Se il vostro lavoro prevede la corrispondenza d'affari, allora sicuramente scriverete lettere di richiesta Si può trattare di una richiesta di lavoro, di una promozione o di un incontro, di una richiesta di informazioni o di referenze, di una lettera di favore o di referenze caratteriali. Queste lettere sono difficili da scrivere e ancora di più da scrivere in modo tale da incoraggiare i destinatari a rispondere volentieri e con entusiasmo.

Per quanto riguarda lettere di richiesta di denaro Se vi capita di ricevere richieste di sponsorizzazione, donazione o raccolta fondi, converrete che spesso è necessario un miracolo per ottenere una risposta : ) Naturalmente non posso garantirvi che i nostri consigli e i nostri esempi di lettere faranno il miracolo, ma sicuramente vi faranno risparmiare un po' di tempo e renderanno il vostro lavoro di scrittura meno doloroso.

Suggerimento per risparmiare tempo Se comunicate via e-mail, potete risparmiare ancora più tempo aggiungendo tutti questi esempi di lettere commerciali direttamente al vostro Outlook. E poi, sarete in grado di inviare e-mail commerciali personalizzate su misura con un semplice clic del mouse!

Tutto ciò che serve è il componente aggiuntivo Modelli di e-mail condivisi che potete vedere sulla destra. Una volta inserito in Outlook, non dovrete più digitare le stesse frasi in continuazione.

Basta fare doppio clic sul modello per trovare in un attimo il testo inserito nel corpo del messaggio. Tutta la formattazione, i collegamenti ipertestuali, le immagini e le firme saranno al loro posto!

Non esitate a verificarlo subito; una versione gratuita è disponibile per il download su Microsoft AppStore.

Ebbene, tornando alla scrittura di lettere commerciali, più avanti nell'articolo troverete:

Formato della lettera commerciale

Una lettera commerciale è un modo formale di comunicare e per questo motivo richiede un formato speciale. Se state inviando un'e-mail non vi preoccupate troppo del formato della lettera, ma se state scrivendo una lettera commerciale tradizionale su carta, le raccomandazioni che seguono possono essere utili. È considerata una buona pratica stampare una lettera commerciale su carta bianca standard 8,5" x 11" (215,9 mm x 279,4 mm).

1. Indirizzo del mittente. Di solito si inizia digitando il proprio indirizzo. Nell'inglese britannico, l'indirizzo del mittente è solitamente scritto nell'angolo in alto a destra della lettera, mentre nell'inglese americano l'indirizzo del mittente è posto nell'angolo in alto a sinistra.

   Non è necessario scrivere il nome o il titolo del mittente, in quanto sono inclusi nella chiusura della lettera. Digitare solo l'indirizzo, la città e il codice postale e, facoltativamente, il numero di telefono e l'indirizzo e-mail.

   Se scrivete su carta intestata, saltate questo punto.

   Guarda anche: Ottenere la conferma di consegna via e-mail e leggere la ricevuta in Outlook
2. Data Scrivete la data qualche riga sotto l'intestazione o l'indirizzo di ritorno. Lo standard è di 2-3 righe (da una a quattro righe sono accettabili).
3. Linea di riferimento (opzionale) Se la lettera è legata a qualche informazione specifica, come un riferimento lavorativo o il numero di una fattura, aggiungetelo sotto la data. Se state rispondendo a una lettera, fate riferimento ad essa. Ad esempio,
   • Re: Fattura n. 000987
   • Oggetto: Lettera del 4/1/2014
4. Avvisi di arrivo (facoltativi) Se si desidera includere una nota sulla corrispondenza privata o confidenziale, digitarla sotto la riga di riferimento in maiuscolo, se appropriato, ad esempio PERSONALE o RISERVATO.
5. Indirizzo interno È l'indirizzo del destinatario della lettera commerciale, un privato o un'azienda. È sempre meglio scrivere a una persona specifica dell'azienda a cui si sta scrivendo.

   Lo standard è di 2 righe sotto la voce precedente, ma sono accettabili da una a sei righe.

