En este tutorial se explica cómo agrupar columnas en Excel manualmente y cómo utilizar la función Contorno automático para agrupar columnas automáticamente.

Si te sientes abrumado o confuso por el extenso contenido de tu hoja de cálculo, puedes organizar las columnas en grupos para ocultar y mostrar fácilmente distintas partes de tu hoja, de modo que sólo sea visible la información relevante.

Cómo agrupar columnas en Excel

A la hora de agrupar columnas en Excel, es mejor hacerlo manualmente, ya que la función Contorno automático suele ofrecer resultados controvertidos.

Nota: Para evitar una agrupación incorrecta, asegúrese de que su hoja de cálculo no tiene columnas ocultas.

Para agrupar columnas en Excel, siga estos pasos:

1. Seleccione las columnas que desea agrupar, o al menos una celda de cada columna.
2. En el Datos en la pestaña Esquema haga clic en el botón Grupo O utilice el atajo de teclado Mayús + Alt + Flecha derecha.
3. Si ha seleccionado celdas en lugar de columnas enteras, la función Grupo le pedirá que especifique exactamente lo que desea agrupar. Obviamente, usted elige Columnas y haga clic en OK .

Para ver cómo funciona en la práctica, agrupemos todas las columnas intermedias del siguiente conjunto de datos. Para ello, resaltamos las columnas B a I y hacemos clic en Grupo :

Esto crea el esquema de nivel 1 como se muestra a continuación:

Si haces clic en el signo menos (-) situado en la parte superior del grupo o en el contorno número 1 de la esquina superior izquierda, se ocultarán todas las columnas del grupo:

Crear grupos de columnas anidados

Dentro de cualquier grupo, puede esbozar varios grupos en niveles interiores. Para crear un grupo interior anidado de columnas, esto es lo que tiene que hacer:

1. Seleccione las columnas que se incluirán en el grupo interior.
2. En el Datos en la pestaña Esquema grupo, haga clic en Grupo O pulsa el atajo de teclado Mayús + Alt + Flecha derecha.

En nuestro conjunto de datos, para agrupar los detalles de Q1, seleccionamos las columnas B a D y hacemos clic en Grupo :

Del mismo modo, puede agrupar los detalles de Q2 (columnas F a H).

Nota. Como sólo columnas adyacentes pueden agruparse, tendrá que repetir los pasos anteriores para cada grupo interior individualmente.

Como resultado, ahora tenemos 2 niveles de agrupación:

• Grupo exterior (nivel 1) - columnas B a I
• Dos grupos interiores (nivel 2) - columnas B - D y F - H.

Si hace clic en el botón con el signo menos (-) situado encima del grupo interior, sólo se contraerá ese grupo concreto. Si hace clic en el número 2 situado en la esquina superior izquierda, se contraerán todos los grupos de ese nivel:

Para que los datos ocultos vuelvan a ser visibles, amplíe el grupo de columnas haciendo clic en el botón más (+). También puede ampliar todos los grupos de un nivel determinado haciendo clic en el número del esquema.

Consejos y notas:

• Para ocultar o mostrar rápidamente las barras de contorno y los números, pulse a la vez las teclas Ctrl + 8. Si pulsa el método abreviado por primera vez, se ocultan los símbolos de contorno; si lo vuelve a pulsar, se vuelve a mostrar el contorno.
• Si los símbolos de contorno no aparecen en su Excel, asegúrese de que la opción Mostrar símbolos de contorno si hay un contorno se aplica está seleccionada en la configuración: Archivo tab> Opciones > Categoría avanzada .

Cómo autocontornear columnas en Excel

Microsoft Excel también puede crear un esquema de columnas automáticamente, lo que funciona con las siguientes salvedades:

• No debería haber columnas en blanco en su conjunto de datos. Si las hay, elimínelas tal y como se describe en esta guía.
• A la derecha de cada grupo de columnas detalladas, debe haber una columna de resumen con fórmulas.

En nuestro conjunto de datos, hay 3 columnas de resumen como se muestra a continuación:

Para autocontornear columnas en Excel, haga lo siguiente:

1. Seleccione el conjunto de datos o cualquier celda del mismo.
2. En el Datos haga clic en la flecha Grupo y, a continuación, haga clic en Contorno automático .

En nuestro caso, el Contorno automático ha creado dos grupos para los datos Q1 y Q2. Si también desea un grupo externo para las columnas B - I, tendrá que crearlo manualmente como se explica en la primera parte de este tutorial.

