Kennsluefnið skoðar hvernig á að flokka dálka í Excel handvirkt og nota sjálfvirka útlínueiginleikann til að flokka dálka sjálfkrafa.

Ef þér finnst þú vera óvart eða ruglaður yfir víðtæku innihaldi vinnublaðsins þíns. , þú getur skipulagt dálka í hópa til að auðveldlega fela og sýna mismunandi hluta blaðsins þíns, þannig að aðeins viðeigandi upplýsingar séu sýnilegar.

Hvernig á að flokka dálka í Excel

Þegar dálkar eru flokkaðir í Excel er best að gera þetta handvirkt því eiginleikinn Sjálfvirk útlínur skilar oft umdeildum niðurstöðum.

Athugið. Til að forðast ranga flokkun skaltu ganga úr skugga um að vinnublaðið þitt hafi enga falda dálka.

Til að flokka dálka í Excel skaltu framkvæma þessi skref:

1. Veldu dálkana sem þú vilt flokka, eða að minnsta kosti einn reit í hverjum dálki.
2. Á Data flipann, í Outline hópnum, smelltu á hnappinn Group . Eða notaðu flýtileiðina Shift + Alt + Hægri ör.
3. Ef þú hefur valið frumur frekar en heila dálka mun Group valmyndin birtast þar sem þú ert beðinn um að tilgreina nákvæmlega hvað þú vilt flokka. Augljóslega velurðu Dálkar og smellir á Í lagi .

Til að sjá hvernig það virkar í reynd, við skulum flokka alla millidálka í gagnapakkanum fyrir neðan. Fyrir þetta auðkennum við dálka B til I og smellum á Hópur :

Þetta skapar útlínur 1. stigs eins og sýnt er hér að neðan:

Smelltu ámínus (-) tákn efst í hópnum eða útlínan númer 1 í efra vinstra horninu felur alla dálka innan hópsins:

Búa til hreiðra dálkahópa

Innan hvers hóps er hægt að útlista marga hópa á innri stigum. Til að búa til innri, hreiður hóp dálka, þetta er það sem þú þarft að gera:

1. Veldu dálkana sem á að vera með í innri hópnum.
2. Á Gögnum flipann, í hópnum Outline , smelltu á Hópur . Eða ýttu á Shift + Alt + Hægri örina.

Í gagnasafninu okkar, til að flokka upplýsingar Q1, veljum við dálka B til D og smellum á Group :

Á sama hátt geturðu flokkað upplýsingar um Q2 (dálkar F til H).

Athugið. Þar sem aðeins er hægt að flokka aðliggjandi dálka , verður þú að endurtaka ofangreind skref fyrir hvern innri hóp fyrir sig.

Í kjölfarið höfum við nú 2 stig hópa:

• Ytri hópur (stig 1) - dálkar B til I
• Tveir innri hópar (stig 2) - dálkar B - D og F - H.

Með því að smella á mínus (-) hnappinn fyrir ofan innri hópinn dregst aðeins þann hóp saman. Með því að smella á töluna 2 í efra vinstra horninu dregur saman alla hópa þessa stigs:

Til að gera falin gögn sýnileg aftur, stækkaðu dálkahópinn með því að smella á plúsinn ( +) hnappinn. Eða þú getur stækkað alla hópana á tilteknu stigi með því að smella á útlínunúmerið.

Ábendingar ogathugasemdir:

• Til að fela eða sýna útlínustikurnar og tölurnar fljótt skaltu ýta á Ctrl + 8 lyklana saman. Með því að ýta á flýtileiðina í fyrsta skipti felur útlínutáknin, með því að ýta aftur á hann birtir útlínan aftur.
• Ef útlínutáknin birtast ekki í Excel skaltu ganga úr skugga um að Sýna útlínutákn ef útlínur eru er notað gátreiturinn er valinn í stillingunum þínum: Skrá flipinn > Valkostir > Ítarlegur flokkur .

Hvernig á að útlista dálka sjálfkrafa í Excel

Microsoft Excel getur líka búið til útlínur af dálkum sjálfkrafa. Þetta virkar með eftirfarandi fyrirvörum:

• Það ættu ekki að vera auðir dálkar í gagnasafninu þínu. Ef einhverjar eru skaltu fjarlægja þær eins og lýst er í þessari handbók.
• Hægra megin við hvern hóp smádálka ætti að vera yfirlitsdálkur með formúlum.

Í gagnasafninu okkar eru 3 yfirlitsdálkar eins og sýnt er hér að neðan:

Til að útlista dálka sjálfkrafa í Excel, gerðu eftirfarandi:

1. Veldu gagnasafnið eða einhvern stakan reit innan þess.
2. Á Gögn flipann, smelltu á örina fyrir neðan Hópur og smelltu síðan á Sjálfvirk útlína .

Í okkar tilviki bjó Auto Outline til tvo hópa fyrir Q1 og Q2 gögn. Ef þú vilt líka ytri hóp fyrir dálka B - I, þá þarftu að búa hann til handvirkt eins og útskýrt er í fyrri hluta þessa kennslu.

