Hướng dẫn này xem xét cách nhóm các cột trong Excel theo cách thủ công và sử dụng tính năng Auto Outline để tự động nhóm các cột.

Nếu bạn cảm thấy choáng ngợp hoặc bối rối về nội dung mở rộng trong trang tính của mình , bạn có thể sắp xếp các cột theo nhóm để dễ dàng ẩn và hiển thị các phần khác nhau trong trang tính của mình, để chỉ những thông tin liên quan mới hiển thị.

Cách nhóm các cột trong Excel

Khi nhóm các cột trong Excel, tốt nhất bạn nên thực hiện việc này theo cách thủ công vì tính năng Auto Outline thường mang lại kết quả gây tranh cãi.

Lưu ý. Để tránh nhóm không chính xác, hãy đảm bảo trang tính của bạn không có bất kỳ cột ẩn nào.

Để nhóm các cột trong Excel, hãy thực hiện các bước sau:

1. Chọn các cột bạn muốn nhóm hoặc ít nhất một ô trong mỗi cột.
2. Trên Data , trong nhóm Outline , nhấp vào nút Group . Hoặc sử dụng phím tắt Shift + Alt + Mũi tên phải.
3. Nếu bạn đã chọn ô thay vì toàn bộ cột, hộp thoại Nhóm sẽ xuất hiện yêu cầu bạn chỉ định chính xác những gì bạn muốn nhóm. Rõ ràng, bạn chọn Cột và nhấp vào OK .

Để xem nó hoạt động như thế nào trong thực tế, hãy nhóm tất cả các cột trung gian trong tập dữ liệu bên dưới. Đối với điều này, chúng tôi đánh dấu các cột từ B đến I và nhấp vào Nhóm :

Thao tác này tạo ra đường viền cấp 1 như minh họa bên dưới:

Nhấp vàodấu trừ (-) ở đầu nhóm hoặc số phác thảo 1 ở góc trên bên trái ẩn tất cả các cột trong nhóm:

Tạo các nhóm cột lồng nhau

Trong bất kỳ nhóm nào, bạn có thể phác thảo nhiều nhóm ở cấp độ bên trong. Để tạo một nhóm cột bên trong, lồng nhau, bạn cần làm như sau:

1. Chọn các cột sẽ được đưa vào nhóm bên trong.
2. Trên Dữ liệu , trong nhóm Phác thảo , nhấp vào Nhóm . Hoặc nhấn phím tắt Shift + Alt + Mũi tên phải.

Trong tập dữ liệu của chúng tôi, để nhóm các chi tiết Q1, chúng tôi chọn các cột từ B đến D và nhấp vào Nhóm :

Theo cách tương tự, bạn có thể nhóm các chi tiết Q2 (cột F đến H).

Lưu ý. Vì chỉ có thể nhóm cột liền kề nên bạn sẽ phải lặp lại các bước trên cho từng nhóm bên trong riêng lẻ.

Kết quả là chúng ta hiện có 2 cấp độ nhóm:

• Nhóm bên ngoài (cấp độ 1) - cột B đến I
• Hai nhóm bên trong (cấp độ 2) - cột B - D và F - H.

Nhấp vào nút trừ (-) phía trên nhóm bên trong chỉ ký hợp đồng với nhóm cụ thể đó. Nhấp vào số 2 ở góc trên bên trái sẽ thu gọn tất cả các nhóm ở cấp độ này:

Để hiển thị lại dữ liệu ẩn, hãy mở rộng nhóm cột bằng cách nhấp vào dấu cộng ( +) nút. Hoặc bạn có thể mở rộng tất cả các nhóm ở một cấp độ nhất định bằng cách nhấp vào số đại cương.

Mẹo vàlưu ý:

• Để nhanh chóng ẩn hoặc hiển thị các thanh và số đại cương, hãy nhấn đồng thời các phím Ctrl + 8. Nhấn phím tắt lần đầu tiên sẽ ẩn các ký hiệu đường viền, nhấn lại phím tắt để hiển thị lại đường viền.
• Nếu các ký hiệu đường viền không hiển thị trong Excel của bạn, hãy đảm bảo rằng Hiển thị các ký hiệu đường viền nếu một đường viền được áp dụng hộp kiểm được chọn trong cài đặt của bạn: tab Tệp > Tùy chọn > Danh mục nâng cao .

Cách tự động tạo đường viền cột trong Excel

Microsoft Excel cũng có thể tự động tạo đường viền cột. Điều này phù hợp với những cảnh báo sau:

• Không được có cột trống trong tập dữ liệu của bạn. Nếu có, hãy loại bỏ chúng như được mô tả trong hướng dẫn này.
• Ở bên phải của mỗi nhóm cột chi tiết, cần có một cột tóm tắt với các công thức.

Trong tập dữ liệu của chúng tôi, có 3 cột tóm tắt như hiển thị bên dưới:

Để tự động phác thảo các cột trong Excel, hãy làm như sau:

1. Chọn tập dữ liệu hoặc bất kỳ ô đơn nào trong đó.
2. Trên Dữ liệu , nhấp vào mũi tên bên dưới Nhóm rồi nhấp vào Đường viền tự động .

Trong trường hợp của chúng tôi, tính năng Tự động phác thảo đã tạo hai nhóm cho dữ liệu Q1 và Q2. Nếu bạn cũng muốn có một nhóm bên ngoài cho các cột B - I, thì bạn sẽ phải tạo nhóm đó theo cách thủ công như đã giải thích trong phần đầu tiên của hướng dẫn này.

