De tutorial bekijkt hoe u kolommen in Excel handmatig kunt groeperen en hoe u de functie Auto Outline kunt gebruiken om kolommen automatisch te groeperen.

Als u zich overweldigd of verward voelt door de uitgebreide inhoud van uw werkblad, kunt u kolommen in groepen indelen om gemakkelijk verschillende delen van uw blad te verbergen en te tonen, zodat alleen de relevante informatie zichtbaar is.

Kolommen groeperen in Excel

Wanneer u kolommen in Excel groepeert, kunt u dit het beste handmatig doen, omdat de functie Automatisch uitlijnen vaak controversiële resultaten oplevert.

Opmerking. Zorg ervoor dat uw werkblad geen verborgen kolommen heeft om onjuiste groepering te voorkomen.

Voer de volgende stappen uit om kolommen in Excel te groeperen:

1. Selecteer de kolommen die u wilt groeperen, of ten minste één cel in elke kolom.
2. Op de Gegevens tabblad, in de Schets groep, klik op de Groep of gebruik de sneltoets Shift + Alt + Pijl naar rechts.
3. Als u cellen hebt geselecteerd in plaats van hele kolommen, wordt de Groep Er verschijnt een dialoogvenster waarin u precies kunt aangeven wat u wilt groeperen. Uiteraard kiest u voor Kolommen en klik op OK .

Om te zien hoe het in de praktijk werkt, groeperen we alle tussenliggende kolommen in de onderstaande dataset. Hiervoor markeren we de kolommen B tot en met I, en klikken op Groep :

Zo ontstaat de schets van niveau 1 zoals hieronder afgebeeld:

Door te klikken op het minteken (-) bovenaan de groep of op het contournummer 1 in de linkerbovenhoek worden alle kolommen binnen de groep verborgen:

Geneste kolomgroepen maken

Binnen elke groep kunt u meerdere groepen schetsen op innerlijke niveaus. Om een innerlijke, geneste groep van kolommen te maken, is dit wat u moet doen:

1. Selecteer de kolommen die in de binnenste groep moeten worden opgenomen.
2. Op de Gegevens tabblad, in de Schets groep, klik Groep Of druk op de sneltoets Shift + Alt + Pijl naar rechts.

In onze dataset selecteren we, om de Q1-gegevens te groeperen, de kolommen B tot en met D en klikken we op Groep :

Op dezelfde manier kunt u Q2-gegevens (kolommen F t/m H) groeperen.

Opmerking. aangrenzende kolommen kunnen worden gegroepeerd, moet u de bovenstaande stappen voor elke binnengroep afzonderlijk herhalen.

Daardoor hebben we nu 2 niveaus van groepering:

• Buitenste groep (niveau 1) - kolommen B tot en met I
• Twee binnenste groepen (niveau 2) - kolommen B - D en F - H.

Door te klikken op de min (-) knop boven de binnenste groep wordt alleen die specifieke groep ingekrompen. Door te klikken op het cijfer 2 in de linkerbovenhoek worden alle groepen van dit niveau ingekrompen:

Om de verborgen gegevens weer zichtbaar te maken, kunt u de kolomgroep uitbreiden door op de plusknop (+) te klikken. Of u kunt alle groepen op een bepaald niveau uitbreiden door op het contournummer te klikken.

Tips en opmerkingen:

• Om de contourbalken en cijfers snel te verbergen of te tonen, drukt u de toetsen Ctrl + 8 samen in. Als u de sneltoets voor de eerste keer indrukt, worden de contoursymbolen verborgen, als u er nogmaals op drukt, wordt de contour opnieuw weergegeven.
• Indien de contoursymbolen niet verschijnen in uw Excel, controleer dan of de Toon omlijningssymbolen indien een omlijning wordt toegepast selectievakje is ingeschakeld in uw instellingen: Bestand tab> Opties > Categorie geavanceerd .

Hoe automatisch kolommen omlijnen in Excel

Microsoft Excel kan ook automatisch een kolommenoverzicht maken. Dit werkt met het volgende voorbehoud:

• Er zouden geen lege kolommen in uw dataset moeten zijn. Als die er zijn, verwijdert u ze zoals beschreven in deze gids.
• Rechts van elke groep detailkolommen moet een overzichtskolom met formules staan.

In onze dataset zijn er 3 samenvattende kolommen zoals hieronder getoond:

Doe het volgende om kolommen in Excel automatisch te omlijnen:

1. Selecteer de dataset of een enkele cel daarin.
2. Op de Gegevens tabblad, klik op de pijl hieronder Groep en klik dan op Auto overzicht .

In ons geval is de Auto overzicht De functie heeft twee groepen gemaakt voor de gegevens van Q1 en Q2. Als u ook een buitenste groep wilt voor de kolommen B - I, moet u die handmatig maken, zoals uitgelegd in het eerste deel van deze zelfstudie.