Si las columnas de resumen se colocan en la columna izquierda de las columnas detalladas, proceda del siguiente modo:

1. Haga clic en la pequeña flecha situada en la esquina inferior derecha de la pantalla Esquema que se llama lanzador de cuadros de diálogo.

   

2. En el Ajustes que aparece, desactive la casilla Columnas resumen a la derecha del detalle y haga clic en OK .

   

A continuación, utilice la función Contorno automático como se ha explicado anteriormente, y obtendrá el siguiente resultado:

Cómo ocultar y mostrar columnas agrupadas

Dependiendo del número de grupos que desee tapar o mostrar, utilice una de las técnicas siguientes.

Ocultar y mostrar un determinado grupo de columnas

• A ocultar los datos de un determinado grupo, haga clic en el signo menos (-) del grupo.
• A Mostrar los datos de un determinado grupo, haga clic en el signo más (+) del grupo.

Expandir o contraer todo el esquema a un nivel determinado

Para ocultar o mostrar todo el contorno hasta un determinado nivel, haga clic en el número de contorno correspondiente.

Por ejemplo, si tu esquema tiene tres niveles, puedes ocultar todos los grupos del segundo nivel haciendo clic en el número 2. Para expandir todos los grupos, haz clic en el número 3.

Ocultar y mostrar todos los datos agrupados

• Para ocultar todos los grupos, haga clic en el número 1. Esto mostrará el nivel más bajo de detalle.
• Para visualizar todos los datos, haga clic en el número de esquema más alto. Por ejemplo, si tiene cuatro niveles, haga clic en el número 4.

Nuestro conjunto de datos de muestra tiene 3 niveles de contorno:

Nivel 1 - sólo espectáculos Artículos y Total general (columnas A y J) ocultando todas las columnas intermedias.

Nivel 2 - además del nivel 1, también muestra los totales de Q1 y Q2 (columnas E e I).

Nivel 3 - muestra todos los datos.

Cómo copiar sólo las columnas visibles

Después de ocultar algunos grupos de columnas, es posible que desee copiar los datos mostrados en otro lugar. El problema es que al resaltar los datos contorneados de la forma habitual se seleccionan todos los datos, incluidas las columnas ocultas.

Para seleccionar y copiar sólo las columnas visibles, esto es lo que tiene que hacer:

1. Utilice los símbolos de contorno para ocultar las columnas que no desea copiar.
2. Seleccione las columnas visibles con el ratón.
3. En el Inicio en la pestaña Edición de grupo, haga clic en Buscar & Seleccionar > Ir a .
4. En el Ir al especial seleccione Sólo células visibles y haga clic en OK .

   

5. Ahora que sólo tienes seleccionadas las celdas visibles, pulsa Ctrl + C para copiarlas.
6. Haz clic en la celda de destino y pulsa Ctrl + V para pegar los datos copiados.

Cómo desagrupar columnas en Excel

Microsoft Excel ofrece una opción para eliminar todas las agrupaciones a la vez o desagrupar sólo determinadas columnas.

Cómo eliminar todo el contorno

Para eliminar todas las agrupaciones a la vez, vaya al menú Datos tab> Esquema haga clic en la flecha situada debajo de Desagrupar y, a continuación, haga clic en Esquema claro .

Notas:

• Borrar contorno sólo elimina los símbolos de contorno; no borra ningún dato.
• Si se colapsaron algunos grupos de columnas al borrar el contorno, es posible que esas columnas permanezcan ocultas después de eliminar el contorno. Para mostrar los datos, desactive las columnas manualmente.
• Una vez borrado el contorno, no es posible recuperarlo con Deshacer. Tendrás que volver a crear el contorno desde cero.

Cómo desagrupar columnas específicas

Para eliminar la agrupación de ciertas columnas sin eliminar todo el esquema, estos son los pasos a realizar:

1. Seleccione las filas que desea desagrupar. Para ello, puede mantener pulsada la tecla Mayús mientras hace clic en el botón más (+) o menos (-) del grupo.
2. En el Datos en la pestaña Esquema y haga clic en el botón Desagrupar O pulsa a la vez las teclas Mayús + Alt + Flecha izquierda, que es el atajo de teclado para desagrupar en Excel.

   

Así es cómo agrupar y autocontornear columnas en Excel. Gracias por leer y espero verte en nuestro blog la semana que viene.