В урока е разгледано как да групирате колони в Excel ръчно и да използвате функцията за автоматично групиране на колони с помощта на функцията за автоматично очертаване.

Ако се чувствате претоварени или объркани от обширното съдържание на работния си лист, можете да организирате колоните в групи, за да скривате и показвате лесно различни части на листа, така че да се вижда само съответната информация.

Как да групирате колони в Excel

Когато групирате колони в Excel, най-добре е да го правите ръчно, тъй като функцията за автоматично очертаване често дава противоречиви резултати.

Забележка: За да избегнете неправилно групиране, уверете се, че работният ви лист няма скрити колони.

За да групирате колони в Excel, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете колоните, които искате да групирате, или поне по една клетка във всяка колона.
2. На Данни в раздела Контур щракнете върху групата Група Или използвайте бързата клавишна комбинация Shift + Alt + стрелка надясно.
3. Ако сте избрали клетки, а не цели колони, бутонът Група ще се появи диалогов прозорец, в който трябва да посочите какво точно искате да бъде групирано. Очевидно е, че избирате Колони и щракнете върху ОК .

За да видите как работи на практика, нека да групираме всички междинни колони в набора от данни по-долу. За целта маркираме колоните от B до I и щракваме върху Група :

Така се създава контур на ниво 1, както е показано по-долу:

Щракването върху знака минус (-) в горната част на групата или върху контурното число 1 в горния ляв ъгъл скрива всички колони в групата:

Създаване на вложени групи колони

В рамките на всяка група можете да очертаете множество групи на вътрешни нива. За да създадете вътрешна, вложена група от колони, трябва да направите следното:

1. Изберете колоните, които да бъдат включени във вътрешната група.
2. На Данни в раздела Контур група, щракнете върху Група . Или натиснете бързата клавишна комбинация Shift + Alt + стрелка надясно.

В нашия набор от данни, за да групираме данните за Q1, избираме колони от B до D и щракваме върху Група :

По същия начин можете да групирате данните за Q2 (колони F до H).

Забележка. Само като съседни колони могат да бъдат групирани, ще трябва да повторите горните стъпки за всяка вътрешна група поотделно.

В резултат на това вече имаме 2 нива на групиране:

• Външна група (ниво 1) - колони от B до I
• Две вътрешни групи (ниво 2) - колони B - D и F - H.

Щракването върху бутона минус (-) над вътрешната група свива само тази конкретна група. Щракването върху цифрата 2 в горния ляв ъгъл свива всички групи от това ниво:

За да направите скритите данни отново видими, разширете групата колони, като щракнете върху бутона плюс (+). Или можете да разширите всички групи на дадено ниво, като щракнете върху номера на контура.

Съвети и бележки:

• За бързо скриване или показване на контурните ленти и цифри натиснете заедно клавишите Ctrl + 8. Натискането на бързия клавиш за първи път скрива контурните символи, а повторното натискане показва контура отново.
• Ако контурните символи не се показват в Excel, уверете се, че Показване на символите на контура, ако има контур се прилага е поставена отметка в настройките: Файл tab> Опции > Категория за напреднали .

Как автоматично да очертаете колони в Excel

Microsoft Excel може също така автоматично да създаде контур на колоните. Това работи със следните уговорки:

• В набора от данни не трябва да има празни колони. Ако има такива, премахнете ги, както е описано в това ръководство.
• Вдясно от всяка група колони с подробности трябва да има обобщаваща колона с формули.

В нашия набор от данни има 3 обобщаващи колони, както е показано по-долу:

За автоматично очертаване на колони в Excel направете следното:

1. Изберете набора от данни или отделна клетка в него.
2. На Данни щракнете върху стрелката под Група , след което щракнете върху Автоматично очертаване .

В нашия случай Автоматично очертаване функция създаде две групи за данните Q1 и Q2. Ако искате да създадете и външна група за колони B - I, ще трябва да я създадете ръчно, както е обяснено в първата част на този урок.

