Opplæringen forklarer hvordan du gjør datavalidering i Excel: lag en valideringsregel for tall, datoer eller tekstverdier, lag datavalideringslister, kopier datavalidering til andre celler, finn ugyldige oppføringer, fiks og fjern datavalidering .

Når du setter opp en arbeidsbok for brukerne dine, vil du kanskje ofte kontrollere informasjon som legges inn i bestemte celler for å sikre at alle datainnføringer er nøyaktige og konsistente. Blant annet kan det være lurt å tillate bare bestemte datatyper som tall eller datoer i en celle, eller begrense antall til et bestemt område og tekst til en gitt lengde. Du vil kanskje til og med gi en forhåndsdefinert liste over akseptable oppføringer for å eliminere mulige feil. Excel-datavalidering lar deg gjøre alle disse tingene i alle versjoner av Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 og lavere.

Hva er datavalidering i Excel?

Excel-datavalidering er en funksjon som begrenser (validerer) brukerinndata til et regneark. Teknisk sett lager du en valideringsregel som styrer hva slags data som kan legges inn i en bestemt celle.

Her er bare noen få eksempler på hva Excels datavalidering kan gjøre:

• Tillat bare numeriske - eller tekst -verdier i en celle.
• Tillat bare tall innenfor et spesifisert område .
• Tillat data oppføringer av en spesifikk lengde .
• Begrens datoer og klokkeslett utenfor en gitt-knappen, og klikk deretter OK .



Tips:

1. For å fjerne datavalidering fra alle cellene på gjeldende ark, bruk Finn & Velg funksjon for å velge alle de validerte cellene.
2. For å fjerne en bestemt datavalideringsregel , velg en celle med den regelen, åpne dialogvinduet Datavalidering , merk av for Bruk disse endringene på alle andre celler med de samme innstillingene , og klikk deretter på Slett alt -knappen.

Som du ser, er standarden metoden er ganske rask, men krever noen få museklikk, ingen big deal så langt jeg er bekymret. Men hvis du foretrekker å jobbe med tastaturet fremfor en mus, kan du finne følgende tilnærming tiltalende.

Metode 2: Lim inn spesielt for å slette regler for datavalidering

De jure er Excel Paste Special designet for å lime inn spesifikke elementer i kopierte celler. De facto kan den gjøre mange flere nyttige ting. Blant annet kan den raskt fjerne datavalideringsregler i et regneark. Slik gjør du:

1. Velg en tom celle uten datavalidering, og trykk Ctrl + C for å kopiere den.
2. Velg cellene du vil fjerne datavalidering fra.
3. Trykk Ctrl + Alt + V , deretter N , som er snarveien for Lim inn spesial > Datavalidering .
4. Trykk Enter . Ferdig!

Excel-datavalideringstips

Nå som du vet det grunnleggende om datavalidering i Excel, la megdel noen tips som kan gjøre reglene dine mye mer effektive.

Excel-datavalidering basert på en annen celle

I stedet for å skrive verdier direkte i kriterieboksene, kan du skrive dem inn i noen celler, og referer deretter til disse cellene. Hvis du bestemmer deg for å endre valideringsbetingelsene senere, vil du ganske enkelt skrive inn nye tall på arket, uten å måtte redigere regelen.

For å angi en cellereferanse , skriv den enten inn i boksen med et likhetstegn foran, eller klikk på pilen ved siden av boksen, og velg deretter cellen med musen. Du kan også klikke hvor som helst i boksen, og deretter velge cellen på arket.

For å tillate et hvilket som helst heltall annet enn tallet i A1, velg ikke lik kriterier i boksen Data og skriv inn =$A$1 i boksen Verdi :



For å ta et skritt videre kan du angi en formel i den refererte cellen, og få Excel til å validere inndata basert på den formelen.

For å begrense brukere til å angi datoer etter dagens dato, skriv inn =TODAY() -formelen i en celle, si B1, og sett deretter opp en datovalideringsregel basert på den cellen:



Eller du kan skrive inn =TODAY() -formelen direkte i Startdato boks, som vil ha samme effekt.

