Во упатството се гледа како рачно да се групираат колоните во Excel и како да се користи функцијата Автоматски преглед за да се групираат колоните автоматски.

Ако се чувствувате преоптоварени или збунети поради обемната содржина на вашиот работен лист , можете да организирате колони во групи за лесно да се сокријат и прикажуваат различни делови од вашиот лист, така што само релевантните информации се видливи.

Како да се групираат колоните во Excel

Кога групирате колони во Excel, најдобро е тоа да го правите рачно бидејќи функцијата Автоматски преглед често дава контроверзни резултати.

Забелешка. За да избегнете неправилно групирање, проверете дали вашиот работен лист нема скриени колони.

За да групирате колони во Excel, направете ги овие чекори:

1. Изберете ги колоните што сакате да ги групирате или барем една ќелија во секоја колона.
2. На табот Data , во групата Outline , кликнете на копчето Group . Или користете ја кратенката Shift + Alt + Десна стрелка.
3. Ако сте избрале ќелии наместо цели колони, ќе се појави полето за дијалог Група со барање да наведете точно што сакате да се групира. Очигледно, избирате Колони и кликнете OK .

За да видите како функционира во пракса, ајде да ги групираме сите средни колони во долунаведената база на податоци. За ова, ги означуваме колоните Б до I и кликнуваме Група :

Ова го создава прегледот на ниво 1 како што е прикажано подолу:

Кликнување наЗнакот минус (-) на врвот на групата или прегледот број 1 во горниот лев агол ги крие сите колони во групата:

Креирај вгнездени групи на колони

Во која било група, можете да наведете повеќе групи на внатрешни нивоа. За да креирате внатрешна, вгнездена група на колони, ова е она што треба да го направите:

1. Изберете ги колоните што ќе бидат вклучени во внатрешната група.
2. На Податоци табот , во групата Outline , кликнете Group . Или притиснете ја кратенката Shift + Alt + Десна стрелка.

Во нашата база на податоци, за групирање на деталите Q1, ги избираме колоните B до D и кликнуваме Група :

На ист начин, можете да групирате Q2 детали (колони F до H).

Забелешка. Бидејќи само соседните колони може да се групираат, ќе мора да ги повторите горните чекори за секоја внатрешна група поединечно.

Како резултат на тоа, сега имаме 2 нивоа на групирање:

• Надворешна група (ниво 1) - колони B до I
• Две внатрешни групи (ниво 2) - колони B - D и F - H.

Кликнувањето на копчето минус (-) над внатрешната група ја склучува само таа одредена група. Со кликнување на бројот 2 во горниот лев агол се собираат сите групи од ова ниво:

За да ги направите скриените податоци повторно видливи, проширете ја групата колони со кликнување на плус ( +) копче. Или можете да ги проширите сите групи на дадено ниво со кликнување на бројот на прегледот.

Совети ибелешки:

• За брзо сокривање или прикажување на контурите и броевите, притиснете ги копчињата Ctrl + 8 заедно. Со притискање на кратенката за прв пат се сокриваат симболите на контурите, а со повторно притискање се прикажува прегледот.
• Ако симболите на контурите не се појавуваат во вашиот Excel, проверете дали Прикажи ги симболите на контурите ако има преглед се применува полето за избор е избрано во вашите поставки: табот Датотека > Опции > Напредна категорија .

Како автоматско исцртување на колони во Excel

Microsoft Excel исто така може автоматски да креира преглед на колони. Ова функционира со следните предупредувања:

• Не треба да има празни колони во вашата база на податоци. Доколку ги има, отстранете ги како што е опишано во ова упатство.
• Десно од секоја група на колони со детали, треба да има резиме колона со формули.

Во нашата база на податоци има 3 резиме колони како што е прикажано подолу:

За автоматско исцртување на колоните во Excel, направете го следново:

1. Изберете ја базата на податоци или која било единечна ќелија во него.
2. На картичката Податоци , кликнете на стрелката подолу Група , а потоа кликнете Автоматски преглед .

Во нашиот случај, функцијата Auto Outline создаде две групи за Q1 и Q2 податоци. Ако сакате и надворешна група за колоните B - I, ќе мора да ја креирате рачно како што е објаснето во првиот дел од ова упатство.

