Samouczek nauczy Cię, jak usunąć puste miejsca w Excelu, aby nadać arkuszom przejrzystość i profesjonalny wygląd.

Puste komórki nie są złe, jeśli celowo pozostawiasz je w odpowiednich miejscach ze względów estetycznych. Ale puste komórki w niewłaściwych miejscach są z pewnością niepożądane. Na szczęście istnieje stosunkowo łatwy sposób usuwania pustych komórek w Excelu, a za chwilę poznasz wszystkie szczegóły tej techniki.

Jak usunąć puste komórki w programie Excel

Usuwanie pustych komórek w Excelu jest proste.Jednak ta metoda nie ma zastosowania we wszystkich sytuacjach.Aby zachować bezpieczeństwo, należy pamiętać o tym, aby kopia zapasowa swojego arkusza i przeczytaj te zastrzeżenia, zanim zrobisz cokolwiek innego.

Mając kopię zapasową przechowywaną w zapisanej lokalizacji, wykonaj następujące kroki, aby usunąć puste komórki w programie Excel:

1. Wybierz zakres, w którym chcesz usunąć spacje. Aby szybko wybrać wszystkie komórki z danymi, kliknij lewą górną komórkę i naciśnij Ctrl + Shift + End . Spowoduje to rozszerzenie selekcji do ostatniej używanej komórki.
2. Naciśnij F5 i kliknij Specjalne... . Or go to the Strona główna tab> Formaty grupę, a następnie kliknij Znajdź & Wybierz > Przejdź do działu specjalnego :

   

3. W Go To Special okno dialogowe, wybierz Blanki i kliknąć OK Spowoduje to zaznaczenie wszystkich pustych komórek w zakresie.

   

4. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolne z wybranych pustych miejsc i wybierz Usuń... z menu kontekstowego:

   

5. W zależności od układu danych, należy wybrać przesunięcie komórek w lewo lub przesunięcie komórek w górę i kliknij OK W tym przykładzie wybieramy pierwszą opcję:

   

   Zobacz też: Funkcje daty w Excelu - przykłady formuł DATE, TODAY itp.

To wszystko, pomyślnie usunąłeś puste miejsca w swojej tabeli:

Wskazówki:

• Jeśli coś poszło nie tak, nie wpadaj w panikę i natychmiast naciśnij Ctrl + Z, aby odzyskać swoje dane.
• Jeśli chcesz tylko podświetlić puste komórki, a nie usunąć, znajdziesz kilka różnych metod w tym artykule: Jak wybrać i podświetlić puste komórki w programie Excel.

Kiedy nie należy usuwać pustych komórek, wybierając puste miejsca

Na stronie Go To Special > Blanki Technika ta działa dobrze dla pojedynczej kolumny lub wiersza. Może również z powodzeniem wyeliminować puste komórki w zakresie niezależnych wierszy lub kolumn, jak w powyższym przykładzie. Jednak może to być szkodliwe dla danych strukturalnych. Aby temu zapobiec, należy być bardzo ostrożnym podczas usuwania pustych komórek w arkuszach i pamiętać o następujących zastrzeżeniach:

1. usuwanie pustych wierszy i kolumn zamiast komórek

Jeśli twoje dane są zorganizowane w tabeli, w której kolumny i wiersze zawierają powiązane informacje, usuwanie pustych komórek spowoduje bałagan w danych. W takim przypadku powinieneś usuwać tylko puste wiersze i puste kolumny. Podlinkowane tutoriale wyjaśniają, jak zrobić to szybko i bezpiecznie.

2. nie działa dla tabel Excela

Nie jest możliwe usunięcie pojedynczych komórek w tabeli Excela (vs. zakres), możesz usunąć tylko całe wiersze tabeli. Możesz też najpierw przekonwertować tabelę na zakres, a następnie usunąć puste komórki.

3. może uszkodzić formuły i zakresy nazwane

Formuły Excela potrafią dostosować się do wielu zmian wprowadzonych w danych, do których się odwołują. Wielu, ale nie wszystkich. W niektórych sytuacjach formuły, które odwoływały się do usuniętych komórek, mogą ulec uszkodzeniu. Dlatego po usunięciu pustych miejsc szybko przyjrzyj się powiązanym formułom i/lub nazwanym zakresom, aby upewnić się, że działają normalnie.

Jak wyodrębnić listę danych ignorując puste miejsca

Jeśli obawiasz się, że usunięcie pustych komórek w kolumnie może spowodować zniekształcenie danych, pozostaw oryginalną kolumnę jako taką i wyodrębnij niepuste komórki w innym miejscu. Ta metoda przydaje się, gdy tworzysz niestandardową listę lub rozwijaną listę sprawdzania poprawności danych i chcesz się upewnić, że nie ma w niej pustych miejsc.

Mając listę źródłową w A2:A11, wprowadź poniższą formułę tablicową w C2, naciśnij Ctrl + Shift + Enter, aby ją poprawnie uzupełnić, a następnie skopiuj formułę w dół do kilku kolejnych komórek. Liczba komórek, w których kopiujesz formułę, powinna być równa lub większa od liczby pozycji na twojej liście.

Wzór na wyodrębnienie komórek niepustych:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),")

Poniższy zrzut ekranu przedstawia wynik:

Jak działa formuła

Na pierwszy rzut oka skomplikowana, po bliższym przyjrzeniu się logika formuły jest łatwa do zrozumienia. W języku angielskim formuła w C2 brzmi następująco: zwróć pierwszą wartość z zakresu A2:A11, jeśli ta komórka nie jest pusta. W przypadku błędu zwróć pusty ciąg ("").

Dla przemyślanych użytkowników Excela, którzy są ciekawi poznać orzechy i śruby każdej nowej formuły, oto szczegółowe rozbicie:

Masz funkcję INDEX zwracającą wartość z $A$2:$A$11 na podstawie określonego numeru wiersza (nie rzeczywistego numeru wiersza, względnego numeru wiersza w zakresie). W prostszym scenariuszu, moglibyśmy umieścić INDEX($A$2:$A$11, 1) w C2, a to pobrałoby nam wartość w A2. Problem polega na tym, że musimy zaspokoić 2 dodatkowe rzeczy:

• Upewnij się, że A2 nie jest pusta
• Zwróć 2. niepustą wartość w C3, 3. niepustą wartość w C4 i tak dalej.

Oba te zadania obsługuje funkcja SMALL(tablica,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

W naszym przypadku. macierz argument jest generowany dynamicznie w następujący sposób:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) określa, które komórki w zakresie docelowym nie są puste i zwraca dla nich TRUE, w przeciwnym razie FALSE. Wynikowa tablica TRUE i FALSE przechodzi do testu logicznego funkcji IF.
• IF ocenia każdy element tablicy TRUE/FALSE i zwraca odpowiednią liczbę dla TRUE, pusty łańcuch dla FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

WIERSZ($A$1:$A$10) jest potrzebna tylko po to, by zwrócić tablicę liczb od 1 do 10 (bo w naszym zakresie jest 10 komórek), z której IF może wybrać liczbę dla wartości TRUE.

Jako wynik otrzymujemy tablicę {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, a nasza skomplikowana funkcja SMALL przekształca się w tę prostą:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Jak widzisz, macierz argument zawiera tylko numery niepustych komórek (pamiętaj, że są to relatywny pozycje elementów w tablicy, czyli A2 to element 1, A3 to element 2 itd.).

W k w argumencie umieszczamy ROW(A1), który instruuje funkcję SMALL, aby zwróciła najmniejszą liczbę 1. Ze względu na użycie względnego odwołania do komórki, numer wiersza wzrasta o 1 w miarę kopiowania formuły w dół. Tak więc w C3, k zmieni się na ROW(A2), a formuła zwróci numer 2. niepustej komórki itd.

Jednak w rzeczywistości nie potrzebujemy niepustych numerów komórek, potrzebujemy ich wartości. Zatem idziemy dalej i zagnieżdżamy funkcję SMALL w suma wierszy argument INDEX zmuszając go do zwrócenia wartości z odpowiedniego wiersza w zakresie.

