego wymaga specjalnego formatu. Być może nie przejmujesz się zbytnio formatem listu, jeśli wysyłasz e-mail, ale jeśli piszesz tradycyjny papierowy list biznesowy, poniższe zalecenia mogą okazać się pomocne. Za dobrą praktykę uważa się drukowanie listu biznesowego na standardowym białym papierze o wymiarach 8,5" x 11" (215,9 mm x 279,4 mm).

1. Adres nadawcy. Zwykle zaczyna się od wpisania własnego adresu. W brytyjskim angielskim adres nadawcy jest zwykle wpisywany w prawym górnym rogu listu. W amerykańskim angielskim adres nadawcy umieszcza się w lewym górnym rogu.

   Nie musisz pisać imienia i nazwiska nadawcy ani jego tytułu, ponieważ są one zawarte w zamknięciu listu. Wpisz tylko adres ulicy, miasto i kod pocztowy oraz opcjonalnie numer telefonu i adres e-mail.

   Jeśli piszesz na papierze firmowym z nagłówkiem, to pomiń to.

2. Data Wpisz datę w kilku wierszach pod papierem firmowym lub adresem zwrotnym. Standardowo są to 2-3 wiersze (dopuszczalne są od jednego do czterech wierszy).
3. Linia odniesienia (opcjonalnie) . Jeśli Twój list jest związany z jakąś konkretną informacją, np. referencją do pracy lub numerem faktury, dodaj ją poniżej daty. Jeśli odpowiadasz na list, odwołaj się do niego. Na przykład,
   • Re: Faktura # 000987
   • Re: Twoje pismo z dnia 4/1/2014 r.
4. Powiadomienia o przybyciu (opcjonalnie) Jeśli chcesz zamieścić adnotację o korespondencji prywatnej lub poufnej, wpisz ją poniżej linii odniesienia, w razie potrzeby wielkimi literami. Na przykład, PERSONAL lub CONFIDENTIAL.
5. Adres wewnętrzny Jest to adres odbiorcy Twojego listu biznesowego, osoby fizycznej lub firmy. Zawsze najlepiej jest pisać do konkretnej osoby w firmie, do której piszesz.

   Standardem są 2 linie poniżej poprzedniego wpisywanego elementu, dopuszczalne jest od jednej do sześciu linii.

6. Attention Line (opcjonalnie). Wpisz nazwisko osoby, z którą chcesz się skontaktować. Jeśli wpisałeś nazwisko osoby w polu Adres wewnętrzny, pomiń linię Uwaga.
7. Salutacja Użyj tego samego nazwiska, co w adresie wewnętrznym, łącznie z tytułem. Jeśli znasz osobę, do której piszesz i zwykle zwracasz się do niej po imieniu, możesz wpisać imię w pozdrowieniu, np: Droga Jane. We wszystkich innych przypadkach powszechną praktyką jest zwracanie się do osoby za pomocą tytułu osobistego i nazwiska, po których następuje np. przecinek lub dwukropek:
   • Pan Brown:
   • Drogi doktorze Brown:
   • Droga pani Smith,

   Jeśli nie znasz nazwiska odbiorcy lub nie jesteś pewien jak je przeliterować, użyj jednego z poniższych pozdrowień:

   • Panie
   • Panowie
   • Szanowni Państwo
   • Szanowny Panie lub Pani
   • Do wszystkich zainteresowanych
8. Subject Line (opcjonalnie): Po pozdrowieniu zostaw dwie lub trzy puste linie i wpisz sedno listu wielkimi literami, wyśrodkowanymi lub z lewej strony. Jeśli dodałeś linię odniesienia (3), linia tematu może być zbędna. Oto kilka przykładów:
   • LIST REFERENCYJNY
   • LIST PRZEWODNI
   • WNIOSEK O WYMIANĘ PRODUKTU
   • ZAPYTANIE O PRACĘ
9. Ciało Jest to główna część listu, zwykle składająca się z 2-5 akapitów, z pustą linią pomiędzy każdym akapitem. W pierwszym akapicie napisz przyjazne otwarcie, a następnie przedstaw swój główny punkt. W kolejnych akapitach podaj informacje ogólne i szczegóły uzupełniające. Na koniec napisz akapit zamykający, w którym powtórzysz cel listu i poprosisz o jakieś działanie, jeśliStosowne. Zobacz wskazówki dotyczące pisania perswazyjnych listów biznesowych, aby uzyskać więcej szczegółów.
10. Zamknięcie. Jak wiadomo, istnieje kilka ogólnie przyjętych zamknięć dopełniacza. To, które z nich wybierzesz, zależy od tonu Twojego listu.Na przykład,
    • Respectfully yours (bardzo formalnie)
    • Sincerely lub Kind regards lub Yours truly (najbardziej przydatne zamknięcia w listach biznesowych)
    • Pozdrawiam serdecznie, Cordially yours (nieco bardziej osobiście i przyjaźnie)