Nếu các cột tóm tắt của bạn làđược đặt ở trái của các cột chi tiết, hãy tiến hành theo cách sau:

1. Nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Phác thảo , được gọi là trình khởi chạy hộp thoại.

   

2. Trong hộp thoại Cài đặt bật lên, hãy xóa các cột Tóm tắt ở bên phải chi tiết và nhấp vào OK .

   

Sau đó, sử dụng tính năng Đường viền tự động như đã giải thích ở trên, và bạn sẽ nhận được kết quả như sau:

Cách ẩn và hiện các cột được nhóm

Tùy thuộc vào số lượng nhóm bạn muốn che hoặc hiển thị, hãy sử dụng một trong các kỹ thuật dưới đây.

Ẩn và hiển thị một nhóm cột cụ thể

• Để ẩn dữ liệu trong một nhóm nhất định, hãy nhấp vào dấu trừ (-) cho nhóm.
• Để hiển thị dữ liệu trong một nhóm nhất định, hãy nhấp vào dấu cộng (+) cho nhóm.

Mở rộng hoặc thu gọn toàn bộ đường viền ở một mức độ nhất định

Để ẩn hoặc hiển thị toàn bộ đường viền ở một mức độ nhất định, hãy nhấp vào nút tương ứng số dòng.

Ví dụ: nếu phác thảo của bạn có ba cấp độ, bạn có thể ẩn tất cả các nhóm ở cấp độ thứ hai bằng cách nhấp vào số 2. Để mở rộng tất cả các nhóm, hãy nhấp vào số 3.

Ẩn và hiển thị tất cả dữ liệu được nhóm

• Để ẩn tất cả các nhóm, hãy nhấp vào số 1. Thao tác này sẽ hiển thị mức độ chi tiết thấp nhất.
• Để hiển thị tất cả dữ liệu , nhấp vào số phác thảo cao nhất. Vìví dụ: nếu bạn có 4 cấp độ, hãy nhấp vào số 4.

Tập dữ liệu mẫu của chúng tôi có 3 cấp độ đại cương:

Cấp độ 1 - chỉ hiển thị Mục và Tổng cộng (cột A và J) trong khi ẩn tất cả các cột trung gian.

Cấp 2 – ngoài cấp 1, còn hiển thị tổng Q1 và Q2 (cột E và I).

Cấp 3 - hiển thị tất cả dữ liệu.

Cách chỉ sao chép các cột hiển thị

Sau khi ẩn một số nhóm cột, bạn có thể muốn sao chép dữ liệu hiển thị ở một nơi khác. Vấn đề là việc đánh dấu dữ liệu được phác thảo theo cách thông thường sẽ chọn tất cả dữ liệu, bao gồm cả các cột ẩn.

Để chọn và chỉ sao chép các cột hiển thị, bạn cần làm như sau:

1. Sử dụng các ký hiệu đường viền để ẩn các cột mà bạn không muốn sao chép.
2. Chọn các cột hiển thị bằng chuột.
3. Trên tab Trang chủ , trong nhóm Chỉnh sửa , hãy nhấp vào Tìm & Chọn > Chuyển đến .
4. Trong hộp thoại Chuyển đến Đặc biệt , chọn Chỉ các ô hiển thị và nhấp vào OK .

   

5. Bây giờ bạn chỉ chọn các ô hiển thị, hãy nhấn Ctrl + C để sao chép chúng.
6. Nhấp vào ô đích và nhấn Ctrl + V để dán dữ liệu đã sao chép.

Cách tách nhóm các cột trong Excel

Microsoft Excel cung cấp tùy chọn xóa tất cả các nhóm cùng một lúc hoặc chỉ tách nhóm một số cột nhất định.

Cách xóa toàn bộ đường viền

Cách xóa tất cảnhóm cùng một lúc, hãy chuyển đến tab Dữ liệu > Phác thảo , nhấp vào mũi tên bên dưới Hủy nhóm , sau đó nhấp vào Xóa phác thảo .

Lưu ý:

• Xóa viền chỉ xóa các ký hiệu viền; thao tác này không xóa bất kỳ dữ liệu nào.
• Nếu một số nhóm cột bị thu gọn trong khi xóa đường viền, các cột đó có thể vẫn bị ẩn sau khi đường viền bị xóa. Để hiển thị dữ liệu, hãy hoàn tác các cột theo cách thủ công.
• Sau khi đường viền bị xóa, bạn không thể lấy lại đường viền bằng Hoàn tác. Bạn sẽ phải tạo lại đường viền từ đầu.

Cách tách nhóm các cột cụ thể

Để xóa nhóm cho một số cột nhất định mà không xóa toàn bộ đường viền, đây là các bước thực hiện:

1. Chọn các hàng bạn muốn tách nhóm. Đối với điều này, bạn có thể giữ phím Shift trong khi nhấp vào nút cộng (+) hoặc trừ (-) cho nhóm.
2. Trên tab Dữ liệu , trong Phác thảo và nhấp vào nút Hủy nhóm . Hoặc nhấn tổ hợp phím Shift + Alt + Mũi tên trái, đây là phím tắt tách nhóm trong Excel.

   

Đó là cách nhóm và tự động tạo đường viền cột trong Excel. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới.