Innholdsfortegnelse
Når du jobber med store Google-regneark, er sjansen stor for at du konstant filtrerer tabellen for kun å se og vurdere bestemt informasjon.
Ville det ikke være best å dele opp denne informasjonen i flere separate ark eller regneark ( filer) i Disk? Personlig synes jeg det er veldig praktisk å ha hvert ark viet til sine egne ting – enten det er navn, nummer, dato osv. Enn si den nye muligheten til å dele kun relatert informasjon med andre mennesker.
Hvis det er målet ditt, la oss dele arkene og regnearkene våre sammen. Velg måten du vil få dataene dine på og følg trinnene som er beskrevet der.
Del ett ark basert på kolonneverdier
Se for deg dette: du sporer utgifter i en Google Ark dokument. Hver dag skriver du inn datoen, beløpet brukt og kategorien. Tabellen vokser, så det gir mer og mer mening å dele tabellen etter kategori:
La oss vurdere alternativene dine.
Del opp et ark i forskjellige ark i filen
Hvis det er greit å ha flere ark (hver med sin egen kategori) i ett Google-regneark, vil to funksjoner hjelpe.
Eksempel 1. FILTER-funksjon
FILTER-funksjonen vil mest sannsynlig komme til tankene dine først. Den filtrerer området ditt etter en bestemt betingelse og returnerer bare de relaterte verdiene som om du deler arket etter vanlige verdier:
FILTER(område, betingelse1, [betingelse2, ...])Merk. Jegvil ikke dekke grunnleggende funksjoner her siden FILTER allerede eier opplæringen på bloggen vår.
La meg starte med å ta med alle utgifter til Eating Out til et annet ark.
Jeg oppretter et nytt ark i regnearket mitt først, og skriver inn følgende formel der:
=FILTER(Sheet1!A2:G101,Sheet1!B2:B101 = "Eating Out")
Som du kan se, tar jeg bokstavelig talt alle eksisterende poster fra det originale arket mitt — Sheet1!A2:G101 — og plukker bare ut de som har Eating Out i kolonne B — Sheet1!B2:B101 = "Eating Out" .
Som du kanskje allerede har tenkt, må du opprette så mange ark manuelt som det er kategorier å dele etter og justere en formel for hvert nytt ark. Hvis det ikke er syltetøyet ditt, finnes det en mye mer effektiv formelfri måte å dele et ark på. Gå gjerne rett til den.
Eksempel 2. QUERY-funksjon
Den neste er funksjonen du kanskje ikke har hørt om — QUERY. Jeg har også snakket om det på bloggen vår. Det er som Nathan i det ukjente vannet i Google Sheets — tar for seg det umulige :) Ja, deler til og med opp arket etter vanlige verdier!
QUERY(data, query, [headers])Merk. Den bruker et særegent språk (ligner kommandoer i SQL), så hvis du ikke har brukt det før, sørg for å sjekke ut denne artikkelen om det.
Så hvordan ser QUERY-formelen ut slik at den kan få alle utgifter til Eating Out ?
=QUERY(Sheet1!A1:G101,"select * where B = 'Eating Out'")
Logikken er den samme:
- den ser påhele området fra kildearket mitt — Ark1!A1:G101
- og velger alle de der verdien i kolonne B er lik Eating Out — "velg * hvor B = 'Eating Out'"
Akk, mange manuelle forberedelser her også: du må fortsatt legge til et nytt ark for hver kategori og skrive inn en ny formel der.
Hvis du ikke vil bry deg med formler i det hele tatt, er det dette tillegget – Split Sheet – som vil gjøre alt for deg. Ta en titt nedenfor.
Del opp arket ditt i flere ark i en annen fil
Hvis du ikke vil generere flere ark i ett regneark, er det et alternativ for å dele opp arket og legge inn resulterer i en annen fil.
Duoen QUERY + IMPORTRANGE vil hjelpe.
La oss se. Jeg oppretter et nytt regneark i Disk og skriver inn formelen min der:
=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI","Sheet1!A1:G101"),"select * where Col2 = 'Eating Out'")
- QUERY gjør det samme som jeg nevnte ovenfor: det går til den opprinnelige tabellen min og tar de radene der B inneholder Eating Out . Som om du deler bordet!
- Hva er det med IMPORTRANGE da? Vel, den originale tabellen min er i et annet dokument. IMPORTRANGE er som en nøkkel som åpner den filen og tar det jeg trenger. Uten den vil QUERY ikke bestå :)
Tips. Jeg beskrev IMPORTRANGE i detalj tidligere i bloggen vår, ta en titt.
Når du bruker IMPORTRANGE, må du gi den tilgang til å koble den nye filen til den originale ved å trykke påtilsvarende knapp. Ellers får du bare en feilmelding:
Men når du trykker Tillat tilgang , vil alle data lastes inn i løpet av sekunder (vel, eller minutter) hvis det er mye data å hente).
Som du kan se, betyr denne måten at du er klar til å manuelt lage et nytt regneark med de nye arkene inni det, og bygge QUERY + IMPORTRANGE-funksjoner for hver nødvendig verdi.
Hvis dette er for mye, oppfordrer jeg deg til å prøve Split Sheet-tillegget beskrevet nedenfor – jeg lover at du ikke vil angre.
Del opp arket ditt i flere separate regneark uten formler
Neste trinn ville være å dele hver kategori inn i sin egen Google Sheets-fil.