Ако вашите резиме колони сепоставено на лево од колоните за детали, постапете на овој начин:

1. Кликнете на мала стрелка во долниот десен агол од групата Outline , кој се нарекува стартер на дијалог-кутија.

   

2. Во полето за дијалог Поставки што се појавува, избришете ги Колоните за резиме десно од деталите и кликнете OK .

   

Потоа, користете ја функцијата Автоматски преглед како што е објаснето погоре, и ќе го добиете следниот резултат:

Како да скриете и прикажете групирани колони

Во зависност од тоа колку групи сакате да прикриете или прикажете, користете една од долунаведените техники.

Скриј и прикажи одредена група колони

• За скриј податоците во одредена група, кликнете на знакот минус (-) за групата.
• За да се прикажат податоците во одредена група, кликнете на знакот плус (+) за групата.

Проширете или соберете ја целата преглед до дадено ниво

За да го скриете или прикажете целиот преглед на одредено ниво, кликнете на соодветното о tline број.

На пример, ако вашиот преглед има три нивоа, можете да ги скриете сите групи од второто ниво со кликнување на бројот 2. За да ги проширите сите групи, кликнете на бројот 3.

Скриј и прикажи ги сите групирани податоци

• За да ги скриете сите групи, кликнете на бројот 1. Ова ќе го прикаже најниското ниво на детали.
• За да се прикажат сите податоци , кликнете на највисокиот прегледен број. Зана пример, ако имате четири нивоа, кликнете на бројот 4.

Нашиот сет на примерок има 3 нивоа на преглед:

Ниво 1 - покажува само Ставки и Голем Вкупно (колони A и J) додека ги крие сите средни колони.

Ниво 2 – покрај нивото 1, ги прикажува и вкупните Q1 и Q2 (колони E и I).

Ниво 3 - ги прикажува сите податоци.

Како да копирате само видливи колони

Откако ќе скриете некои групи колони, можеби ќе сакате да ја копирате прикажани податоци на друго место. Проблемот е во тоа што со истакнување на наведените податоци на вообичаен начин се избираат сите податоци, вклучувајќи ги и скриените колони.

За да изберете и копирате само видливи колони, ова е она што треба да го направите:

1. Користете ги контурите симболи за да ги скриете колоните што не сакате да се копираат.
2. Изберете ги видливите колони со помош на глувчето.
3. На картичката Дома , во групата Уредување , кликнете Најди & засилувач; Изберете > Оди во .
4. Во полето за дијалог Оди во специјално , изберете Само видливи ќелии и кликнете Во ред .

   

5. Сега кога ги имате избрано само видливите ќелии, притиснете Ctrl + C за да ги копирате.
6. Кликнете на одредишната ќелија и притиснете Ctrl + V за да ги залепите копираните податоци.

Како да ги одгрупирате колоните во Excel

Microsoft Excel обезбедува опција за отстранување на сите групирања одеднаш или одгрупирање само одредени колони.

Како да го отстраните целиот преглед

За да ги отстраните ситегрупирања во исто време, одете во табулаторот Податоци > Outline , кликнете на стрелката под Одгрупирај , а потоа кликнете Исчисти преглед .

Забелешки:

• Со бришењето на контурите се отстрануваат само симболите на контурите; не брише никакви податоци.
• Ако некои групи на колони се соборени додека се брише контурите, тие колони може да останат скриени откако ќе се отстрани контурата. За да се прикажат податоците, рачно вратете ги колоните.
• Откако ќе се исчисти прегледот, не е можно да се врати со Врати. Ќе треба повторно да го креирате прегледот од нула.

Како да одгрупирате одредени колони

За да отстраните групирање за одредени колони без да го отстраните целиот преглед, ова се чекорите што треба да ги извршите:

1. Изберете ги редовите што сакате да ги одгрупирате. За ова, можете да го задржите копчето Shift додека кликнувате на копчето плус (+) или минус (-) за групата.
2. На картичката Податоци , во Контур Групата и кликнете на копчето Одгрупирај . Или притиснете ги заедно копчињата Shift + Alt + левата стрелка, што е кратенка за одгрупирање во Excel.

   

Така се групираат и автоматски се оцртуваат колоните во Excel. Ви благодарам што прочитавте и се надевам дека ќе се видиме на нашиот блог следната недела.