Formelbaserte valideringsregler

I situasjoner der det ikke er mulig å definere et ønsket valideringskriterium basert på en verdi eller cellereferanse, kan du uttrykke det ved hjelp av en formel.

For å begrense oppføringen til minimums- og maksimumsverdiene i den eksisterende listen over tall, for eksempel A1:A10, bruk følgende formler:

=MIN($A$1:$A$10)

=MAX($A$1:$A$10)



Vær oppmerksom på at vi låser området ved å bruke $-tegnet (absolutte cellereferanser) slik at vår Excel-valideringsregel fungerer riktig for alle valgte celler.

Hvordan finne ugyldige data på arket

Selv om Microsoft Excel tillater bruk av datavalidering på celler som allerede har data i dem, vil det ikke varsle deg hvis noen av de eksisterende verdiene oppfyller ikke valideringskriteriene.

For å finne ugyldige data som hadde kommet inn i regnearkene dine før du la til datavalidering, gå til Data -fanen og klikk Datavalidering > Sirkel ugyldige data .



Dette vil fremheve alle celler som ikke oppfyller valideringskriteriene:



Så snart du korrigerer en ugyldig oppføring, vil sirkelen forsvinne automatisk. For å fjerne alle kretser, gå til Data -fanen og klikk Datavalidering > Tøm valideringssirkler .

Hvordan beskytte et regneark med datavalidering

Hvis du ønsker å beskytte regnearket eller arbeidsboken med passord, må du først konfigurere de ønskede datavalideringsinnstillingene, og deretter beskytte arket. Det er viktig at du låser opp validerte celler før du beskytterregnearket, ellers vil ikke brukerne dine kunne legge inn data i disse cellene. For detaljerte retningslinjer, se Hvordan låse opp bestemte celler på et beskyttet ark.

Hvordan dele en arbeidsbok med datavalidering

For å tillate flere brukere å samarbeide om arbeidsboken, sørg for å del arbeidsboken etter at du har utført datavalidering. Etter å ha delt arbeidsboken vil datavalideringsreglene fortsette å fungere, men du vil ikke kunne endre dem, og heller ikke legge til nye regler.

Excel-datavalidering fungerer ikke

Hvis datavalidering er ikke ikke fungerer ordentlig i regnearkene dine, er det mest sannsynlig på grunn av en av følgende årsaker.

Se også: Legg til rader i Google Regneark, slett, frys eller lås opp linjer

Datavalidering fungerer ikke for kopierte data

Datavalidering i Excel er laget for å forby skrive ugyldige data direkte i en celle, men det kan ikke stoppe brukere fra å kopiere ugyldige data. Selv om det ikke er noen måte å deaktivere kopier/lim inn snarveier (annet enn ved å bruke VBA), kan du i det minste forhindre kopiering av data ved å dra og slippe celler. For å gjøre dette, gå til Fil > Alternativer > Avansert > Redigeringsalternativer , og fjern feltet Aktiver fyll håndtak og celle dra-og-slipp -avmerkingsboksen.



Excel-datavalidering er utilgjengelig i celleredigeringsmodus

Datavalideringskommandoen er utilgjengelig (grå ut) hvis du legger inn eller endrer data i en celle. Etter at du er ferdig med å redigere cellen,trykk Enter eller Esc for å gå ut av redigeringsmodusen, og foreta deretter datavalidering.

Datavalidering kan ikke brukes på en beskyttet eller delt arbeidsbok

Selv om de eksisterende valideringsreglene fortsetter å fungere i beskyttet og delt arbeidsbøker, er det ikke mulig å endre datavalideringsinnstillinger eller sette opp nye regler. For å gjøre dette, opphev deling og/eller opphev beskyttelsen av arbeidsboken din først.

Feil datavalideringsformler

Når du utfører formelbasert datavalidering i Excel, er det tre viktige ting å sjekke:

• En valideringsformel returnerer ikke feil.
• En formel refererer ikke til tomme celler.
• Det brukes passende cellereferanser.