Og jeg vil fokusere på den enkleste brukervennlige måten som finnes — Split Arktillegg. Hovedformålet er å dele opp Google-arket ditt i flere ark/regneark etter verdier i en kolonne du velger.
Alt du trenger for å finjustere finnes i bare ett vindu:
- noen avmerkingsbokser — kolonner å dele etter
- én rullegardinliste — med plasseringer for resultatet
- og etterbehandlingsknappen
Det vil bokstavelig talt ta bare noen få klikk for å sette opp dine krav. Split Sheet vil gjøre resten:
Installer Split Sheet fra Google Sheets-butikken og del opp arkene dine i flere ark eller filer som en proff – på bare noen få klikk og minutter .
Del ett Google-regneark i separat Google Diskfiler etter faner
Noen ganger er det ikke nok å dele opp bare én tabell i flere ark. Noen ganger kan det være lurt å gå lenger og plassere hver tabell (ark/fane) i et separat Google-regneark (fil) i Disk. Heldigvis er det noen måter for det også.
Dupliser regneark og fjern uønskede faner
Denne første løsningen er ganske klønete, men den er fortsatt en løsning.
Tips. Hvis du ikke vil kaste bort tiden din på klønete løsninger, er her en lenke for å bli kjent med den enkleste måten med en gang.
- Finn og velg regnearket du vil dele i Disk:
Tips. Eller til og med opprett en spesiell mappe og flytt alle disse regnearkene dit:
Kopier hver fane til et nytt regneark manuelt
Det er enda en standardløsning – litt mer elegant:
- Åpne regnearket du vil dele opp i flere regneark etter faner.
- Høyreklikk på hvert ark du vil se ien annen fil og velg Kopier til > Nytt regneark :
Tips. Et nytt regneark opprettes rett i Disk, men det vil være uten tittel. Ikke bekymre deg – med hvert ark som kopieres til et nytt regneark, vil du få en lenke for å åpne den filen i en ny fane:
og gi den nytt navn:
Tips. Det er en måte å unngå denne manuelle kopieringen – Sheets Manager-tillegget. Den ser alle arkene i filen og deler dem raskt opp til separate filer i Disk. Jeg introduserer det helt til slutt.
Kopiér områdene ved å bruke IMPORTRANGE-funksjonen
Det er alltid en funksjon for enhver oppgave i Google Regneark, ikke sant? Å dele ett Google-regneark i flere separate regneark etter faner er ikke et unntak. Og IMPORTRANGE-funksjonen er igjen perfekt for oppgaven.
Her er fremgangsmåten for hvert ark i Google Sheets-filen din:
- Start med å lage et nytt regneark i Disk.
- Åpne den, og skriv inn IMPORTRANGE-funksjonen:
=IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ","I quarter!A1:G31")- 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ er en nøkkel fra URL-en til det originale regnearket. Med « en nøkkel » mener jeg den unike blandingen av tegn mellom « //docs.google.com/spreadsheets/d/ » og « /edit#gid=0 ' i URL-linjen som fører til dettebestemt regneark.
- I quarter!A1:G31 er en referanse til et ark og en rekkevidde som jeg ønsker å få til den nye filen min.
- Selvfølgelig vil ikke funksjonen fungere før jeg gir den tilgang til å hente data fra det originale regnearket mitt. Jeg må holde musen over A1 siden den holder IMPORTRANGE, og trykke på den tilsvarende knappen:
Så snart det er gjort, vil formelen trekke og vise data fra kilderegnearket. Du kan gi dette arket et navn og fjerne det samme arket fra den opprinnelige filen.
Gjenta også dette for de resterende fanene.
Sheets Manager-tillegget – flytt raskt flere Google-ark til flere nye regneark
Mens alle de nevnte måtene løser opp løsningen bit for bit og krever mange manipulasjoner, la meg trekke et annet, den raskeste og enkleste måten å dele regnearket ut av verktøybeltet mitt.
Sheets Manager-tillegget viser alle arkene på sidefeltet og gir en knapp for hver handling. Ja, inkludert å dele regnearket etter ark i flere forskjellige filer i Disk.
Installer det og du trenger bare å gjøre to ting:
- Velg alle ark (på tillegget -på sidefeltet) som ikke lenger hører hjemme i det åpne regnearket ditt.
Tips. Trykk Shift for å velge sammenhengende ark og Ctrl for individuelle ark. Eller bruk avmerkingsboksene ved siden av arknavnene.
- Og klikk bare ett alternativ: Flytt til > Flere nye regneark :
Tillegget klipper ut arkene fra det nåværende regnearket og limer dem inn i nye regneark i Disk. Du finner disse filene i en mappe oppkalt etter den opprinnelige filen:
Sheets Manager vil også informere deg med en resultatmelding og gi deg en lenke for å åpne den nye mappen med del ark i en ny nettleserfane med en gang:
Og det var det!
Du trenger ikke å bygge formler og kopiere og lime dem inn, lage nye filer manuelt på forhånd osv. Tillegget gjør alt for deg når du klikker på den tilsvarende knappen.
Få det fra Google Sheets-butikken som ett enkelt verktøy eller som en del av Power Tools sammen med 30+ andre ganger- sparere for regneark.
Håper disse løsningene vil hjelpe deg! Ellers møter jeg deg i kommentarfeltet nedenfor ;)