    Zakończenie jest zazwyczaj wpisywane w tym samym punkcie pionowym co data i jeden wiersz po ostatnim akapicie. Wielkie litery stosuje się tylko w pierwszym słowie, a między zakończeniem a blokiem podpisu należy zostawić trzy lub cztery wiersze. Jeśli po pozdrowieniu następuje dwukropek, po zakończeniu należy dodać przecinek; w przeciwnym razie nie jest wymagana interpunkcja po zakończeniu.

11. Podpis. Z reguły podpis pojawia się cztery puste linie po Komplementarnym zamknięciu. Wpisz swoje imię i nazwisko pod podpisem i dodaj tytuł, jeśli to konieczne.
12. Załączniki. Ta linia informuje odbiorcę o tym, jakie inne dokumenty, takie jak CV, są dołączone do listu. Poniżej przedstawiono powszechnie stosowane style:
    • Załączniki.
    • Dołącz.
    • Obudowy: 2
    • Obudowy (2)
13. Inicjały maszynistki (opcjonalnie) . Ten element służy do wskazania osoby, która napisała dla Ciebie list na maszynie.Jeśli sam napisałeś list, pomiń ten element.Zazwyczaj inicjały identyfikacyjne zawierają trzy Twoje inicjały pisane wielką literą, a następnie dwa lub trzy inicjały maszynistki pisane małą literą.Na przykład, JAM/dmc , JAM:cm Ale ten składnik jest dość rzadko używany w dzisiejszych czasach, w bardzo formalnych listach biznesowych.

    Poniżej możesz zobaczyć odpowiednio sformatowany przykładowy list darowizny. Zawsze łatwiej jest zrozumieć na przykładach, prawda?

    

10 wskazówek jak pisać perswazyjne listy z prośbą o pomoc

Poniżej znajdziesz 10 strategii pisania listów z prośbą w taki sposób, aby przekonać czytelnika do odpowiedzi lub działania.

1. Poznaj swojego adresata Zanim zaczniesz pisać list z prośbą o pomoc, zadaj sobie następujące pytania: kim jest mój czytelnik i jak dokładnie może mi pomóc? Czy jest osobą decyzyjną, czy też po prostu przekaże moją prośbę wyższemu oficerowi? Zarówno styl, jak i treść listu z prośbą o pomoc będą zależały od pozycji czytelnika.
2. Nie bądź gadatliwy Pamiętaj o słynnym cytacie Marka Twaina - "Nie miałem czasu napisać krótkiego listu, więc napisałem długi". Osoba na jego stanowisku mogła sobie na to pozwolić i... niczego nie żądała : )
3. Spraw, aby Twój list był łatwy do odczytania Pisząc list z prośbą o pomoc, nie wdawaj się w dygresje i nie dezorientuj czytelnika, zbaczając z głównego tematu. Unikaj długich, zbitych zdań i akapitów, ponieważ są one onieśmielające i trudne do strawienia. Używaj prostych, deklaratywnych zdań, a długie zdania przecinkuj, przecinkiem lub średnikiem. Zaczynaj nowy akapit, gdy zmieniasz myśl lub pomysł.

   Oto bardzo słaby przykład listu motywacyjnego:

   " Pod każdym względem moje kwalifikacje wydają się być zgodne z pragnieniami wyrażonymi w Państwa ogłoszeniu, a opierając się na głosie z blogów Państwa firmy, naprawdę uważam, że było mi pisane być [Stanowiskiem] w Państwa firmie."