For mer informasjon, vennligst se Egendefinert datavalideringsregel fungerer ikke.

Manuell omberegning er slått på

Hvis den manuelle beregningsmodusen er slått på i Excel, kan uberegnede formler forhindre at data blir validert riktig . For å endre Excel-beregningsalternativet tilbake til automatisk, gå til Formler -kategorien > Beregning -gruppen, klikk på Beregningsalternativer -knappen og klikk deretter Automatisk .

For mer informasjon, se Automatisk beregning vs. Manuell beregning.

Det er slik du legger til og bruker datavalidering i Excel. Jeg takker for at du leser og håper å se deg på bloggen vår neste uke!

område .
• Begrens oppføringer til et utvalg fra en rullegardinliste .
• Valider en oppføring basert på en annen celle .
• Vis en inndatamelding når brukeren velger en celle.
• Vis en advarselsmelding når feil data er lagt inn.
• Finn feil oppføringer i validerte celler.

Du kan for eksempel sette opp en regel som begrenser dataregistrering til 4-sifrede tall mellom 1000 og 9999. Hvis brukeren skriver noe annet, Excel vil vise et feilvarsel som forklarer hva de har gjort feil:

Hvordan gjøre datavalidering i Excel

For å legge til data validering i Excel, utfør følgende trinn.

1. Åpne dialogboksen Datavalidering

Velg én eller flere celler som skal valideres, gå til kategorien Data > Dataverktøy og klikk på Data Validering -knapp.

Du kan også åpne dialogboksen Datavalidering ved å trykke Alt > D > L , med hver tast trykket separat.

2. Opprett en Excel-valideringsregel

I kategorien Innstillinger definerer du valideringskriteriene i henhold til dine behov. I kriteriene kan du angi hvilket som helst av følgende:

• Verdier - skriv inn tall i kriterieboksene som vist i skjermbildet nedenfor.
• Cellereferanser - lag en regel basert på en verdi eller formel i en annen celle.
• Formler - tillat å uttrykke merkomplekse forhold som i dette eksempelet.

Som et eksempel, la oss lage en regel som begrenser brukere til å angi et helt tall mellom 1000 og 9999:

Med valideringsregelen konfigurert, klikk enten OK for å lukke vinduet Datavalidering eller bytt til en annen fane for å legge til en inndatamelding eller/og feilvarsel.

3. Legg til en inndatamelding (valgfritt)

Hvis du vil vise en melding som forklarer brukeren hvilke data som er tillatt i en gitt celle, åpner du kategorien Inndatamelding og gjør følgende:

• Sørg for at boksen Vis inndatamelding når celle er valgt er merket.
• Skriv inn tittelen og teksten til meldingen i de tilsvarende feltene.
• Klikk OK for å lukke dialogvinduet.

Så snart brukeren velger den validerte cellen, vil følgende melding dukke opp:

4. Vis et feilvarsel (valgfritt)

I tillegg til inndatameldingen kan du vise ett av følgende feilvarsel når ugyldige data legges inn i en celle.

Varseltype	Beskrivelse
Stopp (standard)	Den strengeste varslingstypen som hindrer brukere i å legge inn ugyldige data. Du klikker Prøv på nytt for å skrive inn en annen verdi eller Avbryt for å fjerne oppføringen.
Advarsel	Advarer brukere om at dataene er ugyldige, men ikkehindre inntasting. Du klikker Ja for å legge inn den ugyldige oppføringen, Nei for å redigere den, eller Avbryt for å fjerne oppføringen.
Informasjon	Den mest tillatte varslingstypen som bare informerer brukere om en ugyldig dataoppføring. Du klikker OK for å angi den ugyldige verdien eller Avbryt for å fjerne den fra cellen.

