Το σεμινάριο εξετάζει τον τρόπο ομαδοποίησης στηλών στο Excel με μη αυτόματο τρόπο και τη χρήση της λειτουργίας Auto Outline για την αυτόματη ομαδοποίηση στηλών.

Αν αισθάνεστε ότι έχετε κατακλυστεί ή μπερδευτεί από το εκτεταμένο περιεχόμενο του φύλλου εργασίας σας, μπορείτε να οργανώσετε τις στήλες σε ομάδες για να αποκρύπτετε και να εμφανίζετε εύκολα διαφορετικά μέρη του φύλλου σας, ώστε να είναι ορατές μόνο οι σχετικές πληροφορίες.

Πώς να ομαδοποιήσετε στήλες στο Excel

Όταν ομαδοποιείτε στήλες στο Excel, είναι προτιμότερο να το κάνετε αυτό με το χέρι, επειδή η λειτουργία αυτόματου περιγράμματος δίνει συχνά αμφιλεγόμενα αποτελέσματα.

Σημείωση: Για να αποφύγετε τη λανθασμένη ομαδοποίηση, βεβαιωθείτε ότι το φύλλο εργασίας σας δεν έχει κρυφές στήλες.

Για να ομαδοποιήσετε στήλες στο Excel, εκτελέστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε τις στήλες που θέλετε να ομαδοποιήσετε ή τουλάχιστον ένα κελί σε κάθε στήλη.
2. Στο Δεδομένα στην καρτέλα Περίγραμμα ομάδα, κάντε κλικ στο Ομάδα Ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση Shift + Alt + Δεξί βέλος.
3. Εάν έχετε επιλέξει κελιά και όχι ολόκληρες στήλες, η επιλογή Ομάδα θα εμφανιστεί παράθυρο διαλόγου που θα σας ζητήσει να καθορίσετε τι ακριβώς θέλετε να ομαδοποιηθεί. Προφανώς, επιλέγετε Στήλες και κάντε κλικ στο OK .

Για να δούμε πώς λειτουργεί στην πράξη, ας ομαδοποιήσουμε όλες τις ενδιάμεσες στήλες στο παρακάτω σύνολο δεδομένων. Για το σκοπό αυτό, επισημαίνουμε τις στήλες B έως I και πατάμε το κουμπί Ομάδα :

Αυτό δημιουργεί το περίγραμμα επιπέδου 1 όπως φαίνεται παρακάτω:

Κάνοντας κλικ στο σύμβολο μείον (-) στην κορυφή της ομάδας ή στον αριθμό περιγράμματος 1 στην επάνω αριστερή γωνία, αποκρύπτονται όλες οι στήλες της ομάδας:

Δημιουργία ένθετων ομάδων στηλών

Μέσα σε οποιαδήποτε ομάδα, μπορείτε να περιγράψετε πολλαπλές ομάδες σε εσωτερικά επίπεδα. Για να δημιουργήσετε μια εσωτερική, εμφωλευμένη ομάδα στηλών, πρέπει να κάνετε το εξής:

1. Επιλέξτε τις στήλες που θα συμπεριληφθούν στην εσωτερική ομάδα.
2. Στο Δεδομένα στην καρτέλα Περίγραμμα ομάδα, κάντε κλικ στο Ομάδα . ή πατήστε τη συντόμευση Shift + Alt + Δεξί βέλος.

Στο δικό μας σύνολο δεδομένων, για να ομαδοποιήσουμε τα στοιχεία του Q1, επιλέγουμε τις στήλες B έως D και κάνουμε κλικ στο κουμπί Ομάδα :

Με τον ίδιο τρόπο, μπορείτε να ομαδοποιήσετε τα στοιχεία του Q2 (στήλες ΣΤ έως Η).

Σημείωση. παρακείμενες στήλες μπορούν να ομαδοποιηθούν, θα πρέπει να επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα για κάθε εσωτερική ομάδα ξεχωριστά.

Ως αποτέλεσμα, έχουμε τώρα 2 επίπεδα ομαδοποίησης:

• Εξωτερική ομάδα (επίπεδο 1) - στήλες Β έως Ι
• Δύο εσωτερικές ομάδες (επίπεδο 2) - στήλες Β - Δ και ΣΤ - Η.

Κάνοντας κλικ στο πλήκτρο μείον (-) πάνω από την εσωτερική ομάδα συμπτύσσεται μόνο η συγκεκριμένη ομάδα. Κάνοντας κλικ στον αριθμό 2 στην επάνω αριστερή γωνία συμπτύσσονται όλες οι ομάδες αυτού του επιπέδου:

Για να καταστήσετε τα κρυμμένα δεδομένα και πάλι ορατά, αναπτύξτε την ομάδα στηλών κάνοντας κλικ στο κουμπί συν (+). Ή μπορείτε να αναπτύξετε όλες τις ομάδες σε ένα συγκεκριμένο επίπεδο κάνοντας κλικ στον αριθμό περιγράμματος.