   I to jest dobre:

   Zobacz też: Jak tworzyć i edytować formuły w arkuszach Google

   " Posiadam dobre umiejętności i doświadczenie w [Pana/Pani dziedzinie] i będę niezmiernie wdzięczny, jeśli rozważy mnie Pan/Pani na jakimkolwiek odpowiednim stanowisku."

   Pamiętaj, że jeśli Twój list z prośbą o pomoc wygląda na łatwy do odczytania, ma większą szansę zostać przeczytany!

4. Dodaj wezwanie do działania W miarę możliwości w swoich listach z prośbami umieszczaj działania. Najłatwiejszym sposobem jest używanie czasowników akcji i głosu czynnego, a nie biernego.
5. Przekonuj, ale nie wymagaj Nie traktuj swoich adresatów tak, jakby byli ci coś winni. Zamiast tego, przykuj uwagę czytelnika poprzez wspomnienie o wspólnej płaszczyźnie i podkreślenie korzyści z działania.
6. Nie bądźcie uciążliwi Przekaż czytelnikom wszystkie potrzebne informacje i powiedz, co dokładnie chcesz, aby zrobili. Uprość zadanie osobie, która ma odpowiedzieć - podaj informacje kontaktowe, bezpośrednie numery telefonów, podaj linki lub załącz pliki, cokolwiek jest właściwe.
7. Pisz w przyjazny sposób i odwołuj się do uczuć czytelnika . choć piszesz list biznesowy, nie bądź zbytnio biznesowy. przyjazne listy tworzą przyjaciół, więc pisz swoje listy z prośbami w przyjazny sposób, jakbyś rozmawiał z prawdziwym przyjacielem lub starym znajomym. wszyscy jesteśmy ludźmi i dobrym pomysłem może być odwołanie się do człowieczeństwa, hojności lub sympatii twojego korespondenta.
8. Zachowaj uprzejmość i profesjonalizm Nawet jeśli piszesz prośbę o anulowanie zamówienia lub list z reklamacją, pozostań uprzejmy i uprzejmy, po prostu określ problem(y), podaj wszystkie istotne informacje i upewnij się, że unikasz gróźb i kalumnii.
9. Uważaj na gramatykę ! Powtarzając znane powiedzenie - "gramatyka liczy się przy pierwszym wrażeniu". Zła gramatyka tak jak złe maniery może wszystko zepsuć, dlatego pamiętaj o korekcie wszystkich wysyłanych listów biznesowych.
10. Przegląd przed wysłaniem Kiedy skończysz pisać list, przeczytaj go na głos. Jeśli kluczowy punkt nie jest jasny, napisz go jeszcze raz. Lepiej zainwestować trochę czasu w ponowne napisanie i otrzymać odpowiedź, niż zrobić to szybko i od razu wyrzucić list do kosza.

I wreszcie, jeśli masz odpowiedź na swój list z prośbą lub pożądane działanie zostało podjęte, nie zapomnij podziękować tej osobie. Tutaj znajdziesz przykładowe listy z podziękowaniami na wszystkie okazje.

Przykłady pism z prośbą o pomoc

Poniżej znajdziesz kilka przykładów pism z prośbą o pomoc na różne okazje.

Przykładowy list polecający

Drogi panie Brown:

Mam nadzieję, że ma się Pan dobrze. ciepło wspominam Pana niezwykłe przywództwo i wsparcie dla nauczycieli podczas mojego zatrudnienia w XYZ High School.

Obecnie staram się o przyjęcie do szkoły XYZ i jestem zobowiązany do złożenia trzech listów polecających. Piszę z prośbą, czy mógłby Pan napisać list polecający w moim imieniu.

Chciałbym przedstawić Panu kilka informacji ogólnych, które mogą Panu pomóc, jeśli zdecyduje się Pan napisać ten list .

W załączeniu znajdziecie Państwo kopię mojego najnowszego życiorysu. W razie potrzeby uzyskania dodatkowych informacji proszę o kontakt. Czekam na kontakt i z góry dziękuję za poświęcony mi czas.

Wniosek o udzielenie informacji

Dziękujemy za przesłanie CV w odpowiedzi na ogłoszenie, w którym oprócz CV potrzebujemy również trzech referencji oraz listę poprzednich pracodawców z ostatnich trzech lat wraz z ich numerami telefonów.