For å konfigurere en egendefinert feilmelding, gå til kategorien Feilvarsel og definer følgende parametere:

• Sjekk Vis feilvarsel etter at ugyldige data er angitt -boksen (vanligvis valgt som standard).
• I boksen Stil velger du ønsket varseltype.
• Skriv inn tittelen og teksten til feilmeldingen i den tilsvarende bokser.
• Klikk OK .

Og nå, hvis brukeren angir ugyldige data, vil Excel vise en spesiell varsel som forklarer feilen (som vist i begynnelsen av denne opplæringen).

Merk. Hvis du ikke skriver inn din egen melding, vil standard stoppvarsel med følgende tekst vises: Denne verdien samsvarer ikke med datavalideringsbegrensningene som er definert for denne cellen .

Eksempler på Excel-datavalidering

Når du legger til en datavalideringsregel i Excel, kan du velge en av de forhåndsdefinerte innstillingene eller spesifisere egendefinerte kriterier basert på din egen valideringsformel. Nedenfor vil vi diskutere hvert av de innebygde alternativene, og neste uke vil vivil se nærmere på Excel-datavalidering med egendefinerte formler i en egen opplæring.

Som du allerede vet, er valideringskriteriene definert i kategorien Innstillinger i Datavalidering -dialogboksen ( Data -fanen > Datavalidering ).

Hele tall og desimaler

For å begrense dataregistrering til en helt tall eller desimal , velg det tilsvarende elementet i boksen Tillat . Og velg deretter ett av følgende kriterier i Data -boksen:

• Lik med eller ikke lik det angitte tallet
• Større enn eller mindre enn det angitte tallet
• Mellom de to tallene eller ikke mellom for å ekskludere dette tallområdet

Dette er for eksempel hvordan du oppretter en Excel-valideringsregel som tillater ethvert heltall større enn 0:

Dato- og klokkeslettvalidering i Excel

For å validere datoer, velg Dato i Tillat -boksen, og velg deretter et passende kriterium i Data boks. Det er ganske mange forhåndsdefinerte alternativer å velge mellom: tillat bare datoer mellom to datoer, lik, større enn eller mindre enn en bestemt dato, og mer.

Tilsvarende, for å validere tider, velg Tid i boksen Tillat , og definer deretter de nødvendige kriteriene.

For eksempel for å tillate bare datoer mellom Startdato i B1 og Sluttdato i B2, bruk denne Exceldatovalideringsregel:

For å validere oppføringer basert på dagens data og gjeldende tid, lag dine egne datavalideringsformler som vist i disse eksemplene:

• Valider datoer basert på dagens dato
• Valider klokkeslett basert på gjeldende tid

Tekstlengde

For å tillate datainntasting av en bestemt lengde, velg Tekst lengde i Tillat -boksen, og velg valideringskriteriene i samsvar med forretningslogikken din.

For å begrense inntastingen til 10 tegn, lag for eksempel denne regelen:

Merk. Alternativet Tekstlengde begrenser antall tegn, men ikke datatypen, noe som betyr at regelen ovenfor vil tillate både tekst og tall under henholdsvis 10 tegn eller 10 sifre.

Excel-datavalideringsliste (rullegardin)

For å legge til en rullegardinliste med elementer til en celle eller en gruppe med celler, velg målcellene og gjør følgende:

1. Åpne Datavalidering -dialogboksen ( Data -fanen > Datavalidering ).
2. I kategorien Innstillinger velger du Liste i boksen Tillat .
3. I boksen Kilde skriver du inn elementene i Excel-valideringslisten, atskilt med komma. For å begrense brukerinndata til tre valg, skriv for eksempel Ja, Nei, N/A .
4. Sørg for at boksen In-cell dropdown er valgt i for at rullegardinpilen skal vises ved siden av cellen.
5. Klikk OK .

Den resulterende Excel-datavalideringslisten vil se slik ut:

Merk. Vær forsiktig med Ignorer blank -alternativet, som er valgt som standard. Hvis du oppretter en rullegardinliste basert på et navngitt område som har minst én tom celle, kan du velge denne avmerkingsboksen for å legge inn en hvilken som helst verdi i den validerte cellen. I mange situasjoner er det også sant for valideringsformler: hvis en celle det refereres til i formelen er tom, vil enhver verdi tillates i den validerte cellen.