Als uw samenvattende kolommen zijn geplaatst aan de links van de detailkolommen, ga zo te werk:

1. Klik op een kleine pijl in de rechterbenedenhoek van het Schets groep, die de dialoogvenster launcher wordt genoemd.

   

2. In de Instellingen dialoogvenster dat verschijnt, verwijdert u de Samenvattende kolommen rechts van de details en klik op OK .

   

Gebruik daarna de Auto overzicht functie zoals hierboven uitgelegd, en je krijgt het volgende resultaat:

Hoe gegroepeerde kolommen verbergen en tonen

Afhankelijk van hoeveel groepen u wilt bedekken of weergeven, gebruikt u een van de onderstaande technieken.

Een bepaalde kolomgroep verbergen en tonen

• Naar verberg de gegevens binnen een bepaalde groep, klik op het minteken (-) voor de groep.
• Naar Toon de gegevens binnen een bepaalde groep, klik op het plusteken (+) voor de groep.

De hele schets uitvouwen of samenvouwen tot een bepaald niveau

Om de gehele contour tot een bepaald niveau te verbergen of te tonen, klikt u op het overeenkomstige contournummer.

Als uw overzicht bijvoorbeeld drie niveaus heeft, kunt u alle groepen van het tweede niveau verbergen door te klikken op het cijfer 2. Om alle groepen uit te breiden, klikt u op het cijfer 3.

Alle gegroepeerde gegevens verbergen en tonen

• Om alle groepen te verbergen, klikt u op het cijfer 1. Dit toont het laagste detailniveau.
• Om alle gegevens weer te geven, klikt u op het hoogste contournummer. Als u bijvoorbeeld vier niveaus hebt, klikt u op het nummer 4.

Onze voorbeelddataset heeft 3 contourniveaus:

Niveau 1 - toont alleen Items en Totaal (kolommen A en J) terwijl alle tussenliggende kolommen worden verborgen.

Niveau 2 - toont naast niveau 1 ook de totalen van Q1 en Q2 (kolommen E en I).

Niveau 3 - toont alle gegevens.

Hoe alleen zichtbare kolommen kopiëren

Nadat u enkele kolomgroepen hebt verborgen, wilt u misschien de weergegeven gegevens ergens anders naartoe kopiëren. Het probleem is dat het markeren van de geschetste gegevens op de gebruikelijke manier alle gegevens selecteert, inclusief de verborgen kolommen.

Om alleen zichtbare kolommen te selecteren en te kopiëren, moet u het volgende doen:

1. Gebruik de omlijningssymbolen om de kolommen te verbergen die u niet wilt kopiëren.
2. Selecteer de zichtbare kolommen met de muis.
3. Op de Home tabblad, in de Bewerken van groep, klik Vinden & selecteren > Ga naar .
4. In de Ga naar Speciale dialoogvenster, selecteer Alleen zichtbare cellen en klik OK .

   

5. Nu u alleen de zichtbare cellen hebt geselecteerd, drukt u op Ctrl + C om ze te kopiëren.
6. Klik op de bestemmingscel en druk op Ctrl + V om de gekopieerde gegevens te plakken.

Kolommen ontgroepen in Excel

Microsoft Excel biedt een optie om alle groeperingen in één keer te verwijderen of alleen bepaalde kolommen te degroeperen.

Hoe de hele omtrek verwijderen

Om alle groepen tegelijk te verwijderen, ga je naar de Gegevens tab> Schets groep, klik op de pijl onder Ungroup en klik dan op Duidelijk overzicht .

Opmerkingen:

• Outline wissen verwijdert alleen de outline symbolen; er worden geen gegevens gewist.
• Als sommige kolomgroepen werden samengevouwen tijdens het wissen van de contouren, kunnen die kolommen verborgen blijven nadat de contouren zijn verwijderd. Om de gegevens weer te geven, maakt u de kolommen handmatig ongedaan.
• Als de omtrek eenmaal is gewist, is het niet meer mogelijk deze terug te krijgen met Ongedaan maken. U zult de omtrek opnieuw moeten maken.

Hoe specifieke kolommen te degroeperen

Om groepering voor bepaalde kolommen te verwijderen zonder de hele outline te verwijderen, moet u de volgende stappen uitvoeren:

1. Selecteer de rijen die u wilt hergroeperen. Hiervoor kunt u de Shift-toets ingedrukt houden terwijl u op de plus (+) of min (-) knop voor de groep klikt.
2. Op de Gegevens tabblad, in de Schets groep, en klik op de Ungroup Of druk samen op de toetsen Shift + Alt + Pijl naar links, de sneltoets voor het opheffen van groepen in Excel.

   

Dat is hoe u kolommen in Excel kunt groeperen en automatisch kunt omlijnen. Ik dank u voor het lezen en hoop u volgende week op onze blog te zien.