Ако обобщаващите колони са разположени в ляв на колоните с детайли, процедирайте по следния начин:

1. Щракнете върху малката стрелка в долния десен ъгъл на Контур група, която се нарича стартиране на диалогови прозорци.

   

2. В Настройки диалоговия прозорец, който се появява, изчистете Обобщаващи колони вдясно от детайлите и щракнете върху ОК .

   

След това използвайте Автоматично очертаване както е обяснено по-горе, и ще получите следния резултат:

Как да скриете и покажете групирани колони

В зависимост от броя на групите, които искате да прикриете или покажете, използвайте една от посочените по-долу техники.

Скриване и показване на определена група колони

• За да се скрие на данните в определена група, щракнете върху знака минус (-) за групата.
• За Покажи данните в определена група, щракнете върху знака плюс (+) за групата.

Разширяване или свиване на целия контур до дадено ниво

За да скриете или покажете целия контур до определено ниво, щракнете върху съответния номер на контура.

Например, ако конспектът ви има три нива, можете да скриете всички групи от второто ниво, като щракнете върху цифрата 2. За да разширите всички групи, щракнете върху цифрата 3.

Скриване и показване на всички групирани данни

• За да скриете всички групи, щракнете върху числото 1. Това ще покаже най-ниското ниво на детайлност.
• За да покажете всички данни, щракнете върху най-големия номер на контура. Например, ако имате четири нива, щракнете върху числото 4.

Нашият примерен набор от данни има 3 нива на очертания:

Ниво 1 - показва само Елементи и Общо (колони A и J), като се скриват всички междинни колони.

Ниво 2 - в допълнение към ниво 1, също показва общите суми за Q1 и Q2 (колони E и I).

Ниво 3 - показва всички данни.

Как да копирате само видимите колони

След като скриете някои групи колони, може да искате да копирате показаните данни някъде другаде. Проблемът е, че маркирането на очертаните данни по обичайния начин избира всички данни, включително скритите колони.

За да изберете и копирате само видими колони, трябва да направите следното:

1. Използвайте символите за очертаване, за да скриете колоните, които не искате да бъдат копирани.
2. Изберете видимите колони с помощта на мишката.
3. На Начало в раздела Редактиране на група, щракнете върху Намиране & Избор > Отидете на .
4. В Отидете на специален диалогов прозорец, изберете Само видими клетки и щракнете върху OK .

   

5. След като са избрани само видимите клетки, натиснете Ctrl + C, за да ги копирате.
6. Щракнете върху целевата клетка и натиснете Ctrl + V, за да поставите копираните данни.

Как да разгрупирате колоните в Excel

Microsoft Excel предоставя възможност за премахване на всички групирания едновременно или за разгрупиране само на определени колони.

Как да премахнете целия контур

За да премахнете всички групи наведнъж, отидете в Данни tab> Контур щракнете върху стрелката под Разгрупиране на , след което щракнете върху Ясно очертание .

Забележки:

• Изчистването на контура премахва само символите на контура, но не изтрива никакви данни.
• Ако някои групи колони са били сгънати при изчистване на контура, тези колони може да останат скрити след премахване на контура. За да покажете данните, сгънете колоните ръчно.
• След като контурът е изтрит, не е възможно да го върнете обратно с Undo (Отмяна). Ще трябва да пресъздадете контура отначало.

Как да разгрупирате определени колони

За да премахнете групирането за определени колони, без да премахвате целия контур, трябва да извършите следните стъпки:

1. Изберете редовете, които искате да разгрупирате. За тази цел можете да задържите натиснат клавиша Shift, докато щракнете върху бутона плюс (+) или минус (-) за групата.
2. На Данни в раздела Контур и щракнете върху Разгрупиране на Или натиснете едновременно клавишите Shift + Alt + стрелка наляво, което е бързата клавишна комбинация за разгрупиране в Excel.

   

Това е начинът за групиране и автоматично очертаване на колони в Excel. Благодаря ви, че прочетохте, и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица.