Opplæringen ser på hvordan du grupperer kolonner i Excel manuelt og bruker Auto Outline-funksjonen til å gruppere kolonner automatisk.

Hvis du føler deg overveldet eller forvirret over det omfattende innholdet i regnearket ditt. , kan du organisere kolonner i grupper for enkelt å skjule og vise ulike deler av arket ditt, slik at bare relevant informasjon er synlig.

Hvordan gruppere kolonner i Excel

Når du grupperer kolonner i Excel, er det best å gjøre dette manuelt fordi Auto Outline-funksjonen ofte gir kontroversielle resultater.

Merk. For å unngå feil gruppering, sørg for at regnearket ikke har noen skjulte kolonner.

For å gruppere kolonner i Excel, utfør disse trinnene:

1. Velg kolonnene du vil gruppere, eller minst én celle i hver kolonne.
2. På Data -kategorien, i Oversikt -gruppen, klikk på Gruppe -knappen. Eller bruk snarveien Shift + Alt + Høyre pil.
3. Hvis du har valgt celler i stedet for hele kolonner, vises dialogboksen Gruppe og ber deg spesifisere nøyaktig hva du vil gruppere. Du velger selvsagt Kolonner og klikker OK .

For å se hvordan det fungerer i praksis, la oss gruppere alle de mellomliggende kolonnene i datasettet nedenfor. For dette markerer vi kolonnene B til I, og klikker Gruppe :

Dette skaper nivå 1-omrisset som vist nedenfor:

Klikker påminustegn (-) øverst i gruppen eller omrisset nummer 1 i øvre venstre hjørne skjuler alle kolonnene i gruppen:

Opprett nestede kolonnegrupper

Innenfor en hvilken som helst gruppe kan du skissere flere grupper på indre nivåer. For å opprette en indre, nestet gruppe med kolonner, er dette hva du må gjøre:

1. Velg kolonnene som skal inkluderes i den indre gruppen.
2. På Data -kategorien, i Oversikt -gruppen, klikk Gruppe . Eller trykk snarveien Shift + Alt + Høyre pil.

I datasettet vårt, for å gruppere Q1-detaljene, velger vi kolonnene B til D og klikker Gruppe :

På samme måte kan du gruppere Q2-detaljer (kolonne F til H).

Merk. Siden bare tilstøtende kolonner kan grupperes, må du gjenta trinnene ovenfor for hver indre gruppe individuelt.

Som et resultat har vi nå 2 grupperingsnivåer:

• Ytre gruppe (nivå 1) - kolonner B til I
• To indre grupper (nivå 2) - kolonner B - D og F - H.

Hvis du klikker på minusknappen (-) over den indre gruppen, trekkes kun den bestemte gruppen sammen. Ved å klikke på tallet 2 i øvre venstre hjørne skjuler alle gruppene på dette nivået:

For å gjøre de skjulte dataene synlige igjen, utvider du kolonnegruppen ved å klikke på pluss ( +)-knappen. Eller du kan utvide alle gruppene på et gitt nivå ved å klikke på disposisjonsnummeret.

Tips ogmerknader:

• For raskt å skjule eller vise konturlinjene og tallene, trykk på Ctrl + 8-tastene samtidig. Ved å trykke på snarveien for første gang skjules kontursymbolene, ved å trykke på den igjen vises omrisset på nytt.
• Hvis kontursymbolene ikke vises i Excel, sørg for at Vis kontursymboler hvis en disposisjon er brukt er merket av i innstillingene dine: Fil -fanen > Alternativer > Avansert kategori .

Hvordan automatisk skissere kolonner i Excel

Microsoft Excel kan også lage en kontur av kolonner automatisk. Dette fungerer med følgende forbehold:

• Det skal ikke være tomme kolonner i datasettet ditt. Hvis det er noen, fjern dem som beskrevet i denne veiledningen.
• Til høyre for hver gruppe med detaljkolonner skal det være en sammendragskolonne med formler.

I datasettet vårt er det 3 sammendragskolonner som vist nedenfor:

For å automatisk skissere kolonner i Excel, gjør følgende:

1. Velg datasettet eller en enkelt celle i det.
2. På Data -kategorien, klikk på pilen under Gruppe , og klikk deretter på Automatisk disposisjon .

I vårt tilfelle opprettet funksjonen Automatisk disposisjon to grupper for Q1- og Q2-data. Hvis du også vil ha en ytre gruppe for kolonnene B - I, må du opprette den manuelt som forklart i første del av denne opplæringen.

Hvis sammendragskolonnene dine erplassert til venstre av detaljkolonnene, fortsett på denne måten:

1. Klikk på en liten pil nederst i høyre hjørne av Outline -gruppen, som kalles dialogboksstarteren.

   

2. I dialogboksen Innstillinger som dukker opp, fjerner du Sammendragskolonnene til høyre for detaljer og klikk OK .

   

Deretter bruker du funksjonen Automatisk disposisjon som forklart ovenfor, og du vil få følgende resultat:

Hvordan skjule og vise grupperte kolonner

Avhengig av hvor mange grupper du vil dekke til eller vise, bruk en av teknikkene nedenfor.

Skjul og vis en bestemt kolonnegruppe

• For å skjule dataene innenfor en bestemt gruppe, klikk på minustegnet (-) for gruppen.
• For å vise dataene innenfor en bestemt gruppe, klikk på plusstegnet (+) for gruppen.

Utvid eller skjul hele disposisjon til et gitt nivå

For å skjule eller vise hele disposisjonen til et visst nivå, klikk på tilsvarende eller tlinjenummer.

Hvis for eksempel disposisjonen din har tre nivåer, kan du skjule alle gruppene på det andre nivået ved å klikke på tallet 2. Klikk på tallet 3 for å utvide alle gruppene.

Skjul og vis alle de grupperte dataene

• For å skjule alle gruppene, klikk på tallet 1. Dette vil vise det laveste detaljnivået.
• For å vise alle dataene klikker du på det høyeste konturnummeret. TilHvis du for eksempel har fire nivåer, klikker du på tallet 4.

Vårt eksempeldatasett har 3 disposisjonsnivåer:

Nivå 1 - viser bare Elementer og Grand Sum (kolonne A og J) mens alle mellomliggende kolonner skjules.

Nivå 2 – i tillegg til nivå 1, viser også totaler for Q1 og Q2 (kolonne E og I).

Nivå 3 - viser alle dataene.

Hvordan kopiere kun synlige kolonner

Etter å ha skjult noen kolonnegrupper, kan det være lurt å kopiere vist data et annet sted. Problemet er at utheving av de skisserte dataene på vanlig måte velger alle dataene, inkludert de skjulte kolonnene.

For å velge og kopiere kun synlige kolonner, er dette hva du må gjøre:

1. Bruk kontursymbolene for å skjule kolonnene du ikke vil kopiere.
2. Velg de synlige kolonnene med musen.
3. På Hjem -fanen, i gruppen Redigering klikker du Finn & Velg > Gå til .
4. I dialogboksen Gå til spesial velger du Kun synlige celler og klikker OK .

   

5. Nå som du bare har valgt de synlige cellene, trykk Ctrl + C for å kopiere dem.
6. Klikk målcellen og trykk Ctrl + V for å lime inn de kopierte dataene.

Hvordan oppheve gruppering av kolonner i Excel

Microsoft Excel gir deg muligheten til å fjerne alle grupperinger samtidig eller bare fjerne grupperingen av visse kolonner.

Hvordan fjerne hele omrisset

For å fjerne allegrupperinger om gangen, gå til Data -fanen > Oversikt -gruppen, klikk på pilen under Ungroup , og klikk deretter Slett disposisjon .

Merknader:

• Sletting av omrisset fjerner bare kontursymbolene; den sletter ingen data.
• Hvis noen kolonnegrupper ble skjult mens omrisset ble fjernet, kan disse kolonnene forbli skjulte etter at omrisset er fjernet. For å vise dataene, angre kolonnene manuelt.
• Når omrisset er fjernet, er det ikke mulig å få det tilbake med Angre. Du må gjenskape omrisset fra bunnen av.

Hvordan fjerne gruppering av spesifikke kolonner

For å fjerne gruppering for bestemte kolonner uten å fjerne hele omrisset, er disse trinnene du må utføre:

1. Velg radene du vil oppheve grupperingen. For dette kan du holde nede Shift-tasten mens du klikker på pluss (+) eller minus (-)-knappen for gruppen.
2. På Data -fanen, i Oversikt -gruppen, og klikk på Ungroup -knappen. Eller trykk Shift + Alt + Venstre piltastene sammen, som er snarveien for oppheving av gruppering i Excel.

   

Slik grupperer du og automatisk skisserer kolonner i Excel. Jeg takker for at du leser og håper å se deg på bloggen vår neste uke.