6. Linea di attenzione (opzionale). Digitare il nome della persona che si sta cercando di contattare. Se il nome della persona è stato scritto nell'Indirizzo interno, saltare la riga Attenzione.
7. Saluto Se conoscete la persona a cui state scrivendo e siete soliti rivolgervi a lei con il nome di battesimo, potete scrivere il nome di battesimo nel saluto, ad esempio: Cara Jane. In tutti gli altri casi, è prassi comune rivolgersi a una persona con il titolo personale e il cognome seguiti da una virgola o dai due punti, ad esempio:
   • Signor Brown:
   • Caro dottor Brown:
   • Cara signora Smith,

   Se non conoscete il nome del destinatario o non siete sicuri di come si scrive, utilizzate uno dei seguenti saluti:

   • Signore
   • Signori
   • Gentile Signore
   • Gentile signore o signora
   • A chi di dovere
8. Oggetto (facoltativo): Lasciate due o tre righe vuote dopo il saluto e scrivete il succo della vostra lettera in maiuscolo, con la parte sinistra in evidenza o centrata. Se avete aggiunto la riga di riferimento (3), la riga dell'oggetto può essere superflua. Ecco alcuni esempi:
   • LETTERA DI REFERENZE
   • LETTERA DI COPERTURA
   • RICHIESTA DI SOSTITUZIONE DEL PRODOTTO
   • RICHIESTA DI LAVORO
9. Corpo Questa è la parte principale della lettera, solitamente composta da 2 - 5 paragrafi, con una riga vuota tra un paragrafo e l'altro. Nel primo paragrafo, scrivete un'apertura amichevole e poi dichiarate il vostro punto principale. Nei paragrafi successivi, fornite le informazioni di base e i dettagli di supporto. Infine, scrivete il paragrafo conclusivo in cui ribadite lo scopo della lettera e chiedete un'azione, sePer maggiori dettagli si vedano i consigli su come scrivere lettere commerciali persuasive.
10. Chiusura. Come sapete, esistono alcune chiusure complementari generalmente accettate. Quale scegliere dipende dal tono della vostra lettera. Per esempio,
    • Rispettosamente vostro (molto formale)
    • Cordiali saluti o Cordiali saluti o Sinceramente (le chiusure più utili nelle lettere commerciali)
    • Cordiali saluti, Cordiali saluti (leggermente più personale e amichevole)

    La chiusura è tipicamente digitata nello stesso punto verticale della data e una riga dopo l'ultimo paragrafo del corpo del documento. Scrivete in maiuscolo solo la prima parola e lasciate tre o quattro righe tra la chiusura e il blocco della firma. Se il saluto è seguito da due punti, aggiungete una virgola dopo la chiusura; altrimenti, non è richiesta alcuna punteggiatura dopo la chiusura.

11. Firma. Di norma, la firma viene apposta quattro righe vuote dopo la chiusura dell'omaggio. Digitare il proprio nome sotto la firma e aggiungere un titolo, se necessario.
12. Recinzioni. Questa riga indica al destinatario quali altri documenti, come ad esempio il curriculum, sono allegati alla lettera. Di seguito sono riportati gli stili più comuni:
    • Incl.
    • Allegare.
    • Contenitori: 2
    • Involucri (2)
13. Iniziali del dattilografo (facoltative) Questo elemento viene utilizzato per indicare la persona che ha digitato la lettera per voi. Se avete digitato voi stessi la lettera, omettetelo. Di solito le iniziali di identificazione comprendono tre delle vostre iniziali in maiuscolo, poi due o tre di quelle del dattilografo in minuscolo. Ad esempio, JAM/dmc , JAM:cm Ma questo componente è usato piuttosto raramente al giorno d'oggi, nelle lettere commerciali molto formali.

    Qui di seguito potete vedere un esempio di lettera di donazione formattata correttamente. È sempre più facile capire dagli esempi, non è vero?

    

10 consigli per scrivere lettere di richiesta persuasive

Di seguito troverete 10 strategie per scrivere le vostre lettere di richiesta in modo da convincere il lettore a rispondere o ad agire.