Andre måter å lage en datavalideringsliste i Excel

Å levere kommaseparerte lister direkte i Kilde -boksen er den raskeste måten som fungerer bra for små rullegardiner som neppe vil endre seg. I andre scenarier kan du fortsette med en av følgende måter:

• Rullegardinliste for datavalidering fra en rekke celler
• Dynamisk datavalideringsliste fra et navngitt område
• Dynamisk datavalideringsliste fra Excel-tabell
• Cascading (avhengig) rullegardinliste

Egendefinerte datavalideringsregler

I tillegg til innebygd Excel-datavalidering regler diskutert i denne opplæringen, kan du lage egendefinerte regler med dine egne datavalideringsformler. Her er bare noen få eksempler:

• Tillat bare tall
• Tillat kun tekst
• Tillat tekst som begynner med spesifikke tegn
• Tillat bare unike oppføringer ogikke tillat duplikater

For flere eksempler, se Egendefinerte regler og formler for datavalidering.

Hvordan redigerer du datavalidering i Excel

For å endre en Excel-valideringsregel, utfør disse trinnene:

1. Velg en av de validerte cellene.
2. Åpne Datavalidering -dialogboksen ( Data -fanen > Datavalidering ).
3. Gjør de nødvendige endringene.
4. Velg avmerkingsboksen Bruk disse endringene på alle andre celler med de samme innstillingene for å kopiere endringer du har gjort i alle andre celler med de opprinnelige valideringskriteriene.
5. Klikk OK for å lagre endringene.

Du kan for eksempel redigere Excel-datavalideringsliste ved å legge til eller fjerne elementer fra Kilde -boksen, og få disse endringene brukt på alle andre celler som inneholder den samme rullegardinlisten:

Hvordan kopiere Excel-datavalideringsregel til andre celler

Hvis du har konfigurert datavalidering for én celle og ønsker å validere andre celler med de samme kriteriene, må du u trenger ikke å gjenopprette regelen fra bunnen av.

For å kopiere valideringsregelen i Excel, utfør disse 4 raske trinnene:

1. Velg cellen som valideringen til regelen gjelder og trykk Ctrl + C for å kopiere den.
2. Velg andre celler du vil validere. For å velge ikke-tilstøtende celler, trykk og hold Ctrl-tasten mens du velger cellene.
3. Høyreklikk på utvalget, klikk Lim innSpesiell , og velg deretter alternativet Validering .

   Alternativt kan du trykke på Lim inn spesiell > Validering -snarveien: Ctrl + Alt + V , deretter N .

4. Klikk OK .

Tips. I stedet for å kopiere datavalidering til andre celler, kan du konvertere datasettet til en Excel-tabell. Etter hvert som du legger til flere rader i tabellen, vil Excel automatisk bruke valideringsregelen din på nye rader.

Hvordan finne celler med datavalidering i Excel

For raskt å finne alle validerte celler i gjeldende regneark, gå til kategorien Hjem > Redigering -gruppen, og klikk på Finn & Velg > Datavalidering :

Dette vil velge alle celler som har noen datavalideringsregler brukt på dem:

Hvordan fjerne datavalidering i Excel

Samlet sett er det to måter å fjerne validering i Excel på: standardtilnærmingen designet av Microsoft og den musefrie teknikken utviklet av Excel nerder som aldri ville tatt hendene fra tastaturet med mindre det er absolutt nødvendig (f.eks. for å ta en kopp kaffe :)

Metode 1: Vanlig måte å fjerne datavalidering på

Vanligvis, for å fjerne datavalidering i Excel-regneark fortsetter du med disse trinnene:

1. Velg cellen(e) med datavalidering.
2. I kategorien Data klikker du på Datavalidering -knappen.
3. I kategorien Innstillinger klikker du på Slett alt