Ef samantektardálkar þínar erusett til vinstri í smáatriði dálkanna, haltu áfram á þennan hátt:

1. Smelltu á litla ör neðst í hægra horninu á Outline hópnum, sem kallast valmyndaforritið.

   

   Sjá einnig: Excel SUBTOTAL fall með formúludæmum
2. Í Stillingar valmyndinni sem birtist skaltu hreinsa Yfirlitsdálkana til hægri við smáatriði reitinn og smelltu á Í lagi .

   

Eftir það skaltu nota eiginleikann Sjálfvirk útlínur eins og útskýrt er hér að ofan, og þú færð eftirfarandi niðurstöðu:

Hvernig á að fela og sýna flokkaða dálka

Það fer eftir því hversu marga hópa þú vilt hylja eða sýna, notaðu ein af eftirfarandi aðferðum.

Fela og sýna tiltekinn dálkahóp

• Til að fela gögnin innan ákveðins hóps, smelltu á mínus (-) táknið fyrir hópinn.
• Til að sýna gögnin innan ákveðins hóps, smelltu á plús (+) táknið fyrir hópinn.

Stækkaðu eða dragðu saman heildina útlínur að tilteknu stigi

Til að fela eða sýna alla útlínuna að ákveðnu stigi skaltu smella á samsvarandi eða tlínunúmer.

Til dæmis, ef útlínan þín hefur þrjú stig, geturðu falið alla hópana á öðru þrepi með því að smella á töluna 2. Til að stækka alla hópana, smelltu á töluna 3.

Fela og sýna öll hópgögnin

• Til að fela alla hópana skaltu smella á töluna 1. Þetta mun sýna lægsta smáatriði.
• Til að birta öll gögnin , smelltu á hæstu útlínunúmerið. Fyrirtil dæmis, ef þú ert með fjögur stig, smelltu á númerið 4.

Dæmigagnagagnasafnið okkar hefur 3 yfirlitsstig:

Step 1 - sýnir aðeins Items og Grand Total (dálkur A og J) en felur alla millidálka.

Step 2 – auk 1. stigs, sýnir einnig Q1 og Q2 samtölur (dálkur E og I).

3. stig - sýnir öll gögnin.

Hvernig á að afrita aðeins sýnilega dálka

Eftir að hafa falið nokkra dálkahópa gætirðu viljað afrita birt gögn annars staðar. Vandamálið er að það að auðkenna útlínugögnin á venjulegan hátt velur öll gögnin, þar á meðal falda dálka.

Til að velja og afrita aðeins sýnilega dálka þarftu að gera þetta:

1. Notaðu útlínutáknin til að fela dálkana sem þú vilt ekki afrita.
2. Veldu sýnilega dálka með músinni.
3. Á flipanum Heima , í hópnum Breyting , smelltu á Finndu & Veldu > Fara til .
4. Í Fara í sérstakt valmynd, veldu Aðeins sýnilegar hólf og smelltu á OK .

   

5. Nú þegar þú hefur aðeins valið sýnilegu hólf, ýttu á Ctrl + C til að afrita þær.
6. Smelltu á áfangahólfi og ýttu á Ctrl + V til að líma afrituðu gögnin.

Hvernig á að taka upp dálka í Excel

Microsoft Excel býður upp á möguleika á að fjarlægja alla hópa í einu eða taka aðeins upp ákveðna dálka.

Hvernig á að fjarlægja alla útlínuna

Til að fjarlægja allarhópa í einu, farðu í flipann Gögn > Útlínur hópnum, smelltu á örina undir Afhópa og smelltu síðan á Hreinsa útlínur .

Athugasemdir:

• Að hreinsa útlínur fjarlægir aðeins útlínutáknin; það eyðir engum gögnum.
• Ef sumum dálkahópum var hrundið saman meðan útlínur voru hreinsaðar gætu þessir dálkar verið falir eftir að útlínan er fjarlægð. Til að birta gögnin skaltu afturkalla dálka handvirkt.
• Þegar útlínan hefur verið hreinsuð er ekki hægt að fá það aftur með Afturkalla. Þú verður að endurskapa útlínuna frá grunni.

Hvernig á að taka upp tiltekna dálka

Til að fjarlægja flokkun fyrir ákveðna dálka án þess að fjarlægja alla útlínuna, eru þessi skref sem þarf að framkvæma:

1. Veldu línurnar sem þú vilt taka úr hópi. Til þess geturðu haldið inni Shift takkanum á meðan þú smellir á plús (+) eða mínus (-) hnappinn fyrir hópinn.
2. Á flipanum Data , í Outline hópnum og smelltu á hnappinn Afhópa . Eða ýttu saman á Shift + Alt + Vinstri örvatakkana, sem er flýtileiðingin í Excel.

   

Svona á að flokka og útlína dálka sjálfkrafa í Excel. Ég þakka þér fyrir lesturinn og vonast til að sjá þig á blogginu okkar í næstu viku.