1. Conoscere il destinatario Prima di iniziare a comporre la vostra lettera di richiesta, ponetevi queste domande: chi è il mio lettore e in che modo può aiutarmi? Si tratta di persone che prendono decisioni o si limiteranno a trasmettere la mia richiesta a un funzionario di grado superiore? Sia lo stile che il contenuto della vostra lettera di richiesta dipenderanno dalla posizione del lettore.
2. Non essere prolisso Siate chiari, brevi e diretti. Una regola empirica è la seguente: non usate due parole quando ne basterebbe una sola. Ricordate la famosa citazione di Mark Twain: "Non avevo tempo per scrivere una lettera breve, così ne scrissi una lunga". Una persona nella sua posizione poteva permetterselo e... non stava chiedendo nulla :)
3. Rendere la lettera di facile lettura Quando scrivete una lettera di richiesta, non divagate e non confondete il lettore allontanandovi dal punto principale. Evitate le frasi e i paragrafi lunghi e fitti, perché intimidiscono e sono difficili da digerire. Usate invece frasi semplici e dichiarative e spezzate le frasi lunghe con virgole, punti e virgola. Iniziate un nuovo paragrafo quando cambiate un pensiero o un'idea.

   Ecco un pessimo esempio di lettera di presentazione:

   " Sotto tutti i punti di vista, le mie qualifiche sembrano essere coerenti con i desideri espressi dal vostro annuncio e, in base alla voce dei blog della vostra azienda, penso davvero di essere destinato a ricoprire una [Posizione] nella vostra azienda".

   E questo è un buon esempio:

   " Ho buone capacità ed esperienza in [settore di competenza] e vi sarei molto grato se mi prendeste in considerazione per una posizione adeguata".

   Ricordate che se la vostra lettera di richiesta appare facile da leggere, ha maggiori possibilità di essere letta!

4. Aggiungere un invito all'azione Il modo più semplice è usare i verbi d'azione e la voce attiva piuttosto che quella passiva.
5. Convincere ma non pretendere Non trattate i vostri destinatari come se vi dovessero qualcosa, ma catturate l'attenzione del lettore menzionando i punti in comune e sottolineando i vantaggi dell'agire.
6. Non essere pesante Fornite ai lettori tutte le informazioni necessarie e dite cosa volete che facciano esattamente. Semplificate il lavoro della persona che deve rispondere: includete informazioni di contatto, numeri di telefono diretti, fornite link o allegate file, qualsiasi cosa sia appropriata.
7. Scrivere in modo amichevole e fare appello ai sentimenti del lettore. Anche se state scrivendo una lettera d'affari, non siate superflui. Le lettere amichevoli fanno amicizia, quindi scrivete le vostre lettere di richiesta in modo amichevole come se steste parlando a un vero amico o a una vecchia conoscenza. Siamo tutti esseri umani e può essere una buona idea fare appello all'umanità, alla generosità o alla simpatia del vostro corrispondente.
8. Rimanere educati e professionali Anche se state scrivendo una richiesta di annullamento dell'ordine o una lettera di reclamo, rimanete educati e cortesi, esponete semplicemente il problema o i problemi, fornite tutte le informazioni pertinenti e assicuratevi di evitare minacce e calunnie.
9. Attenzione alla grammatica Rifacendo un noto proverbio, "la grammatica conta per la prima impressione". Una cattiva grammatica, come le cattive maniere, può rovinare tutto, quindi assicuratevi di correggere tutte le lettere commerciali che inviate.
10. Esaminare prima dell'invio Quando avete finito di comporre la lettera, leggetela ad alta voce. Se il punto chiave non è chiarissimo, riscrivetelo. È meglio investire un po' di tempo nella riscrittura e ottenere una risposta, piuttosto che fare in fretta e vedersi gettare subito la lettera nel cestino.

Infine, se avete ricevuto una risposta alla vostra lettera di richiesta o se l'azione desiderata è stata intrapresa, non dimenticate di ringraziare la persona. Qui potete trovare esempi di lettere di ringraziamento per tutte le occasioni.

Esempi di lettere di richiesta

Di seguito troverete alcuni esempi di lettere di richiesta per diverse occasioni.

Esempio di lettera di raccomandazione

Caro signor Brown:

Spero che lei stia bene. Ho un bel ricordo della sua notevole leadership e del suo sostegno agli insegnanti durante il mio impiego alla XYZ High School.

