I handledningen beskrivs hur du grupperar kolumner i Excel manuellt och hur du använder funktionen Auto Outline för att gruppera kolumner automatiskt.

Om du känner dig överväldigad eller förvirrad av det omfattande innehållet i arbetsbladet kan du organisera kolumnerna i grupper för att enkelt dölja och visa olika delar av arbetsbladet, så att endast den relevanta informationen syns.

Hur man grupperar kolumner i Excel

När du grupperar kolumner i Excel är det bäst att göra det manuellt eftersom funktionen Auto Outline ofta ger kontroversiella resultat.

Observera: För att undvika felaktig gruppering ska du se till att arbetsbladet inte har några dolda kolumner.

Gör så här om du vill gruppera kolumner i Excel:

1. Markera de kolumner du vill gruppera eller minst en cell i varje kolumn.
2. På den Uppgifter på fliken Översikt grupp, klickar du på Grupp Eller använd kortkommandot Shift + Alt + högerpil.
3. Om du har markerat celler i stället för hela kolumner, visas Grupp dialogrutan visas och du uppmanas att ange exakt vad du vill gruppera. Du väljer naturligtvis Kolumner och klicka på OK .

För att se hur det fungerar i praktiken kan vi gruppera alla mellanliggande kolumner i datasetet nedan. För detta markerar vi kolumnerna B till I och klickar på Grupp :

På så sätt skapas en skiss på nivå 1 som visas nedan:

Om du klickar på minustecknet (-) högst upp i gruppen eller på konturnumret 1 i det övre vänstra hörnet döljer du alla kolumner i gruppen:

Skapa inbäddade kolumngrupper

Inom en grupp kan du skapa flera grupper på inre nivåer. Så här gör du för att skapa en inre, inbäddad grupp av kolumner:

1. Välj de kolumner som ska ingå i den inre gruppen.
2. På den Uppgifter på fliken Översikt grupp, klicka på Grupp Eller tryck på kortkommandot Shift + Alt + högerpil.

För att gruppera uppgifterna om Q1 i vårt dataset väljer vi kolumnerna B till D och klickar på Grupp :

På samma sätt kan du gruppera uppgifter om Q2 (kolumnerna F till H).

Observera: Eftersom endast angränsande kolumner kan grupperas, måste du upprepa ovanstående steg för varje inre grupp individuellt.

Resultatet är att vi nu har två nivåer av gruppering:

• Yttre grupp (nivå 1) - kolumnerna B till I
• Två inre grupper (nivå 2) - kolumnerna B - D och F - H.

Om du klickar på minusknappen (-) ovanför den inre gruppen dras endast denna grupp ihop. Om du klickar på siffran 2 i det övre vänstra hörnet dras alla grupper på denna nivå ihop:

Om du vill göra de dolda uppgifterna synliga igen expanderar du kolumngruppen genom att klicka på plusknappen (+). Du kan också expandera alla grupper på en viss nivå genom att klicka på konturnumret.

Tips och anteckningar:

• Om du snabbt vill dölja eller visa konturlinjerna och siffrorna trycker du på tangenterna Ctrl + 8 samtidigt. Om du trycker på genvägen för första gången döljer du konturlinjerna, om du trycker på den igen visas konturlinjerna på nytt.
• Om symbolerna för konturerna inte visas i Excel, kontrollera att du har Visa konturens symboler om en kontur tillämpas. kryssrutan är markerad i dina inställningar: Fil flik> Alternativ > Avancerad kategori .

Hur man automatiskt beskriver kolumner i Excel

Microsoft Excel kan också automatiskt skapa en kolumnöversikt. Detta fungerar med följande förbehåll:

• Det ska inte finnas några tomma kolumner i datasetet. Om det finns några tar du bort dem enligt beskrivningen i den här guiden.
• Till höger om varje grupp av detaljkolumner ska det finnas en sammanfattningskolumn med formler.

I vårt dataset finns det tre sammanfattande kolumner som visas nedan:

Gör följande om du vill ha en automatisk konturering av kolumner i Excel:

1. Välj datasetet eller en enskild cell i det.
2. På den Uppgifter Klicka på pilen under fliken Grupp och klicka sedan på Automatisk skiss .

I vårt fall är det Automatisk skiss funktionen skapade två grupper för Q1- och Q2-data. Om du också vill ha en yttre grupp för kolumnerna B - I måste du skapa den manuellt, vilket förklaras i den första delen av den här handledningen.