Naszą polityką jest dokładne sprawdzenie przeszłości każdego kandydata w celu wybrania najbardziej odpowiedniej osoby na to stanowisko.

Dziękujemy za pomoc, czekamy na kontakt z Państwem.

Wniosek o przedstawienie referencji dotyczących charakteru

On/ona podał/a Pana/i nazwisko jako referencję. Czy byłby Pan/i uprzejmy/a dostarczyć nam swoją pisemną ocenę tej osoby.

Zapewniamy, że Państwa odpowiedź będzie traktowana z zachowaniem poufności.Z góry dziękuję.

Wniosek o darowiznę

Wysyłam to do Pana jako członka naszej społeczności. Jestem pewien, że ceni Pan sobie życie w tak cichej i spokojnej okolicy, tak jak ja.

Jak zapewne wiecie, czasami, aby zachować ciszę i spokój w swojej społeczności, trzeba podjąć działania. Jak być może wiecie, nasz lokalny Komitet Społeczny spotykał się przez ostatnie dwa miesiące, aby spróbować znaleźć sposoby na zmniejszenie liczby włamań w naszej okolicy. W zeszłym tygodniu opublikowali swoje zalecenia, jak najlepiej walczyć z tym problemem.

Ich podstawowa rekomendacja wzywa do zwiększenia liczby patroli policyjnych i bezpieczeństwa, aby uzupełnić lokalny program Neighborhood Watch. Niestety, potrzebna kwota nie jest uwzględniona w tegorocznym budżecie miasta.

Dlatego jako zatroskany członek tej społeczności zdecydowałem, że moja firma przekaże $ za każdego $ zebranego w społeczności na pokrycie dodatkowych kosztów bezpieczeństwa. Zachęcam Państwa do przyłączenia się do mnie dzisiaj we wspieraniu tej szczytnej sprawy dla naszego wspólnego dobra.

Aby przekazać darowiznę już dziś, można przyjść do jednego z naszych dwóch sklepów i wrzucić ją do pudełek znajdujących się przy kasach. Jeśli nie możesz przyjść do sklepu, wyślij czek lub przekaz pieniężny wystawiony na "XYZ" i wyślij go na adres podany powyżej.

Z góry dziękuję.

Prośba o przysługę

Piszę do Ciebie, aby poprosić Cię o przysługę, którą mam nadzieję, że mógłbyś dla mnie zrobić.

Za niecałe trzy miesiące będę brał , z nadzieją na wejście do , gdzie mają najlepszy program maturalny dla kursu, który mnie interesuje.

Szkoła kładzie niezwykle duży nacisk na sukces studenta na egzaminie, dlatego czuję ogromną presję, aby uzyskać ponadprzeciętny wynik na Graduate Record Examination.

Ponieważ niedawno ukończyłeś studia w , jesteś naturalnie pierwszą osobą, o której pomyślałem rozważając, do kogo mógłbym się zwrócić o pomoc. Nie proszę o zbyt wiele czasu, byłbym naprawdę wdzięczny za wszelkie wskazówki, które mógłbyś mi dać i kilka lekcji na , które czuję, że są moimi najsłabszymi punktami.

Mam nadzieję, że odpowiecie mi pozytywnie, z góry dziękuję.

Wniosek o zwrot / wymianę produktu

W dniu złożyłem zamówienie na , otrzymałem go w dniu . Odkryłem, że zakupiony produkt ma następujący problem:

Ponieważ dostarczony przez Państwa produkt nie jest zadowalającej jakości, mam prawo do jego otrzymania i prosiłbym o potwierdzenie, że zrobią to Państwo w ciągu najbliższych siedmiu dni. Proszę również o potwierdzenie, czy zorganizują Państwo odbiór produktu lub zwrócą mi koszty jego odesłania.

Oczekuję na Państwa satysfakcjonujące propozycje rozliczenia mojego roszczenia w ciągu siedmiu dni od daty niniejszego pisma.

*****

I to wszystko na dziś.Mam nadzieję, że te informacje pomogą Ci skomponować prawidłowo sformatowany list biznesowy w ogóle i perswazyjne listy z prośbą w szczególności, i zawsze uzyskać pożądaną odpowiedź.Dziękuję za lekturę!