W samouczku przyjrzymy się, jak ręcznie grupować kolumny w Excelu i używać funkcji Auto Outline do automatycznego grupowania kolumn.

Jeśli czujesz się przytłoczony lub zdezorientowany obszerną zawartością swojego arkusza, możesz zorganizować kolumny w grupy, aby łatwo ukryć i pokazać różne części arkusza, tak aby widoczne były tylko istotne informacje.

Jak grupować kolumny w programie Excel

Grupując kolumny w Excelu, najlepiej robić to ręcznie, ponieważ funkcja Auto Outline często daje kontrowersyjne wyniki.

Uwaga. Aby uniknąć nieprawidłowego grupowania, upewnij się, że Twój arkusz nie ma żadnych ukrytych kolumn.

Aby pogrupować kolumny w programie Excel, wykonaj następujące czynności:

1. Zaznacz kolumny, które chcesz zgrupować, lub co najmniej jedną komórkę w każdej kolumnie.
2. Na Dane zakładka, w Zarys grupę, kliknij przycisk Grupa Można też użyć skrótu klawiszowego Shift + Alt + strzałka w prawo.
3. Jeśli wybrałeś komórki, a nie całe kolumny, to Grupa Pojawi się okno dialogowe z prośbą o określenie, co dokładnie ma być grupowane. Oczywiście wybieramy Kolumny i kliknąć OK .

Aby zobaczyć jak to działa w praktyce, pogrupujmy wszystkie kolumny pośrednie w poniższym zbiorze danych. W tym celu zaznaczamy kolumny od B do I i klikamy Grupa :

W ten sposób powstaje zarys poziomu 1, jak pokazano poniżej:

Kliknięcie znaku minus (-) u góry grupy lub konturu numer 1 w lewym górnym rogu powoduje ukrycie wszystkich kolumn w obrębie grupy:

Tworzenie zagnieżdżonych grup kolumn

W ramach dowolnej grupy można zarysować wiele grup na poziomach wewnętrznych. Aby utworzyć wewnętrzną, zagnieżdżoną grupę kolumn, należy wykonać następujące czynności:

1. Wybierz kolumny, które mają być włączone do grupy wewnętrznej.
2. Na Dane zakładka, w Zarys grupa, kliknij Grupa Lub naciśnij skrót Shift + Alt + strzałka w prawo.

W naszym zbiorze danych, aby pogrupować szczegóły Q1, wybieramy kolumny od B do D i klikamy Grupa :

W ten sam sposób można pogrupować szczegóły Q2 (kolumny od F do H).

Uwaga. Jako że tylko sąsiadujące kolumny mogą być grupowane, będziesz musiał powtórzyć powyższe kroki dla każdej wewnętrznej grupy indywidualnie.

W efekcie mamy teraz 2 poziomy grupowania:

• Grupa zewnętrzna (poziom 1) - kolumny od B do I
• Dwie grupy wewnętrzne (poziom 2) - kolumny B - D i F - H.

Kliknięcie przycisku minus (-) nad grupą wewnętrzną powoduje zwinięcie tylko tej konkretnej grupy. Kliknięcie liczby 2 w lewym górnym rogu powoduje zwinięcie wszystkich grup tego poziomu:

Aby ukryte dane były ponownie widoczne, rozwiń grupę kolumn klikając przycisk plus (+). Możesz też rozwinąć wszystkie grupy na danym poziomie klikając numer konspektu.

Wskazówki i uwagi:

• Aby szybko ukryć lub pokazać paski konturu i liczby, naciśnij razem klawisze Ctrl + 8. Naciśnięcie skrótu po raz pierwszy ukrywa symbole konturu, ponowne naciśnięcie powoduje ponowne wyświetlenie konturu.
• Jeśli symbole konturów nie są wyświetlane w programie Excel, upewnij się, że Pokaż symbole konturów, jeśli kontur jest stosowany pole wyboru jest zaznaczone w ustawieniach: Plik tab> Opcje > Kategoria zaawansowana .

Jak automatycznie obrysować kolumny w programie Excel

Microsoft Excel może również automatycznie tworzyć zarys kolumn. Działa to z następującymi zastrzeżeniami:

• W zbiorze danych nie powinno być pustych kolumn, jeśli takie są, usuń je w sposób opisany w tym poradniku.
• Po prawej stronie każdej grupy kolumn szczegółowych powinna znajdować się kolumna podsumowująca z formułami.

W naszym zbiorze danych znajdują się 3 kolumny podsumowujące, jak pokazano poniżej:

Aby automatycznie obrysować kolumny w programie Excel, wykonaj następujące czynności:

1. Wybierz zbiór danych lub dowolną pojedynczą komórkę w jego obrębie.
2. Na Dane w zakładce, kliknij strzałkę poniżej Grupa , a następnie kliknij Auto Zarys .

W naszym przypadku. Auto Zarys Funkcja utworzyła dwie grupy dla danych Q1 i Q2. Jeśli chcesz mieć również zewnętrzną grupę dla kolumn B - I, będziesz musiał utworzyć ją ręcznie, jak wyjaśniono w pierwszej części tego poradnika.

Jeśli twoje kolumny podsumowujące są umieszczone do lewa kolumn szczegółowych, należy postępować w ten sposób:

1. Kliknij małą strzałkę w prawym dolnym rogu ekranu. Zarys grupa, która nazywana jest launcherem okien dialogowych.

   

2. W Ustawienia w oknie dialogowym, które się pojawi, wyczyść Kolumny podsumowujące po prawej stronie szczegółów i kliknij OK .

   

Następnie należy użyć Auto Zarys funkcja jak wyjaśniono powyżej, a otrzymasz następujący wynik:

Jak ukryć i pokazać zgrupowane kolumny

W zależności od tego, ile grup chcesz zakryć lub wyeksponować, użyj jednej z poniższych technik.

Ukrywanie i pokazywanie określonej grupy kolumn

• Do ukryj danych w obrębie określonej grupy, kliknij znak minus (-) dla danej grupy.
• Do show dane w obrębie określonej grupy, kliknij znak plus (+) dla grupy.

Rozwiń lub zwiń cały konspekt do danego poziomu

Aby ukryć lub pokazać cały konspekt do określonego poziomu, kliknij odpowiedni numer konspektu.

Na przykład, jeśli Twój konspekt ma trzy poziomy, możesz ukryć wszystkie grupy drugiego poziomu, klikając numer 2. Aby rozwinąć wszystkie grupy, kliknij numer 3.

Ukrywanie i pokazywanie wszystkich zgrupowanych danych

• Aby ukryć wszystkie grupy, kliknij liczbę 1. Spowoduje to wyświetlenie najniższego poziomu szczegółowości.
• Aby wyświetlić wszystkie dane, kliknij najwyższy numer konspektu. Na przykład, jeśli masz cztery poziomy, kliknij numer 4.

Nasz przykładowy zbiór danych ma 3 poziomy konturów:

Poziom 1 - tylko pokazy Pozycje oraz Suma całkowita (kolumny A i J), jednocześnie ukrywając wszystkie kolumny pośrednie.

Poziom 2 - oprócz poziomu 1 wyświetla również sumy z I i II kwartału (kolumny E i I).

Poziom 3 - pokazuje wszystkie dane.

Jak skopiować tylko widoczne kolumny

Po ukryciu niektórych grup kolumn możesz chcieć skopiować wyświetlane dane gdzieś indziej. Problem polega na tym, że podświetlenie zarysowanych danych w zwykły sposób zaznacza wszystkie dane, w tym ukryte kolumny.

Aby wybrać i skopiować tylko widoczne kolumny, należy zrobić to tak:

1. Użyj symboli konturu, aby ukryć kolumny, których nie chcesz skopiować.
2. Wybierz widoczne kolumny za pomocą myszy.
3. Na Strona główna zakładka, w Edycja grupa, kliknij Znajdź & Wybierz > Idź do .
4. W Go To Special okno dialogowe, wybierz Tylko widoczne komórki i kliknij OK .

   

5. Teraz, gdy masz wybrane tylko widoczne komórki, naciśnij Ctrl + C, aby je skopiować.
6. Kliknij komórkę docelową i naciśnij Ctrl + V, aby wkleić skopiowane dane.

Jak odgrupować kolumny w programie Excel

Microsoft Excel daje możliwość usunięcia wszystkich zgrupowań jednocześnie lub odgrupowania tylko niektórych kolumn.

Jak usunąć cały kontur

Aby usunąć wszystkie grupy naraz, przejdź do Dane tab> Zarys grupę, kliknij strzałkę pod Rozgrupuj , a następnie kliknij Jasny zarys .

Uwagi:

• Wyczyszczenie konturu usuwa tylko symbole konturu; nie usuwa żadnych danych.
• Jeśli niektóre grupy kolumn zostały zwinięte podczas usuwania konspektu, kolumny te mogą pozostać ukryte po usunięciu konspektu. Aby wyświetlić dane, należy ręcznie rozebrać kolumny.
• Gdy kontur zostanie wyczyszczony, nie da się go odzyskać za pomocą Undo. Trzeba będzie odtworzyć kontur od nowa.

Jak odgrupować określone kolumny

Aby usunąć grupowanie dla niektórych kolumn bez usuwania całego konspektu, należy wykonać następujące czynności:

1. Zaznacz wiersze, które chcesz odgrupować. W tym celu możesz przytrzymać klawisz Shift, klikając jednocześnie przycisk plus (+) lub minus (-) dla grupy.
2. Na Dane zakładka, w Zarys grupę, a następnie kliknij przycisk Rozgrupuj lub wcisnąć razem klawisze Shift + Alt + Strzałka w lewo, co jest skrótem do grupowania w Excelu.

   

Tak wygląda grupowanie i automatyczne obrysowywanie kolumn w Excelu. Dziękuję za przeczytanie i mam nadzieję, że zobaczymy się na naszym blogu za tydzień.