Na zakończenie całą konstrukcję obudowujemy funkcją IFERROR, aby zastąpić błędy pustymi ciągami. Błędy są nieuniknione, ponieważ nie można wiedzieć, ile niepustych komórek znajduje się w docelowym zakresie, dlatego kopiujemy formułę do większej liczby komórek.

Biorąc pod uwagę powyższe, możemy zbudować tę ogólną formułę, aby wyodrębnić wartości ignorujące puste miejsca:

Gdzie "zakres" to zakres z Twoimi oryginalnymi danymi. Zwróć uwagę, że ROW($A$1:$A$10) i ROW(A1) są częściami stałymi i nigdy się nie zmieniają bez względu na to, gdzie zaczynają się Twoje dane i ile komórek zawierają.

Jak usunąć puste komórki po ostatniej komórce z danymi

Puste komórki, które zawierają formatowanie lub znaki niedrukowalne, mogą powodować wiele problemów w programie Excel. Na przykład może się skończyć na tym, że rozmiar pliku będzie znacznie większy niż to konieczne lub zostanie wydrukowanych kilka pustych stron. Aby uniknąć tych problemów, usuniemy (lub wyczyścimy) puste wiersze i kolumny, które zawierają formatowanie, spacje lub nieznane niewidoczne znaki.

Jak zlokalizować ostatnio używaną komórkę w arkuszu

Aby przejść do ostatniej komórki arkusza, która zawiera dane lub formatowanie, kliknij dowolną komórkę i naciśnij Ctrl + End .

Jeśli powyższy skrót wybrał ostatnią komórkę z twoimi danymi, oznacza to, że pozostałe wiersze i kolumny są naprawdę puste i nie trzeba wykonywać żadnych dalszych manipulacji. Jeśli jednak doprowadził cię do wizualnie pustej komórki, wiedz, że Excel nie uważa tej komórki za pustą. Może to być zwykły znak spacji powstały w wyniku przypadkowego naciśnięcia klawisza, niestandardowy format liczbowy ustawiony dla tej komórki lub niedrukowalny znakNiezależnie od przyczyny, ta komórka nie jest pusta.

Usuń komórki po ostatniej komórce z danymi

Aby wyczyścić całą zawartość i formatowanie po ostatniej komórce z danymi, wykonaj następujące czynności:

1. Kliknij nagłówek pierwszej pustej kolumny po prawej stronie twoich danych i naciśnij Ctrl + Shift + End . Spowoduje to wybranie zakresu komórek między twoimi danymi a ostatnio używaną komórką na arkuszu.
2. Na Strona główna zakładka, w Edycja grupa, kliknij Jasne > Wyczyść wszystko Lub kliknij prawym przyciskiem myszy na zaznaczeniu i kliknij Usuń... > Cała kolumna :

   

3. Kliknij nagłówek pierwszego pustego wiersza poniżej swoich danych i naciśnij Ctrl + Shift + End .
4. Kliknij Jasne > Wyczyść wszystko na Strona główna lub kliknij prawym przyciskiem myszy na zaznaczeniu i wybierz Usuń... > Cały rząd.
5. Naciśnij Ctrl + S, aby zapisać skoroszyt.

Sprawdź używany zakres, aby upewnić się, że zawiera teraz tylko komórki z danymi i bez pustych miejsc. Jeśli skrót Ctrl + End ponownie zaznaczy pustą komórkę, zapisz skoroszyt i zamknij go. Po ponownym otwarciu arkusza ostatnia używana komórka powinna być ostatnią komórką z danymi.

Wskazówka. Biorąc pod uwagę, że program Microsoft Excel 2007 i nowsze wersje zawierają ponad 1 000 000 wierszy i ponad 16 000 kolumn, możesz chcieć zmniejszyć rozmiar obszaru roboczego, aby zapobiec niezamierzonemu wprowadzaniu danych do niewłaściwych komórek przez użytkowników. W tym celu możesz po prostu usunąć puste komórki z ich widoku, jak wyjaśniono w rozdziale Jak ukryć nieużywane (puste) wiersze i kolumny.

Tak właśnie usuwa się puste miejsca w Excelu. Dziękuję za przeczytanie i mam nadzieję, że zobaczymy się na naszym blogu za tydzień!