Attualmente sto facendo domanda per il distretto scolastico XYZ e devo presentare tre lettere di raccomandazione. Le scrivo per chiederle di scrivere una lettera di raccomandazione a mio nome.

Vorrei fornirvi alcune informazioni di base che potrebbero aiutarvi, qualora decideste di scrivere questa lettera.

In allegato troverete una copia del mio curriculum più recente. Non esitate a contattarmi se avete bisogno di ulteriori informazioni. Sono ansioso di sentirvi e vi ringrazio in anticipo per il vostro tempo.

Richiesta di informazioni

Oltre al curriculum, abbiamo bisogno di tre referenze e di un elenco dei precedenti datori di lavoro degli ultimi tre anni, con i relativi numeri di telefono.

La nostra politica è quella di esaminare a fondo il background di ogni candidato al fine di selezionare la persona più adatta per questo lavoro.

Grazie per l'assistenza, saremo lieti di sentirla.

Richiesta di referenze caratteriali

ha fatto domanda alla nostra azienda per una posizione nella nostra società. Ha indicato il suo nome come referenza caratteriale. Sarebbe così gentile da fornirci la sua valutazione scritta di questa persona.

Vi assicuriamo che le vostre risposte saranno trattate con la massima riservatezza. Grazie in anticipo.

Richiesta di donazione

Le invio questo messaggio come membro della nostra comunità e sono sicuro che lei apprezza il fatto di vivere in un quartiere così tranquillo e silenzioso, proprio come me.

Come forse saprete, negli ultimi due mesi il nostro Comitato locale si è riunito per cercare di trovare un modo per ridurre il tasso di effrazioni nella nostra zona. La scorsa settimana hanno pubblicato le loro raccomandazioni su come combattere al meglio il problema.

La raccomandazione principale è quella di aumentare le pattuglie di polizia e di sicurezza per integrare il programma di controllo del vicinato locale. Purtroppo, l'importo necessario non è incluso nel bilancio comunale di quest'anno.

Pertanto, in qualità di membro preoccupato di questa comunità, ho deciso che la mia azienda donerà un dollaro per ogni dollaro raccolto nella comunità per coprire i costi di sicurezza aggiuntivi. Vi invito a unirvi a me oggi nel sostenere questa degna causa per il nostro bene comune.

Per effettuare una donazione oggi stesso, potete recarvi in uno dei nostri due negozi e depositare la vostra donazione nelle apposite cassette vicino alle casse anteriori. Se non potete recarvi in negozio, inviate un assegno o un vaglia, intestato a "XYZ" e speditelo all'indirizzo sopra indicato.

Grazie in anticipo.

Richiesta di un favore

Le scrivo per chiederle un favore che spero possa fare per me.

Tra meno di tre mesi prenderò il , con la speranza di entrare nel , dove hanno il miglior programma di laurea per il corso che mi interessa.

La scuola pone un'enfasi molto alta sul successo degli studenti nell'esame, per questo mi sento molto sotto pressione per ottenere un punteggio superiore alla media nel Graduate Record Examination.

Poiché ti sei recentemente laureato in , sei naturalmente la prima persona a cui ho pensato quando ho pensato a chi potessi rivolgermi per assistermi. Non ti chiedo troppo tempo, apprezzerei molto qualsiasi suggerimento tu possa darmi e qualche lezione sui , che ritengo essere i miei punti più deboli.

Spero che mi darete una risposta positiva e vi ringrazio in anticipo.

Richiesta di restituzione/sostituzione del prodotto

Ho effettuato un ordine per il , ricevuto il . Ho scoperto che il prodotto acquistato ha il seguente problema:

Poiché il prodotto da voi consegnato non è di qualità soddisfacente, ho diritto ad averlo e vi chiedo di confermarmi che lo farete entro i prossimi sette giorni. Vi chiedo inoltre di confermarmi se provvederete al ritiro del prodotto o se mi rimborserete le spese di restituzione.

Attendo di ricevere le vostre proposte soddisfacenti per la liquidazione della mia richiesta entro sette giorni dalla data della presente lettera.

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Speriamo che queste informazioni vi aiutino a comporre lettere commerciali formattate correttamente in generale e lettere di richiesta persuasive in particolare, e a ottenere sempre la risposta desiderata. Grazie per aver letto!