Συμβουλές και σημειώσεις:

• Για να αποκρύψετε ή να εμφανίσετε γρήγορα τις γραμμές περιγράμματος και τους αριθμούς, πατήστε ταυτόχρονα τα πλήκτρα Ctrl + 8. Πατώντας τη συντόμευση για πρώτη φορά, τα σύμβολα περιγράμματος αποκρύπτονται, ενώ πατώντας την ξανά, το περίγραμμα επανεμφανίζεται.
• Εάν τα σύμβολα περιγράμματος δεν εμφανίζονται στο Excel, βεβαιωθείτε ότι το Εμφάνιση συμβόλων περιγράμματος εάν ένα περίγραμμα εφαρμόζεται το πλαίσιο ελέγχου είναι επιλεγμένο στις ρυθμίσεις σας: Αρχείο tab>, Επιλογές >, Προηγμένη κατηγορία .

Πώς να περιγράψετε αυτόματα τις στήλες στο Excel

Το Microsoft Excel μπορεί επίσης να δημιουργήσει αυτόματα ένα περίγραμμα στηλών. Αυτό λειτουργεί με τις ακόλουθες επιφυλάξεις:

• Δεν θα πρέπει να υπάρχουν κενές στήλες στο σύνολο δεδομένων σας. Αν υπάρχουν, αφαιρέστε τις όπως περιγράφεται στον παρόντα οδηγό.
• Δεξιά από κάθε ομάδα λεπτομερών στηλών, θα πρέπει να υπάρχει μια συνοπτική στήλη με τύπους.

Στο σύνολο δεδομένων μας, υπάρχουν 3 συνοπτικές στήλες όπως φαίνεται παρακάτω:

Για να περιγράψετε αυτόματα τις στήλες στο Excel, κάντε τα εξής:

1. Επιλέξτε το σύνολο δεδομένων ή οποιοδήποτε μεμονωμένο κελί σε αυτό.
2. Στο Δεδομένα καρτέλα, κάντε κλικ στο βέλος παρακάτω Ομάδα , και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Αυτόματο περίγραμμα .

Στην περίπτωσή μας, η Αυτόματο περίγραμμα χαρακτηριστικό δημιούργησε δύο ομάδες για τα δεδομένα Q1 και Q2. Αν θέλετε επίσης μια εξωτερική ομάδα για τις στήλες B - I, θα πρέπει να τη δημιουργήσετε χειροκίνητα, όπως εξηγείται στο πρώτο μέρος αυτού του σεμιναρίου.

Εάν οι στήλες σύνοψης τοποθετούνται στο αριστερά των λεπτομερών στηλών, προχωρήστε με τον ακόλουθο τρόπο:

1. Κάντε κλικ σε ένα μικρό βέλος στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης Περίγραμμα ομάδα, η οποία ονομάζεται εκτοξευτής παραθύρων διαλόγου.

   

2. Στο Ρυθμίσεις παράθυρο διαλόγου που θα εμφανιστεί, διαγράψτε το Στήλες σύνοψης στα δεξιά της λεπτομέρειας και κάντε κλικ στο κουμπί OK .

   

Μετά από αυτό, χρησιμοποιήστε το Αυτόματο περίγραμμα όπως εξηγήθηκε παραπάνω, και θα έχετε το ακόλουθο αποτέλεσμα:

Πώς να αποκρύπτετε και να εμφανίζετε ομαδοποιημένες στήλες

Ανάλογα με το πόσες ομάδες θέλετε να καλύψετε ή να εμφανίσετε, χρησιμοποιήστε μία από τις παρακάτω τεχνικές.

Απόκρυψη και εμφάνιση μιας συγκεκριμένης ομάδας στηλών

• Προς απόκρυψη τα δεδομένα μιας συγκεκριμένης ομάδας, κάντε κλικ στο σύμβολο μείον (-) για την ομάδα.
• Προς show τα δεδομένα μιας συγκεκριμένης ομάδας, κάντε κλικ στο σύμβολο συν (+) για την ομάδα.

Αναπτύξτε ή καταρρίψτε ολόκληρο το περίγραμμα σε ένα δεδομένο επίπεδο

Για να αποκρύψετε ή να εμφανίσετε ολόκληρο το περίγραμμα σε ένα συγκεκριμένο επίπεδο, κάντε κλικ στον αντίστοιχο αριθμό περιγράμματος.

Για παράδειγμα, αν το περίγραμμά σας έχει τρία επίπεδα, μπορείτε να αποκρύψετε όλες τις ομάδες του δεύτερου επιπέδου κάνοντας κλικ στον αριθμό 2. Για να αναπτύξετε όλες τις ομάδες, κάντε κλικ στον αριθμό 3.

Απόκρυψη και εμφάνιση όλων των ομαδοποιημένων δεδομένων

• Για να αποκρύψετε όλες τις ομάδες, κάντε κλικ στον αριθμό 1. Έτσι θα εμφανιστεί το χαμηλότερο επίπεδο λεπτομέρειας.
• Για να εμφανίσετε όλα τα δεδομένα, κάντε κλικ στον υψηλότερο αριθμό περιγράμματος. Για παράδειγμα, αν έχετε τέσσερα επίπεδα, κάντε κλικ στον αριθμό 4.