Om kolumnerna i sammanfattningen är placerade i vänster av detaljkolumnerna, gå tillväga på följande sätt:

1. Klicka på den lilla pilen i det nedre högra hörnet av Översikt grupp, som kallas för dialogrutans startsida.

   

2. I Inställningar dialogrutan som öppnas, rensa Sammanfattningskolumner till höger om detaljer och klickar på OK .

   

Använd därefter Automatisk skiss funktionen som förklaras ovan, och du får följande resultat:

Hur man döljer och visar grupperade kolumner

Beroende på hur många grupper du vill dölja eller visa kan du använda någon av nedanstående tekniker.

Dölja och visa en viss kolumngrupp

• Till dölja data inom en viss grupp genom att klicka på minustecknet (-) för gruppen.
• Till visa data inom en viss grupp genom att klicka på plustecknet (+) för gruppen.

Expandera eller kollapsa hela översikten till en viss nivå.

Om du vill dölja eller visa hela konturlinjen till en viss nivå klickar du på motsvarande konturnummer.

Om din skiss till exempel har tre nivåer kan du dölja alla grupper på den andra nivån genom att klicka på siffran 2. Om du vill expandera alla grupper klickar du på siffran 3.

Dölja och visa alla grupperade data.

• Om du vill dölja alla grupper klickar du på siffran 1. Då visas den lägsta detaljnivån.
• Om du vill visa alla data klickar du på det högsta numret i konturerna. Om du till exempel har fyra nivåer klickar du på nummer 4.

Vårt provdataset har 3 översiktsnivåer:

Nivå 1 - visar endast Artiklar och Totalsumma (kolumnerna A och J) och döljer alla mellanliggande kolumner.

Nivå 2 - utöver nivå 1, visar även totaler för Q1 och Q2 (kolumnerna E och I).

Nivå 3 - visar alla uppgifter.

Hur man kopierar endast synliga kolumner

När du har dolt några kolumngrupper kanske du vill kopiera de visade uppgifterna någon annanstans. Problemet är att om du markerar de skisserade uppgifterna på det vanliga sättet markeras alla uppgifter, även de dolda kolumnerna.

Om du vill välja och kopiera endast synliga kolumner måste du göra så här:

1. Använd områdessymbolerna för att dölja de kolumner som du inte vill kopiera.
2. Välj de synliga kolumnerna med musen.
3. På den Hem på fliken Redigering av grupp, klicka på Hitta & Välj > Gå till .
4. I Gå till Special dialogrutan, välj Endast synliga celler och klicka på OK .

   

   Se även: Begränsningar för Google Docs och Google Sheets - allt på ett och samma ställe
5. När du nu bara har markerat de synliga cellerna trycker du på Ctrl + C för att kopiera dem.
6. Klicka på målcellen och tryck på Ctrl + V för att klistra in de kopierade uppgifterna.

Hur man tar bort gruppering av kolumner i Excel

Microsoft Excel erbjuder ett alternativ för att ta bort alla grupperingar på en gång eller för att ta bort endast vissa kolumner.

Hur man tar bort hela konturerna

Om du vill ta bort alla grupperingar åt gången går du till Uppgifter flik> Översikt grupp, klicka på pilen under Avgruppera och klicka sedan på Tydlig kontur .

Anteckningar:

• Om du rensar konturerna tar du bara bort kontursymbolerna, inga data raderas.
• Om vissa kolumngrupper har fällts ihop när du rensar konturerna kan dessa kolumner förbli dolda när konturerna tas bort. För att visa data, upphäv kolumnerna manuellt.
• När konturerna väl har rensats är det inte möjligt att få tillbaka dem med Undo. Du måste återskapa konturerna från början.

Hur man tar bort gruppering av specifika kolumner

Om du vill ta bort gruppering för vissa kolumner utan att ta bort hela översikten, kan du utföra de här stegen:

1. Markera de rader som du vill ta bort från gruppen. Du kan hålla ned Shift-tangenten samtidigt som du klickar på plus (+) eller minus (-) för gruppen.
2. På den Uppgifter på fliken Översikt gruppen och klicka på Avgruppera Eller tryck på Shift + Alt + Vänsterpilen samtidigt, vilket är genvägen för att ta bort gruppering i Excel.

   

Så här gör du för att gruppera kolumner och automatiskt beskriva kolumner i Excel. Tack för att du läste och hoppas att vi ses på vår blogg nästa vecka.