Το σύνολο δεδομένων του δείγματός μας έχει 3 επίπεδα περιγράμματος:

Επίπεδο 1 - παρουσιάζει μόνο Στοιχεία και Μεγάλο σύνολο (στήλες A και J), ενώ αποκρύπτονται όλες οι ενδιάμεσες στήλες.

Επίπεδο 2 - εκτός από το επίπεδο 1, εμφανίζει επίσης τα σύνολα του 1ου και του 2ου τριμήνου (στήλες Ε και Ι).

Επίπεδο 3 - εμφανίζει όλα τα δεδομένα.

Πώς να αντιγράψετε μόνο τις ορατές στήλες

Αφού αποκρύψετε ορισμένες ομάδες στηλών, μπορεί να θέλετε να αντιγράψετε τα εμφανιζόμενα δεδομένα κάπου αλλού. Το πρόβλημα είναι ότι η επισήμανση των περιγεγραμμένων δεδομένων με τον συνήθη τρόπο επιλέγει όλα τα δεδομένα, συμπεριλαμβανομένων των κρυμμένων στηλών.

Για να επιλέξετε και να αντιγράψετε μόνο τις ορατές στήλες, πρέπει να κάνετε το εξής:

1. Χρησιμοποιήστε τα σύμβολα περιγράμματος για να αποκρύψετε τις στήλες που δεν θέλετε να αντιγραφούν.
2. Επιλέξτε τις ορατές στήλες χρησιμοποιώντας το ποντίκι.
3. Στο Αρχική σελίδα στην καρτέλα Επεξεργασία ομάδα, κάντε κλικ στο Εύρεση & επιλογή >, Πηγαίνετε στο .
4. Στο Πηγαίνετε στο Special παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε Μόνο ορατά κύτταρα , και κάντε κλικ στο OK .

   

5. Τώρα που έχετε επιλέξει μόνο τα ορατά κελιά, πατήστε Ctrl + C για να τα αντιγράψετε.
6. Κάντε κλικ στο κελί προορισμού και πατήστε Ctrl + V για να επικολλήσετε τα δεδομένα που αντιγράψατε.

Πώς να καταργήσετε την ομαδοποίηση στηλών στο Excel

Το Microsoft Excel παρέχει μια επιλογή για την κατάργηση όλων των ομαδοποιήσεων ταυτόχρονα ή την κατάργηση ορισμένων στηλών μόνο.

Πώς να αφαιρέσετε ολόκληρο το περίγραμμα

Για να αφαιρέσετε όλες τις ομαδοποιήσεις ταυτόχρονα, μεταβείτε στην επιλογή Δεδομένα tab>, Περίγραμμα ομάδα, κάντε κλικ στο βέλος κάτω από Αποσύνδεση , και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Σαφές περίγραμμα .

Σημειώσεις:

• Η εκκαθάριση περιγράμματος αφαιρεί μόνο τα σύμβολα περιγράμματος- δεν διαγράφει δεδομένα.
• Εάν ορισμένες ομάδες στηλών είχαν συμπτυχθεί κατά την εκκαθάριση του περιγράμματος, οι στήλες αυτές ενδέχεται να παραμείνουν κρυμμένες μετά την αφαίρεση του περιγράμματος. Για να εμφανίσετε τα δεδομένα, αναιρέστε τις στήλες με μη αυτόματο τρόπο.
• Μόλις το περίγραμμα διαγραφεί, δεν είναι δυνατόν να το επαναφέρετε με την Αναίρεση. Θα πρέπει να δημιουργήσετε ξανά το περίγραμμα από την αρχή.

Πώς να καταργήσετε την ομαδοποίηση συγκεκριμένων στηλών

Για να καταργήσετε την ομαδοποίηση για ορισμένες στήλες χωρίς να καταργήσετε ολόκληρο το περίγραμμα, πρέπει να εκτελέσετε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε τις γραμμές που θέλετε να καταργήσετε την ομαδοποίηση. Για το σκοπό αυτό, μπορείτε να κρατήσετε πατημένο το πλήκτρο Shift ενώ κάνετε κλικ στο κουμπί συν (+) ή μείον (-) για την ομάδα.
2. Στο Δεδομένα στην καρτέλα Περίγραμμα και κάντε κλικ στο κουμπί Αποσύνδεση Ή πατήστε μαζί τα πλήκτρα Shift + Alt + Αριστερό βέλος, που είναι η συντόμευση για την κατάργηση της ομαδοποίησης στο Excel.

   

Αυτός είναι ο τρόπος ομαδοποίησης και αυτόματης περιγραφής στηλών στο Excel. Σας ευχαριστώ για την ανάγνωση και ελπίζω να σας δω στο ιστολόγιό μας την επόμενη εβδομάδα.